Una guía paso a paso para crear un tablero interactivo

Introducción

Crear un tablero de Excel puede ser una excelente manera de mostrar métricas clave y crear una representación visual impactante de sus datos. Esta guía para principiantes proporcionará una visión general de los pasos, herramientas y habilidades necesarias para crear un tablero de Excel. El objetivo es cubrir toda la información crucial y proporcionar instrucciones claras sobre la creación de un tablero que sea informativo y fácil de entender.

Crear un buen tablero de Excel implica algunos pasos importantes. Éstas incluyen:

Recopilando sus datos
Creación de una representación visual de los datos
Considerando qué métricas serán más útiles y relevantes
Comprensión de los principios de formato y diseño para visualización y comunicación efectivas

Preparar los datos

La creación de un tablero de Excel comienza a asegurarse de que sus datos estén configurados correctamente. Para el tablero más efectivo y las ideas más precisas, sus datos deben organizarse y formatearse antes de crear su tablero. Así es cómo.

Organización de los datos

El primer paso es organizar sus datos. Comience organizando los datos en categorías o etiquetas relevantes. Esto lo ayudará a interpretar los datos en su tablero y crear visualizaciones que sean fáciles de entender.

Copiar y pegar los datos

A continuación, copie y pegue los datos en Excel. Asegúrese de que todas sus columnas y filas estén en el lugar correcto, eliminando cualquier fila o columnas adicionales innecesarias. Vuelva a verificar que todos los datos se formaten correctamente en cada campo y todas las columnas coincidan con las etiquetas que creó.

Formatear los datos

Después de copiar y pegar sus datos, debe formatearlos para garantizar la precisión. Esto incluye cambiar la moneda, el idioma, la fecha, la hora y cualquier otro campo que deba actualizarse. Para asegurarse de que todos los campos se hayan cambiado al formato apropiado, seleccione todo el conjunto de datos y presione el botón "Formato".

Configuración del tipo de datos

Para asegurarse de que todos sus datos se interpreten correctamente, querrá asegurarse de que esté utilizando el tipo de datos correcto. Los tipos de datos le dicen a Excel cómo interpretar los datos y pueden ser tipos de datos numéricos, de texto o especiales, como fechas o moneda. Para establecerlos, seleccione sus datos, haga clic en el menú desplegable "Tipo de datos" y seleccione el tipo apropiado para cada campo.

Numérico: utilizado para números
Texto: utilizado para nombres, direcciones de correo electrónico, etc.
Fechas - utilizadas para fechas
Moneda: se usa por dinero

Crea el tablero

Ahora que ha reunido los datos sin procesar y está en el formato de una tabla de Excel, está listo para crear el tablero. El tablero será una representación visual de los datos, lo que facilita el seguimiento de los indicadores de rendimiento clave. Debe estar diseñado para dar al usuario acceso fácil a los puntos de datos que necesita para hacer el trabajo.

Agregar el gráfico y las imágenes

El primer paso para crear un El tablero de Excel es para agregar los gráficos y imágenes. Dependiendo del tipo de datos, puede elegir entre una variedad de cuadros y imágenes, como gráficos de barras, gráficos de línea, gráficos circulares, etc. También necesitará agregar títulos y leyendas a sus gráficos para que sean más legibles.

Inserción de formato de condición

Otra característica útil de los paneles de Excel es el formato de condición. Esta es una forma de hacer que los datos sean más visibles agregando color y símbolos para enfatizar los puntos de datos. Por ejemplo, podría hacer que los valores que caen por encima de un cierto umbral aparecen como rojo, mientras que los debajo del umbral aparecen como verdes. Esto ayuda a evaluar rápidamente el rendimiento de los datos.

Configuración de filtros y cortes

Los filtros y las cortadoras son otro potente característica de los paneles de Excel. Le permiten filtrar rápidamente los datos de acuerdo con los criterios especificados. Por ejemplo, puede filtrar los datos para mostrar solo datos de un cierto período de tiempo o para mostrar solo los datos de una determinada región. Esta característica puede ayudar a perfeccionar rápidamente la información que importa.

Agregar enlaces e interactividad

El último paso en Crear un tablero de Excel es agregar enlaces e interactividad. Esto puede incluir enlaces a otras hojas en el libro de trabajo, a páginas web externos o correos electrónicos. También puede agregar características interactivas como botones que se vinculan a otros componentes del tablero. Esto ayuda a hacer que el tablero sea más intuitivo y más fácil de usar.

Haz que se vea bien

Ahora lo tienes creó su propio tablero de Excel. Ahora es el momento de arreglarlo y hacer que parezca más profesional. Aquí hay algunos consejos sobre cómo hacer que su tablero se vea mejor.

Agregar bordes, fondos y gráficos

Los bordes y los fondos pueden ser una excelente manera de definir secciones de su tablero. También puede agregar gráficos, como iconos e imágenes, para mejorar aún más el atractivo visual de su tablero. Use estas características para agregar secciones y división a su tablero, como dividir gráficos en grupos.

