Los conceptos básicos de los tableros de Kanban: lo que son y cómo comenzar

Introducción

Los tableros de Kanban son una herramienta efectiva utilizada para ayudar a optimizar y optimizar el proceso de flujo de trabajo. Proporcionan un sistema intuitivo y visual que puede usarse para organizar tareas, plazos y progresos. Entonces, ¿qué es una junta kanban y cuáles son los beneficios de usarlos?

¿Qué es una junta kanban?

Tableros kanban son un tipo de herramienta de gestión de flujo de trabajo utilizada para visualizar tareas dentro de un proyecto. En un tablero de Kanban, las tareas se organizan y se dividen en columnas que ilustran diferentes etapas del proceso de flujo de trabajo. Esto ayuda a dividir proyectos y tareas complejos en pasos más manejables y rastreables. Al implementar una junta de Kanban, los miembros del equipo y las partes interesadas pueden realizar un seguimiento del progreso, volverse más organizado e identificar los problemas de tareas rápidamente.

Beneficios de usar Kanban

• Visualmente manejable: a medida que las tareas se dividen en etapas y columnas, es más fácil ver dónde pueden surgir problemas y cuellos de botella de tareas. Esto permite a los miembros del equipo abordar cualquier problema y priorizar tareas.
• Flexible: Kanban es increíblemente flexible ya que las tareas se pueden reorganizar fácilmente en todo el tablero con un esfuerzo mínimo.
• Productividad mejorada: saber fácilmente qué tareas se han completado o pendiente motiva a los miembros del equipo a ser productivos.
• Adaptable: el sistema se puede adaptar a cualquier proceso de trabajo de tamaño. Se puede utilizar para aplicaciones de gestión de proyectos grandes y pequeñas.

Trabajando con tableros Kanban

Los tableros de Kanban son una gestión de proyectos visuales Herramienta que permite a las organizaciones y equipos administrar diferentes tareas y procesos. En Kanban, las tareas se establecen en un tablero con columnas, típicamente nombradas tareas pendientes, en progreso y realizadas. Los Swimlanes también se pueden emplear para distinguir entre tareas relacionadas con diferentes proyectos, departamentos o niveles de prioridad.

Creación de columnas y formando Swimlanes

Las organizaciones pueden trazar tareas y procesos utilizando una junta de Kanban. Los equipos crean columnas y luego organizan tareas en esas columnas. Las columnas a menudo corresponden a diferentes etapas del proceso. Por ejemplo, la columna "TO-DO" podría incluir todas las tareas que aún no se han iniciado, la columna "En progreso" incluiría tareas que están actualmente activas, y la columna "Hecha" incluiría tareas que se han completado.

Además, los equipos pueden crear tímpanos que descomponen aún más las tareas que abarcan diferentes proyectos, departamentos o niveles de prioridad. Los Swimlanes crean separación entre tareas en diferentes contextos y ayudan a los equipos a administrar mejor las tareas.

Haciendo notas pegajosas

Después de que se hayan creado columnas y Swimlanes, los equipos pueden pasar a crear notas. En Kanban tradicional, los equipos usan notas adhesivas para crear tareas rastreables. Las notas adhesivas se pueden etiquetar con contenido que incluye nombres de miembros del equipo, niveles de prioridad y títulos de tareas.

Establecer reglas para mudarse de tarjetas/notas

El último paso para los equipos que usan tableros Kanban es crear reglas para mover tarjetas o notas adhesivas. Ayuda a definir qué debería suceder con una tarea que se mueve de una columna a otra. Por ejemplo, cuando una tarea se mueve de la columna "tarea" a la columna "en progreso", el equipo o el miembro específico del equipo podría ser notificada, o la tarea podría enviarse para ser revisada.

Tener un conjunto de reglas establecidas ayuda a los equipos a permanecer organizados y responsables en su trabajo. El equipo debe acordar las reglas, y los cambios deben comunicarse con frecuencia para reflejar un flujo de trabajo en evolución.

Beneficios de usar Kanban

El uso de una junta de Kanban puede traer muchos beneficios a su organización. Comprender estos beneficios puede ayudarlo a promover el uso de Kanban dentro de su equipo. Estos son los beneficios clave para usar un tablero Kanban:

Eficiencia incrementada

Con una junta de Kanban, puede identificar rápidamente qué tareas deben completarse y quién es responsable de cada tarea. Esto permite a los miembros del equipo comprender rápidamente su carga de trabajo actual y ayuda a identificar cuellos de botella más rápido en el proceso. Una junta de Kanban hace que sea más fácil rastrear el progreso e identificar rápidamente qué tareas están atascadas y necesitan ayuda.

