So aktualisieren Sie Datenquellen für Excel -Dashboards

Einführung

Die Fähigkeit, Datenquellen effektiv zu nutzen und ein Excel -Dashboard zu erstellen, kann ein unglaublich leistungsfähiges Tool für jedes Unternehmen sein. In diesem Blog -Beitrag lernen wir Datenquellen und ihre verschiedenen Verwendungszwecke kennen sowie über die Aktualisierung in einem Excel -Dashboard. Wir werden Themen wie die Definition von Datenquellen, den Wert von Excel -Dashboards und die erfolgreiche Verwaltung von Datenquellen in Ihrem Dashboard abdecken. Am Ende dieses Beitrags können Sie Ihre Datenquellen in Excel Dashboards sicher aktualisieren.

Was sind Datenquellen?

Eine Datenquelle ist eine Sammlung von Daten, die zur Generierung einer Analyse der enthaltenen Daten verwendet werden. Datenquellen können von physischen Aufzeichnungen wie Rechnungen und Vertriebsbestellungen bis hin zu digitalen Aufzeichnungen wie Websuche, E -Mails usw. reichen sozialen Medien Beiträge. Datenquellen können verwendet werden, um Einblicke zu erhalten Kundenverhalten, Trends über Branchen und andere nützliche Informationen, mit denen die Entscheidungsfindung informiert werden kann.

Der Wert von Excel -Dashboards

Ein Excel -Dashboard ist eine visuelle Darstellung verschiedener Datenquellen, mit denen Einblicke in verschiedene Bereiche eines Unternehmens oder eines Unternehmens gewonnen werden. Dashboards werden üblicherweise verwendet, um einen Überblick über die Leistung zu geben, und werden für Berichtszwecke verwendet. Dashboards sind nützlich, um Trends zu identifizieren und ein besseres Gesamtverständnis der enthaltenen Daten zu erlangen. Dashboards sind auch hilfreich, wenn es darum geht, bestimmte Ziele festzulegen und fundierte Entscheidungen basierend auf den Daten zu treffen.

Was ist eine Datenquelle?

Eine Datenquelle ist der Ort, an dem ein Programm wie Microsoft Excel die Daten abruft, die für die Erstellung von Tabellenkalkulationen, Berichten und Dashboards verwendet werden. Gemeinsame Arten von Datenquellen, die von Unternehmen verwendet werden, umfassen Datenbanken, Flatendateien und andere Tabellen. Es können auch Varianten derselben Datenquelle verwendet werden, z. B. CSV -Dateien, XML -Dateien und Web -APIs.

A. Arten von Datenquellen

Es gibt vier Haupttypen von Datenquellen, mit denen Daten für Tabellenkalkulationsanwendungen abgerufen wurden:

• Datenbanken: Datenbanken sind eine Art strukturierte Daten. Diese Art von Datenquelle ist seit über zwei Jahrzehnten in der Unternehmensumgebung beliebt und umfasst Oracle und Microsoft SQL Server. Diese Art von Datenquelle zu haben, hilft sicherzustellen, dass die Daten immer konsistent sind und alle Datenpunkte erfasst werden.
• Flache Dateien: Flat -Dateien sind eine Form des strukturierten Datensatzes, aber im Gegensatz zu Datenbanken werden sie nicht über eine Datenbanktabelle verbunden. Häufige Beispiele für Flatendateien umfassen Excel -Tabellenkalkulationen, Textdateien und CSV -Dateien (Comma Separated Value).
• Andere Tische: Tabellen aus anderen Quellen können als Datenquellen verwendet werden. Dies umfasst Tabellen aus dem Web, z. B. HTML -Tabellen und JSON -Objekte. Darüber hinaus können diese Tabellen aus anderen Anwendungen und Programmen wie Google Sheets und Salesforce stammen.
• Varianten: Varianten von Flatendateien und anderen Datenquellen sind ebenfalls verfügbar. Dies umfasst CSV -Dateien und XML -Dateien sowie Web -APIs.

