Cómo crear una junta kanban para gestión de proyectos ágiles

Introducción

Kanban Boards puede describirse como una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a visualizar su flujo de trabajo. Tradicionalmente, una junta kanban consiste en un diseño de tres columnas: hacer, en progreso y hecho. Al hacer que el proceso de flujo de trabajo sea visible, puede ayudar a los equipos a mejorar su agilidad y velocidad mientras administran proyectos complejos.

Agile Project Management es un enfoque de gestión de proyectos mediante el cual los proyectos se centran en entregar salidas de forma iterativa, con el cliente al frente y al centro. Su objetivo es reconocer y gestionar la imprevisibilidad de un proyecto. El objetivo de la gestión de proyectos ágiles es entregar valor al cliente más rápido y antes.

El importante papel que desempeñan las juntas kanban en la gestión de proyectos ágiles

Las juntas de Kanban son una herramienta esencial para la gestión de proyectos ágiles. Desde mejorar la visibilidad del progreso del proyecto hasta facilitar la comunicación, Tableros kanban Ayuda a mantener los proyectos ágiles en camino. Por tener un Junta kanban Configuración, los equipos pueden adaptarse rápidamente cuando sea necesario para los cambios en sus planes.

Mejora de la visibilidad del progreso del proyecto

Los tableros de Kanban proporcionan una visualización importante del progreso del proyecto. Esto ayuda a los gerentes de proyecto y a los miembros del equipo a identificar rápidamente áreas del proyecto que funcionan bien y aquellos que pueden estar luchando o necesitan recursos adicionales. La junta no solo proporciona una instantánea del progreso, sino que el progreso de los miembros del equipo también es fácilmente evidente.

Facilitar la comunicación

Los tableros de Kanban también ayudan con la comunicación entre los miembros del equipo. Hacen que sea más fácil asignar tareas, discutir el progreso e identificar cualquier problema potencial. Al tener toda esta información en un solo lugar, los miembros del equipo comprenden mejor su progreso colectivo y pueden identificar rápidamente áreas de mejora.

Permitiendo la capacidad de adaptarse al cambio rápidamente

Los proyectos ágiles requieren que los equipos puedan adaptarse rápidamente a los cambios que surgen durante el curso del proyecto. Los tableros de Kanban hacen este proceso mucho más fácil al proporcionar una visibilidad clara de las tareas que deben completarse, su progreso y cómo los equipos pueden adaptarse mejor a cualquier cambio u obstáculos. Al tener una representación visual del proyecto y su progreso, los miembros del equipo pueden identificar fácilmente qué tareas deben completarse para mantenerse en el camino.

Pasos para crear un tablero Kanban

Escenario

La etapa del borrador se trata de planificar el éxito.

• Comience definiendo sus objetivos. Esto ayudará a guiar el diseño y la ejecución de su Junta kanban.
• Identifique quién trabajará en el proyecto. Saber quién está involucrado es clave para crear una junta kanban efectiva.
• Defina los resultados deseados del proyecto. Tener un conjunto claro de objetivos y objetivos asegurará que el desarrollo de su junta vaya sin problemas.

Etapa de diseño/desarrollo

La etapa de diseño/desarrollo es donde comienza el verdadero trabajo.

• El primer paso es crear el tablero. Esto debe incluir columnas para tareas listas para el trabajo, en progreso y completado.
• Configure las señales dentro del tablero para designar tareas que se deben pronto, tareas completadas y tareas que necesitan atención.
• Agregue tarjetas post-it al tablero para representar tareas. Este es un método invaluable para rastrear tareas y monitorear el progreso.

Etapa de ejecución/adopción

La etapa de ejecución/adopción es el paso final para crear un exitoso Junta kanban.

• Cree un proceso claro para obtener una tarea firmada. Esto hace que sea más fácil realizar un seguimiento de las tareas que se han completado, quién está trabajando en qué y cuándo deben completarse las tareas.
• Configure un proceso de seguimiento de problemas. Tener un sistema para el seguimiento de los problemas y el progreso del seguimiento es esencial para una gestión exitosa de proyectos.
• Entrene a los miembros del equipo sobre cómo usar el sistema. Esta es la clave para garantizar que todos estén en la misma página y trabajen hacia un objetivo común.

Beneficios de usar una junta kanban

Los tableros de Kanban son una herramienta popular para ayudar en la gestión ágil de proyectos. Actúan como representaciones visuales de tareas, con cada tarea representada por una tarjeta. Kanban Boards puede proporcionar muchos beneficios al flujo de trabajo general de un proyecto y son fáciles de configurar.

Visibilidad clara del flujo de trabajo

Una junta de Kanban proporciona una visión clara del proyecto y sus tareas. Hace que sea fácil ver las tareas que están actualmente en progreso, qué tareas están completas y qué tareas aún no se han iniciado. Mantenerse actualizado sobre el progreso del proyecto es rápido y fácil. Las tareas correspondientes están vinculadas por señales visuales que son fáciles de distinguir, lo que permite una colaboración más fácil.

