5 pasos para crear un tablero de Excel que sea realmente útil

Introducción

Un tablero de Excel es una poderosa herramienta de visualización de datos que muestra indicadores de rendimiento clave (KPI) en un formato de resumen. Permite a los usuarios aprender e interpretar rápidamente las tendencias de datos, a menudo utilizando elementos gráficos como gráficos, tablas y medidores. Los paneles de Excel proporcionan una forma rápida y efectiva de monitorear la salud de un negocio, rastrear el progreso en un proyecto o proporcionar informes significativos y visualmente atractivos.

El Beneficios de usar un tablero de Excel son numerosos. Simplifica conjuntos complejos de datos en imágenes fácilmente comprensibles, lo que proporciona una instantánea de una situación y le permite actuar rápidamente. Un Excel Dashboard también le ayuda a ahorrar tiempo actualizando automáticamente con los últimos datos de sus diversas fuentes., haciendo que sea más fácil mantenerse al tanto de las tendencias cambiantes. Finalmente, se puede compartir un tablero de Excel con colegas, lo que permite estar informados y actualizados con los datos.

2. Pasos preparatorios

Antes de entrar en el proceso de creación del tablero, es importante tomar ciertos pasos preparatorios. Esto lo ayudará a reunir toda la información relevante, crear una vista precisa de lo que espera lograr y establecer una base sólida para construir su tablero. Las siguientes subsecciones proporcionarán una visión general de los pasos preparatorios que debe tomar.

a. Determinar qué información necesita

El primer paso es determinar el tipo de información que necesita para informar su tablero. Esto debería incluir qué métricas son importantes para rastrear, qué datos deben extraerse de sus fuentes de datos y cualquier otra información relevante. Al analizar sus datos, observe las tendencias, los valores atípicos y las correlaciones para obtener una mejor idea de lo que se debe exhibir. Una vez que tenga una idea clara de qué información desea incluir, puede pasar al siguiente paso.

b. Diseño precisamente lo que desea lograr

El segundo paso es considerar el objetivo general de su tablero. Da un paso atrás para comprender el contexto detrás de su tablero y qué elementos o componentes clave que desea que incluya. Asegúrese de encontrar una manera de equilibrar sus solicitudes de manera efectiva. Es importante recordar que el propósito de un tablero es ser visualmente atractivo y estimulante, sin ser abrumador. A medida que tome decisiones sobre los tipos de elementos o datos que desea incluir, considere el impacto que tendrán en el tablero resultante.

3. Recopilar datos

Todos los paneles dependen de los datos para impulsar las imágenes. Para garantizar un tablero preciso y actualizado, debe asegurarse de que los datos con los que está trabajando sean confiables y de la más alta calidad. Esto es lo que debe tener en cuenta al recopilar datos para su tablero de Excel.

a. Fuentes de datos

Sus fuentes de datos dependerán del tipo de tablero que esté creando, pero algunas fuentes comunes incluyen bases de datos internas, hojas de cálculo, informes de la industria, comentarios de los consumidores y API de terceros. Examine las fuentes de los datos, evalúe la confiabilidad y la precisión de los datos e implementen las técnicas de limpieza de datos necesarias.

b. Estructurar sus datos para la compatibilidad

Una vez que haya reunido los datos necesarios, debe estructurarlos de una manera que sea compatible con Excel y su diseño del tablero. Esto podría significar cualquier cosa, desde organizar y clasificar los datos en columnas y filas, evaluar la calidad de los datos o combinar múltiples conjuntos de datos en uno.

Si bien estructurar sus datos puede ser tedioso, es un paso crucial para crear un tablero que sea confiable y visualmente atractivo. Tómese el tiempo para asegurarse de que sus datos estén correctamente estructurados y organizados, ya que esto simplificará los pasos posteriores en el proceso de construcción del tablero.

Crea el tablero

Con sus datos recopilados y organizados en una hoja de cálculo de Excel, el siguiente paso es comenzar a crear el tablero. Este proceso comienza con la selección de un tipo apropiado de gráfico o gráfico para representar los datos y su significado. Esta es una tarea crucial ya que la elección del gráfico influirá en la comprensión del usuario y debería facilitar el análisis de los datos.

Seleccione el gráfico/gráfico de Excel apropiado

Al seleccionar el gráfico de Excel correcto para usar, considere el tipo de datos con los que está trabajando, el mensaje que desea transmitir y el resultado deseado. Dependiendo de sus necesidades, se pueden elegir los siguientes tipos de gráficos:

• Gráficos de barras: para comparar datos categóricos.
• Gráficos circulares: para mostrar la composición de los valores.
• Histogramas: para mostrar la distribución de la frecuencia de los datos.
• Gráficos de línea: para los cambios de seguimiento durante un período de tiempo.
• Gráficos de dispersión: para explorar las relaciones entre dos variables.

