Cómo actualizar las fuentes de datos para los paneles de Excel

Introducción

La capacidad de utilizar de manera efectiva las fuentes de datos y crear un tablero de Excel puede ser una herramienta increíblemente poderosa para cualquier negocio. En esta publicación de blog, aprenderemos sobre fuentes de datos y sus diversos usos, así como cómo actualizarlos dentro de un tablero de Excel. Cubriremos temas como la definición de fuentes de datos, el valor de los paneles de Excel y cómo administrar con éxito las fuentes de datos en su tablero. Al final de esta publicación, podrá actualizar con confianza sus fuentes de datos dentro de los paneles de Excel.

¿Qué son las fuentes de datos?

Una fuente de datos es una colección de datos utilizados para generar un análisis de los datos incluidos. Las fuentes de datos pueden variar desde registros físicos, como facturas y pedidos de ventas, hasta registros digitales como búsquedas en la web, correos electrónicos y medios de comunicación social publicaciones. Las fuentes de datos se pueden utilizar para obtener información sobre comportamiento del cliente, tendencias en todas las industrias y otra información útil que se puede utilizar para informar la toma de decisiones.

El valor de los paneles de Excel

Un tablero de Excel es una representación visual de varias fuentes de datos utilizadas para obtener información sobre varias áreas de una organización o negocio. Los paneles se usan comúnmente para proporcionar una visión general del rendimiento y se utilizan para fines de informes. Los paneles son útiles para identificar tendencias y obtener una mejor comprensión general de los datos incluidos. Los paneles también son útiles cuando se trata de establecer objetivos específicos y tomar decisiones informadas basadas en los datos.

¿Qué es una fuente de datos?

Una fuente de datos es la ubicación de donde un programa, como Microsoft Excel, recupera los datos que se utilizan para la creación de hojas de cálculo, informes y paneles. Tipos comunes de fuentes de datos utilizadas por las empresas incluyen bases de datos, archivos planos y otras tablas. También se pueden utilizar variantes de la misma fuente de datos, como archivos CSV, archivos XML y API web.

A. Tipos de fuentes de datos

Hay cuatro tipos principales de fuentes de datos utilizadas para obtener datos para aplicaciones de hoja de cálculo:

• Bases de datos: Las bases de datos son un tipo de datos estructurados. Este tipo de fuente de datos ha sido popular en el entorno corporativo durante más de dos décadas, e incluye Oracle y Microsoft SQL Server. Tener este tipo de fuente de datos ayuda a garantizar que los datos siempre sean consistentes y se capturen todos los puntos de datos.
• Archivos planos: Los archivos planos son una forma de conjunto de datos estructurados, pero a diferencia de las bases de datos, no están conectados a través de una tabla de base de datos. Ejemplos comunes de archivos planos incluyen hojas de cálculo de Excel, archivos de texto y archivos de valor separado por comas (CSV).
• Otras tablas: Las tablas de otras fuentes se pueden usar como fuentes de datos. Esto incluye tablas de la web, como tablas HTML y objetos JSON. Además, estas tablas pueden provenir de otras aplicaciones y programas como Google Sheets y Salesforce.
• Variantes: Las variantes de archivos planos y otras fuentes de datos también están disponibles. Esto incluye archivos CSV y archivos XML, así como API web.

B. Beneficios de tener una fuente de datos

Tener una fuente de datos es extremadamente beneficioso, ya que permite que los creadores del tablero de Excel obtengan fácil y rápidamente los datos necesarios para su tablero. Además, tener una fuente de datos facilita que el creador almacene y vea los datos, así como actualice los puntos de datos y visualice los cambios en los datos. Además, tener una fuente de datos proporciona al Creador una ubicación centralizada donde se almacenan los datos y, por lo tanto, el Creador puede acceder al mismo conjunto de puntos de datos y visualizaciones en múltiples proyectos.

Conectando fuentes de datos a los paneles de Microsoft Excel

La creación de un tablero en Microsoft Excel requiere que sus datos se conecten al libro de trabajo. Si bien los paneles de Excel pueden usar diferentes fuentes de datos, como servicios web, bases de datos y archivos locales, muchas de estas fuentes requieren un conector adecuado antes de que se pueda acceder en Excel. A continuación se proporcionan instrucciones paso a paso sobre cómo conectar las fuentes de datos a los paneles de Microsoft Excel.

