5 pasos para crear un panel de Excel que sea realmente útil

Introducción

Un panel de Excel es una potente herramienta de visualización de datos que muestra indicadores clave de rendimiento (KPI) en un formato de resumen. Permite a los usuarios aprender e interpretar rápidamente las tendencias de los datos, a menudo utilizando elementos gráficos como gráficos, tablas e indicadores. Los paneles de Excel brindan una forma rápida y eficaz de monitorear la salud de una empresa, realizar un seguimiento del progreso de un proyecto o proporcionar informes significativos y visualmente atractivos.

Los beneficios de utilizar un panel de Excel son numerosos. Simplifica conjuntos complejos de datos en imágenes fácilmente comprensibles, que proporcionan una instantánea de una situación y le permiten actuar rápidamente. Un panel de Excel también le ayuda a ahorrar tiempo al actualizarse automáticamente con los datos más recientes de sus diversas fuentes, lo que facilita estar al tanto de las tendencias cambiantes. Finalmente, se puede compartir un panel de Excel con colegas, permitiéndoles estar informados y actualizados con los datos.

2. Pasos preparatorios

Antes de entrar en el proceso de creación del panel, es importante seguir ciertos pasos preparatorios. Estos le ayudarán a recopilar toda la información relevante, crear una visión precisa de lo que espera lograr y establecer una base sólida para construir su panel. Las siguientes subsecciones proporcionarán una descripción general de los pasos preparatorios que debe seguir.

a. Determina qué información necesitas

El primer paso es determinar el tipo de información que necesita para su panel de control. Esto debe incluir qué métricas es importante rastrear, qué datos se deben extraer de sus fuentes de datos y cualquier otra información relevante. Al analizar sus datos, observe las tendencias, los valores atípicos y las correlaciones para tener una mejor idea de lo que se debe mostrar. Una vez que tenga una idea clara de qué información desea incluir, puede pasar al siguiente paso.

b. Diseña precisamente lo que quieres lograr

El segundo paso es considerar el objetivo general de su panel. Da un paso atrás para comprender el contexto detrás de tu panel y qué elementos o componentes clave deseas que incluya. Asegúrese de encontrar una manera de equilibrar eficazmente sus solicitudes. Es importante recordar que el propósito de un tablero es ser visualmente atractivo y estimulante, sin ser abrumador. Al tomar decisiones sobre los tipos de elementos o datos que desea incluir, considere el impacto que tendrán en el panel resultante.

3. Recopilar datos

Todos los paneles se basan en datos para impulsar los elementos visuales. Para garantizar un panel preciso y actualizado, debe asegurarse de que los datos con los que está trabajando sean confiables y de la más alta calidad. Esto es lo que debe tener en cuenta al recopilar datos para su panel de Excel.

a. Fuentes de datos

Sus fuentes de datos dependerán del tipo de panel que esté creando, pero algunas fuentes comunes incluyen bases de datos internas, hojas de cálculo, informes de la industria, comentarios de los consumidores y API de terceros. Examinar las fuentes de los datos, evaluar la confiabilidad y precisión de los datos e implementar las técnicas de limpieza de datos necesarias.

b. Estructura tus datos para compatibilidad

Una vez que haya recopilado los datos necesarios, debe estructurarlos de una manera que sea compatible con Excel y su diseño de tablero. Esto podría significar cualquier cosa, desde organizar y ordenar los datos en columnas y filas, evaluar la calidad de los datos o combinar varios conjuntos de datos en uno.

Si bien estructurar sus datos puede ser tedioso, es un paso crucial para crear un panel que sea confiable y visualmente atractivo. Tómese el tiempo para asegurarse de que sus datos estén estructurados y organizados adecuadamente, ya que esto simplificará los pasos posteriores en el proceso de creación del panel.

Crear el panel

Con sus datos recopilados y organizados en una hoja de cálculo de Excel, el siguiente paso es comenzar a crear el panel. Este proceso comienza con la selección de un tipo apropiado de gráfico o tabla para representar los datos y su significado. Esta es una tarea crucial ya que la elección del gráfico influirá en la comprensión del usuario y debería facilitar el análisis de los datos.

Seleccione el gráfico/cuadro de Excel adecuado

Al seleccionar el gráfico de Excel adecuado para usar, considere el tipo de datos con los que está trabajando, el mensaje que desea transmitir y el resultado deseado. Dependiendo de sus necesidades, se pueden elegir los siguientes tipos de gráficos:

• Gráficos de barras: para comparar datos categóricos.
• Gráficos circulares: para mostrar la composición de valores.
• Histogramas: para mostrar la distribución de frecuencia de los datos.
• Gráficos de líneas: para realizar un seguimiento de los cambios durante un período de tiempo.
• Gráficos de dispersión: para explorar relaciones entre dos variables.

