Consejos y trucos para crear un panel de Excel eficaz

Introducción

Un panel es una representación visual de datos que brinda una descripción general del desempeño o estado de un negocio, proceso u otra métrica. Permite a los usuarios echar un vistazo rápido a sus datos y proporciona información valiosa. Excel es una herramienta poderosa que se utiliza en casi todas las empresas y organizaciones, y crear un panel eficaz con él puede aportar muchos beneficios a una empresa.

Beneficios de usar un panel de Excel:

• Ayuda a tomar decisiones basadas en datos
• Habilita Seguimiento de KPIs
• facilita el análisis de datos
• Mejora la visibilidad de los datos detrás de los grandes números
• Proporciona información significativa sobre el rendimiento y las tendencias

Formulación de objetivos

Crear un panel de Excel eficaz requiere que usted defina sus objetivos de antemano. Las visualizaciones del panel deben tener metas y objetivos claros para ayudarle a medir, realizar un seguimiento y mejorar el rendimiento.

Establecer objetivos para su panel

Antes de entrar en los aspectos técnicos de crear un panel de Excel, es importante considerar lo que espera lograr con su panel. Pregúntese cuál es el objetivo principal del panel y divida el objetivo en componentes más pequeños y tangibles que pueda rastrear y medir fácilmente.

Por ejemplo, si su objetivo es aumentar las ventas en su empresa, puede desglosarlo aún más determinando las métricas clave que necesita realizar un seguimiento, como las visitas al sitio web, la tasa de conversión y la satisfacción del cliente. A partir de ahí, puede comenzar a visualizar los datos relacionados con estas métricas en un panel para observar y evaluar mejor su progreso hacia el logro del objetivo final.

Determinar los datos que necesita

Una vez que haya establecido sus objetivos, puede comenzar a determinar los datos que necesita rastrear para monitorear el desempeño. Los datos son la base de su panel y es importante identificar los puntos de datos correctos que lo ayudarán a alcanzar sus objetivos.

Por ejemplo, es posible que necesite realizar un seguimiento de los datos de los clientes, las métricas de rendimiento del sitio web o las cifras de ventas para poder supervisar el rendimiento de forma eficaz. Es importante considerar el tipo de datos necesarios, así como el formato de los datos (p. ej.gramo Hoja de cálculo Excel, archivo CSV, etc.). Además, asegúrese de contar con la configuración tecnológica adecuada para agilizar el proceso de recopilación de datos.

Preparación de los datos

La creación de un panel de Excel eficaz requiere la preparación de los datos para garantizar la precisión, relevancia e integridad del panel. A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a garantizar que haya datos fiables para crear el panel.

Garantizar que las fuentes de datos sean precisas

Al preparar datos para un panel, es importante verificar la confiabilidad de la fuente de los datos. Si los datos provienen de fuentes internas, como software de contabilidad o CRM, asegúrese de revisarlos para verificar su precisión. También es importante asegurarse de que los datos estén actualizados antes de usarlos en el panel. Además, se deben verificar todas las fuentes externas para garantizar la exactitud de los datos antes de utilizarlos en el panel.

Limpiar datos innecesarios

Es importante incluir solo los datos más relevantes e importantes en su panel. Si tiene demasiados datos, el panel puede volverse desordenado y difícil de entender. Tómese un tiempo para revisar los datos y determinar qué elementos son más importantes para el panel. Cualquier dato que no sea necesario debe eliminarse para garantizar un panel eficaz.

Además, si se utilizan varias fuentes de datos para el panel, considere estandarizarlas. Por ejemplo, si utiliza varias fuentes de datos de clientes, asegúrese de que todos los campos de datos sean coherentes. Esto facilitará la creación del panel y ayudará a garantizar que sea preciso y fácil de entender.

Diseñar el panel

Crear un panel de Excel eficaz es un paso importante para visualizar datos. El diseño del tablero juega un papel importante a la hora de comunicar datos de forma clara y precisa. Algunas estrategias clave pueden ayudar a que el panel sea más fácil de leer y usar.

Elegir un formato

El formato del tablero juega un papel importante para que los gráficos parezcan consistentes y fáciles de leer. Es importante elegir un formato que muestre los datos de manera efectiva y que pueda usarse en múltiples pantallas y dispositivos. Asegúrese de incluir todas las columnas y filas necesarias en un formato organizado y fácil de leer.

Colocación efectiva de elementos visuales

Una vez elegido el formato, también es importante considerar la ubicación de los elementos visuales dentro del tablero. Los elementos visuales deben colocarse de manera que creen un flujo lógico y hagan que los datos sean más comprensibles. Considere el tamaño de las imágenes, el contraste de color y el tamaño de fuente al colocarlas dentro del tablero.

