Tutorial de Excel: Cómo hacer que Excel solo lectura 2016

Introducción

Hacer un documento de Excel solo lectura significa restringir a los usuarios de realizar cualquier cambio en el archivo. Esto puede ser útil cuando desea compartir un documento de referencia o revisión sin arriesgar ninguna edición accidental. Al hacer un documento de Excel de solo lectura, puede proteger la integridad de los datos y asegúrese de que el contenido original permanezca sin cambios.

Además, hacer un documento de Excel de solo lectura puede evitar el acceso no autorizado y ayudar a mantener la seguridad de la información confidencial. Esta característica es especialmente beneficiosa al compartir archivos con colegas o clientes, ya que le permite controlar quién puede hacer modificaciones en el documento.

Control de llave

• Hacer un documento de Excel de solo lectura restringe a los usuarios de hacer cambios, proteger el contenido original y la integridad de los datos.
• El estado de solo lectura puede evitar el acceso no autorizado y ayudar a mantener la seguridad de la información confidencial.
• Siguiendo pasos específicos, como seleccionar "solo de lectura recomendado" en el cuadro de diálogo Guardar, puede hacer que un documento de Excel sea de solo lectura.
• Es importante considerar las limitaciones del estado de solo lectura, especialmente cuando se trata de colaboración y entrada de datos.
• Las mejores prácticas para usar solo lectura en Excel incluyen aplicarlo a versiones confidenciales o finales de los documentos y comunicarse de manera efectiva al compartir archivos de solo lectura con colaboradores.

Comprensión de solo lectura en Excel 2016

Cuando guarda un documento de Excel como de solo lectura, significa que el archivo se puede ver o acceder, pero no se puede modificar o guardar con el mismo nombre del archivo. Esta es una característica útil cuando desea evitar cambios accidentales en datos importantes o cuando desea compartir un documento solo para fines de referencia.

A. Defina lo que significa que un documento de Excel sea de solo lectura

Cuando un documento está configurado en solo lectura, se puede abrir y ver, pero cualquier intento de hacer cambios y guardar el archivo dará como resultado una solicitud para guardar el documento con un nombre o ubicación diferente.

B. Explicar cómo el estado de solo lectura afecta la edición y el ahorro del documento

• Edición:

  
  Cuando un documento está configurado en solo lectura, todas las funciones de edición, como escribir, eliminar o formatear, están deshabilitados. Esto asegura que el contenido original permanezca sin cambios.

• Ahorro:

  
  Al intentar guardar los cambios en un documento de solo lectura, Excel solicita al usuario que guarde el archivo con un nombre diferente o en una ubicación diferente. Esto evita la sobrescritura accidental del archivo original.

Pasos para hacer un documento de Excel de solo lectura

Excel es una herramienta poderosa para crear y administrar hojas de cálculo, pero a veces es posible que desee proteger su trabajo haciendo que el documento sea de solo lectura. Siga los pasos a continuación para hacer un documento de Excel solo lectura en Excel 2016.

Abra el documento de Excel que desea hacer de solo lectura

Comience abriendo el documento de Excel que desea hacer de solo lectura. Este puede ser un documento nuevo o existente en el que ha estado trabajando.

Haga clic en la pestaña "Archivo" en la esquina superior izquierda de la ventana

Una vez que el documento esté abierto, haga clic en la pestaña "Archivo" ubicada en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel. Esto abrirá un menú con varias opciones para administrar su documento.

Seleccione "Guardar como" en el menú

En el menú "Archivo", seleccione la opción "Guardar como". Esto le permitirá guardar una copia del documento y realizar cambios en la configuración del archivo.

Elija una ubicación para guardar el archivo

Cuando aparezca el cuadro de diálogo "Guardar como", elija la ubicación donde desea guardar el archivo. Puede guardar el documento en su computadora, una unidad de red compartida o un servicio de almacenamiento en línea.

Haga clic en el menú desplegable "Herramientas" en el cuadro de diálogo Guardar

En el cuadro de diálogo "Guardar como", haga clic en el menú desplegable "Herramientas" ubicado en la parte inferior de la ventana. Esto abrirá un menú con opciones adicionales para el documento.

Seleccione "Opciones generales"

En el menú desplegable "Herramientas", seleccione la opción "Opciones generales". Esto abrirá un nuevo cuadro de diálogo donde puede especificar varias configuraciones para el documento.

Marque la casilla que dice "de solo lectura recomendado"

En el cuadro de diálogo "Opciones generales", marque la casilla que dice "RECOMENDADO DE SEGURO". Esto solicitará a los usuarios que abran el documento como de solo lectura cuando intenten editar o guardar cambios en el archivo.

Haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios

Finalmente, haga clic en el botón "Aceptar" en el cuadro de diálogo "Opciones generales" para guardar los cambios. Esto hará que el documento de Excel sea de solo lectura, y los usuarios deberán ingresar una contraseña para realizar cualquier modificación en el archivo.

