Cinco mejores prácticas para crear paneles de Excel eficaces

Introducción

Los paneles de Excel proporcionan potentes herramientas visuales para interpretar grandes cantidades de datos. Los paneles actúan como un resumen de sus datos, lo que ayuda a identificar fácilmente tendencias y relaciones para obtener información sobre el desempeño actual de su negocio. Para crear paneles de Excel eficaces, es importante comprender las mejores prácticas.

Las cinco mejores prácticas para crear paneles de Excel eficaces son las siguientes:

• Diseño para mayor claridad
• Integrar datos relevantes
• Simplificar
• Realizar controles periódicos
• Haga los ajustes necesarios

Si sigue estas sencillas prácticas recomendadas, podrá crear paneles de Excel que le permitirán interpretar con precisión sus datos y tomar medidas informadas.

Selección de un tipo de gráfico adecuado

Seleccionar el tipo de gráfico apropiado para su panel de Excel es increíblemente importante. El tipo de gráfico debe seleccionarse en función de la historia que se debe contar, así como de los datos disponibles. Las siguientes son algunas de las mejores prácticas a considerar al seleccionar el tipo de gráfico adecuado para comunicar conocimientos de forma eficaz.

Comprenda la historia que necesita contar

En primer lugar, es importante dar un paso atrás y comprender la historia que desea que cuente su panel de Excel. ¿Cómo se relacionan los datos? ¿Qué tendencias o patrones debería tener en cuenta la audiencia? Al centrarse primero en la historia, seleccionar un tipo de gráfico se vuelve mucho más sencillo.

Revise los tipos de gráficos adecuados según sus datos

Después de comprender la historia que necesita contar, revise qué tipos de gráficos serán más eficaces para ayudarle a comunicar sus conocimientos. Al analizar datos, considere utilizar los siguientes tipos de gráficos, según el tipo de datos:

• Gráficos de barras para datos nominales y ordinales.
• Gráficos circulares para comparaciones relativas y proporciones.
• Gráficos de líneas para datos de series de tiempo.
• Gráficos de dispersión para medir la correlación entre dos variables.
• Histogramas para analizar frecuencia.
• Gráficos acumulativos para realizar un seguimiento de los totales acumulados.

Para mejorar aún más el impacto visual de su panel de Excel, considere diseñar y colorear elementos de una manera que se alinee estrechamente con la historia que está tratando de contar. Hacerlo ayuda a aumentar la participación del usuario y la comprensión de la información dentro del panel.

Organización de sus datos

Cuando se trata de crear un panel de Excel eficaz y visualmente atractivo, organizar sus datos correctamente es clave. Si se ocupa de estructurar y categorizar sus datos, puede asegurarse de que su panel sea fácil de leer y proporcione información clara.

Dividir datos en secciones lógicas

Antes de comenzar a organizar sus datos en Excel, es importante dividirlos en secciones lógicas. Defina categorías y subcategorías que reflejen los temas tratados en su conjunto de datos. Hacerlo le ayudará a comprender mejor las relaciones entre sus puntos de datos y facilitará la organización de los datos en secciones visualmente atractivas.

Utilice una combinación de colores coherente

Utilizar una combinación de colores coherente es crucial cuando se trata de crear paneles de Excel eficaces. Una combinación de colores ayuda a distinguir una sección de sus datos de otra, lo que facilita a los lectores la interpretación rápida de los datos. Al seleccionar colores, elija tonos que sean visualmente distintos entre sí, pero que aún sean complementarios.

Usar estilos de tabla

Los estilos de tabla le permiten formatear rápidamente los datos de su hoja de cálculo, lo que facilita distinguir una sección de otra. Al diseñar su panel de Excel, utilice un estilo único para cada sección de sus datos y evite agregar demasiados colores o elementos decorativos. Esto ayudará a garantizar que la atención se mantenga en los datos, en lugar del diseño.

Formato condicional

El formato condicional le permite visualizar rápidamente patrones y tendencias en sus datos. Por ejemplo, puede crear reglas que resaltarán las celdas que están por encima o por debajo de un determinado valor, o celdas que contienen palabras o frases específicas. Esto ayuda a identificar rápidamente valores atípicos o valores que pueden necesitar un análisis más detallado.

Hacer que sus datos sean visuales con paneles

Crear paneles visualmente atractivos y fáciles de leer es una forma eficaz de transmitir conjuntos de datos complejos de forma rápida y precisa a los espectadores. Utilizar las mejores prácticas al crear e interpretar paneles puede ayudar a garantizar que la información crítica se presente de la manera más eficiente y efectiva. Estas son algunas de las mejores prácticas para crear paneles de Excel eficaces.

Utilizar análisis hipotético

El análisis What-if es una poderosa herramienta en Excel que se puede utilizar para comprender cómo los cambios en un valor de entrada pueden afectar otros factores en el conjunto de datos. Esta herramienta crítica permite a los usuarios revisar de manera rápida y eficiente varios escenarios y puede producir conocimientos y comprensión más profundos. Por ejemplo, un análisis hipotético en un panel que rastrea las cifras de ventas puede ayudar al usuario a identificar los mercados objetivo, la optimización y el ahorro de costos.

Agregar conexiones entre paneles

Conectar paneles de Excel puede ser una manera poderosa de obtener información sobre conjuntos de datos cada vez más complejos. Al conectar varios paneles, los usuarios pueden obtener una imagen completa de cómo los diferentes puntos o entradas de datos pueden afectarse entre sí, creando una imagen multidimensional detallada del conjunto de datos. Por ejemplo, conectar un panel de marketing a un panel financiero puede proporcionar información valiosa sobre las cifras de ventas potenciales para un mercado en particular.

