Excel Tutorial: So erstellen Sie Validierungsregeln in Excel

Einführung

Validierungsregeln sind ein wichtiges Merkmal in Excel Dies kann dazu beitragen, die Genauigkeit und Konsistenz der Daten zu erhalten. Unabhängig davon, ob Sie mit einem kleinen oder großen Datensatz arbeiten, kann das Erstellen von Validierungsregeln Fehler verhindern und sicherstellen, dass Ihre Daten korrekt eingegeben werden. In diesem Tutorial führen wir Sie durch den Prozess von Erstellen von Validierungsregeln in Excel Schritt für Schritt können Sie dieses nützliche Tool problemlos auf Ihre eigenen Tabellen anwenden.

Die zentralen Thesen

• Validierungsregeln in Excel helfen bei der Aufrechterhaltung der Datengenauigkeit und -konsistenz
• Das Erstellen von Validierungsregeln kann Fehler verhindern und die korrekte Dateneingabe sicherstellen
• Zu den Arten von Validierungsregeln gehören die Datenvalidierung, Eingabemeldung und Fehlerwarnung
• Best Practices für die Erstellung von Validierungsregeln umfassen die Einfache und benutzerfreundlich zu halten
• Häufige Fehler, die bei der Erstellung von Validierungsregeln vermieden werden müssen

Validierungsregeln verstehen

Erläuterung, welche Validierungsregeln sind

• Definition

  
  

  Validierungsregeln in Excel werden verwendet, um die Art der Daten zu steuern, die in eine Zelle eingegeben werden können. Sie ermöglichen es Ihnen, spezifische Kriterien für die Daten festzulegen, z. B. einen Wertebereich, eine Liste von Optionen oder ein bestimmtes Format.

• Arten von Validierungsregeln

  
  

  Es gibt verschiedene Arten von Validierungsregeln, die in Excel auf Zellen angewendet werden können, einschließlich:

  • Datenvalidierung für Zahlen, Daten und Text
  • Listen Sie die Validierung zum Erstellen einer Dropdown-Liste von Optionen auf
  • Benutzerdefinierte Validierung zum Erstellen spezifischer Formeln oder Kriterien
  
  

Vorteile der Verwendung von Validierungsregeln in Excel

• Fehlerprävention

  
  

  Durch Festlegen von Validierungsregeln können Sie verhindern, dass Benutzer falsche oder ungültige Daten in die Tabelle eingeben und das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen verringern.

• Datengenauigkeit

  
  

  Die Validierungsregeln tragen dazu bei, dass die in die Tabelle eingegebenen Daten genau und konsistent sind, was für die Treffen fundierter Entscheidungen auf der Grundlage der Daten entscheidend ist.

• Effizienz

  
  

  Durch die Einschränkung der Datentyp, die eingegeben werden kann, und Dropdown -Listen bereitstellen, können Validierungsregeln die Dateneingabe effizienter gestalten und den Prozess optimieren.

Arten von Validierungsregeln in Excel

Beim Erstellen von Validierungsregeln in Excel können Sie verschiedene Arten von Regeln implementieren, um die Genauigkeit und Integrität Ihrer Daten sicherzustellen. Diese beinhalten:

• Datenvalidierung
• Eingabenachricht
• Fehleralarm

Datenvalidierung

Die Datenvalidierung ist eine Funktion in Excel, mit der Sie Einschränkungen für die Art von Daten in eine Zelle festlegen können. Dies kann die Begrenzung der Eingabe auf einen bestimmten Wertebereich, ein bestimmtes Datumsformat oder sogar eine benutzerdefinierte Formel umfassen. Durch die Verwendung der Datenvalidierung können Sie verhindern, dass Benutzer in falsche oder ungültige Daten eingeben und die Genauigkeit Ihrer Tabellenkalkulationen sicherstellen.

Eingabenachricht

Eingabemeldungen sind ein hilfreiches Tool in Excel, das den Benutzern eine Eingabeaufforderung oder Anweisungen zur Verfügung stellt, wenn sie eine Zelle mit Datenvalidierungsregeln auswählen. Dies kann verwendet werden, um Leitlinien für die Art der Daten zu geben, die eingegeben werden sollten, sowie alle spezifischen Anforderungen oder Einschränkungen. Eingabemeldungen können dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass Benutzer die Erwartungen für die von ihnen eingegebenen Daten verstehen.