Colaboración mejorada

Los tableros de Kanban aumentan la colaboración entre el equipo miembros. Trabajar con una representación visual de las tareas permite a los miembros del equipo comprender las prioridades del proyecto de manera rápida y fácil. Con una fuente de información fácil de entender, la comunicación entre los miembros del equipo mejora significativamente.

Productividad mejorada

La naturaleza visual de un Kanban Board también ayuda a aumentar la productividad sobre el proyecto. La junta muestra un progreso detallado que permite a los miembros del equipo mantenerse informados y enfocados en sus tareas específicas. El progreso de la tarea se puede monitorear y medir con mayor precisión para mantener los proyectos en el camino y maximizar la productividad.

Consejos para utilizar un tablero Kanban

Los tableros de Kanban ofrecen una forma fantástica de planificar y organizar visualmente tareas en el contexto de la gestión de proyectos ágiles. Aquí hay algunos consejos para aprovechar al máximo.

Asegúrese de que las columnas reflejen los pasos de proceso/flujo de trabajo

Su equipo debe establecer un flujo de trabajo y dividirlo en sus pasos de componentes, lo que indica cada uno como una columna etiquetada en el tablero Kanban. De esta manera, organizará las tareas de manera más eficiente y facilitará la visualización del progreso.

Establecer partes responsables para cada etapa

Para cada una de las columnas, o etapas, identifique a cada miembro del equipo responsable de esas tareas. Esta estructura es útil porque garantiza que los miembros del equipo sean responsables y es fácil detectar cualquier cuello de botella o áreas en las que se dedique demasiado tiempo.

Fomentar las revisiones periódicas

La junta de Kanban debe ser revisada periódicamente. Esta revisión se asegura de que el trabajo va de acuerdo con el plan y que todos estén en la misma página. Esto también fomenta la colaboración entre los miembros del equipo, ya que todos pueden proporcionar comentarios y refinar el flujo de trabajo según sea necesario.

Medir y seguir el progreso

Una junta kanban es una forma ideal de medir el progreso. Dado que las tareas se organizan en columnas, es fácil rastrear la tasa de finalización de cada tarea y qué tan rápido se están completando. Estos datos permitirán a su equipo planificar mejor para el futuro y mejorar el flujo de trabajo.

6. Las mejores prácticas para el uso de la junta de Kanban

a. Dedicar un límite de tiempo sensible a las tareas

Al crear una junta kanban, es importante tener en cuenta los plazos asociados con cada tarea. Estime la cantidad de tiempo que debe tomar una tarea y establecer un límite de tiempo sensato para cuando sea necesario completarlo. Esto ayudará a garantizar que el equipo no esté empantanado y atascado en una tarea durante demasiado tiempo. Desglosar las tareas en objetivos más pequeños y alcanzables también puede ayudar a que el trabajo sea más manejable en una línea de tiempo.

b. Priorizar tareas

Puede ser beneficioso priorizar las tareas en una junta de Kanban para identificar qué tareas deben completarse primero. Cuando una tarea se marca como de mayor prioridad, se destaca más y puede ayudar a mantener al equipo en camino. La priorización también puede ayudar a identificar a los bloqueadores que puedan evitar que el equipo progrese.

C. Mover tareas rápidamente

El Junta kanban Debe ser un entorno fluido y dinámico donde las tareas se muevan rápidamente de una columna a la siguiente. Al evitar retrasos largos, la transparencia aumenta y los problemas se pueden identificar rápidamente. Este flujo rápido también ayuda a garantizar que ninguna tarea esté empantanada durante demasiado tiempo.

d. Limitar el trabajo en progreso

Al determinar la cantidad de tareas que deben estar en progreso en un momento dado, puede considerar la capacidad del equipo. Establecer limitaciones en el trabajo en progreso ayudará a enfocar el equipo y garantizar que las tareas no sean mantenidas por ningún bloqueador. Demasiadas tareas en progreso pueden conducir a la reducción de botella, por lo que limitar los elementos ayudarán a mantener un flujo de trabajo óptimo.

Conclusión

Una junta kanban bien diseñada puede ser una herramienta importante para una gestión efectiva de proyectos ágiles. Puede ayudar a garantizar que las tareas del proyecto se organicen y rastreen de una manera que aliente a los equipos a entregar sus proyectos a tiempo y presupuesto. Una junta de Kanban también ofrece una hoja de ruta visual para que los propietarios de proyectos vigilen el progreso del proyecto.

En esta publicación de blog hemos discutido las mejores prácticas para crear un Junta de Kanban para gestión de proyectos ágiles. Aquí hay un breve resumen de estas recomendaciones:

• Cree columnas que reflejen el flujo de trabajo de su proyecto.
• Asigne tareas a cada miembro del equipo en la columna apropiada.
• Incluya límites en cada etapa del flujo de trabajo para evitar cuellos de botella.
• Use etiquetas para separar las tareas visualmente en la junta de Kanban.
• Monitorear el progreso en el proyecto y ajustar el junta kanban según sea necesario.

Siguiendo estas mejores prácticas, los propietarios de proyectos pueden crear un junta kanban Eso hace que sea más fácil mantenerse al tanto de las tareas y mantener el proyecto en camino.