Principios esenciales de diseño de paneles de Excel

Introducción

El diseño de tablero, en informática, es la colección de elementos gráficos que presentan una representación visual de los datos dentro de un sistema determinado. Ayuda a resumir visualmente la información y permite a los usuarios acceder rápidamente a indicadores e información clave. El diseño del tablero juega un papel importante en la presentación y visualización de datos, ya que ofrece una "única fuente de verdad" que todos en una organización pueden usar e interpretar correctamente.

Específicamente, cuando se trata de diseño de paneles de Excel, esas habilidades son especialmente esenciales. Excel es el programa de hoja de cálculo más popular y una herramienta invaluable para el análisis de datos. Se utiliza para crear representaciones gráficas de datos, como cuadros, gráficos y tablas. El diseño de paneles en Excel proporciona una plataforma ideal para la visualización y el resumen de datos y ayuda a proporcionar una vista concisa y eficiente de un conjunto de datos.

Visualización de datos

Los paneles se crean para representar datos y la visualización de datos es esencial para comprenderlos. La visualización de datos permite a los usuarios escanear rápidamente múltiples métricas, determinar correlaciones y obtener información. Para lograr una visualización óptima, los diseñadores deben tener en cuenta los siguientes principios.

Simplificar métricas

Es fácil que los datos se vuelvan abrumadores y demasiado complejos, lo que puede generar un panel de control desordenado. Para evitar esto, simplifique las métricas y seleccione solo las más importantes. No abrumes a los usuarios con demasiados datos, sino más bien céntrate en las métricas que necesitas ilustrar, analizar o rastrear. También se debe establecer una jerarquía visual de datos para garantizar que un panel esté limpio y organizado. Además, recuerde que los datos de un panel deben ser procesables, así que concéntrese en números y métricas que ayudarán a los usuarios a tomar decisiones.

Usar gráficos de barras y gráficos circulares

Los gráficos de barras y circulares son las formas más comunes de visualización de datos, y por una buena razón. Los gráficos de barras se utilizan para representar una o más variables relacionadas, mientras que los gráficos circulares son mejores para representar datos para comparar parte con el todo. Ambas imágenes son fácilmente reconocibles, lo que las convierte en algunas de las opciones más efectivas para crear un panel.

Utilizar color

El uso cuidadoso del color puede ayudar a distinguir diferentes métricas, tendencias y conjuntos de datos. El uso de diferentes colores también puede hacer que un tablero esté más organizado y sea más fácil de entender. Es importante no complicar demasiado las combinaciones de colores y ceñirse a una selección limitada de colores que aún proporcionen distinción entre elementos. Decide de antemano los colores que se utilizarán y mantén los mismos colores en todo el tablero.

Marca y diseño

Al diseñar un panel de Excel, es recomendable utilizar la marca y el diseño para crear un diseño atractivo y eficaz. Esto se puede lograr mediante el uso de contraste, limpieza y objetivos claros.

Utilizar contraste

El contraste es una forma eficaz de llamar la atención sobre los elementos importantes de su panel de Excel. El uso de colores, fuentes y formas que contrasten entre sí puede crear una variedad visual que guíe la atención del lector. Al utilizar el contraste, es importante tener en cuenta qué elementos son más importantes en el panel de Excel para poder distinguirlos de los elementos menos importantes.

Manténgalo limpio

Es importante mantener su panel de Excel limpio y organizado para una mejor experiencia de lectura. Demasiado desorden y puede resultar difícil para el lector encontrar la información que busca. Es beneficioso utilizar espacios en blanco para separar secciones, utilizar un tamaño de fuente legible y crear una estructura organizada al diseñar el panel de Excel.

Cree objetivos claros

Es importante tener claros los objetivos del panel de Excel. Comprender lo que se debe lograr le ayudará a tomar decisiones de diseño más informadas. Los objetivos claramente comunicados también ayudan a establecer expectativas con el lector y garantizar que su panel cumpla con su propósito fundamental.

Automatización

El diseño del tablero puede volverse tedioso si no se hace un uso eficiente y efectivo de las herramientas de automatización. Las herramientas de automatización pueden mejorar la interfaz de usuario y la precisión del tablero, reduciendo así el tiempo y el esfuerzo necesarios para diseñar y mantener el tablero. Hay algunas formas de utilizar la automatización al diseñar un panel.

Hacer uso de macros

Las macros proporcionan un medio para automatizar procesos utilizados con frecuencia que requieren muchos pasos que de otro modo tendrían que completarse manualmente. Las macros pueden convertir una tarea engorrosa en una tarea fácil de realizar con la ayuda de la programación y el uso de determinadas palabras clave. El uso de la función de macros puede reducir la cantidad de tiempo dedicado a diseñar un panel mediante la creación de una plantilla para diversas tareas que deben completarse.

Utilizar formato condicional

El formato condicional es una herramienta poderosa que puede ayudar a crear un panel eficaz, ya que se puede utilizar para establecer reglas que se activan cada vez que hay cambios en los datos. Esta función se puede utilizar para analizar datos rápidamente cambiando el formato de ciertos campos en el panel. Esta herramienta puede ayudar con la precisión del panel, ya que actualiza automáticamente el formato del panel con un mínimo esfuerzo.

