Simplificando seu fluxo de trabalho com uma placa Kanban

Introdução

Antes de aprofundar os benefícios do fluxo de trabalho de um conselho da Kanban, vamos reservar um momento para entender sua definição. Um conselho da Kanban é uma ferramenta de gerenciamento de informações usada para visualizar o trabalho, juntamente com seus processos subjacentes, fornecendo um "quadro geral". Isso permite que os usuários gerenciem cargas de trabalho, priorizem tarefas e acompanhem o progresso.

Aspirando a otimizar o fluxo de trabalho exige que quaisquer ferramentas ou processos implementados abranjam as necessidades individuais ou organizacionais. Um conselho da Kanban é uma dessas ferramentas que oferece benefícios significativos no fluxo de trabalho. Aqui estão algumas vantagens notáveis ​​ao usar um Conselho Kanban:

• Maior visibilidade do fluxo de trabalho
• Maior flexibilidade
• Gerenciamento de projetos aprimorado
• Colaboração da equipe aumentada
• Comunicação aprimorada
• Conclusão e priorização da tarefa acelerada

Benefícios de um conselho kanban

As placas Kanban são uma ótima ferramenta para melhorar a produtividade e a eficiência de um negócio. Ao simplificar o fluxo de trabalho, as empresas podem maximizar o uso de seus recursos e ter funcionários mais felizes e com melhor desempenho. Existem muitos benefícios associados à implementação de um Conselho Kanban. Este artigo explorará quatro deles.

Visibilidade aprimorada

Uma das principais vantagens de um Kanban Board é um melhorado visibilidade no fluxo de trabalho de um negócio. As placas fornecem uma visão geral abrangente de quais tarefas ou fases estão em andamento, quais tarefas ou fases foram concluídas e quais tarefas permanecem. Isso permite que a liderança identifique melhor as tarefas atrasadas ou engarrafadoras do fluxo de trabalho.

Maior colaboração

As placas Kanban também facilitam a colaboração dos funcionários em projetos. Isso é especialmente benéfico quando as equipes remotas são identificadas. Os conselhos garantem que todos os colaboradores conheçam suas tarefas atribuídas, o progresso do projeto e como sua conclusão afeta a linha do tempo do projeto. Os funcionários também podem fornecer feedback valioso para manter a qualidade da produção.

Clareza aprimorada de tarefas

As placas também facilitam para os funcionários terem objetivos claros com suas tarefas. Ao exibir uma linha do tempo clara, juntamente com os indicadores visuais de progresso, os funcionários podem entender rapidamente suas tarefas e cronogramas atribuídos para conclusão. Isso facilita o foco nas tarefas mais importantes e permanecendo no caminho certo com o projeto geral.

Produtividade aumentada

Os benefícios de usar um Kanban Board somará o aumento da produtividade em toda a organização. As placas fornecem gerenciamento unificado de tarefas, que elimina atrasos e mantém o fluxo de trabalho em movimento. Com colaboração e visibilidade aprimoradas no fluxo de trabalho, os funcionários estão melhor equipados para se concentrar em suas tarefas e concluí -los em tempo hábil.

Com o fluxo de trabalho aprimorado, surgem resultados aprimorados. As empresas podem cumprir os prazos e gerenciar projetos com mais eficiência e fornecer resultados bem -sucedidos para seus clientes. No geral, um conselho da Kanban é uma ótima ferramenta para simplificar o fluxo de trabalho de qualquer empresa e melhorar a produtividade.

Componentes de um conselho kanban

A Kanban Board é uma ferramenta visual usada para gerenciar e simplificar seu fluxo de trabalho. Compreende vários componentes que precisam ser identificados e organizados. Esses componentes são descritos abaixo.

Swimlanes

Swimlanes, também conhecidos como faixas, dividem um quadro Kanban em seções lógicas. Essas seções ajudam a organizar tarefas e geralmente representam subseções dentro de um fluxo de trabalho. O número de faixas criadas é geralmente determinado pelo tamanho da equipe, pois cada membro da equipe normalmente possui um Swimlane. Além disso, o Swimlanes fornece uma visão geral de todo o escopo de um projeto.