Ajustar el tamaño del tablero

El tamaño del tablero puede marcar una gran diferencia en el aspecto general. Puede usar la opción 'Hoja de formato' para ajustar el tamaño y hacer que su tablero se ajuste con el resto de la hoja. Hacer esto hará que toda su hoja se vea más estéticamente agradable.

Insertar títulos, subtítulos y notas

Usar títulos, subtítulos y notas es una excelente manera de romper la información en su tablero y facilitarlo. Use estos para agregar algo de claridad y guiar al usuario a través de las diversas regiones de su tablero.

Agregar bibliotecas y líneas de cuadrícula

El uso de Sparklines y GridLines es otra excelente manera de diseñar su tablero. Ambas características pueden agregar un buen toque visual y se pueden usar para llamar la atención a diferentes partes de su tablero. Las líneas de chispas son especialmente útiles para mostrar tendencias.

Terminar con toques finales

Una vez que haya desarrollado un tablero de Excel básico, hay algunos pasos más que debe seguir para terminar el proyecto. Esto incluye automatizar la recuperación de datos, crear un rango de datos dinámico y configurar tablas y sábanas dinámicas. Estos son esenciales para garantizar que sus datos estén siempre actualizados y fáciles de acceder.

Automatizar la recuperación de datos

Antes de automatizar los datos, es importante asegurarse de que todos los puntos de datos estén conectados correctamente a la base de datos subyacente. Esto incluye verificar qué campos se están utilizando, cómo se están clasificando los datos y qué consulta se está utilizando. Una vez que se hayan tomado estos pasos, puede configurar una tarea programada para actualizar automáticamente los datos. Esto se puede hacer en la ventana de consulta de Microsoft, a la que se puede acceder a través de datos -> obtener datos externos -> Actualizar cada ... Con esta tarea, también puede optar por actualizar solo ciertas celdas o toda la hoja.

Creación de un rango de datos dinámico

Una vez que se ha configurado la actualización automatizada, es hora de crear un rango de datos dinámico. Esto es necesario para garantizar que el tablero permanezca actualizado, ya que todos los datos se actualizarán cada vez que se modifique la base de datos. Los rangos dinámicos se crean utilizando la función de desplazamiento, que se puede encontrar en la pestaña Fórmulas en Excel. Esta función le permite especificar un rango que es un cierto número de filas y columnas lejos de una determinada celda. Este rango se puede usar en el tablero para mostrar siempre los datos más actuales.

Configuración de tablas de pivote y sábanas

El final Pase en la creación de un tablero de Excel es configurar tablas y sábanas de pivote. Las tablas dinámicas le permiten analizar rápidamente grandes conjuntos de datos y extraer ideas significativas. Esto se puede lograr arrastrando y soltando campos desde el rango de datos en la tabla de pivote. Al configurar múltiples hojas y vincularlas a tablas de pivote, puede crear fácilmente un tablero interactivo que se pueda usar para analizar y visualizar rápidamente los datos.

Probar el tablero

Para comenzar, debe asegurarse de que su tablero de Excel esté conectado a la base de datos correcta y que esté optimizado para actualizarse de manera rápida y precisa. Puede hacer esto siguiendo estos pasos:

Conectando la base de datos

Lo primero que debe hacer es conectar su tablero de Excel a su base de datos. Puede hacerlo buscando la configuración de conexión en la pestaña "Datos" del libro de trabajo de Excel. Cuando abra la configuración de conexión de datos, verá un Lista de bases de datos disponibles. Seleccione la base de datos a la que desea conectarse y haga clic en "Aceptar". La base de datos se conectará correctamente a su tablero de Excel.

Actualizar la base de datos

Ahora que ha conectado con éxito la base de datos a su tablero de Excel, debe asegurarse de que los datos se actualicen rápidamente. Esto se puede hacer yendo a la pestaña "Datos" y seleccionando "Actualizar". Esto comenzará el proceso de actualizar los datos de la base de datos conectada. Dependiendo del tamaño de la base de datos y la velocidad de su computadora, este proceso puede tomar hasta unos minutos.

Una vez que se haya completado el proceso de actualización, debe verificar los datos para asegurarse de que se haya actualizado correctamente. Puede hacer esto comparando la información recientemente refrescada con los datos anteriores para asegurarse de que todo esté actualizado.

Conclusión

Crear un tablero de Excel puede parecer desalentador para un principiante al principio, pero una vez que comprende los fundamentos y practica la construcción de sus propios paneles personalizados, puede convertirse en una rutina fácil. Esta guía describió un proceso paso a paso para crear su propio tablero en Excel, incluida la comprensión de las fuentes de datos necesarias, la configuración de la hoja y la creación de imágenes listas para la presentación.

Resumen de los pasos de creación del tablero

Crear un tablero en Excel requiere los siguientes pasos:

Recopilando las fuentes de datos necesarias
Configuración de la hoja de cálculo
Visualizar datos con cuadros, gráficos y otras imágenes
Pulir el tablero con características amigables para la presentación, como esquemas de color y estilos de fuentes.