Excel -Tutorial: Wie man eine Post von Excel zu Word auf dem Mac verschickt

Einführung

Wenn Sie jemals einen Großteil personalisierter Briefe oder E-Mails senden mussten, wissen Sie, wie zeitaufwändig es sein kann. Das ist wo Post verschmelzen kommt ins Spiel und ermöglicht es Ihnen, personalisierte Dokumente schnell und effizient zu erstellen. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie eine E -Mail -Verschmelzung ausführen Excel to Word auf Mac, Straffung Ihrer Geschäftskommunikation und Ersparnis Ihrer wertvollen Zeit und Mühe.

Die zentralen Thesen

• Die E -Mail -Zusammenführung ermöglicht eine schnelle und effiziente Erstellung personalisierter Dokumente
• Das Organisieren und Formatieren von Daten in Excel ist für eine erfolgreiche Mail -Verschmelzung von entscheidender Bedeutung
• Das Verbinden von Excel mit Word und das Anpassen des Dokuments sind wichtige Schritte im Prozess
• Das Abschluss des Zusammenführens und die Überprüfung des endgültigen Dokuments ist für die Genauigkeit von wesentlicher Bedeutung
• Mastering Mail -Zusammenführung kann die Geschäftskommunikation optimieren und Zeit und Mühe sparen

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre Excel -Tabelle vor

Bevor Sie auf Ihrem Mac eine E -Mail -Verschmelzung von Excel zu Word durchführen können, ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihre Excel -Tabelle korrekt eingerichtet ist, um Fehler im Zusammenführungsprozess zu vermeiden. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Excel -Tabelle vorzubereiten:

A. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten organisiert und genau sind

• Suchen Sie nach falsch geschriebenen oder ungenauen Dateneinträgen
• Entfernen Sie alle doppelten Einträge
• Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Informationen für jeden Datensatz enthalten sind

B. Verwenden Sie die Spaltenkopfzeile als einfache Referenz

• Weisen Sie jeder Spalte in Ihrer Tabelle klare und beschreibende Header zu
• Vermeiden Sie die Verwendung von Zahlen in den Headern, da sie während des Zusammenführungsprozesses Verwirrung verursachen können

C. Sonderzeichen oder Daten formatieren

• Stellen Sie sicher, dass Sonderzeichen oder Daten korrekt formatiert werden, um während der Zusammenführung Probleme zu vermeiden
• Erwägen Sie, die zu verwenden Tags -Tag, um wichtige Datenpunkte für einfache Referenzen während des Zusammenführungsprozesses hervorzuheben

Wenn Sie diese Schritte befolgen, um Ihre Excel -Tabelle vorzubereiten, können Sie sicherstellen, dass ein reibungsloser und erfolgreicher E -Mail -Prozess von Excel zu Word auf Ihrem Mac.

Schritt 2: Richten Sie Ihr Word -Dokument ein

Sobald Sie Ihre Excel -Daten für die E -Mail -Verschmelzung bereit haben, ist es an der Zeit, Ihr Word -Dokument für die Zusammenführung einzurichten. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um einen reibungslosen und erfolgreichen E -Mail -Zusammenführungsvorgang zu gewährleisten.

Öffnen Sie zunächst Microsoft Word auf Ihrem Mac und starten Sie ein neues Dokument. Sie können dies tun, indem Sie auf die Registerkarte "Datei" klicken und "neu" auswählen, um ein leeres Dokument zu erstellen.

Sobald Ihr neues Dokument geöffnet ist, navigieren Sie oben im Word -Fenster zur Registerkarte "Mailings". Klicken Sie auf die Schaltfläche "E -Mail -Merge starten", um mit dem Prozess des Zusammenführens Ihrer Excel -Daten in das Word -Dokument zu beginnen.

Nach der Auswahl "Start-Mail-Merge" wird ein Dropdown-Menü angezeigt. In diesem Menü können Sie den Dokumenttyp auswählen, den Sie erstellen möchten, z. B. Briefe, Beschriftungen, Umschläge oder sogar E -Mail -Nachrichten. Wählen Sie die entsprechende Option basierend auf Ihren spezifischen E -Mail -Merge -Anforderungen aus.

Schritt 3: Schließen Sie Excel mit Wort an

Sobald Sie Ihre Excel -Tabelle bereit haben, ist es an der Zeit, sie mit Ihrem Word -Dokument für die Mail -Zusammenführung zu verbinden.

Klicken Sie in Ihrem Word -Dokument auf die Registerkarte "Mailings" und wählen Sie "Empfänger auswählen". Wählen Sie im Dropdown-Menü "Verwenden Sie eine vorhandene Liste".

In einem Fenster werden Sie aufgefordert, Ihre Excel -Tabelle zu finden. Navigieren Sie zum richtigen Ordner und wählen Sie die Tabelle aus. Wenn Ihre Excel -Datei mehrere Blätter enthält, wählen Sie sicher, dass Sie den richtigen für die E -Mail -Verschmelzung auswählen.

