Introducción

La generación de informes es un componente crítico de cualquier negocio. La creación de informes puede ser un proceso laborioso y la cantidad de tiempo que se dedica a la creación manual de informes puede sumarse fácilmente. Es por eso que la automatización de los informes del tablero de Excel con Once & Done puede ayudar a ahorrar tiempo y energía.

Once & Done es un servicio diseñado para automatizar los informes del tablero de Excel que requieren producir informes específicos con visualización de datos que se pueden entregar a diferentes departamentos de una organización. El panel de informes automatizado permitirá que el personal acceda rápidamente a los datos y, al mismo tiempo, mejorará la precisión y la puntualidad.

Usar Once & Done para automatizar los informes del tablero de Excel tiene varios beneficios. Estos incluyen:

  • Elimina la creación manual de informes
  • Informes de panel listos para usar
  • Precisión y puntualidad mejoradas
  • Visualizaciones fáciles de seguir
  • Información basada en datos


Definir objetivos

Si necesita generar informes frecuentes sobre un tema determinado a partir de los datos de su empresa, puede ser útil automatizar los informes del panel de Excel. Esto significa configurar la hoja de Excel para que se ejecute automáticamente, recopilar sus datos y mostrarlos de manera clara y organizada. Sin embargo, antes de automatizar sus informes, es importante definir claramente sus objetivos.

Objetivos del panel de informes automatizado

Para automatizar con éxito los informes del tablero de Excel, primero debe tener una idea de lo que está tratando de lograr. Esto podría incluir la creación de una representación visual de sus datos, el seguimiento del progreso hacia un objetivo en particular, la creación de una forma efectiva de presentar grandes cantidades de datos o cualquier otro objetivo que desee alcanzar.

Beneficios del panel automatizado

Una vez que haya identificado sus objetivos, los beneficios de automatizar sus informes de tablero de Excel serán claros. La automatización de los informes del tablero de Excel puede mejorar la precisión, la eficiencia y la eficacia de sus informes. La automatización también puede ayudar a reducir los errores manuales y facilitar la generación y actualización periódica de informes.

  • Precisión, eficiencia y eficacia mejoradas de los informes
  • Reducir los errores manuales
  • Informes fáciles de actualizar periódicamente


3. Configure sus gráficos

Una vez que haya configurado su fuente de datos de Excel, es hora de configurar sus gráficos. Los gráficos son una parte importante de cualquier tablero, ya que ayudan a resumir rápidamente grandes cantidades de datos para los usuarios. También son una excelente manera de agregar interés visual y ayudan a dividir grandes cantidades de datos en una página. Estos son algunos consejos para ayudarlo a configurar sus gráficos de manera fácil y rápida.

a. Elija qué gráficos configurar

Primero, debe decidir qué gráficos configurar. Para hacer esto, debe considerar el tipo de datos con los que está trabajando y lo que desea transmitir. Si tiene una gran cantidad de datos numéricos, los gráficos de barras o líneas son una excelente opción. Si tiene datos categóricos, los gráficos circulares o de anillos pueden ser útiles. También puede mezclar y combinar sus tipos de gráficos en función de los datos.

Una vez que haya decidido qué tipo de gráficos desea configurar, puede comenzar a seleccionar el conjunto de datos que desea incluir en el gráfico. Esto se puede hacer seleccionando las columnas o filas en la hoja de cálculo con los datos que desea incluir.

b. Personaliza tu diseño

Una vez que haya seleccionado su conjunto de datos, puede personalizar la forma en que se ve en su gráfico. Puede ajustar la posición, el tamaño y el color del gráfico, así como personalizar las etiquetas y la leyenda. Aquí es donde su creatividad y estilo pueden entrar en juego para crear la presentación visual perfecta.

También puede formatear el gráfico con fuentes y tamaños específicos para asegurarse de que encaje con el estilo general de su tablero. Esta es una excelente manera de darle a su tablero una estética general coherente.


Automatice sus fuentes de datos

Una vez que tenga listo su informe de tablero de Excel, el siguiente paso es automatizar sus fuentes de datos. Al automatizar sus fuentes de datos, siempre puede tener datos actualizados que se muestran en su tablero y asegurarse de que sus conocimientos sean procesables y estén actualizados. . La automatización de sus fuentes de datos es un proceso relativamente sencillo y, con solo unos pocos pasos, puede automatizar completamente sus fuentes de datos.

Conectarse a fuentes de datos

Al conectarse a sus fuentes de datos, podrá cargar datos en su informe de tablero de Excel de la manera más eficiente y automatizada posible. Esto se puede hacer utilizando fuentes de datos externas, como bases de datos, archivos de texto e incluso páginas web. Para conectarse a sus fuentes de datos, simplemente puede usar Datos->De otras fuentes en la cinta Datos, y desde allí puede seleccionar la fuente de datos que le gustaría usar.

Automatizar la actualización de datos

Una vez que haya conectado sus fuentes de datos, puede automatizar el proceso de actualización de datos de una manera fácil y eficiente. Esto asegura que cuando abra su Informe del tablero de Excel, sus datos estén siempre actualizados. Para hacer esto, simplemente puede ir a la cinta Datos y seleccionar la opción Actualizar todo del menú desplegable Actualizar. A partir de ahí, podrá configurar un cronograma, lo que le permitirá actualizar sus fuentes de datos periódicamente.

  • Conéctese a fuentes de datos usando Datos->De otras fuentes.
  • Automatiza el proceso de actualización de datos usando la opción Actualizar todo en la cinta de datos.