Fehleralarm

Fehlerwarnungen sind Benachrichtigungen, die angezeigt werden, wenn ein Benutzer versucht, Daten einzugeben, die die für eine Zelle festgelegten Validierungsregeln nicht erfüllen. Diese Warnungen können so angepasst werden, dass eine bestimmte Warnmeldung angezeigt wird, und um zu verhindern, dass der Benutzer fortschreitet, bis die Daten korrigiert sind. Fehlerwarnungen sind ein wertvolles Werkzeug zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität und zur Verhinderung von Fehlern in Ihren Excel -Tabellen.

A. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung der Datenvalidierungsfunktion

Mit der Datenvalidierungsfunktion in Excel können Sie die Art der Daten steuern, die in eine Zelle eingegeben werden können. Hier erfahren Sie, wie man es benutzt:

• Wählen Sie die Zellen aus: Wählen Sie zunächst die Zellen aus, in denen Sie die Validierungsregeln anwenden möchten.
• Gehen Sie zur Registerkarte Daten: Klicken Sie auf die Registerkarte Daten im Excel -Band oben auf dem Bildschirm.
• Klicken Sie auf Datenvalidierung: Klicken Sie in der Gruppe mit Datenwerkzeugen auf die Schaltfläche Datenvalidierung.
• Wählen Sie die Validierungskriterien: Wählen Sie im Dialogfeld "Datenvalidierung" den Datentyp aus, den Sie zulassen möchten (z. B. ganze Zahlen, Daten oder Text).
• Legen Sie die spezifischen Kriterien fest: Geben Sie alle spezifischen Kriterien für die Daten ein, z. B. einen Wertebereich oder eine bestimmte Liste von Optionen.
• Speichern Sie die Validierungsregel: Klicken Sie auf OK, um die Validierungsregel auf die ausgewählten Zellen anzuwenden.

B. Eingabemeldungen für die Dateneingabe festlegen

Zusätzlich zur Festlegung von Validierungsregeln können Sie Eingabemeldungen anbieten, um Benutzer bei der Eingabe von Daten in die Zellen zu führen:

• Wählen Sie die Zellen aus: Gehen Sie genau wie bei der Festlegung von Validierungsregeln zunächst die Zellen aus, in denen Sie Eingabemeldungen hinzufügen möchten.
• Gehen Sie zur Registerkarte Daten: Klicken Sie im Excel -Band auf die Registerkarte Daten.
• Klicken Sie auf Datenvalidierung: Klicken Sie in der Gruppe mit Datenwerkzeugen auf die Schaltfläche Datenvalidierung.
• Gehen Sie zur Registerkarte "Eingabemeldung": Gehen Sie im Dialogfeld Datenvalidierung zur Registerkarte Eingabemeldung.
• Geben Sie die Eingabenachricht ein: Aktivieren Sie das Feld "Eingabemeldung anzeigen
• Speichern Sie die Eingabenachricht: Klicken Sie auf OK, um die Eingabenachricht für die ausgewählten Zellen zu speichern.

C. Fehlerwarnungen für ungültige Daten konfigurieren

Um die Dateneingabe weiter zu steuern, können Sie Fehlerbenachrichtigungen konfigurieren, um Benutzer zu benachrichtigen, wenn sie ungültige Daten eingeben:

• Wählen Sie die Zellen aus: Beginnen Sie erneut mit der Auswahl der Zellen, in denen Sie Fehlerbenachrichtigungen anzeigen möchten.
• Gehen Sie zur Registerkarte Daten: Klicken Sie im Excel -Band auf die Registerkarte Daten.
• Klicken Sie auf Datenvalidierung: Klicken Sie in der Gruppe mit Datenwerkzeugen auf die Schaltfläche Datenvalidierung.
• Gehen Sie zur Registerkarte "Fehlerwarnung": Gehen Sie im Dialogfeld "Datenvalidierung" zur Registerkarte "Fehlerwarnung".
• Wählen Sie den Alarmstil: Wählen Sie den Fehlerstil aus, den Sie anzeigen möchten, z. B. eine Stopp-, Warnung oder Informationsnachricht.
• Geben Sie die Fehlermeldung ein: Geben Sie den Text der Titel- und Fehlermeldung für die Warnung ein.
• Speichern Sie die Fehleralarm: Klicken Sie auf OK, um die Fehlerwarnkonfiguration für die ausgewählten Zellen zu speichern.

