Como monitorar e medir as contas KPIs a pagar

Introdução

O monitoramento e a medição dos principais indicadores de desempenho (KPIs) é um elemento importante do sucesso de uma empresa. Os KPIs são métricas usadas para rastrear e medir o progresso, identificar possíveis problemas e áreas de melhoria e dar visibilidade às organizações em seu desempenho. Os KPIs de contas a pagar (AP) fornecem informações sobre a eficiência e o desempenho dos processos de AP de uma empresa.

Nesta postagem do blog, discutiremos os vários aspectos dos KPIs de AP, como monitorá -los e medi -los e por que é importante fazê -lo. Também examinaremos os diferentes tipos de KPIs de AP e como eles podem ser usados ​​para rastrear e melhorar a eficiência dos seus processos de AP.

Identificando KPIs relevantes

As organizações usam os principais indicadores de desempenho (KPIs) para o contas a pagar (AP) Processar para medir o desempenho de seu departamento de AP e garantir resultados bem -sucedidos. É importante que as empresas possam acompanhar seu progresso e procurar oportunidades de melhoria continuamente. Portanto, identificar os KPIs relevantes para monitorar é uma etapa essencial para qualquer procedimento de contas bem -sucedidas a pagar.

KPIs de contas relevantes a pagar (AP) a considerar

A lista de KPIs a considerar variará entre as organizações e suas atividades. Os KPIs AP comuns que podem ser usados ​​para medir o desempenho do departamento de AP de uma organização incluem:

• Dias médios para pagar
• Taxa de precisão do pagamento
• Custos totais de AP como % da receita
• Número médio de faturas sindicalizadas
• Porcentagem de pagamentos antecipados

Concordando com KPIs monitorados regularmente

Uma vez identificados os KPIs relevantes, a organização deve se estabelecer nas métricas a serem monitoradas regularmente. Isso pode incluir todos os KPIs identificados ou uma seleção deles, dependendo de sua relevância. Isso ajudará a garantir que a equipe da AP esteja acompanhando seu desempenho com a maior precisão possível e que as métricas que estão sendo medidas refletem os objetivos e objetivos da organização.

As organizações podem desejar criar um plano de três meses, descrevendo os KPIs a serem medidos em detalhes e a frequência na qual serão rastreados e monitorados. Este plano também deve incluir valores ou objetivos de destino específicos, de modo que se o Desempenho de KPIs DIPS abaixo de um nível predefinido, uma investigação mais aprofundada pode ser realizada para determinar a causa e aplicar as medidas necessárias para resolver quaisquer problemas.

Monitorando KPIs a pagar KPIs

Automatando o processo de monitoramento AP KPI

As organizações com grandes departamentos que lidam com contas a pagar funções relacionadas devem considerar automatizar seus processos de monitoramento AP KPI. A automação do monitoramento da AP KPI pode resultar em economia significativa de custos, fornecendo supervisão adicional que pode ajudar a garantir que os pagamentos sejam oportunos e precisos.

As vantagens de automatizar o processo incluem:

• Simplificar os processos de pagamento em geral.
• Centralizando os dados do KPI que podem ser usados ​​para relatar e análises.
• Melhorando a precisão e reduzindo erros de digitação.
• Reduzindo processos manuais e custos operacionais.
• Garantir a conformidade com políticas e regulamentos.

Para automatizar o processo, as organizações podem considerar a implementação de uma solução de automação a pagar ou em premissas que podem coletar, rastrear, medir e relatar com precisão os KPIs relacionados às transações de contas a pagar.

Estabelecendo diretrizes para relatórios rápidos de KPI

Além de automatizar o processo de monitoramento de KPIs de AP, as organizações também devem definir diretrizes para relatórios oportunos de KPI. O estabelecimento de diretrizes para relatórios de KPI pode garantir que os dados relatados estejam atualizados e possam ser usados ​​para avaliar com precisão o desempenho dos processos de contas da organização.

As organizações devem considerar definir as seguintes diretrizes:

• Definir quem é responsável por analisar e relatar KPIs.
• Configurando análises periódicas do KPI. Os exemplos podem incluir críticas diárias, semanais ou mensais.
• Desenvolvimento de modelos e formulários para relatórios de KPI.
• Garantir que os benchmarks de desempenho estejam alinhados com os objetivos da organização.
• Usando KPIs para informar melhorias no processo e obter informações sobre áreas para melhorar.

Ao estabelecer diretrizes para relatórios rápidos de KPI, as organizações podem garantir que seus KPIs de AP sejam precisos, oportunos e forneçam informações úteis para a melhoria do processo.

Solução de problemas de KPIs com baixo desempenho

Identificação de causas para sub-desempenho

Quando se trata de KPIs de contas a pagar, é importante acompanhar esses indicadores para garantir que você esteja no caminho certo para a saúde financeira geral. No entanto, se você achar que seus KPIs estão com baixo desempenho, é essencial que você identifique as causas para isso para tomar as ações corretivas necessárias.

A primeira coisa a fazer é dar uma olhada nos dados relacionados às suas contas a pagar KPIs e fazer as seguintes perguntas:

• Existe um padrão de prazos perdidos ou pagamentos tardios?
• Existe um problema com pagamentos de fornecedores?
• Existem discrepâncias entre Contas a pagar e contas a receber?
• Existe um problema com a equipe de contas a pagar?

Depois de ter uma visão geral dos indicadores de desempenho de contas a pagar, você pode procurar temas ou tendências comuns que possam estar causando desempenho inferior. Depois de identificar a causa do desempenho inferior, você pode abordá -lo para melhorar o KPIs de contas a pagar.

