Excel Tutorial: So erstellen Sie eine Prozesskarte in Excel

Einführung

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie einen komplexen Geschäftsprozess oder einen Projektfluss in visuell darstellen können Excel? In diesem Tutorial führen wir Sie durch den Schritt-für-Schritt-Prozess des Erstellens von a Prozessplan In Excel helfen Sie, den Aufgabenfluss und Aktivitäten effektiv zu kommunizieren und zu verstehen. Aber zuerst verstehen wir zuerst, was eine Prozesskarte ist und warum sie ist essentiell In Geschäft Und Projektmanagement.

Die zentralen Thesen

• Prozesskarten stellen visuell komplexe Geschäftsprozesse oder Projektströme in Excel dar, was bei effektiver Kommunikation und Verständnis von Aufgaben und Aktivitäten unterstützt wird.
• Die Prozesszuordnung ist für das Geschäfts- und Projektmanagement von wesentlicher Bedeutung, um Prozesse zu optimieren, Ineffizienzen zu identifizieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern.
• Es gibt verschiedene Arten von Prozesskarten, wie z. B. Swimlane- und Value -Stream -Karten, die jeweils spezifische Zwecke für die Visualisierungsprozesse dienen.
• Excel kann für die Prozesszuordnung verwendet werden, indem Daten organisiert, die Karte mithilfe von Formen und Anschlüssen erstellt werden und Details und Dokumentationen für eine bessere Visualisierung hinzugefügt werden.
• Die Überprüfung und Überarbeitung der Prozesskarte ist entscheidend für die Genauigkeit und Konsistenz, und das Feedback von Stakeholdern oder Teammitgliedern kann zu weiteren Verbesserungen führen.

Prozesskarten verstehen

Die Prozesszuordnung ist ein wesentliches Instrument zur Visualisierung und Analyse der in einem bestimmten Prozess beteiligten Schritte. Es ermöglicht eine einfache Identifizierung von Ineffizienzen, Entlassungen und Verbesserungsmöglichkeiten. In diesem Abschnitt werden wir uns mit der Definition von Prozesskarten und den häufig verwendeten Typen befassen.

Eine Prozesskarte ist eine visuelle Darstellung der Schritte und Aktivitäten, die an einem bestimmten Prozess beteiligt sind. Es bietet einen klaren und prägnanten Überblick über den Arbeitsfluss, die Abfolge der Aufgaben und die Wechselwirkungen zwischen verschiedenen Stakeholdern. Prozesskarten sind von unschätzbarem Wert, um den Betrieb zu optimieren, die Qualität zu verbessern und die Gesamtproduktivität zu steigern.

Es gibt verschiedene Arten von Prozesskarten, die üblicherweise verwendet werden, jeweils eigene Merkmale und Anwendungen.

1. Swimlane Process Map

• Verwendet "Swimlanes", um verschiedene Funktionen, Abteilungen oder Personen zu trennen, die an dem Prozess beteiligt sind.
• Bietet eine klare visuelle Darstellung von Rechenschaftspflicht und Verantwortlichkeiten in verschiedenen Bereichen der Organisation.
• Nützlich zur Identifizierung von Engpässen, Übergabepunkten und potenziellen Bereichen für die Zusammenarbeit.

2. Wert Stream Map

• Konzentriert sich auf den Fluss von Wertschöpfungsaktivitäten und die Beseitigung von Abfällen innerhalb eines Prozesses.
• Markiert den gesamten Wertstrom vom Anfang bis zum Ende, einschließlich des Materials- und des Informationsflusses.
• Hilft bei der Identifizierung von Nicht-Wert-Hinzufügen von Aktivitäten und Verbesserungsmöglichkeiten im Prozess.

Das Verständnis der verschiedenen Arten von Prozesskarten ist entscheidend für die Auswahl der am besten geeigneten Methode zur effektiven Visualisierung und Analyse eines bestimmten Prozesses in Excel.

Einrichten von Excel für die Prozesszuordnung einrichten

Beim Erstellen einer Prozesskarte in Excel ist es wichtig, das Arbeitsblatt auf eine Weise einzurichten, die eindeutige Organisation und Dateneingabe ermöglicht. In diesem Kapitel wird Sie durch den Prozess der Öffnung eines neuen Excel -Arbeitsblatts und der Organisation von Daten und Spalten für die Prozesszuordnung führen.

• Schritt 1: Offene Excel

  
  

Beginnen Sie mit Microsoft Excel auf Ihrem Computer. Sie können dies tun, indem Sie auf das Excel -Symbol in Ihrem Desktop klicken oder in den Anwendungen Ihres Computers danach suchen.

• Schritt 2: Erstellen Sie ein neues Arbeitsblatt

  
  

Sobald Excel geöffnet ist, klicken Sie in der oberen linken Ecke auf "Datei" und wählen Sie dann "neu", um ein neues Arbeitsblatt zu erstellen. Sie können auch das Verknüpfungs -Strg + N verwenden, um ein neues Arbeitsblatt zu öffnen.