Formatear el gráfico

Después de seleccionar su gráfico o tabla, asegúrese de darle un formato visualmente atractivo para que los datos sean más fáciles de entender. Agregar un título, etiquetas de eje y leyendas puede hacer que el tablero sea más fácil de interpretar y crear una estética más profesional. Además, considere personalizar colores, agregar animaciones y transiciones o etiquetas de datos para brindar a los usuarios una experiencia más completa y atractiva.

Análisis del panel

Una vez creado el panel, el siguiente paso es analizar las consecuencias de los datos. Esto ayuda al usuario a comprender mejor los datos y sacar las conclusiones requeridas. Es esencial identificar tendencias, correlaciones o valores atípicos en el panel. A través del análisis del tablero, se pueden tomar decisiones más eficientes y precisas.

Analice las consecuencias de sus datos

Los datos recopilados se pueden analizar para sacar conclusiones sobre cómo los diferentes factores de los datos están conectados o relacionados entre sí. Para analizar los datos más a fondo, es necesario identificar correlaciones o valores atípicos dentro del panel para comprender mejor los datos recopilados. Al analizar detenidamente los datos, el usuario puede crear un plan de acción basado en los resultados obtenidos a través del panel.

Identificar tendencias, correlaciones y valores atípicos

Identificar tendencias, correlaciones y valores atípicos ayuda al usuario a tomar decisiones más informadas basadas en los datos presentados. Las tendencias se ven en los datos como patrones que se repiten a lo largo del tiempo, las correlaciones se ven cuando dos factores se influyen entre sí y los valores atípicos se ven como puntos de datos que no se ajustan a la tendencia o patrón de los datos. Al detectar tendencias, correlaciones y valores atípicos, el usuario puede sacar conclusiones más consistentes y competentes a partir de sus datos.

Compartir el panel

Una vez que el panel esté completo y adaptado a los datos disponibles actualmente, estará listo para compartirse con las partes interesadas clave. Los siguientes pasos garantizarán una introducción fluida y organizada del panel:

Crear una presentación de panel

Crear una presentación o documento que describa el tablero, su propósito y su contenido puede ayudar a legitimar el tablero ante las partes interesadas clave. La presentación debe ser profesional y visualmente atractiva, incluir un resumen del panel e incluir una introducción a cualquier detalle que pueda no estar evidentemente claro. Se recomienda incluir también fragmentos de informes y gráficos para enfatizar la capacidad del panel para presentar datos complejos.

Presentar el panel a las partes interesadas clave

Presentar el panel a las partes interesadas clave puede ser una experiencia gratificante; Brinda la oportunidad de defender el tablero y enfatizar su potencial para convertirse en una herramienta útil para todos. Se deben tener en cuenta los siguientes consejos al presentar el panel:

• Establezca un objetivo para la presentación. Es importante recordar qué puntos deben destacarse y asegurarse de que las partes interesadas clave comprendan cómo el panel podría beneficiarlos.
• Familiarizar a la audiencia con los datos. Tomarse el tiempo para explicar las fuentes de datos involucradas y su síntesis en el tablero ayuda a las partes interesadas a comprender mejor el tablero.
• Demuestre las capacidades interactivas. Mostrar la interactividad del panel es una excelente manera de garantizar que las partes interesadas comprendan las diferentes visualizaciones y cómo se pueden utilizar para analizar datos.
• Dé tiempo para preguntas. Garantizar que haya tiempo para responder cualquier pregunta o inquietud que puedan tener las partes interesadas es esencial para garantizar una presentación exitosa.

Conclusión

Crear un panel de Excel que sea realmente útil no tiene por qué ser difícil. Todo lo que se necesita es comprender sus datos, un propósito claro para el tablero y buen ojo para el buen diseño.

Esta publicación de blog describe cinco pasos para crear un panel eficaz:

• Paso 1: recopile sus datos
• Paso 2: Decidir el propósito del panel
• Paso 3: Elija métricas importantes
• Paso 4: Diseñar y dar formato al panel
• Paso 5: Probar y finalizar el panel

Utilizando estos cinco pasos como guía, ahora podrá crear un panel de Excel que servirá como una herramienta eficaz para la visualización de datos.

Ya sea un líder empresarial que busca realizar un seguimiento de métricas clave, un educador que realiza un seguimiento del desempeño de los estudiantes o un analista que intenta analizar datos para tomar decisiones más informadas, los paneles de Excel pueden proporcionar una gran cantidad de información valiosa. Continúe y comience a crear su panel de control hoy.