Cómo actualizar fuentes de datos para paneles de Excel

Introducción

La capacidad de utilizar eficazmente fuentes de datos y crear un panel de Excel puede ser una herramienta increíblemente poderosa para cualquier empresa. En esta publicación de blog, aprenderemos sobre las fuentes de datos y sus diversos usos, así como también cómo actualizarlas dentro de un Panel de Excel. Cubriremos temas como la definición de fuentes de datos, el valor de los paneles de Excel y cómo administrar con éxito las fuentes de datos en su panel. Al final de esta publicación, podrá actualizar con confianza sus fuentes de datos en los Paneles de Excel.

¿Qué son las fuentes de datos?

Una fuente de datos es una colección de datos utilizados para generar un análisis de los datos incluidos. Las fuentes de datos pueden variar desde registros físicos, como facturas y pedidos de ventas, hasta registros digitales, como búsquedas web, correos electrónicos y publicaciones en redes sociales. Las fuentes de datos se pueden utilizar para obtener información sobre comportamiento del cliente, tendencias en todas las industrias y otra información útil que se puede utilizar para informar la toma de decisiones.

El valor de los paneles de Excel

Un panel de Excel es una representación visual de varias fuentes de datos que se utilizan para obtener información sobre diversas áreas de una organización o negocio. Los paneles se utilizan comúnmente para proporcionar una descripción general del rendimiento y se utilizan con fines de generación de informes. Los paneles son útiles para identificar tendencias y obtener una mejor comprensión general de los datos incluidos. Los paneles también son útiles cuando se trata de establecer objetivos específicos y tomar decisiones informadas basadas en los datos.

¿Qué es una fuente de datos?

Una fuente de datos es la ubicación donde un programa, como Microsoft Excel, recupera los datos que se utilizan para la creación de hojas de cálculo, informes y paneles. Los tipos comunes de fuentes de datos utilizados por las empresas incluyen bases de datos, archivos planos y otras tablas. También se pueden utilizar variantes de la misma fuente de datos, como archivos CSV, archivos XML y API web.

A. Tipos de fuentes de datos

Hay cuatro tipos principales de fuentes de datos que se utilizan para obtener datos para aplicaciones de hojas de cálculo:

• Bases de datos:Las bases de datos son un tipo de datos estructurados. Este tipo de fuente de datos ha sido popular en el entorno corporativo durante más de dos décadas e incluye Oracle y Microsoft SQL Server. Tener este tipo de fuente de datos ayuda a garantizar que los datos sean siempre coherentes y que se capturen todos los puntos de datos.
• Archivos planos: Los archivos planos son una forma de conjunto de datos estructurados, pero a diferencia de las bases de datos, no están conectados a través de una tabla de base de datos. Los ejemplos comunes de archivos planos incluyen hojas de cálculo de Excel, archivos de texto y archivos de valores separados por comas (CSV).
• Otras tablas:Las tablas de otras fuentes se pueden utilizar como fuentes de datos. Esto incluye tablas de la web, como tablas HTML y objetos JSON. Además, estas tablas pueden provenir de otras aplicaciones y programas como Google Sheets y Salesforce.
• Variantes: También están disponibles variantes de archivos planos y otras fuentes de datos. Esto incluye archivos CSV y XML, así como API web.

B. Beneficios de tener una fuente de datos

Tener una fuente de datos es extremadamente beneficioso ya que permite a los creadores de paneles de Excel obtener fácil y rápidamente los datos necesarios para su panel. Además, tener una fuente de datos facilita al creador almacenar y ver datos, así como actualizar puntos de datos y visualizar cambios en los datos. Además, tener una fuente de datos proporciona al creador una ubicación centralizada donde se almacenan los datos y, por lo tanto, puede acceder al mismo conjunto de puntos de datos y visualizaciones en múltiples proyectos.

Conectar fuentes de datos a paneles de Microsoft Excel

Para crear un panel en Microsoft Excel es necesario que sus datos estén conectados al libro. Si bien los paneles de Excel pueden utilizar diferentes fuentes de datos, como servicios web, bases de datos y archivos locales, muchas de estas fuentes requieren un conector adecuado antes de poder acceder a ellas en Excel. A continuación se proporcionan instrucciones paso a paso sobre cómo conectar fuentes de datos a los paneles de Microsoft Excel.

