Excel -Tutorial: Wie man verschickt von Excel zu PDF

Einführung

Müssen Sie jemals personalisierte Dokumente an eine große Anzahl von Empfängern senden? Mail verschmelzen von Excel zu PDF ist ein leistungsstarkes Werkzeug, mit dem Sie genau das tun können. In diesem Tutorial führen wir Sie durch den Prozess des Zusammenführens von Daten aus einer Excel -Tabelle in ein PDF -Dokument und sparen Ihnen Zeit und Mühe beim Versenden personalisierter Kommunikation.

Für Fachleute in verschiedenen Branchen die Fähigkeit zu Mail verschmelzen von Excel zu PDF ist eine wesentliche Fähigkeit. Es ermöglicht die effiziente Schaffung personalisierter Briefe, Rechnungen, Etiketten und anderer Dokumente, die Kommunikation optimieren und die Professionalität verbessern.

Die zentralen Thesen

• Die E -Mail -Fusion von Excel zu PDF ist ein leistungsstarkes Instrument, um personalisierte Dokumente an eine große Anzahl von Empfängern zu senden.
• Fachleute in verschiedenen Branchen können davon profitieren, die Fähigkeiten der Postverschmelzung von Excel zu PDF zu beherrschen.
• Das Verständnis des E -Mail -Zusammenarbeits umfasst das Definieren von E -Mail -Verschmelzungen und das Erlernen der beteiligten Schritte.
• Das Einrichten der Excel -Tabelle und das Erstellen der E -Mail -Verschmelzung in Word sind entscheidende Schritte im Prozess.
• Das Anpassen der E -Mail -Verschmelzung und das Speichern als PDF sind endgültige Schritte, um die Genauigkeit und Professionalität in der Kommunikation zu gewährleisten.

Verständnis des E -Mail -Verschiebungsprozesses

Definition der Postüberschreitung

Mail Merge ist ein Prozess, mit dem Sie personalisierte Dokumente erstellen können, indem Sie eine Vorlage mit Daten aus einer Tabelle oder Datenbank zusammenführen. Im Zusammenhang mit Excel zu PDF -Mail -Zusammenführungen können Sie Excel als Datenquelle verwenden, um eine PDF -Vorlage mit personalisierten Informationen zu füllen.

Schritte, die in die Postverschmelzung von Excel zu PDF verbunden sind

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre Excel -Tabelle vor

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Excel -Tabelle die Daten enthält, die Sie in die PDF -Dokumente einfügen möchten, wobei jede Zeile einen eindeutigen Datensatz und jede Spalte ein anderes Feld oder eine andere Information darstellt.
• Stellen Sie sicher, dass die Säulenkopfzeile klar und gut definiert sind, da diese verwendet werden, um die Daten mit den Platzhaltern in der PDF-Vorlage abzustimmen.

Schritt 2: Erstellen Sie Ihre PDF -Vorlage

• Entwerfen Sie Ihre PDF -Vorlage mit einem Tool wie Adobe Acrobat oder einem ähnlichen Programm. Fügen Sie Platzhalter für die Felder hinzu, die Sie mit Daten aus der Excel -Tabelle füllen möchten.
• Speichern Sie die PDF -Vorlage und notieren Sie sich die von Ihnen verwendeten Platzhalternamen oder Feldnamen.

Schritt 3: Verbinden Sie Excel und PDF mit der E -Mail -Merge -Software

• Laden Sie eine E -Mail -Merge -Software herunter und installieren Sie die Verschmelzung von Daten von Excel in PDF -Dokumente.
• Verwenden Sie die Software, um Ihre Excel -Tabelle als Datenquelle und die PDF -Vorlage als Dokumentvorlage zu verbinden. Zeichnen Sie die Felder in der Excel -Tabelle den entsprechenden Platzhaltern in der PDF -Vorlage ab.

Schritt 4: Führen Sie die E -Mail -Verschmelzung aus

• Sobald die Datenquelle und die Dokumentvorlage verbunden sind, leiten Sie den E -Mail -Merge -Prozess ein. Die Software verwendet die Daten aus der Excel -Tabelle, um die PDF -Vorlage zu füllen und für jeden Datensatz in der Tabelle ein eindeutiges PDF -Dokument zu erstellen.
• Überprüfen Sie die fusionierten PDF -Dokumente, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt in die Platzhalter in der Vorlage eingeteilt wurden.