Cartões

Os cartões são a menor unidade dentro de um conselho da Kanban. Em essência, os cartões são como notas pegajosas colocadas dentro de uma pista para representar tarefas individuais. Os cartões normalmente contêm uma breve descrição da tarefa ou o nome de uma pessoa responsável pela tarefa. À medida que as tarefas são concluídas, os cartões são movidos para as colunas correspondentes.

Colunas

As colunas dentro de uma placa Kanban também contêm tarefas individuais. Ao contrário dos cartões, as colunas são mais amplas e geralmente contêm mais informações. Várias tarefas também podem ser atribuídas a uma única coluna. À medida que o trabalho avança, os cartões são movidos constantemente da coluna para a coluna. Isso simboliza o avanço de uma tarefa nos respectivos estágios do projeto, até que seja concluído e concluído.

Configurando o Conselho Kanban

Ao configurar uma placa Kanban, existem certas etapas que você deve seguir para garantir que seu fluxo de trabalho permaneça organizado e eficiente. Aqui estão algumas dicas a serem lembradas:

Identificar tarefas

O primeiro passo é identificar todas as tarefas que precisam ser concluídas. Isso pode envolver dar uma olhada em quaisquer processos atuais que precisam ser trabalhados, bem como quaisquer novas iniciativas que foram planejadas. Depois de identificar todas as tarefas, você pode começar a categorizá -las.

Quebrar tarefas em componentes menores

Depois de identificar as tarefas, você deve dividi -las em componentes menores. Isso facilitará a atribuição de tarefas aos cartões e garantirá que cada tarefa tenha sido considerada minuciosamente. Divida cada tarefa nas subtarefas para que cada etapa possa ser contabilizada.

Categorizar tarefas

Depois de identificar e dividir tarefas em componentes menores, você deve começar a categorizá -los. A categorização de tarefas ajuda a organizá -las em grupos relacionados. Isso facilita a identificação de padrões ou padrões de trabalho e faz alterações conforme necessário.

Atribuir cada tarefa a um cartão

Depois de classificar as tarefas, você pode começar a atribuir cada tarefa a um cartão. Isso pode ser feito levando cada tarefa, escrevendo -a em um cartão e adicionando uma descrição a ele. Isso garante que as tarefas sejam rastreadas e que o progresso possa ser monitorado.

Atribuir cartão a uma coluna Kanban apropriada

Depois que cada tarefa for atribuída a um cartão, você pode atribuir o cartão a uma coluna Kanban apropriada. As três colunas típicas são "tarefas a fazer", "em andamento" e "Done". Colocar um cartão na coluna apropriado informará como cada tarefa está progredindo e se foi concluída ou não.

Seguindo estas etapas ao configurar uma placa Kanban, você terá uma visão clara das tarefas que precisam ser realizadas. Essa visão clara facilitará a organização e garantirá que os fluxos de trabalho permaneçam eficientes.

Benefícios de otimizar o fluxo de trabalho

A implementação de uma placa Kanban como parte do seu fluxo de trabalho pode otimizar todo o processo. Não apenas reduzirá o tempo gasto em tarefas mundanas, mas também trará benefícios tangíveis para sua equipe. Aqui estão algumas das vantagens de otimizar seu fluxo de trabalho com um Conselho Kanban.

Coordenação aprimorada e melhor uso de recursos

Usando um Kanban Board ajuda a facilitar a coordenação entre a equipe membros. É uma excelente ferramenta para gerenciar tarefas presentes e futuras, o que garante que todos os recursos relevantes sejam usados ​​no momento certo. Por sua vez, isso leva a um uso mais eficiente de recursos e minimiza o tempo de inatividade, tornando o fluxo de trabalho mais eficaz.

