Cómo crear un panel de Excel: guía para principiantes

Introducción

Crear un panel de Excel puede ser una excelente manera de mostrar métricas clave y crear una representación visual impactante de sus datos. Esta guía para principiantes proporcionará una descripción general de los pasos, herramientas y habilidades necesarias para crear un panel de Excel. El objetivo es cubrir toda la información crucial y brindar instrucciones claras sobre cómo crear un panel que sea informativo y fácil de entender.

Crear un buen panel de Excel implica algunos pasos importantes. Estos incluyen:

• Recopilación de sus datos
• Crear una representación visual de los datos
• Considerar qué métricas serán más útiles y relevantes
• Comprender los principios de formato y diseño para una visualización y comunicación efectivas

Preparar los datos

La creación de un panel de Excel comienza con asegurarse de que sus datos estén configurados correctamente. Para obtener el panel más eficaz y la información más precisa, sus datos deben organizarse y formatearse antes de crear su panel. Así es cómo.

Organización de los datos

El primer paso es organizar sus datos. Comience organizando los datos en categorías o etiquetas relevantes. Esto le ayudará a interpretar los datos de su panel y a crear visualizaciones que sean fáciles de entender.

Copiar y pegar los datos

A continuación, copie y pegue los datos en Excel. Asegúrese de que todas sus columnas y filas estén en el lugar correcto, eliminando cualquier fila o columna adicional innecesaria. Vuelva a verificar que todos los datos tengan el formato correcto en cada campo y que todas las columnas coincidan con las etiquetas que creó.

Formateando los datos

Después de copiar y pegar sus datos, debe formatearlos para garantizar su precisión. Esto incluye cambiar la moneda, el idioma, la fecha, la hora y cualquier otro campo que deba actualizarse. Para asegurarse de que todos los campos se hayan cambiado al formato apropiado, seleccione todo el conjunto de datos y presione el botón "formato".

Configuración del tipo de datos

Para garantizar que todos sus datos se interpreten correctamente, querrá asegurarse de que estén utilizando el tipo de datos correcto. Los tipos de datos le dicen a Excel cómo interpretar los datos y pueden ser tipos de datos numéricos, de texto o especiales, como fechas o moneda. Para configurarlos, seleccione sus datos, haga clic en el menú desplegable "tipo de datos" y seleccione el tipo apropiado para cada campo.

• Numérico - usado para números
• Texto: se utiliza para nombres, direcciones de correo electrónico, etc.
• Fechas: utilizadas para fechas
• Moneda: utilizada para dinero

Crear el panel

Ahora que ha recopilado los datos sin procesar y están en el formato de una tabla de Excel, está listo para crear el panel. El panel será una representación visual de los datos, lo que facilitará el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento. Debe diseñarse para brindar al usuario un fácil acceso a los puntos de datos que necesita para realizar el trabajo.

Agregar el gráfico y los elementos visuales

El primer paso para crear un panel de Excel es agregar los gráficos y los elementos visuales. Dependiendo del tipo de datos, puede elegir entre una variedad de gráficos y elementos visuales, como gráficos de barras, gráficos de líneas, gráficos circulares, etc. También deberá agregar títulos y leyendas a sus gráficos para hacerlos más legibles.

Insertar formato de condición

Otra característica útil de los paneles de Excel es el formato de condiciones. Esta es una forma de hacer que los datos sean más visibles agregando colores y símbolos para enfatizar los puntos de datos. Por ejemplo, puede hacer que los valores que están por encima de un determinado umbral aparezcan en rojo, mientras que los que están por debajo del umbral aparecen en verde. Esto ayuda a medir rápidamente el rendimiento de los datos.

Configurar filtros y segmentaciones

Los filtros y segmentaciones son otra característica poderosa de los paneles de Excel. Le permiten filtrar rápidamente los datos según criterios específicos. Por ejemplo, puede filtrar los datos para mostrar solo los datos de un determinado período de tiempo o para mostrar solo los datos de una determinada región. Esta característica puede ayudar a concentrarse rápidamente en la información que importa.

Agregar enlaces e interactividad

El último paso en crear un panel de Excel es agregar enlaces e interactividad. Esto puede incluir enlaces a otras hojas del libro, a páginas web externas o a correos electrónicos. También puede agregar funciones interactivas, como botones que se vinculan a otros componentes del panel. Esto ayuda a que el panel sea más intuitivo y fácil de usar.

Haz que se vea bien

Ahora has creado tu propio panel de Excel. Ahora es el momento de arreglarlo y darle un aspecto más profesional. A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo hacer que su tablero luzca lo mejor posible.

Agregar bordes, fondos y gráficos

Los bordes y fondos pueden ser una excelente manera de definir secciones de su panel. También puede agregar gráficos, como íconos e imágenes, para mejorar aún más el atractivo visual de su tablero. Utilice estas funciones para agregar secciones y divisiones a su panel, como dividir gráficos en grupos.

