Diez pasos para crear un potente panel de Excel

Introducción

Los paneles son una poderosa herramienta para presentar datos de forma visual. Un panel proporciona una descripción general efectiva del desempeño de una empresa, proyecto o equipo. Reúne diferentes fuentes de datos y muestra los datos en una sola vista. Esto facilita el análisis de datos e identificar tendencias o valores atípicos.

La creación de paneles es una habilidad importante para cualquiera que quiera aprovechar al máximo sus datos. Crear un panel eficaz requiere planificación, recopilar los datos correctos y transformarlos en visualizaciones significativas. Este puede ser un proceso desalentador, pero seguir estos 10 pasos puede ayudar a crear un panel potente que impulse el rendimiento.

Preparándose para crear un panel

En el segundo paso de crear un panel de Excel eficaz, deberá prepararse de acuerdo con los requisitos y especificaciones específicos del panel.

Requisitos y especificaciones del panel

Los requisitos y especificaciones del panel incluyen: el objetivo del panel, el alcance del panel, la cantidad de informes en el panel, el nivel de detalle, las especificaciones de diseño y más. Esta información determina la estructura general y el diseño del panel de Excel.

Comprender el objetivo del panel

Comprender el objetivo del panel es esencial para prepararse para crearlo. El objetivo del panel puede ser cualquier cosa, desde proporcionar información útil hasta presentar datos en un formato visual. Aclarar el objetivo ayuda a centrar el diseño y el contenido del panel.

Evaluar los datos disponibles

Después de comprender el objetivo del panel, deberá evaluar los datos disponibles. Debe evaluar si los datos son precisos, completos y se requieren otros criterios para el panel. Visualizar los datos también es beneficioso en este paso.

Recopilar todos los datos necesarios

Cuando los datos disponibles no sean suficientes, deberá recopilar los datos necesarios. Encontrar la fuente de los datos y recopilarlos puede ser un proceso que requiere mucho tiempo. Después de recopilar los datos, debe asegurarse de que sean compatibles y aplicables al panel. Esto incluye eliminar cualquier información redundante o ajustar los datos para que se ajusten a los criterios del panel.

Diseñar el panel

Una vez que haya recopilado sus datos e identificado las métricas clave, estará listo para diseñar su panel. Definidos como una visualización rica en información de los KPI de una organización, los paneles reúnen múltiples métricas en una sola página y las presentan en un formato visual fácil de entender. Es importante crear un panel estéticamente agradable y fácil de leer para garantizar que la audiencia pueda obtener información rápidamente.

Definir el tipo de panel

Antes de comenzar a diseñar su panel, es importante comprender la audiencia y el propósito del panel. Si muestra datos a una audiencia no técnica, es mejor utilizar elementos visuales que no abrumen ni confundan. Por otro lado, si está creando un panel para un usuario experto en tecnología, puede utilizar elementos visuales más complejos y sofisticados. Una vez que comprenda el propósito del panel y la audiencia, podrá definir el tipo de panel que desea crear.

Diseño de los elementos del panel

Organizar el diseño del panel puede desempeñar un papel crucial en la experiencia del usuario. Tenga en cuenta que es importante mantener el tablero visualmente atractivo. Utilice un diseño que utilice colores neutros, equilibre los espacios en blanco y fuentes que sean fáciles de leer. Intente limitar los elementos del tablero a no más de cuatro a seis puntos de datos agrupándolos de manera lógica. El uso de elementos de diseño consistentes para agrupar métricas ayudará al usuario a comprender rápidamente los datos. Ahora que tiene un diseño implementado, está listo para comenzar a seleccionar los componentes visuales.

Seleccionar elementos visuales de datos

Elegir los elementos visuales adecuados para presentar los datos es uno de los pasos más importantes. Las imágenes adecuadas pueden ayudar rápidamente al usuario a comprender los datos rápidamente, mientras que las incorrectas pueden dificultar que el usuario les dé sentido. Al seleccionar visualizaciones de datos para su panel, piense en el propósito del panel y el mensaje que desea que sus usuarios obtengan de él. Los tipos populares de elementos visuales, como cuadros, gráficos y tablas, facilitan la presentación de datos y el descubrimiento de tendencias. Además, la incorporación de elementos visuales como gráficos circulares, gráficos de anillos y gráficos con viñetas puede ayudar al usuario a identificar rápidamente cambios en los datos. Ahora que ha determinado el tipo de panel y elementos visuales, está listo para configurar el panel.

Creación del panel

El cuarto paso para crear un panel de control eficaz en Excel es crear el propio panel de control. Esto implica configurar el libro de Excel, ingresar todos los datos relevantes y crear los elementos visuales. Veamos cada uno de estos pasos con más detalle.