Estresse reduzido entre os membros da equipe

Ao usar um conselho da Kanban, os membros da equipe podem gerenciar melhor seu fluxo de trabalho e entender suas próximas tarefas. Isso reduz a quantidade de estresse e ajuda os membros da equipe a se concentrarem na tarefa em questão. Além disso, também pode ajudar a reduzir o número de erros, pois os membros da equipe podem visualizar e monitorar facilmente o progresso de suas tarefas.

Aumento da eficiência do tempo

Um grande benefício do uso de um conselho da Kanban é que ele pode reduzir facilmente a quantidade de tempo necessária para concluir as tarefas. Ao permitir que os membros da equipe vejam todo o fluxo de trabalho, ele elimina a necessidade de longas reuniões e facilita uma melhor comunicação entre os membros da equipe. Além disso, permite que eles identifiquem e corrigem rapidamente quaisquer problemas que possam surgir durante o fluxo de trabalho, o que pode aumentar bastante a eficiência do tempo de todo o processo.

Exemplos de pranchas Kanban

As placas Kanban são usadas para otimizar o fluxo de trabalho e ajudar a gerenciar tarefas. É uma ótima ferramenta para rastrear o progresso dos projetos, atribuir tarefas e simplificar a comunicação. Existem vários tipos de placas Kanban disponíveis, cada uma adequada para diferentes cenários e necessidades. Aqui estão alguns dos mais populares:

Placa scrum

As placas de scrum são um tipo de conselho kanban usado em metodologias de desenvolvimento ágil. Eles são compostos por colunas, que representam diferentes estágios do fluxo de trabalho em vários projetos. Os cartões no quadro são usados ​​para rastrear tarefas e o quanto eles estão no processo. As placas de scrum também apresentam métricas adicionais, como tempo estimado de engajamento e prioridade da tarefa.

Ferramentas de código aberto

Existem muitas ferramentas de placa Kanban de código aberto disponíveis gratuitamente. Essas ferramentas são ótimas para equipes e empresas de pequeno a médio porte. Eles permitem que uma equipe acompanhe o progresso e atribua facilmente tarefas com a configuração mínima. Algumas das ferramentas mais populares do Kanban Board incluem Kanbanize, Zenkit e Leankit.

Kanban pessoal

Um Kanban pessoal é um conselho simples de Kanban para um indivíduo. Pode ajudar a organizar o trabalho, acompanhar o progresso e identificar áreas onde a produtividade pode ser melhorada. A placa normalmente é composta por três colunas: fazer, fazer e feito. Cada tarefa é colocada na coluna apropriada ao seu status. É uma ótima maneira de acompanhar as tarefas e manter -se organizado. Pessoal As placas Kanban são ideais para freelancers e empresários que trabalham por conta deles.

Conclusão

Neste artigo, discutimos os fundamentos de um conselho da Kanban e como ele pode ajudar a simplificar seu fluxo de trabalho. Destacamos as vantagens do uso de um conselho do Kanban sobre uma planilha do Excel, dividindo tarefas em peças gerenciáveis, limite de rendimento e como usar aslanes de natação para melhorar a organização. Discutimos ainda os três principais componentes de um Conselho Kanban - Colunas, cartões e pedidos de atraso.

Resumo do artigo

Vimos que uma placa Kanban é uma excelente ferramenta para ajudar a divulgar uma grande tarefa em subtarefas menores que podem ser monitoradas, gerenciadas e rastreadas com eficiência. Também é útil para visualizar o processo e indicar claramente o progresso no projeto. Além disso, ajuda a manter o equilíbrio e melhora a comunicação.

Lembrete sobre os benefícios do Conselho Kanban

Para resumir, há uma variedade de benefícios em usar um Conselho Kanban no gerenciamento Seu fluxo de trabalho, como:

• Fornecendo uma representação visual do processo de fluxo de trabalho
• Quebrar tarefas em partes gerenciáveis
• Limitando a taxa de transferência
• Organização de tarefas usando vários nadares
• Melhorando a comunicação

Em conclusão, o Kanban Board é uma maneira eficaz de gerenciar qualquer fluxo de trabalho. Se você está procurando uma alternativa às planilhas do Excel, um Kanban Board é um excelente alternativa.