• Coloque los elementos visuales en un orden lógico, con los elementos relacionados agrupados.
• Deje un amplio espacio entre los elementos visuales.
• Utilice colores para resaltar puntos clave.
• Elija imágenes que sean fáciles de interpretar.
• Haga que el tamaño y el tipo de fuente sean consistentes.

Comprensión de los tipos de gráficos

Crear visualizaciones efectivas de datos puede ayudar a representar información compleja de manera rápida y fácil de comprender. Por lo tanto, es fundamental seleccionar el tipo de gráfico adecuado para sus datos. En Microsoft Excel, existen cuatro tipos básicos de gráficos que se pueden utilizar para comunicar eficazmente información sobre datos: gráficos circulares, gráficos de líneas, gráficos de barras y gráficos XY (dispersión). Cada tipo de gráfico permite una representación de datos diferente y más efectiva.

Gráficos circulares

Los gráficos circulares son el tipo de gráfico más popular para mostrar valores proporcionales de diferentes categorías. Por ejemplo, si tienes datos del porcentaje de diferentes productos vendidos en tu tienda. Los gráficos circulares funcionan mejor cuando el período de tiempo de los datos es corto y hay menos categorías. Para la representación de datos con tendencias a largo plazo o una gran cantidad de categorías, los gráficos de líneas o de barras son opciones más efectivas.

Gráficos de líneas

Los gráficos de líneas son representaciones gráficas basadas en el tiempo con un rango de datos continuo, lo que los hace ideales para representar tendencias o fluctuaciones a largo plazo. Los períodos de recopilación de datos también son bastante fáciles de rastrear en un gráfico lineal. Los gráficos de líneas pueden tomar una o varias líneas de datos. Por ejemplo, si tiene una puntuación de satisfacción del cliente de varias empresas diferentes, puede mostrar la cantidad de puntos en un gráfico lineal.

Gráficos de barras

El gráfico de barras se utiliza para comparar dos o más valores. Es aplicable a datos con dos o más categorías, trazando los diferentes conjuntos de datos en el mismo eje. Las comparaciones son más fáciles de hacer cuando se utiliza un gráfico de barras y se pueden utilizar para mostrar información categórica como preferencias de categorías de productos u otras características del cliente.

Gráficos XY (dispersión)

Los diagramas XY (dispersión) se utilizan para comparar dos o más variables. Se utilizan mejor con datos que tienen varios valores similares. Al trazar datos en un diagrama de dispersión, la relación entre las variables es inmediatamente evidente. Los diagramas de dispersión funcionan mejor cuando representan la relación entre dos variables; también proporcionan información sobre la correlación entre variables y pueden descubrir patrones.

Mejora de la eficacia del panel

Crear un panel en Excel es una forma efectiva de presentar datos de una manera visualmente estimulante que ayuda a otros a comprender e interpretar los datos. Sin embargo, hay algunos pasos adicionales que puede seguir para asegurarse de que su panel sea lo más efectivo posible.

Agregar descripciones

Agregar descripciones breves a su panel y sus visualizaciones ayudará al espectador a comprender mejor lo que se presenta. Siempre se debe definir cualquier terminología utilizada en el panel y también se deben explicar las diferentes visualizaciones. Esto ayudará a eliminar cualquier confusión y garantizará que la información se presente de forma clara y concisa.

Utilización de filtros para revisar datos

Los filtros son una excelente manera de aislar diferentes conjuntos de datos para revisarlos y compararlos. Por ejemplo, si tiene un gráfico que muestra las ventas de diferentes productos durante un período de tiempo, puede usar el filtro para ver datos relacionados con un producto específico. Esto puede resultar increíblemente útil para ayudarle a extraer ideas y determinar la dirección futura.

El uso de filtros puede ayudar a dividir grandes cantidades de datos en fragmentos más manejables y puede ser una excelente manera de descubrir tendencias y correlaciones.

Conclusión

Crear un panel de Excel eficaz puede ser una tarea desalentadora, pero es posible lograr resultados impresionantes siguiendo algunos consejos y trucos básicos. Un panel de Excel eficaz es la clave para garantizar que los empleados tengan la información y los conocimientos necesarios para tomar las mejores decisiones para el negocio.

Resumen de consejos importantes

Para crear un panel de Excel eficaz, siempre debes:

• Céntrese en las métricas que importan
• Mantenga el diseño simple y limpio
• Incluye imágenes para una mejor comprensión
• Asegúrese de utilizar un código de colores
• Elija la fuente de datos adecuada
• Incorporar una variedad de gráficos y tablas

Recordatorio final

Es importante tener en cuenta que crear un panel de Excel eficaz puede llevar algo de tiempo y esfuerzo, pero la recompensa de tener información y datos confiables al final vale la pena. Si sigue los consejos y trucos proporcionados en esta publicación, podrá crear un panel de Excel eficaz que ayudará a su organización a tomar decisiones informadas.