Hacer que los datos brutos y los cálculos estén fácilmente disponibles

Para que los usuarios interpreten con precisión la información de sus paneles, es esencial tener datos sin procesar y cálculos disponibles. Si un espectador desea profundizar en el conjunto de datos, tener fácilmente accesibles los datos sin procesar y las ecuaciones utilizadas para los cálculos puede brindarle la oportunidad de obtener una comprensión informada y completa de los números que se muestran en el tablero. Además, tener los datos sin procesar disponibles permite al usuario ver y editar celdas individuales según sea necesario.

5. Mantener el rendimiento

Crear paneles de Excel que sean efectivos y eficientes requiere atención cuidadosa a los cálculos que requieren muchos recursos, una buena estructura de archivos y el uso de Power Query y Power Pivot. A continuación se presentan cinco prácticas recomendadas para mantener el rendimiento de sus paneles.

a. Minimizar los cálculos que requieren muchos recursos

Los cálculos que requieren muchos recursos pueden ralentizar o congelar rápidamente sus paneles. Utilice elementos visuales estáticos como gráficos de Excel y tablas dinámicas en lugar de fórmulas. También puede reducir fórmulas usando referencias de celda, rangos con nombre y usando la grabadora de macros de Excel para automatizar tareas repetitivas.

b. Utilice una buena estructura de archivos

Organizar su archivo Excel de la manera correcta puede mejorar el rendimiento. Una estructura organizada facilita la búsqueda de la información requerida y minimiza el riesgo de corrupción accidental. Asegúrese de agrupar las hojas de trabajo relacionadas, nombrar las hojas de trabajo, usar pestañas para navegar entre las hojas y crear una hoja de trabajo de resumen.

c. Utilizar Power Query y Power Pivot

Power Query y Power Pivot proporcionan las herramientas para organizar y manipular grandes cantidades de datos. Power Query le permite crear rápidamente relaciones entre tablas. Power Pivot le permite administrar largas listas de datos que se pueden incorporar de manera eficiente a su panel. También le permite almacenar grandes cantidades de datos y mostrarlos en paneles de manera significativa.

Mejore sus paneles con macros

En Excel, las macros son fragmentos de código que se utilizan para automatizar una tarea. Esta automatización le ahorra tiempo y elimina las tediosas entradas manuales. Mejore sus paneles con macros para hacerlos aún más dinámicos.

Automatización de resultados deseados con macros

Para aprovechar al máximo las macros, es importante comprender primero la tarea que desea automatizar. ¿Qué estás tratando de lograr con tu tablero? Una vez que conozca los resultados deseados, puede comenzar a escribir el código.

Las macros son útiles para automatizar pruebas lógicas. Una prueba lógica puede significar comparar el valor de dos celdas, comprobar si una fila tiene un valor o realizar ajustes en función de un rango de valores. Cuando Excel compara el material de origen con sus criterios de prueba lógicos, puede aplicar un nuevo conjunto de criterios definidos por la macro.

Supongamos que necesita mostrar áreas de mejora cada vez que un número cae por debajo de un punto de referencia específico. Escribir una macro es una forma eficaz de hacerlo. La macro buscaría cualquier cosa bajo el punto de referencia preestablecido y cambiaría automáticamente las celdas para mostrar los resultados deseados.

Comprensión de sus necesidades antes de escribir una macro

Antes de escribir una macro, es importante comprender el propósito subyacente de la macro y cómo se integrará con el resto de su panel. Debes anotar las variables, los cálculos que deban realizarse y los datos que obtendrás de fuentes externas.

Escribir una macro requiere acceso al entorno de desarrollo integrado (IDE) de Visual Basic. Hay varias bibliotecas de macros gratuitas que otros usuarios han publicado en línea, pero si está creando una desde cero, necesitará comprender Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y la sintaxis para programar en él.

Algunos sitios web útiles que puede consultar para comenzar a escribir macros incluyen MSDN y StackOverflow, así como otros tutoriales proporcionados en línea. Escribir macros efectivas puede requerir práctica, pero pronto comprenderá cómo encajan todas las partes del código.

Conclusión

Crear paneles de Excel eficaces y fáciles de entender es una excelente manera de comunicar datos complejos de forma concisa. Para que el proceso sea efectivo, es importante cumplir con algunos principios clave y mejores prácticas. En esta publicación de blog, exploramos cinco de las mejores prácticas a utilizar al crear paneles de Excel eficaces.

Resumen de mejores prácticas

Estas prácticas incluyen garantizar que el diseño del panel esté bien organizado, sea relevante y visualmente atractivo, utilizando filtrado de datos y actualizaciones dinámicas para garantizar la escalabilidad y relevancia, aprovechando la automatización y las macros para reducir el tiempo dedicado a actualización manual y reducir la posibilidad de errores, utilizando diseños de maquetas para garantizar que los paneles se vean bien y verificar la precisión y alineación antes de publicar, y asegurándose de que el panel siga siendo interactivo para los usuarios.

Resumen y consejos para un mayor desarrollo

Estas mejores prácticas son los elementos esenciales para crear un excelente panel de Excel. Al crear su panel, asegúrese de tener en cuenta cada uno de estos puntos y consulte esta publicación si es necesario. Además, hay consejos y trucos más específicos que se pueden aplicar para hacer que el panel sea más atractivo. Para seguir desarrollando ideas, investigue los paneles que otras empresas exitosas hayan desarrollado y vea cómo incorporan datos específicos de la industria. Con la práctica y el conocimiento adecuados, crear un panel eficaz es posible.