Paso 1: elija un conector compatible

El primer paso al conectar las fuentes de datos a los paneles de Microsoft Excel es elegir un conector compatible. Hay una variedad de conectores diferentes disponibles, incluidas la consulta de Microsoft, la consulta de energía y el motor de base de datos de acceso. Cada conector tiene una oferta diferente de las opciones de conexión del servidor de origen y la base de datos, así que asegúrese de consultar la documentación de Microsoft para obtener información sobre qué conector se adaptará mejor a sus necesidades.

Paso 2: Configurar la conexión

Una vez que se ha elegido su conector compatible, el siguiente paso es configurar la conexión. La configuración de la conexión implica proporcionar los parámetros de conexión apropiados y probar la conexión a la fuente de datos. Una vez conectado, también es importante verificar las propiedades de conexión para garantizar que los parámetros de conexión sean correctos.

Paso 3: Ver la fuente de datos en Excel

El paso final para conectar las fuentes de datos a los paneles de Microsoft Excel es ver la fuente de datos en Excel. Esto generalmente se realiza conectando a la fuente de datos en el editor de consultas de potencia y luego insertando los datos en Excel utilizando la hoja de trabajo apropiada. Es importante tener en cuenta que la fuente de datos en el editor de consultas de potencia y la hoja de trabajo en Excel está vinculado, por lo que cualquier cambio realizado en la fuente de datos en el editor de consultas de potencia también se reflejará en la hoja de trabajo en Excel.

Fuentes de datos refrescantes

La actualización de las fuentes de datos en los paneles de Excel es una parte crítica del proceso del tablero. Refrescar su fuente de datos asegura que los cambios que han ocurrido en la fuente de datos desde que se creó el tablero se creó por primera vez en el tablero en sí. Mantener un tablero actualizado puede ser esencial para los negocios, ya que informa decisiones y estrategias comerciales críticas. Las fuentes de datos siempre deben actualizarse después de crear primero el tablero y luego regularmente para obtener la máxima utilidad.

Por qué es importante actualizar una fuente de datos

Las fuentes de datos refrescantes es importante para mantener el contenido del tablero actualizado y confiable. Las fuentes de datos generalmente se extraen de múltiples fuentes, como bases de datos o aplicaciones en la nube, y los datos pueden cambiar rápidamente. Al no refrescar las fuentes de datos, el tablero puede quedarse obsoleto e inexacto. Además, cubrir las decisiones basadas en datos inexactos puede conducir a decisiones comerciales costosas y contraproducentes. Por lo tanto, la refrescante regular de las fuentes de datos es fundamental.

¿Cuándo se debe actualizar una fuente de datos?

Las fuentes de datos deben actualizarse después de crear el tablero y luego de forma regular. Dependiendo de las necesidades específicas del tablero, la frecuencia de las actualizaciones de datos puede variar. Las actualizaciones de datos deben ocurrir después de cualquier cambio importante en la fuente de datos, como agregar o editar registros, o durante intervalos programados regularmente.

Cómo actualizar las fuentes de datos con Microsoft Excel

Microsoft Excel proporciona varios métodos para refrescarse fuentes de datos. La forma más fácil y rápida de actualizar las fuentes de datos es abrir el tablero y hacer clic en el botón "Fuentes de datos de actualización". Sin embargo, si el tablero y sus fuentes de datos son muy grandes y complejas, la refrescante manual puede llevar mucho tiempo. Microsoft Excel también proporciona características que permiten que las fuentes de datos se actualicen automáticamente cuando se abre el tablero, a intervalos específicos o cuando se realizan cambios en la fuente de datos.

• Abra el tablero y haga clic en el botón "Actualizar fuentes de datos".
• Use las opciones de "actualización automática" para establecer frecuencias de actualización regulares.
• Establezca los parámetros de actualización "en el cambio" para garantizar que las fuentes de datos se actualicen cuando se realicen cambios en la fuente de datos.

Automatizar la actualización de datos

Cuando se trata de personalizar y actualizar los paneles de Excel, es importante mantener actualizados las fuentes de datos. Automatizar la actualización de datos puede ayudar a optimizar este proceso y mantener los paneles de Excel funcionando fluidamente. La actualización de la actualización de datos implica conectar la fuente de datos a la consulta de alimentación, actualizar automáticamente las fuentes de datos y configurar un horario de actualización.