• Schritt 1: Definieren Sie Ihre Prozesszuordnungsziele

  
  

Bevor Sie Ihre Daten und Spalten in Excel organisieren, ist es wichtig, Ihre Prozessziele für Prozesszuordnung klar zu verstehen. Bestimmen Sie, welche spezifischen Informationen Sie in die Prozesskarte einbeziehen müssen und wie das Endergebnis aussehen soll.

• Schritt 2: Beschriften Sie Ihre Spalten

  
  

Erstellen Sie eine klare und organisierte Struktur für Ihre Prozesskarte, indem Sie Ihre Spalten mit relevanten Headern kennzeichnen. Gemeinsame Header für die Prozesszuordnung umfassen "Schrittnummer", "Beschreibung", "verantwortliche Partei", "Startzeit" und "Endzeit".

• Schritt 3: Geben Sie Ihre Daten ein

  
  

Sobald Ihre Spalten gekennzeichnet sind, geben Sie die erforderlichen Daten für jeden Schritt des Prozesses ein. Dies kann Beschreibungen jedes Schritts, die für jeden Schritt verantwortlichen Personen oder Abteilungen sowie die Start- und Endzeiten für jeden Schritt enthalten.

Erstellen der Prozesskarte

Wenn es darum geht, einen Prozess in Excel zu visualisieren, kann das Erstellen einer Prozesskarte eine effektive Möglichkeit sein, den Aktivitätenfluss und Entscheidungen innerhalb eines Systems darzustellen. In diesem Tutorial werden wir untersuchen, wie Sie eine Prozesskarte in Excel mithilfe von Formen, Anschlüssen, Text und angepassten Stilen erstellen, um eine bessere Visualisierung zu erhalten.

Verwenden von Formen und Anschlüssen in Excel

• Wählen Sie die Registerkarte "Einfügen" ein: Gehen Sie in Excel zur Registerkarte "Einfügen" und navigieren Sie zu der Option "Formen". Hier können Sie aus einer Vielzahl von Formen wie Rechtecken, Ovalen, Diamanten und Pfeilen auswählen, mit denen verschiedene Komponenten oder Schritte im Prozess dargestellt werden können.
• Zeichnen Sie die Formen: Klicken Sie auf die gewünschte Form und ziehen Sie Ihre Maus, um sie auf das Excel -Arbeitsblatt zu zeichnen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Schritt oder jede Komponente im Vorgang und ordnen Sie die Formen in der gewünschten Sequenz an.
• Verbinden Sie die Formen: Verwenden Sie die Option "Linien" oder "Anschlüsse" aus dem Menü "Formen", um Linien oder Pfeile zwischen den Formen zu zeichnen, wodurch sich visuell den Fluss des Vorgangs angibt.

Hinzufügen von Text und Beschriftungen zur Prozesskarte

• Textfelder einfügen: Wählen Sie unter der Registerkarte "Einfügen" "Textfeld" aus, um jeder Form in der Prozesskarte Beschriftungen oder Beschreibungen hinzuzufügen.
• Geben Sie relevante Informationen ein: Doppelklicken Sie auf jedes Textfeld, um den entsprechenden Text einzugeben, z. B. den Namen des Schritts oder der Komponente, die Eingabe-/Ausgabedaten oder andere relevante Details.
• Passen Sie die Schrift und das Format an: Passen Sie den Schriftstil, die Größe und die Farbe des Textes an, um die Klarheit und Lesbarkeit innerhalb der Prozesskarte zu gewährleisten.

Anpassen von Farben und Stilen für eine bessere Visualisierung

• Formatieren Sie die Formen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf jede Form und wählen Sie "Formatform" aus, um die Füllfarbe, die Farbe und andere visuelle Attribute zu ändern, um zwischen verschiedenen Schritten oder Komponenten im Prozess zu unterscheiden.
• Verwenden Sie Themen und Stile: Erforschen Sie die Optionen "Themen" und "Stile" in Excel, um vordefinierte Farbschemata, Schriftarten und Effekte auf die Prozesskarte anzuwenden und ihre visuelle Anziehungskraft und Klarheit zu verbessern.
• Verwenden Sie die bedingte Formatierung: Für eine fortgeschrittenere Anpassung in Betracht ziehen, die Funktion "Excel" -Deditionalformatierungsfunktion zu verwenden, um die Farbe oder den Stil bestimmter Formen automatisch basierend auf vordefinierten Kriterien oder Dateneingaben zu ändern.

Hinzufügen von Details und Dokumentation

Beim Erstellen einer Prozesskarte in Excel ist es wichtig, relevante Informationen, zusätzliche Notizen und Excel -Funktionen für die Datenvalidierung und Filterung zu verwenden, um den Prozess effektiv zu dokumentieren.