Best Practices zum Erstellen von Validierungsregeln

Bei der Erstellung von Validierungsregeln in Excel ist es wichtig, Best Practices zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Regeln effektiv und benutzerfreundlich sind.

• 1. Vermeiden Sie übermäßig komplexe Regeln:

  
  

  Es ist wichtig, die Validierungsregeln einfach und leicht zu verstehen. Übermäßig komplexe Regeln können Benutzer verwirren und es schwierig machen, die Regeln effektiv durchzusetzen.

• 2. Verwenden Sie klare Fehlermeldungen:

  
  

  Wenn eine Validierungsregel verletzt wird, sollte die Fehlermeldung deutlich erklären, warum die Eingabe nicht gültig ist, und leiten Sie die Anleitung zur Korrektur.

• 3. Betrachten Sie den Endbenutzer:

  
  

  Denken Sie über den Endbenutzer nach, wenn Sie Validierungsregeln erstellen. Überlegen Sie, was für sie am hilfreichsten und intuitivsten wäre, und möchten Sie die Regeln so benutzerfreundlich wie möglich gestalten.

• 1. Testen Sie mit verschiedenen Eingaben:

  
  

  Vor der Implementierung von Validierungsregeln ist es wichtig, sie mit einer Vielzahl von Eingaben gründlich zu testen, um sicherzustellen, dass sie wie beabsichtigt funktionieren und keine falsch positiven oder negativen Produkte erzeugen.

• 2. Holen Sie sich Feedback von Benutzern:

  
  

  Erwägen Sie, von potenziellen Benutzern der Tabelle Feedback zu erhalten, um festzustellen, ob die Validierungsregeln für sie sinnvoll sind und ob sie sie leicht verstehen und mit ihnen arbeiten.

• 3. Anpassen nach Bedarf:

  
  

  Wenn Tests Probleme mit den Validierungsregeln aufzeigen, sollten Sie vor der endgültigen Implementierung Anpassungen nach Bedarf vornehmen.

Häufige Fehler, die beim Erstellen von Validierungsregeln vermieden werden müssen

Bei der Erstellung von Validierungsregeln in Excel gibt es bestimmte häufige Fehler, die vermieden werden sollten, um sicherzustellen, dass die Regeln effektiv und genau sind.

Ein häufiger Fehler beim Erstellen von Validierungsregeln besteht darin, die Regeln zu überformen. Dies kann zu Verwirrung führen und es den Benutzern schwierig machen, die Regeln zu verstehen und zu erfüllen. Es ist wichtig, die Regeln einfach und unkompliziert zu halten und sich auf die wesentlichen Kriterien zu konzentrieren, die validiert werden müssen.

Ein weiterer Fehler besteht darin, unterschiedliche Dateneingabe -Szenarien zu berücksichtigen. Beim Erstellen von Validierungsregeln ist es wichtig, die verschiedenen Möglichkeiten zu berücksichtigen, wie Daten eingegeben werden können, z. Wenn Sie diese Szenarien nicht berücksichtigen, können Sie nicht umfassend und zu Ungenauigkeiten in den Daten führen.

Abschluss

Validierungsregeln sind kritisch zur Aufrechterhaltung der Datengenauigkeit und Konsistenz in Excel -Tabellen. Durch das Einrichten von Validierungsregeln können Sie Fehler verhindern und sicherstellen, dass die eingegebenen Informationen bestimmte Kriterien entsprechen. Ich ermutige alle Leser nachdrücklich dazu implementieren Validierungsregeln in ihren Excel -Tabellen zur Verbesserung der Qualität und Zuverlässigkeit ihrer Daten.