Creación de una política integral de cuentas por cobrar

Introducción

Las cuentas por cobrar se refieren al dinero adeudado a una empresa por sus clientes o clientes. Es parte de los activos actuales informados en el balance y generalmente se espera que se pague dentro de un año. La creación de una política integral de cuentas por cobrar ayuda a garantizar que todas las transacciones se manejen de manera eficiente y oportuna.

Objetivo

• Proporcionar orientación uniforme cuando se trata de procesamiento de pagos y rastreo de deudas
• Asegure el funcionamiento sin problemas del departamento de cuentas por cobrar
• Proteger la situación financiera de la empresa, salvaguardándola de todas las formas de deuda incobrable
• Establezca términos y expectativas de pago claras con clientes y clientes

Evaluación de políticas de cuentas por cobrar de cuentas corrientes

La evaluación de las políticas de cuentas por cobrar de cuentas corrientes es una parte clave de la creación de una política integral de cuentas por cobrar. El objetivo de la evaluación es analizar los procedimientos actuales e identificar posibles actualizaciones que deben implementarse. Es fundamental que las empresas tengan políticas y procedimientos sólidos para garantizar la recaudación oportuna de pagos.

Revisión de las políticas y procedimientos actuales

El primer paso para evaluar las políticas de cuentas por cobrar de las cuentas corrientes es revisar las políticas y procedimientos existentes. Esto debe incluir un análisis exhaustivo de los términos de facturación y pago, procesos de cobro y procedimientos de gestión de riesgos de crédito. La revisión también debe cubrir procesos de facturación de clientes y procedimientos de cuentas anteriores. La revisión debe ser realizada por un profesional calificado.

Análisis de posibles actualizaciones

Una vez que se completa la revisión, el siguiente paso es analizar los hallazgos e identificar posibles actualizaciones. Esto podría incluir ajustar Términos de facturación y pago para garantizar que los clientes sean facturados correctamente y los pagos se recopilan de manera oportuna. También puede incluir la actualización de los procesos de recolección actuales y los procedimientos de gestión de riesgos de crédito. Cualquier actualización potencial debe ser revisada y aprobada por profesionales calificados.

La creación de una política integral de cuentas por cobrar requiere una evaluación cuidadosa de las políticas y procedimientos actuales. Es importante que las empresas evalúen sus políticas y procedimientos actuales y analicen posibles actualizaciones. Esto asegurará que los clientes se facturen correctamente, los pagos se recaudan de manera oportuna, y los procesos de cobro y los procedimientos de gestión de riesgos de crédito están actualizados.

Participación y contribuciones de las partes interesadas

Las políticas de cuentas por cobrar afectan a una amplia gama de partes dentro y fuera de la organización. Es fundamental que todos los interesados ​​participen en el desarrollo de una política integral de cuentas por cobrar. Esto ayuda a garantizar que todas las opiniones y perspectivas se escuchen e incluyan en la política. También ayuda a la organización a evitar cualquier posible conflicto entre la política y las expectativas de las partes interesadas afectadas.

No se puede exagerar el valor y la importancia de la recopilación de los afectados por la política de cuentas por cobrar. Cada grupo de partes interesadas aporta una perspectiva y comprensión diferentes al proceso de formulación de políticas. Su participación ayuda a identificar posibles problemas que podrían no ser obvios para aquellos que no se ven directamente afectados. Además, tener comentarios de las partes interesadas durante el proceso de formulación de políticas puede promover un mayor nivel de aceptación y aceptación cuando la política se implementa en última instancia.

Al desarrollar una política integral de cuentas por cobrar, hay ciertas partes interesadas que deben tener un asiento en la mesa. Esto incluye representantes de los departamentos financieros, legales y de TI. Cada uno de estos departamentos tendrá información y comprensión únicos sobre los diversos componentes de una política integral.

• Departamento de Finanzas - El Departamento de Finanzas debe proporcionar el marco y la orientación para garantizar que la política siga todas las leyes y reglamentos relevantes. También deben ofrecer consejos sobre los tipos de controles que deben establecerse para garantizar que la política sea efectiva.


• Departamento legal - El departamento legal debe proporcionar información sobre cómo estructurar la política de una manera que proteja a la organización de posibles problemas legales. También deben asegurarse de que todas las leyes y regulaciones relevantes se tengan en cuenta.


• Departamento de TI - El departamento de TI debe participar en el desarrollo del Infraestructura tecnológica necesaria para implementar y administrar las cuentas por cobrar política. Esto incluye el desarrollo de sistemas y procesos para monitoreo, seguimiento y auditoría de la actividad de cuentas por cobrar.

La participación de las partes interesadas es fundamental para crear una política integral y efectiva de cuentas por cobrar. Incluir correctamente a las partes interesadas a través del proceso de formulación de políticas ayuda a garantizar que se tengan en cuenta todas las perspectivas y puntos de vista relevantes. Además, puede ayudar a reducir el riesgo de posibles conflictos y garantizar que la política sea aceptada por los afectados por ella.

Punto de contacto

Es esencial para Identificar un punto de contacto dentro de la organización responsable de abordar las cuentas por cobrar consultas, problemas y discrepancias. La configuración de un contacto designado permite una comunicación perfecta entre la organización y sus clientes, proporciona una sensación de uniformidad y fomenta la responsabilidad.