Cambio de contexto reducido

Las juntas de Kanban permiten a los miembros del equipo acceder rápidamente a las tareas que deben completarse y la información relacionada. Esto reduce el tiempo dedicado a cambiar de una tarea a otra, ya que toda la información requerida está disponible en un solo lugar. Poder acceder a toda la información requerida rápidamente puede ayudar a reducir el tiempo perdido en el cambio de contexto.

Colaboración mejorada del equipo

Usando un Kanban Board ayuda a aumentar la visibilidad de las tareas y el progreso a todo el equipo. Esto permite una colaboración efectiva, ya que todos están en la misma página y pueden proporcionar soporte si es necesario. Esta mayor visibilidad puede ayudar a reducir la ocurrencia del tiempo perdido de los miembros del equipo que no entienden la tarea o el progreso actual.

Los cinco principios centrales de Kanban

Los tableros de Kanban son una excelente manera de planificar y rastrear proyectos, especialmente en entornos ágiles. Los dos aspectos principales en los que se centran son administrar el flujo de trabajo y visualizar el progreso. Este aspecto visual es logrado estableciendo cinco principios básicos a seguir al utilizar una junta kanban. Es importante que los equipos comprendan y adopten estos principios para que sus juntas kanban sean efectivas.

Visualizar el proceso de trabajo

El primer principio de Kanban Boards es para visualizar el trabajo proceso. Esto se hace mediante la definición de columnas separadas para cada paso del proceso, de principio a fin. Esto permite a los miembros del equipo ver claramente dónde están las tareas en el flujo de trabajo e identificar si alguno de ellos está atrapado en un cierto paso. Esta visibilidad también permite que los impedimentos sean detectados y abordados rápidamente.

Limite el trabajo en progreso

Limitar la cantidad de trabajo en progreso (WIP) es otro principio esencial para una junta de Kanban. WIP es el número total de tareas que están en cada paso del flujo de trabajo. Limitar este número ayuda a los equipos a centrarse en los proyectos importantes, al tiempo que evita los cuellos de botella en el flujo de trabajo. Esto se puede lograr asignando límites de WIP específicos a cada columna.

Gestionar y medir el flujo

Kanban Boards también ayudan a los equipos a administrar y mida sus flujos de trabajo. Se pueden usar para rastrear el progreso de las tareas e identificar cualquier cuello de botella. Esto permite a los equipos realizar mejoras e identificar áreas que necesitan mejoras. Este principio también ayuda a mantener a los equipos en el camino al proporcionar una forma visible de medir el progreso del flujo de trabajo.

Hacer que las políticas de proceso sean explícitas

El cuarto principio central de una junta de Kanban es hacer que las políticas de proceso explícitas. Esto significa que la política de lo que debería suceder en cada paso del El flujo de trabajo debe estar claramente declarado y visible en la junta de Kanban. Esto ayuda a los equipos a comprender mejor el proceso y facilita asegurarse de que todas las tareas se completen en el orden correcto.

Mejorar en colaboración

Kanban Boards también enfatizan la importancia de la colaboración y la mejora. Los equipos siempre deben buscar formas de mejorar su flujo de trabajo y los tableros de Kanban proporcionan una excelente manera de hacer exactamente eso. Los equipos deben estar constantemente colaborando y discutiendo posibles mejoras de procesos y rastrear los resultados de sus experimentos.

Aplicaciones básicas de los tableros Kanban

Tableros kanban se utilizan para facilitar la colaboración y la planificación, la gestión de tareas, el seguimiento de errores/problemas y la gestión de proyectos. Exploremos cada uno de estos con más detalle.

A. Colaboración y planificación

Los tableros de Kanban se pueden usar para dividir grandes proyectos en tareas más pequeñas y manejables. Esto ayuda a mantener a todos en el equipo alineados y ofrece una representación visual compartida de proyectos y tareas. Esto puede ayudar a los miembros del equipo a planificar su carga de trabajo y asegurarse de que sus tareas se completen a tiempo.

B. Gestión de tareas

Los tableros de Kanban se pueden usar para rastrear visualmente el progreso de las tareas de principio a fin. Puede asignar tareas a los miembros del equipo y monitorear las etapas de finalización. Esto permite a los equipos mantenerse al día sobre el progreso e identificar fácilmente dónde se necesitan ajustes.