Paso 1: Elija un conector compatible

El primer paso al conectar fuentes de datos a paneles de Microsoft Excel es elegir un conector compatible. Hay una variedad de conectores diferentes disponibles, incluidos Microsoft Query, Power Query y Access Database Engine. Cada conector tiene una oferta diferente de opciones de conexión de base de datos y servidor de origen, así que asegúrese de consultar la documentación de Microsoft para obtener información sobre qué conector se adapta mejor a sus necesidades.

Paso 2: Configurar la conexión

Una vez elegido su conector compatible, el siguiente paso es configurar la conexión. Configurar la conexión implica proporcionar los parámetros de conexión adecuados y probar la conexión a la fuente de datos. Una vez conectado, también es importante verificar las propiedades de la conexión para asegurarse de que los parámetros de conexión sean correctos.

Paso 3: Ver la fuente de datos en Excel

El último paso para conectar fuentes de datos a los paneles de Microsoft Excel es ver la fuente de datos en Excel. Por lo general, esto se hace conectándose a la fuente de datos en el editor de Power Query y luego insertando los datos en Excel usando la hoja de trabajo adecuada. Es importante tener en cuenta que la fuente de datos en el editor de Power Query y la hoja de trabajo en Excel están vinculadas, por lo que cualquier cambio realizado en la fuente de datos en el editor de Power Query también se reflejará en la hoja de trabajo en Excel. .

Actualización de fuentes de datos

Actualizar fuentes de datos en paneles de Excel es una parte fundamental del proceso del panel. Actualizar su fuente de datos garantiza que los cambios que se han producido en la fuente de datos desde que se creó el panel por primera vez sean visibles en el propio panel. Mantener un panel de control actualizado puede ser esencial para las empresas, ya que informa sobre decisiones y estrategias comerciales críticas. Las fuentes de datos siempre deben actualizarse después de crear el panel por primera vez y luego periódicamente para obtener la máxima utilidad.

Por qué es importante actualizar una fuente de datos

Actualizar las fuentes de datos es importante para mantener el contenido del panel actualizado y confiable. Las fuentes de datos suelen extraerse de múltiples fuentes, como bases de datos o aplicaciones en la nube, y los datos pueden cambiar rápidamente. Si no actualiza las fuentes de datos, el panel puede quedar obsoleto e inexacto. Además, cubrir decisiones basadas en datos inexactos puede generar decisiones comerciales costosas y contraproducentes. Por lo tanto, es fundamental actualizar periódicamente las fuentes de datos.

¿Cuándo se debe actualizar una fuente de datos?

Las fuentes de datos deben actualizarse después de crear el panel por primera vez y luego de forma regular. Dependiendo de las necesidades específicas del panel, la frecuencia de las actualizaciones de datos puede variar. Las actualizaciones de datos deben ocurrir después de cualquier cambio importante en la fuente de datos, como agregar o editar registros, o durante intervalos programados regularmente.

Cómo actualizar fuentes de datos con Microsoft Excel

Microsoft Excel proporciona varios métodos para actualizar fuentes de datos. La forma más fácil y rápida de actualizar las fuentes de datos es abrir el panel y hacer clic en el botón "Actualizar fuentes de datos". Sin embargo, si el panel y sus fuentes de datos son muy grandes y complejos, la actualización manual puede llevar mucho tiempo. Microsoft Excel también proporciona funciones que permiten que las fuentes de datos se actualicen automáticamente cuando se abre el panel, en intervalos específicos o cuando se realizan cambios en la fuente de datos.

• Abra el panel y haga clic en el botón “Actualizar fuentes de datos”.
• Utilice las opciones de “Actualización automática” para establecer frecuencias de actualización periódicas.
• Establezca los parámetros de actualización "Al cambiar" para garantizar que las fuentes de datos se actualicen cuando se realicen cambios en la fuente de datos.

Actualización automática de datos

Cuando se trata de personalizar y actualizar paneles de Excel, es importante mantener las fuentes de datos actualizadas. Automatizar la actualización de datos puede ayudar a agilizar este proceso y mantener los paneles de Excel funcionando sin problemas. Automatizar la actualización de datos implica conectar el origen de datos a Power Query, actualizar automáticamente los orígenes de datos y configurar una programación de actualización.

