Las mejores prácticas para establecer cuentas objetivo pagaderas KPI

Introducción

Tener objetivos concretos y alcanzables son esenciales en las cuentas a pagar para ayudar a medir el rendimiento de un negocio. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son valores medibles utilizados para determinar el éxito de un equipo de cuentas por pagar para cumplir con los objetivos establecidos. Es importante seleccionar KPI que reflejen los objetivos comerciales específicos de la organización.

En esta publicación de blog, aprenderá las mejores prácticas para establecer el objetivo KPI de cuentas por pagar. Discutiremos tres puntos clave a considerar al establecer objetivos: evaluación comparativa, capacidades actuales y objetivos futuros.

Establecer objetivos que son claros y relevantes

El establecimiento de objetivos es una parte esencial de la racionalización y la mejora del proceso de pago de cuentas. Es importante establecer objetivos claros y medibles que sean relevantes para el departamento de cuentas por pagar. Una de las mejores maneras de lograr esto es combinar objetivos cuantitativos y cualitativos. Estos deben estar vinculados a los objetivos que se centran tanto en los resultados a corto y largo plazo de las iniciativas de cuentas por pagar.

Combinación de objetivos cuantitativos y cualitativos

Los objetivos cuantitativos deben ser impulsados ​​por datos, medibles y comparados con los estándares de la industria. Estos generalmente se centran en los resultados, como los ahorros de costos, la mejor precisión y la puntualidad, y las relaciones con los proveedores. Por ejemplo, un objetivo basado en datos podría incluir la reducción del tiempo de procesamiento para las facturas de cuentas por pagar en un 25% en el próximo trimestre.

Los objetivos cualitativos a menudo proporcionan una visión más completa del proceso de pago de cuentas. Por lo general, se utilizan para evaluar las mejoras del proceso, los cambios organizacionales y la satisfacción de los empleados que pueden afectar el desempeño de las cuentas por pagar. Los ejemplos de objetivos cualitativos pueden incluir una colaboración creciente entre las cuentas por pagar y otros departamentos, o desarrollar nuevos procesos que acorten el ciclo de vida de las cuentas por pagar.

Utilizar ideas basadas en datos

Las ideas basadas en datos pueden ser útiles al configurar KPI de cuentas por pagar. Aprovechar las herramientas de análisis permite a los equipos de cuentas por pagar medir, monitorear y ajustar sus procesos de manera rápida y efectiva. Al rastrear las métricas clave con el tiempo, los equipos de cuentas por pagar pueden evaluar fácilmente el progreso de sus KPI y determinar si están cumpliendo con sus objetivos.

Las herramientas de análisis también proporcionan información valiosa sobre el desempeño de las actividades de cuentas individuales por pagar. Los equipos pueden usar estos datos para identificar áreas que necesitan mejoras y ajustar sus KPI en consecuencia. Esta información también se puede utilizar para desarrollar planes de capacitación y objetivos de equipo que ayuden a la función de las cuentas por pagar a ser más eficientes y efectivos.

Desarrollar una línea de tiempo realista

Creando una línea de tiempo para KPI de cuenta por pagar Ayuda a garantizar que las tareas se completen a tiempo y que se cumplan los objetivos. Al desarrollar una línea de tiempo, su equipo debe considerar los objetivos a corto y largo plazo para que todos los objetivos sean alcanzables y realistas.

Objetivos a corto plazo

Los objetivos a corto plazo son necesarios para las operaciones diarias y realizar un seguimiento del progreso. Esto podría incluir una línea de tiempo para tareas como el pago de facturas, las conciliaciones de cuentas y las comunicaciones de los proveedores.

Objetivos a largo plazo

La creación de una línea de tiempo para los objetivos a largo plazo le da a su equipo una mejor oportunidad de lograr KPI más altos y una mejor comprensión del proceso de cuentas por pagar. Esto podría incluir un cronograma para tareas como la eficiencia del procesamiento de pagos, el tiempo de retraso de pago promedio y las cuentas de conciliación.

Revisar los objetivos y hacer ajustes

Es importante revisar los objetivos y hacer los ajustes necesarios en el camino. Es posible que algunos KPI deban ajustarse dependiendo del nivel de complejidad de las tareas o la capacidad de carga de trabajo. Permitir tiempo para revisar cualquier cambio y asegurarse de que todos los objetivos sean alcanzables.

• Considere los objetivos a corto y largo plazo al desarrollar una línea de tiempo.
• Deje tiempo para revisar los objetivos y hacer los ajustes necesarios.

Monitorear las cuentas por pagar rendimiento

Maximizar el desempeño financiero de su empresa requiere establecer y monitorear KPI para las cuentas por pagar. Establecer métricas apropiadas y progreso de seguimiento ayuda a garantizar pagos oportunos y administrar todo el proceso de pago.

Rastrear KPI de forma regular

Las empresas deben rastrear KPI que mejor reflejan sus procesos de pago de cuentas específicas. Evaluar las métricas que son importantes para su entorno les ayuda a identificar cuellos de botella y posibles áreas de mejora. Los ejemplos de KPI de uso común incluyen: tiempo promedio de pago, tiempo de procesamiento de facturas, tiempo de ciclo de cuentas por pagar, número de pagos atrasados, etc.

Es importante rastrear esta información de forma regular para obtener una comprensión del rendimiento del proceso de pago de cuentas. Esto ayuda a identificar oportunidades de mejora y a garantizar que se cumplan los objetivos de las cuentas por pagar.