B. Vorteile einer Datenquelle

Eine Datenquelle ist äußerst vorteilhaft, da Excel Dashboard -Ersteller die für ihr Dashboard erforderlichen Daten einfach und schnell erhalten können. Darüber hinaus erleichtert die Datenquelle es dem Ersteller leicht, Daten zu speichern und anzuzeigen sowie Datenpunkte zu aktualisieren und Änderungen in den Daten zu visualisieren. Darüber hinaus liefert eine Datenquelle dem Ersteller einen zentralen Ort, an dem die Daten gespeichert werden, und so kann der Ersteller auf dieselben Datenpunkte und Visualisierungen über mehrere Projekte hinweg zugreifen.

Verbinden Sie Datenquellen mit Microsoft Excel Dashboards

Durch das Erstellen eines Dashboards in Microsoft Excel müssen Ihre Daten mit der Arbeitsmappe verbunden werden. Während Excel -Dashboards verschiedene Datenquellen wie Webdienste, Datenbanken und lokale Dateien verwenden können, benötigen viele dieser Quellen einen geeigneten Anschluss, bevor sie in Excel zugegriffen werden können. Schritt -für -Schritt -Anweisungen zum Verbinden von Datenquellen mit Microsoft Excel Dashboards finden Sie unten.

Schritt 1: Wählen Sie einen kompatiblen Stecker aus

Der erste Schritt beim Anschließen von Datenquellen mit Microsoft Excel Dashboards besteht darin, einen kompatiblen Anschluss auszuwählen. Es stehen verschiedene Anschlüsse zur Verfügung, darunter Microsoft -Abfrage-, Stromabfrage- und Zugriffsdatenbank -Engine. Jeder Connector verfügt über ein anderes Angebot für Quellserver- und Datenbankverbindungsoptionen. Wenden Sie sich also an die Dokumentation von Microsoft, um Informationen darüber zu erhalten, welcher Connector am besten Ihren Anforderungen entspricht.

Schritt 2: Konfigurieren Sie die Verbindung

Sobald Ihr kompatibler Anschluss ausgewählt wurde, besteht der nächste Schritt darin, die Verbindung zu konfigurieren. Konfigurieren der Verbindung umfasst die Bereitstellung der entsprechenden Verbindungsparameter und das Testen der Verbindung zur Datenquelle. Sobald es verbunden ist, ist es auch wichtig, die Verbindungseigenschaften zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Verbindungsparameter korrekt sind.

Schritt 3: Zeigen Sie die Datenquelle in Excel an

Der letzte Schritt zum Anschließen von Datenquellen mit Microsoft Excel Dashboards besteht darin, die Datenquelle in Excel anzuzeigen. Dies erfolgt in der Regel durch Verbinden mit der Datenquelle im Power Query -Editor und durch Einfügen der Daten mithilfe des entsprechenden Arbeitsblatts in Excel. Es ist wichtig zu beachten, dass die Datenquelle im Power Query -Editor und das Arbeitsblatt in Excel sind verknüpftSo spiegeln sich alle Änderungen an der Datenquelle im Power Query -Editor auch im Arbeitsblatt in Excel wider.

Datenquellen erfrischen

Das Aktualisieren von Datenquellen in Excel Dashboards ist ein wichtiger Bestandteil des Dashboard -Prozesses. Das Aktualisieren Ihrer Datenquelle stellt sicher, dass in der Datenquelle, seit das Dashboard erstellt wurde, Änderungen im Dashboard selbst sichtbar sind. Das Aufbewahren eines aktuellen Dashboards kann für das Geschäft von wesentlicher Bedeutung sein, da es kritische Geschäftsentscheidungen und -strategien beeinflusst. Datenquellen sollten immer aktualisiert werden, nachdem das Dashboard zum ersten Mal erstellt wurde, und dann regelmäßig für maximale Nützlichkeit.

Warum es wichtig ist, eine Datenquelle zu aktualisieren

Das Aktualisieren von Datenquellen ist wichtig, um den Inhalt des Dashboards aktuell und zuverlässig zu halten. Datenquellen stammen normalerweise aus mehreren Quellen wie Datenbanken oder Cloud -Anwendungen, und die Daten können sich schnell ändern. Durch das Nicht -Aktualisieren der Datenquellen kann das Dashboard veraltet und ungenau werden. Darüber hinaus kann die Abdeckung von Entscheidungen, die auf ungenauen Daten basieren, zu kostspieligen und kontraproduktiven Geschäftsentscheidungen führen. Daher ist eine regelmäßige Auffrischung von Datenquellen von entscheidender Bedeutung.