Usar fórmulas y funciones

Además de las macros y el formato condicional, las fórmulas y funciones también se pueden utilizar para automatizar ciertos cálculos y tareas en un panel de Excel. Se pueden utilizar fórmulas y funciones para generar múltiples resultados a partir de diferentes puntos de datos simultáneamente, reduciendo así el tiempo y el esfuerzo necesarios para realizar la tarea requerida. Esto es especialmente útil cuando hay cálculos y resultados complejos que deben presentarse en el panel.

Consideraciones del usuario final

Al diseñar un panel para una hoja de cálculo de Excel, es importante tener en cuenta al usuario final. Para garantizar que el usuario final encuentre su panel útil y fácil de navegar, debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Simplificar la interfaz de usuario

La interfaz debe ser simple y fácil de usar. Intente evitar fórmulas y visualizaciones demasiado complicadas para reducir la confusión y la carga cognitiva. Además, haga un uso inteligente del color y el contraste para enfatizar los puntos de datos más importantes.

Mantener una apariencia consistente

Es importante mantener una apariencia consistente en todo el tablero. Esto incluye un uso constante de colores, fuentes y elementos visuales. Esto ayudará al usuario a identificar mejor los componentes importantes del tablero y facilitará su comprensión.

Seguridad

Los diseñadores deben garantizar que los paneles de Excel permanezcan seguros. Hay algunos principios clave a considerar cuando se trata de diseñar paneles de Excel seguros.

Limitar alternativas para compartir

Al crear un panel de Excel, es importante limitar las formas en que se puede compartir. Por ejemplo, los diseñadores deben evitar crear un panel de Excel que pueda compartirse a través de canales no seguros, como el correo electrónico o la mensajería instantánea. Es mejor limitar las alternativas de uso compartido para proteger los sistemas de archivos de la empresa y otras herramientas de colaboración seguras.

Habilitar restricciones de acceso de usuarios

Una vez creado y compartido un panel de Excel, es esencial proteger su contenido del acceso no autorizado. Para lograr esto, los diseñadores deben habilitar restricciones de acceso de usuarios, como requerir autenticación de usuario en toda la organización al acceder al panel. Se deben solicitar las credenciales de usuario cada vez que se accede al panel. Además, las restricciones de acceso de los usuarios también deben basarse en los roles y permisos de los usuarios establecidos por la organización.

Utilizar la autenticación multifactor

Otro componente clave de la protección de los paneles de Excel es la implementación de la autenticación multifactor. Esta medida de seguridad requiere dos o más factores de autenticación para verificar la identidad de un usuario. Esto podría incluir una combinación de algo que el usuario sabe (como una contraseña), algo que tiene (como una tarjeta de acceso) o algo que es (como una huella digital). La implementación de la autenticación multifactor es una forma eficaz de proteger un panel de Excel del acceso no autorizado.

Conclusión

Diseñar paneles de Excel eficaces, eficientes e informativos, con la capacidad de mostrar vistas resumidas de múltiples fuentes de datos en una vista unificada, puede ser una tarea desafiante. Sin embargo, esforzarse continuamente por cumplir ciertos principios de diseño de tableros puede dar como resultado la creación de representaciones visuales de grandes conjuntos de datos que no solo son visualmente atractivos, sino que también pueden ser descubiertos y utilizados por el público para tomar mejores decisiones.

Resumen de los principios esenciales de diseño del panel

Al diseñar paneles de Excel, siempre se deben tener en cuenta varios principios de diseño esenciales. Estos incluyen principios de simplicidad, visualización, interacción, flexibilidad, colaboración, rendimiento y seguridad.

• Simplicidad: manténgalo lo más simple posible. Utilice espacios en blanco y reduzca el desorden. Incluya únicamente los elementos necesarios para transmitir el mensaje.
• Visualización: utilice métodos gráficos como cuadros, diagramas y líneas de tiempo para demostrar de manera efectiva los conocimientos de los datos.
• Interacción: brinde al usuario la capacidad de hacer más que simplemente mirar datos estáticos y fomente la interacción del usuario.
• Flexibilidad: cree un panel dinámico para que los usuarios puedan personalizar los diseños, los valores y las visualizaciones de datos del panel.
• Colaboración: habilite el uso compartido, permita que otros comenten y discutan datos e ideas, y proporcionen comentarios.
• Rendimiento: optimización de los tiempos de carga y la experiencia general del usuario.
• Seguridad: asegúrese de que los datos estén almacenados de forma segura en la nube y que el acceso esté limitado a aquellos autorizados para verlos.

Resumen de beneficios

Cuando considera, implementa y cumple con estos principios, puede tener éxito en la entrega de paneles de Excel que transmiten información precisa sobre los datos, además de ofrecer una experiencia de navegación sin esfuerzo con imágenes y elementos visuales impresionantes. El resultado final es un panel de Excel que atrae exitosamente a los usuarios y sirve como una herramienta eficaz para comunicar inteligencia empresarial compleja.