Como usar uma placa Kanban para obter a máxima eficiência

Introdução

Os conselhos Kanban são uma ferramenta essencial para o gerenciamento de tarefas que permite melhorar a eficiência da equipe. As placas Kanban são a representação visual de um projeto dividido em colunas que significam diferentes fases do processo. Essa estrutura permite rastrear o progresso das tarefas que fornecem uma visibilidade clara aos membros da equipe da quantidade de trabalho que está sendo realizado e o status das tarefas.

A importância de priorizar tarefas não pode ser enfatizada demais. Saber em quais tarefas se concentrar primeiro é essencial para garantir que os prazos mais importantes sejam cumpridos no prazo. Ser capaz de revisar tarefas de diferentes ângulos ajuda a identificar as principais tarefas que precisam ser concluídas no horário disponível.

Explicando as tábuas Kanban

A Conselho Kanban é um tipo específico de ferramenta ágil de gerenciamento de projetos usada para ajudar a otimizar os processos de trabalho, visualizar progresso e identificar gargalos. Fornecendo um fluxo de trabalho visual de tarefas, Conselhos de Kanban Forneça às equipes uma maneira organizada de monitorar e melhorar a eficiência de seu fluxo de trabalho.

Visão geral dos quadros de Kanban

Conselhos de Kanban são normalmente compostos por "cartões" alinhados ao longo de uma linha do tempo ou fluxo de trabalho. Esses cartões representam tarefas ou marcos em um projeto. Eles são divididos em várias colunas, que indicam em que fase do fluxo de trabalho cada tarefa está. Isso oferece às equipes uma representação visual do projeto e mostra exatamente onde cada tarefa está no processo. Outra grande característica de Kanban Boards é que eles permitem equipes Para atribuir tarefas a pessoas específicas, para que todos saibam exatamente quem é responsável por cada tarefa.

Criando um fluxo de trabalho

Uma vez que uma equipe selecione o Kanban Board que melhor se encaixa no seu projeto, eles devem então projetar um fluxo de trabalho. Isso deve se basear nas tarefas e marcos do projeto, para que cada tarefa seja categorizada na coluna adequada. Ter um processo claro e organizado ajudará a equipe a permanecer no caminho certo e a identificar rapidamente problemas. Também é importante atribuir tarefas às pessoas certas e garantir que todos estejam claros nos procedimentos.

Dicas e truques do quadro Kanban

Uma vez o Conselho Kanban está configurado, existem algumas dicas e truques que podem ajudar a maximizar a eficiência. Primeiro, é importante configurar um conjunto de regras para o conselho, como apenas uma tarefa por cartão ou limitar o número de tarefas por categoria. Isso garantirá que as tarefas sejam concluídas em ordem e não fique atolado em uma coluna. Também é uma boa idéia garantir que cada membro da equipe esteja ciente da linha do tempo para cada tarefa e da linha do tempo geral do projeto, para que todos saibam quando as tarefas são vencidas. Finalmente, é importante que um gerente de projeto supervisione o conselho e verifique se as tarefas estão sendo concluídas em tempo hábil.

Concluindo tarefas

A Conselho Kanban Pode ser usado para ajudar a priorizar as tarefas, dividi -las em peças gerenciáveis ​​e manter -se no caminho certo com o gerenciamento de tempo. Isso ajudará a maximizar a eficiência e garantir que as tarefas sejam concluídas em uma abordagem sistemática organizada.

Priorizar tarefas

A organização de cartões de tarefas em um conselho da Kanban pode ajudar a priorizar as tarefas de acordo com a importância, urgência e recursos disponíveis. Tarefas importantes são colocadas na parte superior da placa para trabalhar imediatamente, tarefas urgentes são colocadas no meio e tarefas menos urgentes podem ser colocadas na parte inferior. Os cartões de codificação de cores também podem ser usados ​​para criar mais distinções de tarefas.

