Cómo monitorear y administrar cuentas por cobrar para mejorar el flujo de caja

Introducción

Las cuentas por cobrar (AR) se refieren al dinero adeudado a una empresa por sus clientes. En otras palabras, AR forma las obligaciones a corto plazo de los clientes que surgen de bienes o servicios que han comprado a crédito. Como tal, el monitoreo y la gestión de AR juega un papel importante en la mejora del flujo de caja de una empresa.

Razones para monitorear y administrar cuentas por cobrar

• Permitiendo a las empresas aumentar su capital de trabajo
• Detectar y evitar cualquier posible deuda incobrable
• Ayudar a las empresas a proporcionar un mejor servicio al cliente
• Mejorando un Flujo de efectivo del negocio y acelerando colecciones

Identificar cuentas por cobrar no administradas

Revisar un informe de saldo de prueba de edad avanzada y seguimiento de no remunerados facturas son dos pasos críticos para que la organización identifique las cuentas por cobrar no administradas y mejore el flujo de efectivo.

Revisar el informe de saldo de ensayos de edad avanzada

El informe de saldo de prueba de edad avanzada es una lista de cuentas por cobrar que se clasifican por cuánto tiempo ha pasado desde que se enviaron las facturas a los clientes. Proporciona una descripción general de los saldos de crédito del cliente y le ayuda a identificar a los clientes que deben dinero. También puede ayudar a marcar cuentas y clientes delincuentes con altos saldos que necesitan atención.

Rastrear facturas no remuneradas

Las facturas a menudo se envían a los clientes y esos pagos se pueden rastrear manualmente o con un sistema de terceros como un software de seguimiento de facturas. Saber qué facturas se han presentado, o cerca de la fecha de vencimiento, permitirá a una empresa tomar medidas proactivas para alentar el pago. El seguimiento de las facturas le permite comunicarse con los clientes desde el principio para negociar planes de pago y brindarles múltiples opciones de pago.

• Revise regularmente los saldos de ensayos mayores para detectar problemas antes de que sean demasiado difíciles de administrar.
• Realice las facturas para garantizar que los clientes se mantengan informados sobre los pagos y faciliten la toma de medidas cuando los pagos lleguen tarde.

Fortalecimiento de políticas y procesos

Un fuerte La estructura de la política y el proceso es esencial para administrar y monitorear cuentas por cobrar. Asegura que las facturas se documenten correctamente y que los procesos y requisitos de aprobación y pago se actualicen y se cumplan. Aquí hay algunas formas de fortalecer sus políticas y procesos para que pueda mejorar el flujo de caja.

Crear políticas y pautas escritas

Desarrollar políticas y procedimientos claros y escritos creados para cuentas por cobrar es el primer paso hacia mejor Gestión del flujo de efectivo. Incluya los detalles de cómo se recopilan los fondos, documente cuando se deben enviar las facturas y cree un proceso para los clientes que luchan por realizar pagos. Además, si ofrece términos o descuentos para el pago, describe los de las políticas escritas. Tener políticas y procedimientos escritos en su lugar ayudará a garantizar el proceso de cuentas por cobrar está simplificado y consistente.

Crear procesos claros para su aprobación y pago

Asegúrese de documentar claramente el proceso de aprobación para emitir una factura, así como el proceso de pago y los riesgos asociados con los pagos atrasados. Para minimizar el riesgo de pagos atrasados, es importante tener la menor cantidad de pasos posible para la facturación y la facturación, como los procesos automatizados. También es importante enviar facturas tan pronto como se presten servicios o se entrega un producto. Para los clientes que tardan en pagar, considere ofrecer incentivos o descuentos para el pago temprano. Además, comunique los plazos y las expectativas de pago en el recordatorio de la factura.

El desarrollo de políticas, procesos y pautas claras y escritas para la aprobación y el pago es esencial para administrar las cuentas por cobrar. Después de estos pasos ayudará a garantizar que el flujo de efectivo de su organización esté optimizado y que se minimicen los riesgos potenciales asociados con los pagos atrasados.

Establecimiento de términos de pago

Los términos de requisitos de pago para las cuentas por cobrar deben ser considerados cuidadosamente por cualquier empresa que desee mantener un flujo de caja saludable. Establecer los términos de pago para su negocio puede tener un gran impacto en si los clientes realizan el pago a tiempo o no. Es importante determinar los términos óptimos para que sus clientes sean incentivados para pagar las facturas rápidamente y cumplir con el horario de pagos.

Determinar términos de pago óptimos

Determinar términos de pago ideales para sus clientes depende principalmente de su industria y el tamaño de su negocio. Por ejemplo, las grandes empresas y aquellas en el sector B2B pueden preferir los términos de pago netos de 30, mientras que las del sector de bienes de consumo de bajo margen pueden preferir neto 15. Ofrecer diferentes términos de pago a diferentes clientes puede ayudar a garantizar que todos estén satisfechos con el requisitos.

Las empresas también deben tener en cuenta el efecto que los términos de pago tienen en sus clientes. Si bien términos como 'neto 15' y 'neto 30' pueden fomentar los pagos rápidos, estos términos también pueden dificultar que los clientes se mantengan a flote. Es importante pensar en el impacto que pueden tener diferentes términos de pago en las relaciones con los clientes y el cobro de deudas.

Promover soluciones de pago automatizadas

La automatización de los pagos puede ser una excelente manera de garantizar que las facturas se paguen rápidamente y a tiempo. En lugar de esperar a que los clientes ingresen información de pago manualmente, puede promover soluciones de pago automatizadas, como débito directo, tarjeta de crédito y pagos móviles. Todos estos métodos hacen que sea fácil y conveniente para los clientes pagar facturas y darles el incentivo para hacerlo de manera oportuna.

