Cómo implementar un sistema de seguimiento real de presupuesto real y real

Introducción

Un sistema real de seguimiento de presupuesto VS ayuda a rastrear datos reales contra el gasto presupuestado en los departamentos, proyectos y programas. La utilización de este sistema permite a las organizaciones identificar los gastos excesivos del presupuesto, las áreas para la mejora y las oportunidades de ahorro de presupuesto.

Los beneficios de implementar un sistema efectivo de seguimiento real del presupuesto real son:

• Proporciona información sobre el desempeño de las actividades financieras
• SIDA en el proceso de toma de decisiones
• Ayuda a medir el éxito de los cambios de política con el tiempo
• Desarrolla una comprensión de las tendencias de gasto
• Asegura la transparencia en los procesos de presupuesto

Esquema los pasos requeridos.

A. Definir parámetros presupuestarios

La implementación de un sistema de seguimiento real de presupuesto efectivo y real requiere definir claramente el presupuesto que está monitoreando. Esto debería incluir el alcance del presupuesto, el año financiero al que es aplicable el presupuesto, el plazo del presupuesto y cualquier otro detalle necesario para rastrear adecuadamente el presupuesto. Todo el personal responsable de rastrear el presupuesto debe estar informado de sus parámetros para garantizar que estén ingresando y monitoreando con precisión los datos.

B. Establecer un sistema de seguimiento

El sistema de seguimiento que utiliza debe adaptarse a sus parámetros de presupuesto específicos y los objetivos que pretende lograr. Este sistema debe incluir lo siguiente:

• Una base de datos segura adecuada para almacenar y mantener datos presupuestarios
• Un sistema de entrada presupuestario fácil de usar con los niveles de acceso apropiados
• Seguimiento en tiempo real de la información y la actividad del presupuesto
• Alertas automatizadas para discrepancias presupuestarias

El sistema debe ser práctico y fácil de usar para que el personal pueda ingresar datos presupuestarios y rastrear el rendimiento real con un esfuerzo mínimo. El rendimiento debe ser medible en cualquier momento para garantizar que se cumplan los objetivos presupuestarios.

C. Rendimiento del monitor

Para garantizar que se logren los objetivos del sistema de seguimiento de presupuesto, es necesario un monitoreo continuo del rendimiento. Esto debe ser realizado por un supervisor designado, que debe rastrear y revisar los datos presupuestarios de manera regular. El supervisor también debe ser responsable de identificar discrepancias e iniciar acciones correctivas cuando sea necesario.

Además, todo el personal involucrado en el sistema de seguimiento de presupuesto debe recibir comentarios sobre su progreso para mantener el compromiso y garantizar resultados precisos. Esta retroalimentación debe ser oportuna y adaptada a su rendimiento individual.

Establecer un sistema de seguimiento

Cuando llega el momento de establecer un sistema efectivo de seguimiento real versus presupuesto, hay muchos factores a considerar. Primero, deberá decidir si debe usar un software personalizado o comprar una solución. Deberá considerar los métodos de entrada y categorización de datos. Echemos un vistazo de cerca a cada uno de estos factores.

Software personalizado vs comprado

La primera decisión que se tomará es si usar software desarrollado a medida o comprar una solución existente. El software desarrollado a medida puede proporcionar la máxima flexibilidad y funcionalidad personalizada para necesidades específicas. Sin embargo, el costo a menudo es un factor cuando se considera el desarrollo personalizado y el tiempo requerido para crear una solución. Comprar una solución existente es a veces una opción más rentable, ya que el software está completamente probado, listo para ser implementado y se puede implementar rápidamente.

Entrada de datos

El siguiente paso después de decidir si utilizar el software de desarrollo personalizado o comprado es considerar el proceso de entrada de datos. El establecimiento de un sistema de seguimiento real de presupuesto efectivo requere una entrada de datos precisa. Es importante garantizar la precisión de los datos que se ingresan en el sistema, para garantizar la precisión de la comparación del presupuesto. Considere establecer un proceso de aprobación para ingresar datos y requerir la finalización de un cheque diario o semanal.

Categorización

La categorización es otro aspecto importante para establecer un sistema efectivo de seguimiento real versus presupuesto. La capacidad de clasificar de manera efectiva las transacciones permitirá una comparación fácil de artículos presupuestados en comparación con los artículos reales. También permitirá un mejor análisis de los gastos, ayudando a identificar áreas de oportunidad. Considere usar un sistema de clasificación simple, como utilizar clasificaciones de ingresos, gastos y otras categorías, para ayudar a garantizar una categorización precisa y una comparación de presupuesto.

Al considerar el software personalizado versus la compra de una solución existente, establecer un proceso de entrada de datos preciso y una categorización adecuada de las transacciones, se puede establecer fácilmente un sistema de seguimiento real de presupuesto efectivo que conducirá a un presupuesto y comparación precisos.

Monitorear el desempeño

Actual Vs seguimiento de presupuesto es un elemento importante de la estrategia financiera. Para garantizar una implementación y ejecución efectivas de dicho sistema, el monitoreo continuo del rendimiento es clave para el éxito. Hay varias medidas que los dueños de negocios y los equipos financieros pueden tomar para rastrear el rendimiento y la productividad.