Einrichten der Excel -Tabelle einrichten

Bevor Sie von Excel zu PDF verschickt werden können, ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihre Excel -Tabelle korrekt formatiert ist und die erforderlichen Empfängerinformationen enthält. Hier sind die Schritte, um Ihre Excel -Tabelle für eine erfolgreiche Mail -Verschmelzung einzurichten:

• Konsistenz sicherstellen:

  
  Stellen Sie sicher, dass die Daten in Ihrer Tabelle konsistent und korrekt formatiert sind. Beispielsweise sollten die Daten im gleichen Format sein, und alle Textfelder sollten ordnungsgemäß aktiviert werden.

• Verwenden Sie separate Spalten:

  
  Trennen Sie die Informationen des Empfängers in verschiedene Spalten wie Vorname, Nachname, Adresse, Stadt, Staat und Postleitzahl. Dadurch wird es einfacher, die Daten in Ihr PDF -Dokument zusammenzuführen.

• Leere Zeilen oder Spalten entfernen:

  
  Räumen Sie Ihre Tabelle auf, indem Sie unnötige leere Zeilen oder Spalten entfernen, die den E -Mail -Merge -Prozess beeinträchtigen könnten.

• Fügen Sie ein Zusammenführungsfeld ein:

  
  In Excel können Sie Merge -Felder einfügen, um festzustellen, wo die Informationen des Empfängers im PDF -Dokument angezeigt werden. Verwenden Sie die Option "Merge -Feld einfügen", um diese Felder an den entsprechenden Stellen in Ihrer Tabelle zu platzieren.

• Nennen Sie die Felder:

  
  Nennen Sie jedes Zusammenführungsfeld deskriptiv, z. B. "Vorname", "Nachname", "Adresse" usw. Dies erleichtert die Identifizierung und Übereinstimmung der Felder bei der Ausführung der E -Mail -Verschmelzung.

Erstellen der E -Mail -Verschmelzung in Word

Wenn es darum geht, von Excel zu PDF zu verschmelzen, ist Word ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie diese Aufgabe nahtlos ausführen können. Hier sind die Schritte, die Sie ausführen müssen, um die E -Mail -Verschmelzung in Word zu erstellen:

• Schritt 1: Öffnen Sie Microsoft Word und erstellen Sie ein neues Dokument.
• Schritt 2: Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte "Mailings".
• Schritt 3: Wählen Sie "Start Mail Merge" und "Buchstaben" im Dropdown -Menü.
• Schritt 4: Klicken Sie auf "Empfänger auswählen" und wählen Sie "Verwenden Sie eine vorhandene Liste".
• Schritt 5: Durchsuchen Sie Ihre Excel -Tabelle und wählen Sie das Arbeitsblatt aus, das die Informationen des Empfängers enthält.

• Schritt 1: Sobald die Excel -Tabelle mit Word verknüpft ist, können Sie die Informationen des Empfängers in das Dokument einfügen.
• Schritt 2: Klicken Sie auf das Feld "Merge -Feld einfügen", um den Namen, die Adresse des Empfängers oder die anderen relevanten Informationen aus der Excel -Tabelle in das Dokument hinzuzufügen.
• Schritt 3: Passen Sie das Dokument nach Bedarf an, fügen Sie nach Wunsch Text hinzu und formatieren Sie sie.
• Schritt 4: Vorschau auf die Ergebnisse durch Klicken auf "Vorschauergebnisse", um sicherzustellen, dass die E -Mail -Verschiebung die richtigen Informationen anzeigt.