Nach der Auswahl der Excel -Tabelle zeigt Word eine Liste aller Felder in Ihrem Excel -Blatt an. Sie müssen diese Felder mit den Platzhaltern in Ihrem Wortdokument anpassen. Wenn Ihr Excel -Blatt beispielsweise eine Spalte "Vorname" enthält, müssen Sie sie mit dem Platzhalter "Vorname" in Ihrem Word -Dokument anpassen.

Schritt 4: Passen Sie Ihr Dokument an

Sobald Sie Ihre Merge -Felder eingefügt und Ihre Excel -Tabelle in Ihr Word -Dokument angeschlossen haben, ist es an der Zeit, Ihr Dokument anzupassen, um sicherzustellen, dass es poliert und professionell aussieht.

A. Einlegen

Bevor Sie Ihr Dokument anpassen können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Merge -Felder an den entsprechenden Stellen eingefügt haben. Diese Zusammenführungsfelder sind Platzhalter für die Daten aus Ihrer Excel -Tabelle.

• Öffnen Sie Ihr Wortdokument und platzieren Sie Ihren Cursor dort, wo die Daten von Excel erscheinen sollen.
• Klick auf das Führen Sie das Fusionsfeld ein Schaltfläche auf der Registerkarte "Mailings".
• Wähle aus Feld verschmelzen Sie möchten im Dropdown-Menü einfügen.
• Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Daten, den Sie aus Excel ziehen möchten.

B. Vorschau Ihres Dokuments, um sicherzustellen, dass die Fergefelder an der richtigen Stelle sind

Bevor Sie endgültige Anpassungen Ihres Dokuments vornehmen, ist es wichtig, die Vorschau zu stellen, um sicherzustellen, dass sich die Merge -Felder an der richtigen Stelle befinden und dass die Daten von Excel dort füllen, wo Sie es erwarten.

• Klick auf das Vorschauergebnisse Schaltfläche auf der Registerkarte "Mailings".
• Überprüfen Sie jede Seite Ihres Dokuments, um sicherzustellen, dass die Merge -Felder korrekt platziert sind.
• Wenn Sie Probleme bemerken, gehen Sie zurück und passen Sie die Platzierung der Merge -Felder in Ihrem Dokument an.

C. Nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen an das Layout oder die Formatierung vor

Sobald Sie bestätigt haben, dass sich die Merge -Felder an der richtigen Stelle befinden, können Sie die erforderlichen Anpassungen an das Layout oder die Formatierung Ihres Dokuments vornehmen, um sicherzustellen, dass es poliert und professionell aussieht.

• Modifiziere den Schriftgröße, Stil und Farbe Um den Text visuell ansprechender zu machen.
• Verstelle die Ränder, Abstand und Ausrichtung Verbesserung des Gesamtlayouts Ihres Dokuments.
• Erwägen Sie das Hinzufügen Header, Fußzeilen oder Seitenzahlen für eine professionellere Note.

Schritt 5: Vervollständigen Sie die Zusammenführung

Nachdem Sie die E -Mail -Verschmelzung in Excel und Word eingerichtet haben, ist es an der Zeit, den Vorgang zu vervollständigen, indem Sie diese letzten Schritte befolgen:

• A. Wählen Sie "Finish & Merge" und "Merge" und "einzelne Dokumente bearbeiten".

Sobald Sie alle Felder eingefügt haben und mit dem Layout zufrieden sind, gehen Sie in Word auf die Registerkarte "Mailings". Klicken Sie im Dropdown -Menü auf "Finish & Merge" und wählen Sie "einzelne Dokumente bearbeiten". Dadurch werden ein neues Dokument mit den zusammengeführten Informationen generiert.

• B. alle Datensätze oder einen bestimmten Bereich zusammenführen

Als nächstes wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie alle Datensätze oder einen bestimmten Bereich zusammenführen möchten. Wählen Sie die Option, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, und klicken Sie auf "OK". Dadurch wird das Dokument mit den fusionierten Daten aus Ihrer Excel -Tabelle ausgelöst.

• C. Überprüfen Sie das fusionierte Dokument für die Genauigkeit und machen Sie alle endgültigen Änderungen vor

Sobald die Zusammenführung abgeschlossen ist, überprüfen Sie das zusammengeführte Dokument, um sicherzustellen, dass alle Informationen genau eingefügt wurden. Überprüfen Sie nach Fehlern oder Formatierproblemen und erstellen Sie die erforderlichen Änderungen. Dies ist Ihre letzte Gelegenheit, um sicherzustellen, dass alles so aussieht, wie Sie es möchten, bevor Sie den E -Mail -Merge -Prozess beenden.

Abschluss

Abschließend, Mail Merge ist ein leistungsstarkes Tool, das die Kommunikations- und Dokumentationsprozesse erheblich rationalisieren kann. Indem Sie es Ihnen ermöglichen, Massen -E -Mails oder Briefe zu personalisieren und zu senden, spart dies Zeit und gewährleistet die Genauigkeit in Ihrer Korrespondenz. Wir ermutigen Sie, den E -Mail -Merge -Prozess zu praktizieren und zu meistern, da dies eine wesentliche Fähigkeit für effiziente Geschäftsbetrieb ist. Mit ein wenig Praxis können Sie bald mühelos Daten von Excel zu Word auf Ihrem Mac zusammenführen, wodurch Ihre Arbeit produktiver und professioneller wird.