Usar datos históricos

Uso histórico Los datos reales vs presupuesto son una parte importante del monitoreo actuación. Brinda la oportunidad de identificar tendencias a largo plazo en productividad y gasto. Por ejemplo, si la empresa ha estado constantemente bajo presupuesto, podría indicar la oportunidad de aumentar el gasto y ser más agresivo en otras áreas del negocio. Del mismo modo, si la compañía ha sido por encima del presupuesto durante múltiples sectores, eso podría apuntar a problemas subyacentes dentro del sistema de presupuesto.

Crear informes y gráficos

La creación de informes detallados y representaciones gráficas de rendimiento y presupuesto puede proporcionar información adicional sobre cómo está operando la empresa. Esto también facilita compartir información y resultados con los miembros del equipo para que puedan tomar decisiones mejor informadas en futuras pronósticos de presupuesto. Por ejemplo, un gráfico trazando el real VS Presupuesto Gastar en varios trimestres puede ayudar a demostrar el alcance del problema de presupuesto.

Establecer señales de advertencia

Establecer señales de advertencia asegurará que el equipo financiero y los dueños de negocios tomen medidas correctivas si es necesario. Esto podría basarse en discrepancias específicas entre el gasto real y presupuestado, o podría ser una alarma general que se desencadena cuando se pasa un cierto umbral. Tomar medidas correctivas tan pronto como se identifiquen cualquier señal de advertencia puede ayudar a evitar que surjan problemas más grandes en el futuro.

• Identificar discrepancias específicas entre el gasto real y presupuestado.
• Configure las alarmas generales que se activan cuando se pasa un cierto umbral.
• Tome medidas proactivas para evitar la escalada de cualquier problema.

Superar los desafíos comunes

Al rastrear y comparar los gastos de costos reales a presupuestados, las empresas a menudo enfrentan obstáculos comunes. Algunos de estos se discuten a continuación.

Acceso a datos

Si su equipo de finanzas depende de cualquier fuente de terceros para ayudar a recopilar y recopilar datos relevantes, tenga en cuenta la cantidad de tiempo que necesitan para obtener acceso oportuno a esos datos. Incluso con procesos automatizados para recopilar información mensualmente, la capacidad de los equipos financieros para interpretar estos datos y compartirlos con otras partes del negocio podría limitarse si los datos solo están disponibles trimestralmente o anuales.

Diferentes unidades de negocios

El proceso de presupuesto puede ser un desafío si la compañía opera en diferentes partes del mundo tiene diferentes monedas y tiene diferentes prioridades comerciales. Esto puede dificultar que los equipos de finanzas rastreen el gasto porque sus informes y análisis deben reflejar el presupuesto en múltiples unidades de negocios.

Planificación inexacta

Incorrecto La planificación o la falta de comunicación entre los departamentos puede ser uno de los mayores desafíos al rastrear el presupuesto real gasto. Si los departamentos no pueden proporcionar pronósticos precisos y oportunos de sus gastos o ingresos, entonces rastreando y comparando gastos presupuestados puede volverse difícil. Sin datos precisos y confiables, puede ser difícil para el equipo de finanzas tomar decisiones informadas.

Resaltar los beneficios clave

Seguimiento de presupuesto real Vs El rendimiento es una de las prácticas más importantes en cualquier organización. Con un real efectivo Vs seguimiento de presupuesto Sistema establecido, las organizaciones pueden beneficiarse de una variedad de ventajas. Estos incluyen una mayor rentabilidad, información más relevante y precisa, y un mayor control.

Aumento de la rentabilidad

Un real efectivo Vs seguimiento de presupuesto El sistema puede proporcionar un análisis en profundidad del desempeño financiero, lo que brinda a las organizaciones las ideas que necesitan para identificar áreas donde pueden volverse más eficientes y reducir los costos. Esta idea puede permitir a las organizaciones usar recursos de manera más eficiente, identificar áreas que necesitan más atención y mejorar la rentabilidad general.

Información relevante y precisa

Por con precisión Seguimiento de rendimiento real vs presupuestario, las organizaciones también tienen las herramientas necesarias para crear información más relevante y precisa. Esto puede permitirles tomar decisiones financieras mejores y más informadas, aumentando la eficiencia y la precisión de su planificación presupuestaria.

Mayor control

Usando un real efectivo VS Presupuesto El sistema de seguimiento también puede proporcionar a las organizaciones un mayor control sobre su desempeño financiero. Con las ideas proporcionadas por este sistema, las organizaciones pueden asegurarse de que sus presupuestos se cumplan y que estén tomando decisiones financieras sensatas.

Conclusión

Una efectiva seguimiento real de presupuesto vs El sistema es esencial para mantener una gestión financiera consistente en cualquier organización grande. Tal sistema debe establecerse con un objetivo claro y alcanzable para garantizar que pueda implementarse de manera oportuna y eficiente. Con una planificación y colaboración adecuadas entre equipos financieros, un Sistema de seguimiento efectivo Puede proporcionar una visión general precisa de la situación financiera de una empresa, así como ofrecer información útil que pueda ayudar en la toma de decisiones.

Es importante implementar el sistema de seguimiento correctamente estableciendo objetivos realistas, estableciendo un modelo de presupuesto apropiado y creando un sistema de seguimiento confiable. La automatización de su sistema también puede ser inmensamente útil, ya que puede proporcionarle datos más precisos y actualizados y ahorrarlo del trabajo manual tedioso. Con el sistema adecuado, las organizaciones pueden garantizar que su real VS Datos de presupuesto es confiable, preciso y oportuno, lo que les permite tomar mejores decisiones y mejorar su desempeño financiero.