Quebrar tarefas em partes gerenciáveis

Se uma tarefa for grande ou complexa, ela pode ser dividida em partes menores para ajudar na conclusão. As tarefas podem ser colocadas em diferentes colunas kanban, como 'fazer', 'fazer' e 'fazer'. Cada tarefa pode ser colocada na coluna "To fazer" até que seja movida para "fazer" e, eventualmente, "feito" quando estiver concluído. Isso ajudará a fazer a conclusão de um grande projeto parecer menos assustador e garantir que a realização de longo prazo seja alcançável por meio de metas de curto prazo.

Sugestões para gerenciamento de tempo

O Kanban Board pode ser usado para gerenciar Tempo efetivamente definindo prazos para cada tarefa. Cada tarefa deve ter uma data de início e conclusão designada. Os prazos podem ser usados ​​para medir o progresso e garantir que as metas sejam atingidas no prazo. Além disso, as tarefas que exigem a conclusão em uma data específica podem ser marcadas com um rótulo prioritário para lembrar os membros da equipe de sua importância.

• Organizar tarefas por importância
• Quebrar grandes tarefas em partes menores
• Crie prazos para cada tarefa e priorize aqueles com datas específicas

Sugestões de ferramentas kanban

Quando se trata de selecionar a ferramenta Kanban certa para obter a máxima eficiência, existem várias ferramentas kanban populares para escolher. Cada uma dessas ferramentas oferece sua própria lista de benefícios que podem ajudar a aumentar os níveis de produtividade de uma equipe. Para garantir que a equipe esteja aproveitando ao máximo sua ferramenta Kanban escolhida, é importante uma consideração cuidadosa do processo de configuração.

Ferramentas Kanban populares

As ferramentas kanban populares incluem Trello, Kanbanchi e Kanbanflow. Cada uma dessas ferramentas tem algo exclusivo a oferecer e foi projetado com a colaboração e o rastreamento da equipe em mente.

Benefícios de cada um

• Trello: Esta ferramenta permite que as equipes configurem placas para atribuir tarefas e monitorar o progresso, com a opção de adicionar comentários, emoji e imagens. Ele também permite integrações de terceiros, facilitando a organização de tarefas e a conexão com outras ferramentas.
• Kanbanchi: Esta ferramenta oferece uma interface intuitiva de arrastar e soltar, com a opção de adicionar descrições, criar listas de verificação e convidar outras pessoas para colaborar ou comentar. Ele também oferece atualizações em tempo real, para manter os membros da equipe cientes de quaisquer alterações.
• Kanbanflow: Esta ferramenta oferece um painel de análise, com a capacidade de rastrear o progresso de um projeto ao longo do tempo. Ele também inclui um recurso de automação, permitindo que os usuários configurem gatilhos específicos que realizarão tarefas sem intervenção manual.

Processo de configuração

Independentemente de qual ferramenta Kanban seja escolhida, configurá -la corretamente é fundamental para garantir que esteja funcionando de maneira ideal. O processo começa criando um projeto dentro da ferramenta, com rótulos e colunas para listar tarefas. Cada tarefa deve incluir uma descrição e ser atribuída a alguém para concluir. Depois que a placa é configurada, é importante verificar o recurso de automação, se disponível, para automatizar determinadas tarefas.

Gerenciando metas de longo prazo

Tornar os objetivos de longo prazo uma realidade requer um plano básico e uma organização adequada. É aí que entra um conselho de Kanban. Conselho Kanban foi originalmente destinado a uma ferramenta visual para coordenar os fluxos de trabalho, mas sua utilidade não termina por aí. O uso de um Kanban Board pode ajudá-lo a acompanhar os projetos de longo prazo e a se manter organizado pelo caminho.

Fazendo um plano para alcançar objetivos de longo prazo

O primeiro passo no gerenciamento de metas de longo prazo é fazer um plano para alcançá-los. O plano deve descrever claramente as etapas que precisam ser tomadas. Isso ajudará a garantir que o objetivo final esteja à vista e que possa ser dividido em etapas alcançáveis. Além disso, ele fornecerá orientação e estrutura para ajudá -lo a manter o foco na tarefa.

