Panel de informes automatizado: llevando sus datos al siguiente nivel

Introducción

La generación de informes es un componente crítico de cualquier negocio. La creación de informes puede ser un proceso que requiere mucha mano de obra y la cantidad de tiempo dedicado a la creación manual de informes puede acumularse fácilmente. Es por eso que automatizar los informes de su panel de Excel con Once & Done puede ayudar a ahorrar tiempo y energía.

Once & Done es un servicio diseñado para automatizar los informes del panel de Excel que requieren producir informes específicos con visualización de datos que se pueden entregar a diferentes departamentos de una organización. El panel de informes automatizado permitirá al personal acceder rápidamente a los datos y al mismo tiempo mejorará la precisión y la puntualidad.

Hay varios beneficios al usar Once & Done para automatizar sus informes del panel de Excel. Estos incluyen:

• Elimina la creación manual de informes
• Informes de panel listos para usar
• Precisión y puntualidad mejoradas
• Visualizaciones fáciles de seguir
• Información basada en datos

Definir objetivos

Si necesita generar informes frecuentes sobre cualquier tema determinado a partir de sus datos comerciales, puede resultar útil automatizar los informes del panel de Excel. Esto significa configurar la hoja de Excel para que se ejecute automáticamente, recopilar sus datos y mostrarlos de manera clara y organizada. Sin embargo, antes de automatizar sus informes, es importante definir claramente sus objetivos.

Objetivos del panel de informes automatizado

Para automatizar exitosamente los informes del panel de Excel, primero debe tener una idea de lo que está tratando de lograr. Esto podría incluir la creación de una representación visual de sus datos, el seguimiento del progreso hacia un objetivo particular, la creación de una forma efectiva de presentar grandes cantidades de datos o cualquier otro objetivo que desee lograr.

Beneficios del panel automatizado

Una vez que se hayan identificado sus objetivos, los beneficios de automatizar sus informes del panel de Excel quedarán claros. Automatizar los informes del panel de Excel puede mejorar la precisión, eficiencia y eficacia de sus informes. La automatización también puede ayudar a reducir los errores manuales y facilitar la generación y actualización de informes de forma regular.

• Precisión, eficiencia y eficacia mejoradas de los informes
• Reducir errores manuales
• Informes fáciles de actualizar periódicamente

3. Configure sus gráficos

Una vez que haya configurado su fuente de datos de Excel, es hora de configurar sus gráficos. Los gráficos son una parte importante de cualquier panel, ya que ayudan a resumir rápidamente grandes cantidades de datos para los usuarios. También son una excelente manera de agregar interés visual y ayudar a dividir grandes cantidades de datos en una página. A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a configurar sus gráficos de forma fácil y rápida.

a. Elija qué gráficos configurar

Primero, debe decidir qué gráficos configurar. Para hacer esto, debe considerar el tipo de datos con los que está trabajando y qué desea transmitir. Si tiene muchos datos numéricos, los gráficos de barras o de líneas son una excelente opción. Si tiene datos categóricos, los gráficos circulares o de anillos pueden resultar útiles. También puede mezclar y combinar sus tipos de gráficos según los datos.

Una vez que haya decidido qué tipo de gráficos desea configurar, puede comenzar a seleccionar el conjunto de datos que desea incluir en el gráfico. Esto se puede hacer seleccionando las columnas o filas de la hoja de cálculo con los datos que desea incluir.

b. Personaliza tu diseño

Una vez que haya seleccionado su conjunto de datos, puede personalizar la forma en que se ve en su gráfico. Puede ajustar la posición, el tamaño y el color del gráfico, así como personalizar las etiquetas y la leyenda. Aquí es donde tu creatividad y estilo pueden entrar en juego para crear la presentación visual perfecta.

También puede formatear el gráfico con fuentes y tamaños específicos para asegurarse de que se ajuste al estilo general de su panel. Esta es una excelente manera de darle a su tablero una estética general coherente.

Automatiza tus fuentes de datos

Una vez que tenga listo su Informe del Panel de Excel, el siguiente paso es automatizar sus fuentes de datos. Al automatizar sus fuentes de datos, siempre puede tener datos actualizados en su panel y asegurarse de que sus conocimientos sean procesables y estén actualizados. Automatizar sus fuentes de datos es un proceso relativamente sencillo y con solo unos pocos pasos puede tener sus fuentes de datos completamente automatizadas.

Conectar a fuentes de datos

Al conectarse a sus fuentes de datos, podrá cargar datos en su Informe del panel de Excel de la manera más eficiente y automatizada posible. Esto se puede hacer utilizando fuentes de datos externas, como bases de datos, archivos de texto e incluso páginas web. Para conectarse a sus fuentes de datos, simplemente puede usar Datos->De otras fuentes en la cinta Datos y desde allí puede seleccionar la fuente de datos que le gustaría usar.

Automatizar la actualización de datos

Una vez que tenga sus fuentes de datos conectadas, puede automatizar el proceso de actualización de datos de una manera fácil y eficiente. Esto garantiza que cuando abra su Informe del panel de Excel, sus datos estén siempre actualizados. Para hacer esto, simplemente puede ir a la cinta Datos y seleccionar la opción Actualizar todo en el menú desplegable Actualizar. Desde allí, podrá configurar un cronograma que le permitirá actualizar sus fuentes de datos periódicamente.