Wann sollte eine Datenquelle aktualisiert werden?

Datenquellen sollten aktualisiert werden, nachdem das Dashboard zum ersten Mal erstellt wurde, und dann regelmäßig. Abhängig von den spezifischen Anforderungen des Dashboards kann die Häufigkeit der Datenerfrischungen variieren. Datenerfrischungen sollten nach wesentlichen Änderungen der Datenquelle, z. B. Hinzufügen oder Bearbeiten von Datensätzen oder in regelmäßig geplanten Intervallen auftreten.

So aktualisieren Sie Datenquellen mit Microsoft Excel

Microsoft Excel bietet verschiedene Methoden zum Auffrischen von Datenquellen. Der einfachste und schnellste Weg, um Datenquellen zu aktualisieren, besteht darin, das Dashboard zu öffnen und auf die Schaltfläche „Datenquellen aktualisieren“ zu klicken. Wenn das Dashboard und seine Datenquellen jedoch sehr groß und komplex sind, kann das manuelle Aktualisierung zeitaufwändig sein. Microsoft Excel bietet auch Funktionen, mit denen Datenquellen automatisch aktualisiert werden können, wenn das Dashboard geöffnet wird, in bestimmten Intervallen oder wenn Änderungen in der Datenquelle vorgenommen werden.

• Öffnen Sie das Dashboard und klicken Sie auf die Schaltfläche „Datenquellen aktualisieren“.
• Verwenden Sie die Optionen „Automatische Aktualisierung“, um regelmäßige Aktualisierungsfrequenzen festzulegen.
• Setzen Sie die Aktualisierungsparameter „On Change“, um sicherzustellen, dass die Datenquellen aktualisiert werden, wenn Änderungen an der Datenquelle vorgenommen werden.

Daten automatisieren. Aktualisieren

Wenn es darum geht, Excel -Dashboards anzupassen und zu aktualisieren, ist es wichtig, die Datenquellen auf dem neuesten Stand zu halten. Die automatische Aktualisierung der Daten kann dazu beitragen, diesen Vorgang zu optimieren und die Excel -Dashboards aufrechtzuerhalten reibungslos laufen. Durch die Automatisierung der Datenanlage werden die Datenquelle an die Stromabfrage angeschlossen, Datenquellen automatisch aktualisiert und einen Aktualisierungsplan konfiguriert.

Verbinden Sie die Datenquelle mit der Stromabfrage

Der erste Schritt zur automatischen Aktualisierung der Daten ist die Verbindung der Datenquelle mit der Stromabfrage. Power Query ist ein leistungsstarkes Microsoft Excel-Add-On, mit dem Benutzer schnell eine Verbindung zu Datenquellen herstellen und diese manipulieren können. Mit Power Query können Benutzer die Daten leicht in nutzbare und aussagekräftige Erkenntnisse umwandeln. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Daten abrufen Wählen Sie den Datenquellentyp aus und befolgen Sie die Eingabeaufforderungen, um die Datenquelle mit der Stromabfrage zu verbinden.

Automatisch Datenquellen aktualisieren

Sobald die Datenquelle mit der Stromabfrage verbunden ist, besteht der nächste Schritt darin, die Datenquelle so einzustellen, dass sie automatisch aktualisiert werden. Dies kann erfolgen, indem die Datenquelle festgelegt wird, um jedes Mal zu aktualisieren, wenn die Tabelle geöffnet wird. Gehen Sie dazu in das Band zu "Daten" und klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Alle aktualisieren". Stellen Sie sicher, dass das Feld „Aktualisieren“ beim Öffnen der Datei aktiviert ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten bei der Öffnung der Tabelle automatisch aktualisiert werden.

Konfigurieren eines Aktualisierungsplans

Der letzte Schritt zur automatischen Aktualisierung der Daten besteht darin, einen Aktualisierungsplan zu konfigurieren. Dies kann durch die Auswahl der Option "Zeitplan aktualisieren" auf der Registerkarte "Daten" und dann "Anpassen" ausgewählt werden. Hier können Benutzer die Aktualisierungsfrequenz und bestimmte Zeiten konfigurieren, in denen die Daten aktualisiert werden sollten. Darüber hinaus können Benutzer auch E -Mail -Benachrichtigungen für fehlgeschlagene Aktualisierungen konfigurieren. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um den Aktualisierungsplan zu konfigurieren.