• Prozessschritte: Beschriften und beschreiben Sie jeden Schritt in der Prozesskarte.
• Verantwortlichkeiten: Geben Sie die für jeden Schritt verantwortlichen Personen oder Teams an.
• Zeitlinien: Fügen Sie für jeden Schritt im Prozess erwartete oder tatsächliche Zeitrahmen ein.
• Schlüsselkennzahlen: Fügen Sie gegebenenfalls Leistungsmetriken oder wichtige Indikatoren hinzu, um den Erfolg des Prozesses zu messen.

• Anmerkungen: Verwenden Sie Textfelder oder Callouts, um zusätzliche Informationen oder Kontext für bestimmte Schritte oder Komponenten in der Prozesskarte bereitzustellen.
• Hyperlinks: Link relevante Dokumentation, Ressourcen oder Verweise auf externe Quellen für weitere Details oder Erklärungen.
• Kommentare: Verwenden Sie die Kommentarfunktion von Excel, um Kommentare oder Erklärungen direkt in der Tabelle hinzuzufügen.

• Datenvalidierung: Implementieren Sie Datenvalidierungsregeln, um sicherzustellen, dass nur bestimmte Arten von Daten oder Werten in benannte Zellen eingegeben werden, wodurch die Genauigkeit und Konsistenz verbessert werden.
• Filterung: Verwenden Sie die Filterfunktionen von Excel, um bestimmte Teilmengen der Prozesskarte auf der Grundlage von Kriterien wie verantwortlichen Parteien, Zeitrahmen oder anderen relevanten Faktoren einfach zu analysieren und anzusehen.

Überprüfung und Überarbeitung der Prozesskarte

Nach dem Erstellen einer Prozesskarte in Excel ist es wichtig, sie zu überprüfen und zu überarbeiten, um Genauigkeit und Wirksamkeit zu gewährleisten. Dieser Schritt ist entscheidend dafür, dass die Prozesskarte ihrem Zweck dient, den Workflow klar darzustellen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

• Überprüfen Sie die Datengenauigkeit

  
  

  Überprüfen Sie alle in der Prozesskarte verwendeten Daten, um sicherzustellen, dass sie den Workflow genau darstellen. Dies beinhaltet die Überprüfung der Abfolge von Schritten, Eingabe-/Ausgabeinformationen und anderen relevanten Details.

• Konsistenz sicherstellen

  
  

  Überprüfen Sie die Formatierung und Layout der Prozesskarte, um die Konsistenz durchgehend sicherzustellen. Dies umfasst die Verwendung der gleichen Symbole, Farben und Formen für ähnliche Elemente im Workflow.

• Verbesserungsbereiche identifizieren

  
  

  Analysieren Sie die Prozesskarte gründlich, um Bereiche zu identifizieren, für die möglicherweise Überarbeitungen oder Verbesserungen erforderlich sind. Dies könnte die Identifizierung von Entlassungen, Ineffizienzen oder unklaren Schritten im Workflow umfassen.

• Notwendige Änderungen vornehmen

  
  

  Sobald die Verbesserungsbereiche identifiziert sind, überarbeiten Sie die erforderlichen Überarbeitungen der Prozesskarte. Dies könnte das Umorganisieren des Layouts, das Hinzufügen oder Entfernen von Schritten oder das Klärung des Workflows beinhalten.

• Bieten Sie Eingaben von Stakeholdern an

  
  

  Feedback von relevanten Stakeholdern oder Teammitgliedern einholen, die mit dem Workflow vertraut sind. Ihre Eingaben können wertvolle Erkenntnisse liefern und dazu beitragen, dass die Prozesskarte den tatsächlichen Workflow genau widerspiegelt.

• Feedback einbeziehen

  
  

  Betrachten Sie das empfangene Feedback und integrieren Sie relevante Vorschläge oder Änderungen in die Prozesskarte. Dieser kollaborative Ansatz kann dazu beitragen, dass die Prozesskarte umfassend und gut mit dem tatsächlichen Workflow ausgerichtet ist.

Abschluss

Prozessabbildung ist ein entscheidendes Instrument für Unternehmen, um ihre Prozesse zu visualisieren und zu verstehen, was dazu führt Verbesserte Effizienz Und Wirksamkeit. Verwendung Excel Für die Prozesszuordnung bietet eine benutzerfreundliche und vertraute Plattform zum Erstellen detaillierter und informativer Karten. Durch die Verwendung der verschiedenen Funktionen und Funktionen, die Excel -Angebote anwenden, können Unternehmen ihre Prozesse problemlos verfolgen und analysieren, um bessere Entscheidungsfindung Und Prozessverbesserung. Wenn Sie also das nächste Mal einen Prozess abbilden müssen, sollten Sie Excel versuchen.