Identificar el contacto de cuentas por cobrar de cuentas designadas

El contacto designado para cuentas por cobrar debe dejarse claro en la política. Este punto de contacto debe ser alguien familiarizado con el proceso de cuentas por cobrar, así como con las políticas y procedimientos de la organización. Considere dejar esto claro tanto internamente en la política como externamente cuando se comunique con los clientes.

Papel del contacto en la aplicación de políticas

El contacto de las cuentas por cobrar designadas debe ser responsable de garantizar que los cargos se paguen a tiempo y que los clientes se adhieran a los términos y condiciones de la política de cuentas por cobrar. Esto incluye recopilar facturas no remuneradas, responder a las consultas de los clientes de manera oportuna y hacer un seguimiento de las discrepancias. Además, el punto de contacto debe confirmar que todo el papeleo necesario se complete correctamente y está en el archivo.

El contacto designado también debe ser responsable de rastrear cualquier cambio o enmienda realizada en la política de cuentas por cobrar y comunicar cualquier cambio a las partes relevantes. Esto podría incluir notificaciones a todos los clientes o actualizaciones específicas, como avisos de los próximos cambios de pago.

Estructura de pago y pautas

Al establecer una política de cuentas por cobrar, es importante definir claramente la estructura de pago y las pautas para garantizar una recaudación eficiente de pagos.

a. Condiciones de pago

Los términos de pago deben ser parte de cualquier acuerdo de contrato entre el negocio y sus clientes. Los términos deben indicar la fecha de vencimiento del pago que probablemente será la fecha de compra o al recibir la factura. También debe haber una mención de los cargos atrasados ​​o tasas de interés aplicables, descuentos para pagos oportunos y métodos de pago aceptados.

b. Procedimientos y reglamentos contables

El Cuentas por cobrar La política también debe incluir pautas para los procedimientos y regulaciones contables. Esto debería describir quién es responsable de manejar cuentas por cobrar, con qué frecuencia se deben revisar las cuentas y cómo manejar cualquier discrepancia. También debe incluir definiciones para los registros de clientes, como facturas, créditos y otras transacciones. Además, se deben establecer pautas para manejar disputas o quejas del cliente.

Estas pautas ayudarán a garantizar un seguimiento preciso y oportuno de la información de pago, el cumplimiento de todas las regulaciones relevantes y el servicio al cliente eficiente.

Proceso de colecciones

Las empresas deben revisar y actualizar constantemente sus cuentas por cobrar Política (Política AR) para garantizar el cumplimiento de las últimas regulaciones. Un componente importante de la Política AR es el proceso de cobro, que implica cómo se manejan las cuentas cuando los pagos se vencen. Es importante que las empresas revisen su proceso de colección actual y se mantengan al día con cualquier actualización prospectiva.

Revisión del proceso actual de colecciones

El primer paso para revisar el proceso de colecciones es comprender los procedimientos actuales vigentes. Esto incluye determinar cuándo se han pasado las facturas, cuándo deben emitirse avisos vencidos y qué métodos deben usarse para intentar la recolección. También es importante revisar las políticas existentes para determinar cuándo entregar las cuentas a una agencia de cobros y las políticas de recursos humanos que cubren las medidas legales. Es importante tener una comprensión detallada del proceso actual para realizar mejoras.

Perspectivas actualizaciones de acuerdo con las regulaciones cambiantes

A medida que las regulaciones relacionadas con la recopilación del cambio de cuentas vencidas, las empresas deberán revisar su proceso de cobranza y realizar las actualizaciones necesarias. Esto puede incluir cambios en la frecuencia de los intentos de recolección, ajustar el límite para transmitir cuentas a una agencia de cobros o cambios en la política para tomar medidas legales. Como el proceso de colección es una parte importante de una política general de AR, es importante que las empresas presten atención a los cambios en las regulaciones para mantenerse cumpliendo, efectivo y competitivo.

Las empresas también deben prestar atención a las tendencias y prácticas de recaudación en la industria, y buscar formas de incorporar las mejores prácticas en su propio proceso de colecciones. Mantenerse actualizado sobre las tendencias y las regulaciones puede ayudar a las empresas a mantenerse competitivas y maximizar su potencial de recolección.

Conclusión

Crear una política integral de cuentas por cobrar es esencial para las empresas modernas. Esta política debe diseñarse cuidadosamente en función de las necesidades y requisitos específicos de la organización y debe incluir los siguientes componentes: Términos claros de facturación y pago, procedimientos de resolución de disputas personalizados, procesos automatizados de gestión de recaudación y deuda, y evaluaciones regulares de riesgos de crédito. Además, es esencial garantizar la toma de decisiones informadas, a través de una cuidadosa implementación y aplicación de políticas.

Resumen de los componentes de una política integral de cuentas por cobrar

• Términos claros de facturación y pago
• Procedimientos de resolución de disputas personalizados
• Procesos automatizados de recaudación y gestión de la deuda
• Evaluaciones regulares de riesgo de crédito

Decisiones informadas y la importancia de la aplicación de políticas

Los líderes financieros deben garantizar la toma de decisiones informadas, a través de una cuidadosa implementación de políticas y la aplicación. Fuerte Gestión de cuentas por cobrar Requiere sistemas, procesos y personal dedicado a administrar las ventas de crédito de una empresa y los recibos de efectivo. Recoger el pago es una actividad crítica y debe hacerse de una manera que garantice la efectividad, la eficiencia y la precisión.