Aktualisieren Sie Ihr Dashboard

A Erfolgreiches Excel -Dashboard stützt sich auf Daten, die sowohl genau als auch aktuell sind. Ein gut konstruiertes Dashboard sollte den Benutzern schnell und effektiv aussagekräftige Informationen liefern. Um sicherzustellen, dass Ihr Dashboard optimal funktioniert, müssen Sie eine aktuelle Datenquelle beibehalten.

So aktualisieren Sie die Dashboard -Visualisierung

Aktualisieren Sie Ihre Excel Dashboard sollte eine Überprüfung der Daten und der Visualisierung enthalten. Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Datenquellen aktualisiert wurden und aktuell sind. Dies kann Kreuzinformationen aus verschiedenen Quellen oder Überprüfung von Datenkonsistenzen beinhalten. Wenn Sie überprüft haben, ob Ihre Daten korrekt sind, nehmen Sie sich die Zeit, um Ihre Dashboard -Visuals zu bewerten. Kommunizieren die Diagramme und Grafiken ihren Zweck deutlich? Helfen die Farben, Schriftarten und das Styling Ihrem Dashboard, visuell ansprechend zu sein? Wenn Sie sicherstellen, dass Ihr Dashboard frei von Fehlern ist und ästhetisch ansprechend ist, wird Ihr Publikum die richtigen Informationen bereitgestellt.

Verwalten mehrerer Datenquellen und Aufrechterhaltung der Genauigkeit

Das Organisieren und Verwalten mehrerer Datenquellen kann ein mühsamer Prozess sein. Es ist wichtig, ein organisiertes System von Dateneingängen aufrechtzuerhalten, um die Genauigkeit in Ihrem Dashboard sicherzustellen. Anstatt sich auf manuelle Aktualisierungsprozesse zu verlassen, sollten Sie den Dateneingangsprozess automatisieren. Die Verwendung von Datenkonsolidierung oder Pivot -Tabellen kann dazu beitragen, Ihre Daten schnell zu aggregieren, zu aktualisieren und zu transformieren.

Organisationen können auch in Betracht ziehen, eine Richtlinie zur regelmäßigen Überprüfung der Dashboard -Daten zu übernehmen, um sicherzustellen, dass sie für die ursprünglichen Ziele noch korrekt und relevant ist. Um die Genauigkeit aufrechtzuerhalten, sollten Sie in Betracht ziehen, spezifische Richtlinien für Datenquellen zu erstellen, die Häufigkeit zu aktualisieren und Prozesse zu überprüfen.

Abschluss

Das Aktualisieren von Datenquellen für Excel-Dashboards kann eine mühsame Aufgabe sein, ist jedoch ein wesentlicher Bestandteil, wenn es darum geht, Ihr Dashboard auf dem neuesten Stand mit den neuesten Informationen zu halten. Dieser Blog -Beitrag hat einige der Möglichkeiten zur Optimierung dieses Prozesses diskutiert, einschließlich des Erstellens eines automatisierter Prozess und Nutzung von Excel Funktionen. Auf diese Weise können Sie die manuelle Arbeit minimieren und Zeit sparen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihr Dashboard so aktuell und nützlich wie möglich ist.

Zusammenfassung der diskutierten Themen

• Daten aus externen Quellen importieren
• Verwendung Excel -Formeln
• Datenaktualisierungen automatisieren

Vorteile der Aktualisierung von Datenquellen für Excel -Dashboards

Aktualisierung Datenquellen für Ihr Excel -Dashboard bieten eine Reihe von Vorteilensowohl kurzfristig als auch langfristig. Es verringert die Zeit, die die Zeit für die manuelle Eingabe von Daten in das Dashboard aufgewendet hat und und spart Ihnen Stunden Arbeit. Es stellt auch sicher, dass die in Ihren Dashboards vorgestellten Daten aktuell und aktuell sind, was wiederum zu einer genaueren Darstellung der Situation beiträgt. Die in Ihren Dashboards vorgestellten Informationen sind für Benutzer zuverlässiger und nützlicher, sodass das Dashboard zu einem der wichtigsten Tools in Ihrem Unternehmen wird.