Configurar el libro de Excel

Al configurar el libro de Excel, debe determinar el tamaño y la estructura del panel. Esto significa decidir cuántas hojas utilizará y, si es relevante, cuántas filas y columnas se necesitan. También puede utilizar funciones como VLookup, filtrar y ordenar para que su panel sea más efectivo. Asegúrese de crear también una página de título y agregar una sección explicativa introductoria si es necesario.

Ingresando todos los datos relevantes

Una vez configurado el libro, debe ingresar los datos relevantes en las celdas. Esto significa ingresar las etiquetas y los números relevantes. Es importante garantizar la exactitud de estos datos, ya que cualquier error podría afectar la eficacia del panel. Si está importando datos de una fuente externa, se recomienda limpiar los datos primero para garantizar la precisión.

Creación de elementos visuales

Para que su panel sea más informativo y atractivo, se recomienda agregar algunos elementos visuales al panel de Excel. Puede hacer esto agregando gráficos, tablas, tablas y otros elementos visuales. Esto puede ayudar a mostrar claramente los datos y hacerlos más fáciles de interpretar y comprender. Al crear las imágenes, asegúrese de que sean visualmente atractivas y estén organizadas correctamente.

5. Refinar y finalizar el panel

Para perfeccionar su potente Panel de Excel, es importante revisar la precisión de los datos, agregar capacidades de clasificación y títulos y subtítulos. Hacer esto ayudará a garantizar que el panel que ha creado sea completamente funcional, comunique el mensaje deseado y sea fácil de navegar y comprender.

a. Revisar la precisión y el formato de los datos

Antes de que pueda considerar que su panel está completo, es importante verificar que todos los datos sean precisos y estén actualizados. Esto significa revisar cada valor y asegurarse de que esté actualizado con los registros actuales. También puede revisar el formato de los datos para asegurarse de que cumpla con sus requisitos.

b. Agregar capacidades de clasificación

Al utilizar capacidades de clasificación, los usuarios podrán digerir rápidamente los datos que proporciona el panel. Para hacer esto, deberá agregar una función de clasificación ascendente/descendente en cada columna para facilitar la clasificación. Además, asegúrese de agregar un botón Filtrar que permitirá a los usuarios encontrar fácilmente los datos que buscan.

c. Agregar subtítulos y títulos

Es importante titular cada página del panel con un título apropiado. Esto no sólo facilitará a los usuarios la navegación por el panel, sino que también proporcionará contexto para los datos que se presentan. Además, debe agregar títulos o descripciones a cada elemento del panel. Esto ayudará a proporcionar mayor claridad sobre lo que comunica cada elemento.

Prueba del panel

Para garantizar que el panel de Excel funcione según lo previsto, es necesario realizar controles de calidad y pruebas de estrés utilizando nuevos datos. Hacer esto es un paso crítico en el proceso de creación del tablero.

Control de calidad

El primer paso para probar el panel de Excel es estar atento a posibles errores con los datos o el formato. Aquí es donde entra en juego la garantía de calidad. Los números incorrectos, los errores tipográficos y la información mal colocada deben identificarse y corregirse, si los hubiera.

Para un control de calidad más exhaustivo, también se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Verificar la coherencia de los datos en gráficos, fórmulas y tablas
• Compruebe si se están utilizando fórmulas incorrectas
• Pruebe que todos los enlaces estén conectados correctamente
• Compruebe que todos los encabezados, títulos y etiquetas de datos sean precisos

Prueba de estrés agregando nuevos datos

Una vez realizados los controles de calidad, el siguiente paso es agregar nuevos datos al panel y observar su rendimiento. Esto también se conoce como prueba de estrés. Si el panel puede mostrar con precisión cada nueva entrada sin ningún problema, entonces es una buena indicación de que el panel está listo para usarse.

Para garantizar que el panel pueda manejar grandes cantidades de datos, agregue varias entradas nuevas durante un corto período de tiempo y esté atento a cualquier mal funcionamiento. Si todo va bien, el panel de Excel está listo para usarse.

Conclusión

Crear un poderoso panel de Excel lo ayuda a ver de manera rápida, fácil y efectiva métricas importantes y recibir información sobre los datos elegidos. Como se describe en esta publicación de blog, existen varios pasos para lograr un panel eficaz y útil.

Resumen de los pasos clave

En resumen, se deben seguir los siguientes pasos para garantizar un panel potente y exitoso:

• Formulación de preguntas sobre los datos
• Obtención y preparación de datos
• Diseñar el tablero
• Elegir el tipo de gráfico correcto
• Limpieza del tablero
• Aplicar filtros y segmentaciones
• Creación de gráficos dinámicos

Resumen de la importancia y los beneficios de crear un panel

Crear un panel eficaz y útil es una excelente manera de realizar un seguimiento de las métricas clave y estar al tanto de sus datos. Puede permitirle comparar varias secciones o años de datos y generar información rápida, lo que le permitirá tomar decisiones informadas con rapidez. Al presentar sus datos en un formato fácilmente digerible, un panel puede aumentar significativamente la productividad y reducir la necesidad de análisis complejos.