Crear una plantilla de informe

La creación de una plantilla de informe para un tablero de Excel puede ayudar a agilizar el proceso de generación de informes para sus datos. Cuando crea una plantilla, no tiene que ingresar o modificar datos continuamente; el informe se actualizará automáticamente cuando proporcione nuevos datos. Puede guardar la plantilla y acceder fácilmente a ella cuando necesite generar un informe con los mismos parámetros. Aquí hay algunos pasos para ayudarlo a crear una plantilla.

Elija qué datos se muestran para agregar

Empiece por tomar una decisión sobre qué tipo de datos desea mostrar en su tablero. Considere la información que es más importante y relevante. Las opciones pueden incluir tablas, diagramas, gráficos u otras representaciones visuales para ayudarlo a comprender los datos. Determinar la forma más eficaz de mostrar los datos; por ejemplo, ¿qué tipo de tabla o gráfico puede representarlo mejor? Piense en cómo estos datos podrían ayudarlo a tomar decisiones sobre su empresa u organización.

Siga los pasos de Excel para crear su plantilla

Una vez que haya tomado sus decisiones, el siguiente paso es abrir Excel y seleccionar sus datos. Puede usar un archivo de Excel existente o crear uno nuevo. Elija los datos correctos para mostrar; si es necesario, puede filtrarlo o manipularlo para satisfacer sus necesidades específicas. Las funciones de Excel deberían ayudarlo a configurar fácilmente los datos para que coincidan con el tipo de pantalla que desea usar (por ejemplo, un gráfico de barras, un diagrama de flujo, etc.).

Una vez que se configuran los datos, puede crear la plantilla. Por ejemplo, puede elegir qué colores usar o seleccionar una imagen de fondo. También puede agregar texto, como etiquetas y títulos. Tómese un tiempo para verificar su plantilla y asegurarse de que todo sea preciso y que los datos se presenten de manera clara y lógica.

Tenga en cuenta que es posible que deba usar algunas funciones de Excel más de una vez al crear la plantilla. Por ejemplo, si desea comparar conjuntos de datos, puede utilizar la función "comparar conjuntos de datos". Del mismo modo, si desea agregar una leyenda, puede usar la función "agregar leyenda".

Cuando haya terminado de diseñar la plantilla, guárdela. Ahora puede acceder rápidamente a él cuando necesite informar datos con los mismos parámetros. La automatización del proceso debería ahorrarle tiempo al requerir menos tareas de entrada manual de datos. Una vez que su plantilla esté guardada y lista para usar, puede pasar a la siguiente parte de la preparación de su informe de tablero de Excel.


Configurar el informe automatizado

Ahora que conoce los conceptos básicos de Once & Done, es hora de configurar el informe automatizado. Aquí es donde Once & Done brilla más, al permitir a los usuarios liberar su tiempo y eliminar el trabajo manual de la generación de informes y distribución. Estos son algunos de los pasos clave para configurar un informe automatizado.

Colocar el informe en la carpeta especificada

El primer paso es guardar el informe en una carpeta específica. Esta carpeta debe ser de fácil acceso y normalmente se usa para almacenar todos los informes generados por Once & Done. Esto garantizará que todos los informes estén organizados correctamente y se pueda acceder a ellos cuando sea necesario.

Configurar el tiempo para el informe

Una vez que el informe está en la carpeta correcta, es hora de configurar el tiempo para el informe. Con Once & Done, puede elegir la frecuencia con la que se ejecutará el informe, ya sea por hora, por día, por semana o por mes. También puede elegir ciertas horas del día en las que se ejecutará el informe para asegurarse de que siempre esté actualizado.

Automatizar el formato del informe

Finalmente, Once & Done puede automatizar el formato del informe. Esto significa que en lugar de formatear manualmente cada informe, Once & Done puede hacerlo por usted. Esto incluye crear plantillas, ordenar y resumir datos dentro del informe para mostrar métricas clave.

  • Plantillas: automatice la apariencia general de su informe, incluidos encabezados, columnas y fuentes.
  • Clasificación: ordene los datos por columna según los criterios especificados.
  • Resumir: resumir datos de varias filas en una fila para mostrar tendencias.

Una vez que el informe se ha configurado y automatizado, puede sentarse y dejar que Once & Done se encargue del resto. La automatización es la clave para liberar su tiempo y garantizar que sus informes se vean bien y estén siempre actualizados.


Conclusión

La automatización de los informes del tablero de Excel puede ser una excelente manera de compartir datos de forma rápida y sencilla con múltiples partes interesadas. El proceso de una vez y hecho proporciona una alternativa eficaz para mantener y distribuir informes actualizados manualmente. La automatización de los informes le permite eliminar las actualizaciones diarias y semanales que consumen mucho tiempo, al tiempo que garantiza la precisión y la actualización de los datos cada vez que se genera el informe.

Los informes del panel son una forma poderosa de presentar datos en un formato accesible y visualmente atractivo. Los informes del tablero pueden proporcionar una descripción general de las métricas de rendimiento, las tendencias o los conjuntos de datos complejos en un formato gráfico comprensible. Los tableros también se pueden usar para tareas de informes más complejas, como pronósticos, planificación de escenarios y más. Al aprovechar la automatización única de estos informes, las organizaciones pueden generar informes de datos de manera rápida, precisa y eficiente y descubrir nuevos conocimientos.

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