Mejores prácticas para diseñar paneles de Excel

Introducción

Los paneles de Excel son documentos compuestos por varios cuadros y diagramas que se utilizan para la visualización de datos. Proporcionan a los usuarios una forma fácil y eficaz de realizar un seguimiento del rendimiento, comparar KPI y tomar decisiones basadas en datos. Los paneles de Excel se consideran una de las herramientas más potentes y versátiles de la era digital y han crecido hasta convertirse en una parte integral de las empresas y organizaciones.

Dada la importancia de los diseños de paneles de Excel, es esencial adoptar las mejores prácticas para maximizar su eficacia. En esta publicación de blog, exploraremos las mejores prácticas que se pueden utilizar para diseñar e implementar paneles de Excel.

Factores a considerar

Al diseñar un panel de Excel, hay varios factores importantes a considerar. Estos factores pueden variar desde la marca del tablero hasta su interfaz de usuario y grado de personalización, y más.

Marca

Al diseñar un panel de Excel, es importante asegurarse de que tenga una marca, que encaje con la marca de la organización o proyecto. Ya sea que se trate de una combinación de colores preestablecida o pautas de estilo, es esencial incluir los elementos de marca de la empresa o proyecto en el tablero.

Interfaz de usuario

Además, es importante garantizar que la interfaz de usuario sea fácil de usar y personalizable. La interfaz debe ser lo suficientemente simple como para que un usuario pueda acceder rápida y fácilmente a la información que busca sin sentirse abrumado por el panel. Además, los usuarios deberían poder personalizar su panel para adaptarlo mejor a sus necesidades individuales.

Personalización

Por último, el panel también debe ser personalizable para minimizar el desorden y brindar a los usuarios la posibilidad de personalizar su experiencia. Al diseñar un panel de Excel, es importante tener esto en cuenta, ya que los usuarios pueden tener diferentes preferencias y personalizaciones para ajustar el panel a la información que les interesa.

Diseñar el panel perfecto

Crear un panel de Excel eficaz para una empresa o proyecto es la clave para recopilar datos de forma rápida y precisa en un formato que sea fácil de entender e interpretar. Para diseñar el panel perfecto, existen varias prácticas recomendadas que se deben tener en cuenta, como priorizar la información, formatear celdas y utilizar visualizaciones.

Priorizar la información

El paso más importante al crear un panel eficaz es priorizar la información. Es una buena práctica poner como foco principal la información de mayor prioridad, como cifras importantes, cálculos o indicadores clave de rendimiento (KPI). Esto debe hacerse sin saturar el informe. Una vez establecido el punto focal, es importante agrupar otra información que los usuarios deben conocer, como mejores prácticas o datos secundarios.

Formato de celdas

Al formatear el panel, es importante utilizar la fuente y los esquemas de color correctos para ayudar a los usuarios a centrarse en la información más importante. Se debe mantener el mismo color para toda la información que se presenta. Además, los bordes, las líneas de la cuadrícula y las fuentes deben mantenerse coherentes para ayudar a los usuarios a centrarse en los datos esenciales.

Imágenes

Finalmente, el uso de imágenes para presentar datos puede ser una excelente manera de comunicar el mensaje rápidamente. Elementos visuales como cuadros, gráficos y presentaciones pueden proporcionar una forma eficaz de comunicar datos complejos.

• Gráficos: los gráficos circulares o de barras son la forma más común de visualizar datos. Ofrecen una excelente manera de organizar datos de forma clara y rápida en cualquier panel.
• Gráficos: los gráficos son una forma poderosa de representar visualmente datos a lo largo del tiempo y pueden ofrecer información valiosa sobre tendencias o cambios.
• Diapositivas de presentación: las diapositivas proporcionan una forma eficaz de comunicar el mensaje del panel de forma rápida y concisa.

Consejos de diseño

Los paneles de Excel son un factor importante en la visualización y el análisis de datos. Asegurarse de que su panel de Excel esté diseñado correctamente es clave para lograr los mejores resultados. A continuación se ofrecen algunos consejos de diseño que puede utilizar para asegurarse de que su tablero se vea genial.

Elegir los colores correctos

Los colores juegan un papel importante en el diseño general de su panel de Excel. Desea utilizar colores que sean consistentes y que transmitan el mensaje correcto. Elija colores que sean complementarios y saquen lo mejor de los datos. Evite utilizar demasiados colores, ya que esto puede dificultar la interpretación del tablero.