Implementando soluções para ação corretiva

Uma vez identificada a causa do desempenho inferior, é importante implementar soluções para ação corretiva. Dependendo da causa da questão, pode ser necessário tomar medidas diferentes para obter o seu KPIs de contas a pagar de volta à pista.

Se o problema estiver relacionado à equipe, pode ser necessário treinar ou contratar novos funcionários para garantir que os pagamentos sejam processados ​​corretamente e pontualmente. Se o problema estiver relacionado aos pagamentos do fornecedor, pode ser necessário negociar novos termos com fornecedores ou mudar para métodos de pagamento mais confiáveis. Se o problema estiver relacionado a discrepâncias entre Contas a pagar e contas a receber, pode ser necessário revisar processos e procedimentos para garantir relatórios precisos e oportunos.

Não importa qual seja a causa da questão, é importante tomar medidas corretivas para garantir que seu KPIs de contas a pagar são monitorados regularmente e que quaisquer problemas são abordados prontamente. Tomando as medidas necessárias para acompanhar KPIs de contas a pagar pode ajudar a garantir a saúde financeira geral da sua organização.

Medindo o progresso de contas a pagar

A eficácia da medição de um processo de contas a pagar exige o rastreamento dos principais indicadores de desempenho (KPIs). Os KPIs são métricas importantes usadas para avaliar o desempenho e identificar áreas para melhorias. Por Monitorando KPIs regularmente, as empresas podem garantir que o processo de contas pagáveis ​​esteja funcionando de maneira tranquila e eficiente.

Examinando a eficácia individual do KPI

Uma maneira de medir o progresso de contas a pagar é examinar KPIs individuais. Isso envolve a comparação do desempenho real em relação ao nível ou objetivo desejado. Por exemplo, você pode medir o tempo de resposta do pagamento analisando o número médio de dias necessários para processar uma fatura ou pagamento. Se o tempo de resposta for maior que a meta, pode indicar que o processo de contas a pagar precisa ser aprimorado.

Além disso, você pode examinar outros KPIs, como o número de pagamentos duplicados, o número de pagamentos imprecisos ou o número de faturas pendentes. Esses KPIs podem indicar áreas potenciais de melhoria, como melhor treinamento para funcionários ou processos mais eficientes.

Rastreando a melhoria do KPI ao longo do tempo

É importante Rastreie os KPIs ao longo do tempo Para determinar se o processo de contas pagáveis ​​está melhorando. Isso envolve comparar o desempenho atual com o desempenho histórico. Se os KPIs estiverem tendendo para cima, pode indicar que o processo de contas a pagar está sendo executado com mais eficiência.

Por exemplo, se o tempo de resposta do pagamento estiver melhorando constantemente, pode indicar que a equipe está mais familiarizada com o processo ou que o processo foi simplificado para melhorar a eficiência. Da mesma forma, se o número de pagamentos duplicados estiver em tendência para baixo, pode indicar que a equipe é melhor treinada para reconhecer faturas e pagamentos duplicados.

Melhorando o desempenho de contas a pagar

O aprimoramento das contas a pagar o desempenho envolve analisar cuidadosamente o sistema de contas atuais e os KPIs correspondentes, além de envolver departamentos relevantes e ajustar os processos para melhorar o desempenho.

Envolvendo departamentos relevantes

O desempenho das contas a pagar é bastante afetado por outros departamentos, como compras, finanças e TI. É importante obter informações desses departamentos e também informá -los sobre mudanças e iniciativas relacionadas às contas a pagar. A comunicação é essencial para manter um sistema de contas bem -sucedidas a pagar.

Processos de ajuste com base nas métricas KPI

Depois que os KPIs são monitorados e medidos, é importante ajustar os processos e operações para atingir as metas das contas a pagar. Isso pode envolver reduzir o tempo para processar pagamentos, melhorar a precisão dos pagamentos e reduzir as taxas de discrepância. O objetivo é continuamente Melhore o sistema e encontre os KPIs para impulsionar o desempenho de contas bem -sucedidas a pagar.

Para garantir o sucesso, é importante revisar o KPIs de contas a pagar regularmente e ajustar processos e procedimentos para garantir que o desempenho permaneça ideal. Isso pode envolver a implementação de novas tecnologias, a introdução de novos prazos de processo e a revisão dos procedimentos. Ao monitorar e incorporar continuamente o feedback de vários departamentos, além de fazer ajustes contínuos, as organizações podem garantir que suas contas a pagarem permanecerem eficazes.

Conclusão

Monitoramento e medição KPIs de contas a pagar são essenciais para melhorar a eficiência organizacional, fluxo de caixa e conformidade regulatória. Ao entender e rastrear os principais indicadores de desempenho, as empresas podem aumentar a transparência de suas transações e manter um nível de controle de qualidade. Os benefícios comprovados do monitoramento e medição KPIs de contas a pagar Inclua melhor visibilidade financeira, menos erros, melhor eficácia operacional e maior economia de custos.

Benefícios comprovados do monitoramento e medição de KPIs a pagar

• Maior visibilidade financeira
• Menos erros
• Eficácia operacional aprimorada
• Maior economia de custos

Implementando as melhores práticas para alcançar resultados ideais no desempenho de contas a pagar

Para alcançar o desempenho ideal em contas a pagar, as empresas devem implementar as melhores práticas, como simplificar processos, alavancar a tecnologia e melhorar os controles. Os processos de racionalização podem ajudar a reduzir os erros manuais, enquanto a tecnologia de alavancagem pode facilitar pagamentos precisos e mais rápidos. Melhorar os controles pode ajudar a garantir a precisão das informações e impedir a fraude. Colocando estes melhores Práticas em prática podem ajudar a garantir que as contas pagam KPIs são monitorados e medidos de maneira eficaz.