Limitaciones del estado de solo lectura

Cuando hace un documento de Excel de solo lectura, hay varias limitaciones a considerar. Es importante comprender cómo este estado puede afectar su flujo de trabajo y colaboración con los demás.

A. Discuta las limitaciones de hacer un documento de Excel de solo lectura

Cuando un documento de Excel está configurado en solo lectura, significa que el archivo se puede ver y copiar, pero no editado. Esto puede ser limitante si necesita realizar cambios o actualizaciones en los datos dentro del documento. Además, cualquier código de macros o VBA dentro del archivo puede no funcionar según lo previsto en el modo de solo lectura.

B. Explicar cómo el estado de solo lectura puede afectar la colaboración y la entrada de datos

El estado de solo lectura puede afectar la colaboración al restringir la capacidad de múltiples usuarios para realizar cambios en tiempo real en el documento. Esto puede conducir a problemas de control de versiones y hacer que sea más difícil rastrear los cambios realizados por diferentes usuarios. Además, para fines de entrada de datos, el estado de solo lectura puede obstaculizar la capacidad de ingresar nueva información o actualizar los datos existentes dentro del documento.

Cómo eliminar el estado de solo lectura

Cuando recibe un documento de Excel de solo lectura, puede ser frustrante si necesita hacer cambios. Afortunadamente, puede eliminar el estado de solo lectura con solo unos pocos pasos simples.

• Abra el documento de Excel de solo lectura

Primero, abra el documento de Excel que está marcado como de solo lectura.

• Haga clic en la pestaña "Archivo" en la esquina superior izquierda de la ventana

Una vez que el documento esté abierto, navegue a la pestaña "Archivo" ubicada en la esquina superior izquierda de la ventana.

• Seleccione "Guardar como" en el menú

En el menú, seleccione "Guardar como" para abrir el cuadro de diálogo Guardar.

• Elija una ubicación para guardar el archivo

Elija la ubicación donde desea guardar el archivo.

• Haga clic en el menú desplegable "Herramientas" en el cuadro de diálogo Guardar

En el cuadro de diálogo Guardar, haga clic en el menú desplegable "Herramientas".

• Seleccione "Opciones generales"

En el menú desplegable, seleccione "Opciones generales" para acceder a opciones de archivo adicionales.

• Desactivar el cuadro que dice "de solo lectura recomendado"

En el menú "Opciones generales", desmarque el cuadro que dice "solo de lectura recomendada".

• Haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios

Finalmente, haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios y elimine el estado de solo lectura del documento de Excel.

Las mejores prácticas para usar solo lectura en Excel

Cuando se trabaja con versiones sensibles o finales de documentos en Excel, es importante implementar el estado de solo lectura para evitar cambios no autorizados. Aquí hay algunas mejores prácticas para usar solo lectura en Excel:

• Protección de datos confidenciales:

  
  Para los documentos que contienen información confidencial, como datos financieros, información personal o información de propiedad, es aconsejable establecer el estado de solo lectura para evitar modificaciones accidentales o intencionales. Esto ayuda a mantener la integridad y la confidencialidad de los datos.

• Versiones finales de los documentos:

  
  Cuando se finaliza un documento y no se esperan más cambios, establecer el estado de solo lectura evita modificaciones no deseadas. Esto es particularmente útil al compartir el documento con colegas o clientes para garantizar que la versión final permanezca intacta.

• Notificación a los colaboradores:

  
  Al compartir un documento de solo lectura con colaboradores, es importante comunicar el motivo para establecer el documento como de solo lectura. Esto asegura que los colaboradores entiendan el propósito y no se sientan frustrados por su incapacidad para hacer cambios.

• Instrucciones para acceder al documento de solo lectura:

  
  Proporcione instrucciones claras sobre cómo acceder y trabajar con un documento de solo lectura. Esto puede incluir guiar a los colaboradores sobre cómo solicitar permiso para editar, hacer una copia para su propio uso o acceder a una versión editable separada si es necesario.

Conclusión

En conclusión, hemos discutido cómo hacer que Excel solo lea en la versión 2016. Cubrimos el proceso paso a paso de establecer la opción de solo lectura para libros de trabajo individuales, así como cómo proteger toda la aplicación de Excel de los cambios no autorizados. También exploramos los beneficios de usar la función de solo lectura para salvaguardar los datos importantes y evitar modificaciones accidentales.

Ahora que ha aprendido a hacer que Excel lea solo, le animo a que aplique este conocimiento a su uso de Excel. Al implementar la función de solo lectura, puede proteger sus valiosos datos y asegurarse de que permanezca inalterado. Esta herramienta simple pero poderosa puede ayudarlo a mantener la integridad de sus hojas de cálculo y evitar cambios involuntarios. Espero que encuentre este tutorial útil y beneficioso en sus esfuerzos de Excel.