Anpassen der Mail -Verschiebung

Das Anpassen Ihrer E-Mail-Verschmelzung ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass Ihre PDFs personalisiert und fehlerfrei sind. Hier sind einige Möglichkeiten, um Ihre Mail -Verschmelzung anzupassen:

• Schritt 1: Öffnen Sie Ihre Excel -Tabelle und klicken Sie im oberen Menü auf die Registerkarte "Mailings".
• Schritt 2: Wählen Sie "E -Mail -Merge starten" und wählen Sie den Dokumenttyp, den Sie erstellen möchten (Briefe, E -Mail -Nachrichten usw.).
• Schritt 3: Klicken Sie auf "Feld" Merge einfügen ", um personalisierte Informationen wie den Namen des Empfängers, die Adresse oder andere relevante Details hinzuzufügen.

• Schritt 1: Klicken Sie nach dem Hinzufügen personalisierter Informationen auf "Vorschauergebnisse", um festzustellen, wie Ihre PDFs mit den fusionierten Daten angezeigt werden.
• Schritt 2: Überprüfen Sie die Vorschau und nehmen Sie alle erforderlichen Anpassungen vor, z. B. Formatierung, Abstand oder zusätzliche Zusammenführungsfelder.
• Schritt 3: Sobald Sie mit der Vorschau zufrieden sind, klicken Sie auf "Fertig stellen und zusammenführen" und "Dokumente drucken" oder "E -Mail -Nachrichten senden", um den E -Mail -Merge -Prozess abzuschließen.

Sparen Sie die Mail -Verschmelzung als PDF

Sobald Sie den E -Mail -Merge -Prozess in Excel abgeschlossen haben, besteht der nächste Schritt darin, die E -Mail -Zusammenarbeit als PDF zu speichern. Dies ist ein wichtiger letzter Schritt, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument zur Freigabe oder Verteilung an andere bereit ist.

• Schritt 1: Klicken Sie nach Abschluss der E-Mail-Zusammenarbeit in Excel auf die Registerkarte "Datei" in der oberen linken Ecke des Fensters.
• Schritt 2: Wählen Sie in den Menüoptionen "Speichern".
• Schritt 3: Wählen Sie den Ort, an dem Sie das PDF -Dokument auf Ihrem Computer speichern möchten.
• Schritt 4: Wählen Sie im Dropdown -Menü "AS -Typ als Typ speichern" "PDF (*.pdf)".
• Schritt 5: Klicken Sie auf "Speichern", um die E -Mail -Verschmelzung als PDF -Datei zu exportieren.

• Schritt 1: Öffnen Sie das gespeicherte PDF -Dokument, um seine Genauigkeit zu überprüfen.
• Schritt 2: Suchen Sie nach Formatierungs- oder Layoutproblemen, die möglicherweise während des E -Mail -Zusammenlaufs aufgetreten sind.
• Schritt 3: Stellen Sie sicher, dass alle Daten korrekt zusammengeführt und im PDF -Dokument angezeigt werden.
• Schritt 4: Nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen oder Korrekturen in Excel vor und wiederholen Sie den E -Mail -Zusammenführungsvorgang bei Bedarf.

Abschluss

Zusammenfassend ist der E -Mail -Zusammenlauf in Excel ein leistungsstarkes Tool, mit dem Benutzer Daten nahtlos in PDF -Dokumente zusammenführen können. Wenn Sie die einfachen Schritte zum Erstellen eines E -Mail -Merge -Dokuments befolgen, es mit einer Excel -Tabelle verbinden und dann PDF -Dateien generieren, können Benutzer ihre professionellen Kommunikations- und Dokumentationsprozesse optimieren.

• Zusammenfassung des E -Mail -Merge -Vorgangs: Wir haben den Schritt-für-Schritt-Prozess des Erstellens eines E-Mail-Merge-Dokuments, der Verbindung mit einer Excel-Tabelle und dem Generieren von PDF-Dateien behandelt.
• Betonung der Vorteile der Beherrschung dieser Fähigkeit für den professionellen Gebrauch: Die Mastering-Mail verschmelzen von Excel zu PDF, kann Zeit sparen, die Effizienz verbessern und professionelle Dokumente für verschiedene Zwecke wie Rechnungen, Berichte und Briefe erstellen.

Durch die Nutzung der E -Mail -Verschmelzung können Fachleute ihre Dokumentverwaltungsprozesse erhöhen und ihr professionelles Image verbessern.