Utilizando as placas Kanban para rastrear o progresso

A Visualização do Conselho Kanban do seu plano é a melhor maneira de ficar de olho no progresso. Isso também permitirá que você ajuste e ajuste conforme necessário, com base na rapidez ou lentamente, o progresso está sendo feito. Cada etapa do processo pode ser dividida em seu próprio cartão, e os indicadores visuais podem ser usados ​​para avaliar o progresso.

Definindo cronogramas

Depois de dividir as tarefas, a próxima etapa é definir os cronogramas para cada cartão. Isso ajudará a garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo e que o projeto continue se movendo na direção certa. Também é fundamental garantir que você esteja dedicando tempo para comemorar os marcos ao longo do caminho.

O uso de um Conselho Kanban é uma maneira eficaz de acompanhar o progresso e manter seus objetivos de longo prazo à vista. Ao reservar um tempo para fazer um plano e definir prazos, você pode gerenciar facilmente seus projetos e manter -se organizado ao longo do caminho.

Perguntas frequentes

O que fazer se for difícil priorizar as tarefas

Priorizar tarefas pode ser difícil, especialmente quando há muitas delas no seu prato. Para facilitar, é importante dividir as tarefas em pedaços menores e mais gerenciáveis. Além disso, a organização de tarefas em diferentes categorias pode ajudá -lo a se concentrar primeiro nas tarefas mais importantes. Depois de classificar as tarefas, é uma boa ideia atribuir a cada tarefa um valor numérico, com o valor mais alto atribuído à tarefa mais importante. Isso lhe dará uma melhor compreensão de quais itens você precisa se concentrar.

O que acontece depois após a conclusão de uma tarefa

Depois que uma tarefa é concluída, ela deve ser movida para a coluna "Concluído" no Conselho Kanban. Isso permite que você acompanhe todas as tarefas que foram concluídas, bem como quanto tempo levou para concluí -las. Esta informação é útil para refletir sobre seu trabalho e identificar áreas de melhoria. A partir daí, você pode atribuir novas tarefas na mesma categoria ou pode passar para diferentes categorias.

Como se manter motivado durante todo o processo

Pode ser difícil permanecer motivado durante todo o processo de uso de um conselho da Kanban. Para permanecer motivado e em tarefas, é importante definir metas realistas e alcançáveis. Além disso, criar um sistema de recompensa pode ser uma ótima maneira de se motivar. Por exemplo, depois de concluir algumas tarefas, você pode dar uma recompensa como fazer uma pausa ou comprar um pouco de algo. Além disso, é importante fazer pausas entre as tarefas e dar tempo para relaxar.

Conclusão

As placas Kanban são uma ferramenta essencial para um melhor gerenciamento do fluxo de trabalho, ajudando as equipes a se manterem organizadas e a trabalhar com eficiência, tendo uma representação visual de tarefas que precisam realizar. Eles são ótimos para equipes de todos os tamanhos, de pequenas empresas a grandes empresas, bem como para uso individual. Eles permitem que os usuários concentrem seus esforços e priorizem tarefas, ajudando na tomada de decisões e podem ser adaptados a qualquer projeto ou fluxo de trabalho.

Resumo das placas de Kanban

Conselhos de Kanban são um sistema de gerenciamento de tarefas, originário do sistema de produção da Toyota e inspirado em técnicas de gerenciamento de trabalho visual. O conceito básico é ter cartões que significam tarefas e estágios de um processo, organizados em uma placa que os usuários podem visualizar facilmente para ver o progresso e o progresso.

Benefícios do uso de placas Kanban

• Ajuda as equipes a se concentrarem na tarefa mais importante
• Permite a atribuição e delegação adequadas de tarefas
• AIDS com colaboração entre membros da equipe
• Melhora o fluxo de trabalho e aumenta a produtividade
• Elimina o tempo ocioso e o desperdício

Comentários finais

As placas Kanban são ferramentas poderosas em termos de crescente produtividade E a satisfação dos funcionários, enquanto permite que as equipes trabalhem mais inteligentes, não mais duro. Com o uso adequado, equipes e indivíduos podem efetivamente atingir seus objetivos e alcançar a máxima eficiência e aproveitar os outros benefícios do uso Conselhos de Kanban.