Proporcionar a los clientes opciones de pago automatizadas también puede ayudar a optimizar el proceso de pago que permite una gestión de flujo de efectivo más eficiente. Los propietarios de negocios pueden proporcionar a los clientes instrucciones detalladas sobre cómo procesar los pagos, así como proporcionar instrucciones sobre cómo configurar métodos de pago automatizados.

Alinear recompensas con el pago

Estructurar recompensas para incentivar el pago oportuno puede ayudar a acelerar el proceso de cobro y producir un mejor flujo de efectivo. Aquí hay dos formas en que las empresas pueden alinear las recompensas con el pago.

Ofrecer incentivos para el pago temprano

Una forma de incentivar el pago rápido es recompensar a los clientes por resolver sus cuentas por cobrar temprano. Por ejemplo, las empresas pueden ofrecer un descuento por los pagos recibidos dentro de un cierto período de tiempo. Esto podría usarse para unos pocos clientes seleccionados o para todos los clientes. Un descuento del 5% para el pago anticipado puede permitir al vendedor cubrir el costo del descuento y aún tener el beneficio de un pago más rápido.

Utilizar estructuras de tarifas para incentivar el pago inmediato

Las estructuras de tarifas son otra forma popular de incentivar a los clientes a pagar sus cuentas por cobrar de manera oportuna. Las empresas pueden cobrar tarifas atrasadas en cualquier pago que no se reciba antes de una fecha de vencimiento predeterminada. Esto puede ser una tarifa plana, tarifas escalonadas a medida que la factura envejece o una combinación de ambos. Las empresas también tienen la flexibilidad de crear horarios de tarifas personalizados que les permitan imponer tarifas más grandes a medida que la factura envejece.

Para garantizar que los clientes conozcan las tarifas de pago tardías, las empresas deben comunicar claramente la estructura de tarifas. La forma más común es incluir una declaración de las tarifas en la factura enviada al cliente. Además, debe tenerse en cuenta que estos términos deben cumplir con las leyes y regulaciones de cada estado.

6. Establecer relaciones más fuertes con los clientes

Monitorear y administrar cuentas por cobrar es una práctica necesaria para garantizar la salud del flujo de caja. Para hacerlo efectivamente, entre otras prácticas, es importante establecer relaciones más fuertes con clientes y clientes. Las buenas relaciones con los clientes pueden conducir a una mejor comunicación y al desarrollo de estrategias de pago que funcionan tanto para el cliente como para la empresa.

A. Foster Comunicación abierta

La clave para mejorar las relaciones con los clientes es asegurarse de que todas las partes involucradas estén en la misma página. Es importante mantener una línea de comunicación abierta para que tanto el cliente como la empresa tengan una comprensión realista de las expectativas del otro. Ambas partes deben estar al tanto de los términos de pago que se han acordado, para que no haya sorpresas innecesarias. La programación de las llamadas de check-in regularmente puede ayudar a garantizar que cualquier problema se resuelva de manera rápida y amigable.

B. Desarrollar estrategias de pago juntas

Si surgen problemas de pago, es mejor desarrollar estrategias agradables con el cliente. Comprender sus circunstancias particulares puede ayudar a establecer los términos más beneficiosos para ambas partes. Dependiendo de las necesidades individuales del cliente, la empresa puede hacer arreglos de pago flexibles que aún permitan a los clientes cumplir con sus obligaciones. Métodos como establecer planes de pago o reducir las tasas de interés pueden ser beneficiosos para ambas partes. Establecer opciones de pago razonables ayuda a reducir el estrés del cliente y mantiene a todos felices.

Alentar a los clientes a desarrollar planes de pago con la empresa es una parte crucial para mantener relaciones saludables al cliente y fomentar una reputación positiva entre su clientela. Monitoreando y administrando adecuadamente cuentas por cobrar, las empresas pueden garantizar que los flujos de efectivo sigan siendo saludables y estables.

Conclusión

Monitoreo y administración cuentas por cobrar es un método esencial y efectivo para mejorar flujo de caja en cualquier negocio. Entendiendo cómo cuentas por cobrar Obras, rastreando regularmente las cuentas por cobrar y utilizando herramientas útiles, una empresa puede asegurarse de que los clientes pagan sus facturas a tiempo y que la empresa administre su flujo de efectivo de la manera más eficiente posible.

Resumen de consejos para monitorear y administrar cuentas por cobrar

Varios consejos pueden ayudar Las empresas monitorean y administran sus cuentas por cobrar Para mejorar el flujo de caja. Estos consejos incluyen:

• Entender cómo cuentas por cobrar obras
• Presupuesto para cuentas por cobrar
• Monitorear cuentas por cobrar de forma regular
• Utilizar herramientas y tecnología útiles
• Manténgase al día con las mejores prácticas de gestión financiera
• Cree un sistema para rastrear los pagos de los clientes

Beneficios de la gestión mejorada del flujo de efectivo a través del monitoreo de cuentas por cobrar

Al monitorear y administrar cuentas por cobrar, las empresas pueden beneficiarse de un flujo de efectivo más simplificado y eficiente. Esto es especialmente importante para las empresas que están creciendo rápidamente y necesitan flexibilidad financiera para soportar la volatilidad a corto plazo en su flujo de efectivo. Monitorear y administrar cuentas por cobrar también puede ayudar a las empresas a aprovechar las oportunidades para invertir en iniciativas de crecimiento, como contratar a un nuevo personal o invertir en nuevas tecnologías.