Ajustar el tamaño del panel

El tamaño del tablero puede marcar una gran diferencia en el aspecto general. Puede utilizar la opción 'Formato de hoja' para ajustar el tamaño y hacer que su tablero encaje con el resto de la hoja. Hacer esto hará que toda la sábana luzca más agradable desde el punto de vista estético.

Insertar títulos, subtítulos y notas

Usar títulos, subtítulos y notas es una excelente manera de dividir la información en su panel y hacerla más fácil de entender. Úselos para agregar algo de claridad y guiar al usuario a través de las distintas regiones de su panel.

Agregar minigráficos y cuadrículas

Usar minigráficos y líneas de cuadrícula es otra excelente manera de diseñar su panel. Ambas características pueden agregar un toque visual agradable y pueden usarse para llamar la atención sobre diferentes partes de su tablero. Los minigráficos son especialmente útiles para mostrar tendencias.

Termina con los toques finales

Una vez que haya desarrollado un panel básico de Excel, hay algunos pasos más que debe seguir para finalizar el proyecto. Esto incluye automatizar la recuperación de datos, crear un rango de datos dinámico y configurar tablas y hojas dinámicas. Estos son esenciales para garantizar que sus datos estén siempre actualizados y sean de fácil acceso.

Recuperación automática de datos

Antes de automatizar los datos, es importante asegurarse de que todos los puntos de datos estén conectados correctamente a la base de datos subyacente. Esto incluye comprobar qué campos se utilizan, cómo se ordenan los datos y qué consulta se utiliza. Una vez que se hayan realizado estos pasos, puede configurar una tarea programada para actualizar automáticamente los datos. Esto se puede hacer en la ventana de Microsoft Query, a la que se puede acceder a través de Datos -> Obtener datos externos -> Actualizar cada. Con esta tarea, también puedes optar por actualizar sólo determinadas celdas o toda la hoja.

Creación de un rango de datos dinámicos

Una vez configurada la actualización automática, es hora de crear un rango de datos dinámico. Esto es necesario para garantizar que el panel permanezca actualizado, ya que todos los datos se actualizarán cada vez que se modifique la base de datos. Los rangos dinámicos se crean utilizando la función DESREF, que se puede encontrar en la pestaña Fórmulas en Excel. Esta función le permite especificar un rango que está a un cierto número de filas y columnas de una determinada celda. Este rango luego se puede utilizar en el panel para mostrar siempre los datos más recientes.

Configurar tablas y hojas dinámicas

El último paso en la creación de un panel de Excel es configurar tablas y hojas dinámicas. Las tablas dinámicas le permiten analizar rápidamente grandes conjuntos de datos y extraer información significativa. Esto se puede lograr arrastrando y soltando campos del rango de datos en la tabla dinámica. Al configurar varias hojas y vincularlas a tablas dinámicas, puede crear fácilmente un panel interactivo que puede usarse para analizar y visualizar datos rápidamente.

Prueba del panel

Para comenzar, debe asegurarse de que su panel de Excel esté conectado a la base de datos correcta y que esté optimizado para actualizarse de manera rápida y precisa. Puedes hacerlo siguiendo estos pasos:

Conectar la base de datos

Lo primero que debe hacer es conectar su panel de Excel a su base de datos. Puede hacer esto buscando la configuración de conexión en la pestaña "Datos" del libro de Excel. Cuando abra la configuración de conexión de datos, verá una lista de bases de datos disponibles. Seleccione la base de datos a la que desea conectarse y haga clic en "Aceptar".”La base de datos se conectará exitosamente a su panel de Excel.

Actualizando la base de datos

Ahora que ha conectado correctamente la base de datos a su panel de Excel, debe asegurarse de que los datos se actualicen rápidamente. Esto se puede hacer yendo a la pestaña "Datos" y seleccionando "Actualizar".”Esto iniciará el proceso de actualización de los datos de la base de datos conectada. Dependiendo del tamaño de la base de datos y la velocidad de su computadora, este proceso puede tardar hasta unos minutos.

Una vez que se haya completado el proceso de actualización, debe verificar los datos para asegurarse de que se hayan actualizado correctamente. Puede hacer esto comparando la información recién actualizada con los datos anteriores para asegurarse de que todo esté actualizado.

Conclusión

Crear un panel de Excel puede parecer desalentador para un principiante al principio, pero una vez que comprende los fundamentos y practica la creación de sus propios paneles personalizados, puede convertirse en una rutina fácil. Esta guía describe un proceso paso a paso para crear su propio panel en Excel, incluida la comprensión de las fuentes de datos necesarias, la configuración de la hoja y la creación de elementos visuales listos para la presentación.

Resumen de los pasos de creación del panel

Crear un panel en Excel requiere los siguientes pasos:

• Recopilación de las fuentes de datos necesarias
• Configurar la hoja de cálculo
• Visualización de datos con tablas, gráficos y otros elementos visuales
• Pulir el panel con funciones fáciles de presentar, como combinaciones de colores y estilos de fuente.

Enlace a ejemplos de paneles

¿Listo para comenzar con su propio panel? Consulte algunos ejemplos de paneles de Excel para ayudarle a inspirarse.