Formatear el gráfico

Después de seleccionar su gráfico o gráfico, asegúrese de formatearlo de manera visualmente atractiva para que los datos sean más fáciles de entender. Agregar un título, etiquetas del eje y leyendas pueden hacer que el tablero sea más fácil de interpretar y crear una estética más profesional. Además, considere personalizar los colores, agregar animación y transiciones, o etiquetas de datos para proporcionar a los usuarios una experiencia más completa y atractiva.

Análisis del tablero

Una vez que se crea el tablero, el siguiente paso es analizar las consecuencias de los datos. Esto ayuda al usuario a comprender mejor los datos y sacar las conclusiones requeridas. Es esencial identificar tendencias, correlaciones o valores atípicos en el tablero. A través del análisis del tablero, se pueden tomar decisiones más eficientes y precisas.

Analizar las consecuencias de sus datos

Los datos recopilados se pueden analizar para sacar conclusiones sobre cómo los diferentes factores en los datos están conectados o relacionados entre sí. Para analizar más los datos, uno debe identificar correlaciones o valores atípicos dentro del tablero para obtener una mejor comprensión de los datos recopilados. Al analizar de cerca los datos, el usuario puede crear un plan de acción basado en los resultados obtenidos a través del tablero.

Identificar tendencias, correlaciones y valores atípicos

Identificar tendencias, correlaciones y valores atípicos ayuda al usuario a tomar decisiones más informadas basadas en los datos presentados. Las tendencias se ven en los datos como patrones de repetición a lo largo del tiempo, las correlaciones se ven cuando dos factores se influyen entre sí y los valores atípicos se ven como puntos de datos que no se ajustan a la tendencia o el patrón en los datos. Al detectar tendencias, correlaciones y valores atípicos, el usuario puede sacar conclusiones más consistentes y competentes de sus datos.

Comparte el tablero

Una vez que el tablero está completo y adaptado a los datos disponibles actualmente, está listo para compartirse con las partes interesadas clave. Los siguientes pasos asegurarán una introducción suave y organizada del tablero:

Crear una presentación de tablero

Creación de una presentación o documento que describe el tablero, su propósito y su contenido puede ayudar a legitimar el tablero en vista de las partes interesadas clave. La presentación debe ser profesional y visualmente atractiva, incluir un resumen del tablero e incluir una introducción a cualquier detalle que no sea evidentemente claro. Se recomienda incluir también fragmentos de informes y gráficos para enfatizar la capacidad del tablero de presentar datos complejos.

Presente el tablero a las partes interesadas clave

Presentar el tablero a las partes interesadas clave puede ser una experiencia gratificante; Brinda la oportunidad de presentar el caso del tablero y enfatizar su potencial para convertirse en una herramienta útil para todos. Se deben tener en cuenta los siguientes consejos al presentar el tablero:

• Establecer un objetivo para la presentación. Es importante recordar qué puntos deben destacarse y asegurarse de que las partes interesadas clave entiendan cómo el tablero podría beneficiarlos.
• Familiarizar a la audiencia con los datos. Tomarse el tiempo para explicar las fuentes de datos involucradas y su síntesis en el tablero ayuda a las partes interesadas a comprender mejor el tablero.
• Demostrar las capacidades interactivas. Mostrar la interactividad del tablero es una excelente manera de garantizar que las partes interesadas comprendan las diferentes visualizaciones y cómo se pueden usar para analizar los datos.
• Permitir tiempo para preguntas. Asegurar que haya tiempo para responder cualquier pregunta o inquietud que los interesados ​​puedan tener es esencial para garantizar una presentación exitosa.

Conclusión

Crear un tablero de Excel que sea realmente útil no tiene que ser difícil. Todo lo que se necesita es una comprensión de sus datos, un propósito claro para el tablero y un ojo para un buen diseño.

Esta publicación de blog describió cinco pasos para construir un tablero efectivo:

• Paso 1: Reúna sus datos
• Paso 2: Decide el propósito del tablero
• Paso 3: Elija métricas importantes
• Paso 4: Diseño y formateo del tablero
• Paso 5: prueba y finaliza el tablero

Usando estos cinco pasos como guía, ahora es capaz de crear un tablero de Excel que sirva como una herramienta efectiva para Visualización de datos.

Ya sea que sea un líder empresarial que busca rastrear las métricas clave, un educador que rastree el rendimiento de los estudiantes o un analista que intenta destruir datos para tomar decisiones más informadas, Excel Dashboards puede proporcionar una gran cantidad de ideas. Así que adelante y comience a construir su tablero hoy.