Conectar la fuente de datos a Power Query

El primer paso para automatizar la actualización de datos es conectar el origen de datos a Power Query. Power Query es un potente complemento de Microsoft Excel que permite a los usuarios conectarse rápidamente a fuentes de datos y manipularlas. Con Power Query, los usuarios pueden transformar fácilmente los datos en información útil y significativa. Para conectar la fuente de datos a Power Query, haga clic en "Datos" en la cinta, luego haga clic en "Obtener datos" en el menú desplegable. Seleccione el tipo de fuente de datos y siga las indicaciones para conectar la fuente de datos a Power Query.

Actualización automática de fuentes de datos

Una vez que la fuente de datos está conectada a Power Query, el siguiente paso es configurar la fuente de datos para que se actualice automáticamente. Esto se puede hacer configurando la fuente de datos para que se actualice cada vez que se abre la hoja de cálculo. Para hacer esto, vaya a "Datos" en la cinta, luego haga clic en "Actualizar todo" en el menú desplegable. Asegúrese de que la casilla "Actualizar al abrir el archivo" esté marcada. Esto garantizará que los datos se actualicen automáticamente cada vez que se abra la hoja de cálculo.

Configuración de un programa de actualización

El último paso para automatizar la actualización de datos es configurar un programa de actualización. Esto se puede hacer seleccionando la opción "Actualizar programa" en la pestaña "Datos" y luego seleccionando "Personalizar". Aquí, los usuarios pueden configurar la frecuencia de actualización y las horas específicas en las que se deben actualizar los datos. Además, los usuarios también pueden configurar notificaciones por correo electrónico para actualizaciones fallidas. Siga las instrucciones en pantalla para configurar el programa de actualización.

Actualización de su panel

Un panel de Excel exitoso se basa en datos que son precisos y actualizados. Un panel de control bien construido debería proporcionar a los usuarios información significativa de forma rápida y eficaz. Para garantizar que su panel funcione de manera óptima, debe mantener una fuente de datos actualizada.

Cómo actualizar la visualización del panel

La actualización de su panel de Excel debe incluir una revisión de los datos y la visualización. Primero, asegúrese de que sus fuentes de datos se hayan actualizado y estén actualizadas. Esto podría implicar hacer referencias cruzadas de información de diferentes fuentes o verificar si hay inconsistencias en los datos. Una vez que haya verificado que sus datos son precisos, tómese el tiempo para evaluar las imágenes de su panel. ¿Los cuadros y gráficos comunican claramente su propósito? ¿Los colores, las fuentes y el estilo ayudan a que su tablero sea visualmente atractivo? Asegurarse de que su panel esté libre de errores y sea estéticamente agradable ayudará a proporcionar la información correcta a su audiencia.

Administrar múltiples fuentes de datos y mantener la precisión

Organizar y gestionar múltiples fuentes de datos puede ser un proceso tedioso. Es importante mantener un sistema organizado de entrada de datos para garantizar la precisión en su panel. En lugar de depender de procesos de actualización manuales, considere automatizar el proceso de entrada de datos. El uso de consolidación de datos o tablas dinámicas puede ayudar a agregar, actualizar y transformar rápidamente sus datos.

Las organizaciones también pueden considerar adoptar una política para revisar periódicamente los datos del panel para asegurarse de que sigan siendo precisos y relevantes para los objetivos originales. Para ayudar a mantener la precisión, considere crear pautas específicas para las fuentes de datos, la frecuencia de actualización y los procesos de revisión.

Conclusión

Actualizar fuentes de datos para paneles de Excel puede ser una tarea tediosa, pero es fundamental cuando se trata de mantener su panel actualizado con la información más reciente. Esta publicación de blog analiza algunas de las formas de optimizar este proceso, incluida la creación de un proceso automatizado y el aprovechamiento de las funciones de Excel. Al hacerlo, puede minimizar el trabajo manual y ahorrar tiempo mientras se asegura de que su panel esté lo más actualizado y útil posible.

Resumen de los temas tratados

• Importar datos de fuentes externas
• Usando Fórmulas de Excel
• Automatización de actualizaciones de datos

Beneficios de actualizar fuentes de datos para paneles de Excel

Actualizar fuentes de datos para su Panel de Excel ofrece una serie de beneficios, tanto a corto como a largo plazo. Reduce la cantidad de tiempo dedicado a ingresar datos manualmente en el panel, lo que le ahorra horas de trabajo. También garantiza que los datos presentados en sus paneles estén actualizados y actualizados, lo que a su vez contribuye a una descripción más precisa de la situación. La información presentada en sus paneles será más confiable y útil para los usuarios, lo que hará que el panel sea una de las herramientas más importantes de su organización.