C. Seguimiento de errores/problemas

Los tableros de Kanban se pueden usar para registrar y rastrear errores o problemas. Esto proporciona un registro visual de cada error o problema, así como el estado de la solución. Esto puede ser increíblemente útil para los equipos que administran proyectos de software complejos.

D. Gestión de proyectos

Finalmente, Los tableros de Kanban se pueden utilizar para administrar todo un proyecto. Esto incluye la planificación y gestión de proyectos, la asignación de tareas, la gestión de la fecha límite y la gestión de riesgos. Puede usar tableros Kanban para rastrear cada paso del proyecto de principio a fin, para que siempre tenga una comprensión clara de los próximos pasos y pueda ajustar fácilmente su estrategia si es necesario.

6. Diseños comunes de tablero Kanban

Los tableros de Kanban son una forma visual y organizada de administrar un flujo de datos, y a menudo se utilizan en empresas, desarrollo de software y gestión de proyectos. Hay varios diseños comunes de tablero de Kanban que los equipos pueden usar para rastrear el progreso, asignar tareas y planificar con anticipación. Exploremos tres diseños populares de la Junta Kanban y consideremos cómo cada uno podría ser útil para su equipo.

A. columnas Kanban

Las columnas Kanban son el diseño de la placa más común y las más reconocibles. Cada tarea se descompone en columnas, a menudo con el propósito de mostrar dónde está una tarea en el proceso. La columna "TO-DO" contendrá tareas que deben hacerse, mientras que las tareas de mayor prioridad llegan a la columna "Do". Las tareas completadas están en la columna "Hecho". Esta configuración proporciona un lugar fácilmente accesible para administrar tareas, asignar flujos de trabajo en un orden lógico, rastrear el progreso y ver qué están haciendo los miembros del equipo.

B. Mapeo de historias

El mapeo de la historia es otro diseño que puede funcionar bien en un Junta kanban. Esta configuración contará con tareas, ideas y objetivos organizados por la historia. Estas historias agrupadas se trazan cuidadosamente en una estructura de línea de tiempo, que puede ser especialmente útil para proyectos que requieren orden y plazos. Esta configuración también ayuda a evitar que las tareas se pasen por alto y mantiene al equipo en el camino del objetivo deseado.

C. subcomponentes tableros Kanban

Los subcomponentes Las juntas kanban son útiles para un cierto tipo de proyecto. Están bien construidos cuando las tareas dependen de la finalización de otras tareas, como los proyectos de codificación. El Junta kanban Desglosará las tareas en subcomponentes, y el proyecto se puede rastrear entre columnas a medida que se mueve a través de fases esenciales. Este diseño de placa puede proporcionar un sistema estructurado para mapear la línea de tiempo de un proyecto y rastrear cualquier dependencia.

Conclusión

Los tableros de Kanban se han convertido en una forma cada vez más popular de organizar, planificar y rastrear tareas, proyectos y actividades. Con su estructura visual y su capacidad para facilitar la colaboración, son herramientas útiles para individuos, equipos y organizaciones. Al describir los conceptos básicos de los tableros de Kanban, lo que son y cómo comenzar, esta publicación de blog ha proporcionado una visión general de alto nivel de los fundamentos de esta herramienta.

Aprovechar al máximo los tableros de Kanban

Los tableros de Kanban son más efectivos cuando se usan de la manera correcta. Al comenzar, considere cómo se puede aprovechar la herramienta para aumentar la eficiencia y la productividad y mejorar el flujo de trabajo. Experimente con la herramienta y utilice sus características al máximo para descubrir su verdadero potencial. Además, use análisis para rastrear el rendimiento de las tareas y sus etapas en el proceso.

Comenzando con tableros Kanban

Las personas, los equipos y las organizaciones pueden comenzar de manera rápida y fácil a usar tableros Kanban con la plataforma y las herramientas adecuadas. Plataformas populares como Trello permiten Equipos para trabajar junto con Kanban Board y colaborar en tiempo real. Además, si administra un equipo, involucre a los miembros del equipo en el proceso para ayudarlos a comprender cómo usar mejor la herramienta.

Los tableros de Kanban son una herramienta útil y versátil para racionalizar los procesos, el seguimiento de las tareas y aumentar la productividad. Con los conceptos básicos de estos tableros cubiertos y consejos sobre cómo comenzar con ellos, esperamos que ahora comprenda el poder y el potencial de esta herramienta.