Alinear elementos

La alineación también es importante cuando se trata de crear paneles de Excel. Todos los elementos deben estar correctamente alineados, tanto horizontal como verticalmente. Esto ayudará a mantener los datos organizados y fáciles de interpretar. Además, asegúrese de que las fuentes y los tamaños sean consistentes en todo el panel.

Coherencia

Por último, es importante asegurarse de que su panel de Excel sea coherente. Esto significa asegurarse de que todos los elementos sean coherentes en todo el panel, sin importar en qué página se encuentre el usuario. Esto facilitará que los usuarios encuentren lo que buscan y se asegurará de que los datos se interpreten correctamente.

Seguridad

Al diseñar un panel de Excel, se debe tener en cuenta la seguridad. Los paneles pueden contener datos confidenciales y requerir protección con contraseña y controles de acceso. A continuación se detallan las mejores prácticas para brindar seguridad a los paneles de Excel.

Protección con contraseña

La protección con contraseña mantendrá el acceso al panel restringido solo a aquellas personas que se supone que deben verlo. Los usuarios necesitarán la contraseña para abrir el panel, evitando el acceso no autorizado por parte de otras personas. Es importante utilizar una contraseña segura y tomar precauciones adicionales para garantizar que el tablero no quede desbloqueado en una computadora compartida.

Controles de acceso

Establecer controles de acceso es una excelente manera de evitar fugas de datos y accesos no deseados al panel. Los controles de acceso permiten a los usuarios establecer diferentes niveles de permisos y revocar o agregar derechos de acceso. Con los controles de acceso, los usuarios pueden lijar áreas específicas que deben ocultarse o restringirse a ciertos usuarios o grupos. Los usuarios pueden establecer derechos para que diferentes grupos, como gerentes y empleados, accedan a diferentes niveles de información.

Además, los usuarios deben limitar las funciones de edición, eliminación y creación para el panel. La función Vistas personalizadas de Excel es una gran herramienta para otorgar acceso a datos específicos con permisos restringidos. Además, los usuarios también pueden utilizar complementos, como Tableau, para aumentar la seguridad y controlar el acceso.

Pruebas

Al diseñar un panel de Excel, probar los errores y los comentarios de los usuarios es una práctica recomendada esencial. Ambos procesos pueden garantizar que su panel se implemente de la manera más efectiva posible al asegurarse de que todo el contenido sea preciso y fácil de usar.

Identificar y detectar errores

Probar los paneles de Excel puede ayudar a identificar errores o errores potenciales. Es importante volver a verificar los datos de su panel para asegurarse de que sean precisos. También debe verificar que su sistema informático sea compatible con el tablero para asegurarse de que funcionará correctamente. Después de eso, puede verificar todos los elementos individuales del tablero, como fórmulas, representaciones visuales y gráficos, para asegurarse de que estén funcionando correctamente.

Prueba de usuario

Las pruebas de usuario también pueden ser una herramienta útil para depurar su panel. Las pruebas de usuario implican recopilar comentarios de una variedad de usuarios para asegurarse de que su panel sea efectivo y fácil de usar. Durante las pruebas de usuario, debe pedirles a sus evaluadores que tomen nota de cualquier característica que sea difícil de entender o áreas donde existan discrepancias.

Las pruebas de usuario pueden ser una excelente manera de garantizar que el diseño del panel sea accesible para una amplia variedad de usuarios. Además, los usuarios pueden proporcionar información valiosa que quizás haya pasado por alto al crear el panel. Si se toma el tiempo para recopilar estos comentarios, podrá asegurarse de que el mensaje deseado se transmita de la forma más eficaz posible.

Conclusión

Cuando se trata de diseñar un panel de Excel eficaz y útil, se deben tener en cuenta algunas prácticas recomendadas. Siguiendo la guía descrita anteriormente, los usuarios deberían poder crear un panel de control eficaz y fácil de usar que pueda proporcionar información valiosa y visualizaciones de datos útiles.

Resumen de las mejores prácticas

Como se describe en este artículo, las mejores prácticas para crear un panel de Excel implican mantener el diseño limpio y simple. Un panel eficaz debe tener componentes claramente etiquetados, una jerarquía clara y puntos de datos relevantes. Otros factores, como el uso de gráficos y tablas, también pueden resultar beneficiosos para ayudar a transmitir información de forma eficaz.

El beneficio de un panel bien diseñado

En última instancia, un panel de Excel bien diseñado puede ayudar a los usuarios a comprender rápida y claramente los datos que se presentan. Esta visualización de datos eficiente puede ayudar a los usuarios a tomar decisiones basadas en datos, permitiéndoles actuar de forma rápida y precisa. En última instancia, estas decisiones conducen a una mayor eficiencia y productividad.