• Conéctese a fuentes de datos usando Datos->De otras fuentes.
• Automatice el proceso de actualización de datos usando la opción Actualizar todo en la cinta Datos.

Crear una plantilla de informe

Crear una plantilla de informe para un panel de Excel puede ayudar a optimizar el proceso de generación de informes para sus datos. Cuando crea una plantilla, no tiene que ingresar o modificar datos continuamente; el informe se actualizará automáticamente cuando proporcione nuevos datos. Puede guardar la plantilla y acceder a ella fácilmente cuando necesite generar un informe con los mismos parámetros. Aquí hay algunos pasos que lo ayudarán a crear una plantilla.

Elija qué datos se muestran para agregar

Empiece por tomar una decisión sobre qué tipo de datos desea mostrar en su panel. Considere la información que es más importante y relevante. Las opciones pueden incluir cuadros, diagramas, gráficos u otras representaciones visuales para ayudarle a entender los datos. Determinar la forma más eficaz de mostrar los datos; por ejemplo, ¿qué tipo de cuadro o gráfico puede representarlo mejor? Piense en cómo estos datos podrían ayudarle a tomar decisiones sobre su empresa u organización.

Siga los pasos de Excel para crear su plantilla

Una vez que haya tomado sus decisiones, el siguiente paso es abrir Excel y seleccionar sus datos. Puede utilizar un archivo de Excel existente o crear uno nuevo. Elija los datos correctos para mostrar; si es necesario, puede filtrarlo o manipularlo para satisfacer sus necesidades específicas. Las funciones de Excel deberían ayudarle a configurar fácilmente los datos para que coincidan con el tipo de visualización que desea utilizar (p.gramo, un gráfico de barras, un diagrama de flujo, etc.).

Una vez configurados los datos, puede crear la plantilla. Por ejemplo, puedes elegir qué colores usar o seleccionar una imagen de fondo. También puede agregar texto, como etiquetas y títulos. Tómese un tiempo para volver a verificar su plantilla y asegurarse de que todo sea preciso y que los datos se presenten de manera clara y lógica.

Tenga en cuenta que es posible que sea necesario utilizar algunas funciones de Excel más de una vez al crear la plantilla. Por ejemplo, si desea comparar conjuntos de datos, puede utilizar la función "comparar conjuntos de datos". Asimismo, si desea agregar una leyenda, puede utilizar la función "agregar leyenda".

Cuando haya terminado de diseñar la plantilla, guárdela. Ahora puede acceder rápidamente a él cuando necesite informar datos con los mismos parámetros. Automatizar el proceso debería ahorrarle tiempo al requerir menos tareas de entrada manual de datos. Una vez que su plantilla esté guardada y lista para usar, puede pasar a la siguiente parte de preparación de su informe del panel de Excel.

Configurar el informe automatizado

Ahora que conoce los conceptos básicos de Once & Done, es hora de configurar el informe automatizado. Aquí es donde Once & Done brilla más, al permitir a los usuarios liberar tiempo y eliminar el trabajo manual de la generación y distribución de informes. Estos son algunos de los pasos clave para configurar un informe automatizado.

Colocar informe en la carpeta especificada

El primer paso es guardar el informe en una carpeta especificada. Esta carpeta debe ser de fácil acceso y normalmente se utiliza para almacenar todos los informes generados por Once & Done. Esto garantizará que todos los informes estén organizados adecuadamente y se pueda acceder a ellos cuando sea necesario.

Configurar el momento del informe

Una vez que el informe esté en la carpeta correcta, es hora de configurar el momento del informe. Con Once & Done, puede elegir la frecuencia con la que se ejecutará el informe, ya sea por hora, día, semana o mes. También puede elegir ciertas horas del día en las que se ejecutará el informe para garantizar que esté siempre actualizado.

Automatizar el formato del informe

Finalmente, Once & Done puede automatizar el formato del informe. Esto significa que en lugar de formatear manualmente cada informe, Once & Done puede hacerlo por usted. Esto incluye crear plantillas, ordenar y resumir datos dentro del informe para mostrar métricas clave.

• Plantillas: automatice la apariencia general de su informe, incluidos encabezados, columnas y fuentes.
• Clasificación: ordena los datos por columna según criterios especificados.
• Resumir: resumir datos de varias filas en una fila para mostrar tendencias.

Una vez que el informe se haya configurado y automatizado, puede sentarse y dejar que Once & Done se encargue del resto. La automatización es la clave para liberar su tiempo y garantizar que sus informes se vean geniales y estén siempre actualizados.

Conclusión

Automatizar los informes del panel de Excel puede ser una excelente manera de compartir datos rápida y fácilmente con múltiples partes interesadas. El proceso de una vez hecho proporciona una alternativa eficaz al mantenimiento y distribución de informes actualizados manualmente. La automatización de informes le permite eliminar las actualizaciones diarias y semanales que consumen mucho tiempo, al tiempo que garantiza la precisión y la actualización de los datos cada vez que se genera el informe.

Los informes del panel son una forma poderosa de presentar datos en un formato accesible y visualmente atractivo. Los informes del panel pueden proporcionar una descripción general de métricas de rendimiento, tendencias o conjuntos de datos complejos en un formato gráfico comprensible. Los paneles también se pueden utilizar para tareas de informes más complejas, como pronósticos, planificación de escenarios y más. Al aprovechar la automatización de estos informes una vez hecha, las organizaciones pueden informar datos de manera rápida, precisa y eficiente y descubrir nuevos conocimientos.