Mida el progreso para determinar si se está logrando el objetivo establecido

Una vez que se han identificado los KPI relevantes, las empresas deben monitorear el desempeño del sistema de pago de su cuentas. Esto implica medir varios indicadores de rendimiento y analizar los datos para determinar si se están logrando los objetivos establecidos. Las empresas deben prestar especial atención a los indicadores clave de rendimiento, como el tiempo de procesamiento de facturas, el tiempo de pago y el número de pagos atrasados, ya que estos son indicativos del rendimiento general del proceso de pago de cuentas.

El monitoreo del desempeño de las cuentas por pagar ayuda a las empresas a garantizar que cumplan con sus objetivos y puedan identificar posibles áreas de mejora en el proceso. Esto ayuda a garantizar que las empresas maximicen su desempeño financiero.

Identificar áreas para mejorar

Cuando Las cuentas por pagar KPI no pueden ayudar a un negocio Cumplir con sus objetivos de rendimiento deseados, es importante establecer la causa raíz del problema e identificar las áreas que necesitan mejoras. Esto se puede hacer mediante un análisis de datos integral del proceso de pago de cuentas.

Recopilar y analizar datos

Para identificar las áreas de mejora en las cuentas por pagar, una empresa necesita recopilar y analizar datos sobre el proceso de pago de cuentas. Esto podría incluir datos sobre:

• Volumen de cuentas por pagar de cuentas
• Términos de pago
• Procesamiento de pedidos de compra
• Procesando pago
• Procesamiento de factura
• Reconciliación

Al examinar a fondo los datos en torno al proceso de pago de cuentas, los dueños de negocios y los gerentes de finanzas pueden identificar las fuentes de cuellos de botella en el sistema y obtener información procesable para mejorar el rendimiento del proceso.

Acciones para resolver problemas

Una vez que se han identificado las áreas que requieren mejoras, las empresas pueden tomar los siguientes pasos para resolver los problemas y aumentar el rendimiento de sus cuentas por pagar:

• Implementar tecnologías como IA y automatización para optimizar los procesos de pago de cuentas y eliminar errores manuales
• Negociar mejores términos de pago con proveedores para reducir los pagos atrasados
• Optimizar el proceso de factura a pago mediante la introducción de un sistema de descuento de pago temprano
• Desarrollar un Estrategia de cuentas por pagar para garantizar la gestión eficiente de los pagos
• Asegúrese de que todas las partes interesadas involucradas en el proceso de pago de cuentas estén en la misma página

Implementando las medidas mencionadas anteriormente, Las empresas pueden mejorar sus cuentas por pagar el rendimiento y lograr sus KPI deseados.

Revisar el rendimiento de forma regular

El más forma eficiente de garantizar que las cuentas por pagar KPI se están logrando es revisar el rendimiento de forma regular. Esto se puede hacer a través de un proceso de revisión manual o utilizando informes y análisis automatizados. Las revisiones regulares asegurarán que cualquier cambio en los estándares de rendimiento se pueda identificar rápidamente, lo que permite establecer estrategias sólidas de resolución de problemas en consecuencia.

Compare los resultados de rendimiento actual para establecer el objetivo

Un éxito La estrategia de KPI de cuentas por pagar implica medir Niveles de rendimiento y configuración de objetivos claros. Esto debe hacerse para garantizar que los objetivos de las cuentas por pagar se rastreen y comunicen adecuadamente en toda la organización. Revise los resultados de rendimiento actuales para cada KPI y compárelos para establecer puntos de referencia objetivo. Cualquier discrepancia o desviación debe documentarse y discutirse más a fondo para determinar cualquier acción necesaria.

Evaluar si se necesitan ajustes

Una vez que se han identificado las discrepancias entre el rendimiento actual y los puntos de referencia de objetivos establecidos, evalúe si son necesarios ajustes. Esto puede implicar cambiar los puntos de referencia objetivo, ajustar las asignaciones de recursos o introducir nuevos procesos y sistemas para mejorar el rendimiento. Para tomar decisiones informadas, use datos para evaluar el impacto de cualquier modificación que se recomienda.

Conclusión

El proceso de configurar el derecho Los KPI de cuentas por pagar es crucial para ayudar a las organizaciones a rastrear y mejorar el rendimiento de sus cuentas por pagar. Cuando la configuración de KPI se realiza de manera precisa y adecuada, las organizaciones se beneficiarán de mejoras medibles en productividad, ganancia financiera y gestión financiera positiva.

En última instancia, los KPI ayudan a impulsar la estrategia y los objetivos del departamento de cuentas por pagar al proporcionar objetivos objetivos para apuntar. Esto puede permitir la asistencia de otros departamentos para centrarse en las prioridades para mantener mejoras y, por lo tanto, acelerar el proceso de transformación.

Siguiendo las mejores prácticas antes mencionadas, las organizaciones estarán mejor equipadas para definir declaraciones efectivas y desarrollar KPI que respalden los objetivos de la compañía a largo plazo. Al hacerlo, promoverá las mejores prácticas de principios contables que inevitablemente conducirán a un negocio más rentable y exitoso.

Esquema de los beneficios de mejorar el rendimiento de las cuentas por pagar

• Mayores ganancias
• Tasas de error reducidas
• Aumento de la visión y visibilidad de los procesos de pago
• Mejoras en las relaciones con los proveedores
• Aumentar la satisfacción del personal debido a una reducción en el tiempo dedicado a los procesos manuales
• Mejor gestión financiera