Conectar la fuente de datos a la consulta de alimentación

El primer paso para automatizar la actualización de datos es conectar la fuente de datos a la consulta de alimentación. Power Query es un potente complemento de Microsoft Excel que permite a los usuarios conectarse rápidamente a fuentes de datos y manipularlas. Con Power Query, los usuarios pueden transformar fácilmente los datos en ideas utilizables y significativas. Para conectar la fuente de datos a la consulta de alimentación, haga clic en "Datos" en la cinta, luego haga clic en "Obtener datos" en el menú desplegable. Seleccione el tipo de fuente de datos y siga las indicaciones para conectar la fuente de datos a la consulta de alimentación.

Fuentes de datos refrescantes automáticamente

Una vez que la fuente de datos está conectada a la consulta de potencia, el siguiente paso es configurar la fuente de datos para actualizar automáticamente. Esto se puede hacer configurando la fuente de datos para actualizar cada vez que se abre la hoja de cálculo. Para hacer esto, vaya a "datos" en la cinta, luego haga clic en "Actualizar todo" en el menú desplegable. Asegúrese de que se marque la casilla "Actualizar al abrir el archivo". Esto asegurará que los datos se actualicen automáticamente cada vez que se abra la hoja de cálculo.

Configuración de un horario de actualización

El paso final para automatizar la actualización de datos es configurar un horario de actualización. Esto se puede hacer seleccionando la opción "Actualizar" en la pestaña "Datos", luego seleccionando "Personalizar". Aquí, los usuarios pueden configurar la frecuencia de actualización y los momentos específicos en que los datos deben actualizarse. Además, los usuarios también pueden configurar notificaciones por correo electrónico para actualizaciones fallidas. Siga las instrucciones en pantalla para configurar el horario de actualización.

Actualización de su tablero

A Dashboard exitoso de Excel se basa en datos que son precisos y actualizados. Un tablero bien construido debe proporcionar a los usuarios información significativa de manera rápida y efectiva. Para garantizar que su tablero funcione de manera óptima, debe mantener una fuente de datos actualizada.

Cómo actualizar la visualización del tablero

Actualizando tu El tablero de Excel debe incluir una revisión de los datos y la visualización. Primero, asegúrese de que sus fuentes de datos se hayan actualizado y estén actuales. Esto podría implicar información de referencia cruzada de diferentes fuentes o verificar cualquier inconsistencia de datos. Una vez que haya verificado que sus datos son precisos, tómese el tiempo para evaluar sus imágenes de tablero. ¿Los gráficos y gráficos están comunicando claramente su propósito? ¿Los colores, las fuentes y el estilo ayudan a su tablero a ser visualmente atractivos? Asegurarse de que su tablero esté libre de errores y sea estéticamente agradable ayudará a proporcionar la información adecuada a su audiencia.

Administrar múltiples fuentes de datos y mantener la precisión

Organizar y administrar múltiples fuentes de datos puede ser un proceso tedioso. Es importante mantener un sistema organizado de entradas de datos para garantizar la precisión en su tablero. En lugar de confiar en los procesos de actualización manual, considere automatizar el proceso de entrada de datos. Hacer uso de la consolidación de datos o tablas de pivote puede ayudar a agregar, actualizar y transformar rápidamente sus datos.

Las organizaciones también pueden considerar adoptar una política para revisar periódicamente los datos del tablero para asegurarse de que siga siendo preciso y relevante para los objetivos originales. Para ayudar a mantener la precisión, considere la creación de pautas específicas para las fuentes de datos, la actualización de la frecuencia y los procesos de revisión.

Conclusión

La actualización de las fuentes de datos para los paneles de Excel puede ser una tarea tediosa, pero es integral cuando se trata de mantener su tablero actualizado con la información más reciente. Esta publicación de blog ha discutido algunas de las formas de optimizar este proceso, incluida la creación de un proceso automatizado y aprovechando Excel funciones. Al hacerlo, puede minimizar la mano de obra manual y ahorrar tiempo mientras se asegura de que su tablero sea lo más actual y útil posible.

Resumen de temas discutidos

• Importar datos de fuentes externas
• Usando Fórmulas de Excel
• Automatizar actualizaciones de datos

Beneficios de actualizar las fuentes de datos para los paneles de Excel

Actualización Las fuentes de datos para su tablero de Excel ofrecen una serie de beneficios, Tanto a corto y largo plazo. Reduce la cantidad de tiempo dedicado a ingresar datos manualmente en el tablero, lo que le ahorra horas de trabajo. También garantiza que los datos presentados en sus paneles sean actuales y actualizados, lo que a su vez contribuye a una representación más precisa de la situación. La información presentada en sus paneles será más confiable y útil para los usuarios, lo que hace que el tablero sea una de las herramientas más importantes de su organización.