Como monitorar e gerenciar contas a receber para melhorar o fluxo de caixa

Introdução

As contas a receber (AR) referem -se ao dinheiro devido a uma empresa por seus clientes. Em outras palavras, a AR forma as obrigações de curto prazo dos clientes decorrentes de bens ou serviços que eles compraram em crédito. Como tal, o monitoramento e o gerenciamento da AR desempenham um papel importante na melhoria do fluxo de caixa de uma empresa.

Razões para monitorar e gerenciar contas a receber

• Permitindo que as empresas aumentem seu capital de giro
• Detectar e evitar qualquer dívida ruim em potencial
• Ajudando as empresas a oferecer melhor atendimento ao cliente
• Melhorando a fluxo de caixa dos negócios e acelerando coleções

Identificando contas não gerenciadas a receber

Revisando um relatório de balança envelhecido e rastreando não remunerado faturas são duas etapas críticas para que as organizações identifiquem contas não gerenciadas e melhorem o fluxo de caixa.

Relatório de balança envelhecido da revisão

O relatório de balança envelhecido é uma lista de recebíveis que são categorizados por quanto tempo se passou desde que as faturas foram enviadas aos clientes. Ele fornece uma visão geral dos saldos de crédito do cliente e ajuda a identificar clientes que devem dinheiro. Também pode ajudar a sinalizar contas e clientes inadimplentes com altos saldos que precisam de atenção.

Rastreie faturas não pagas

As faturas são frequentemente enviadas aos clientes e esses pagamentos podem ser rastreados manualmente ou com um sistema de terceiros, como um software de rastreamento de faturas. Saber quais faturas estão vencidas ou próximas à data de vencimento, permitirá que uma empresa tome medidas proativas para incentivar o pagamento. O rastreamento de faturas permite que você entre em contato com os clientes desde o início para negociar planos de pagamento e oferecer várias opções de pagamento.

• Revise regularmente os saldos de ensaios envelhecidos para identificar questões antes que se tornem muito difíceis de gerenciar.
• Rastreie as faturas para garantir que os clientes sejam mantidos informados sobre os pagamentos e facilitem a ação quando os pagamentos estiverem atrasados.

Fortalecendo políticas e processos

Um forte A estrutura de políticas e processos é essencial para gerenciar e monitorar contas a receber. Ele garante que as faturas sejam devidamente documentadas e que os processos e requisitos de aprovação e pagamento sejam atualizados e aderidos. Aqui estão algumas maneiras de fortalecer suas políticas e processos para que você possa melhorar o fluxo de caixa.

Crie políticas e diretrizes escritas

Desenvolver políticas e procedimentos claros e escritos criados para contas a receber é o primeiro passo para melhor Gerenciando o fluxo de caixa. Inclua os detalhes de como os fundos são coletados, o documento quando as faturas devem ser enviadas e crie um processo para os clientes que estão lutando para fazer pagamentos. Além disso, se você oferecer termos ou descontos para pagamento, descreva os das políticas escritas. Tendo políticas e procedimentos escritos em vigor ajudará a garantir o Processo de contas a receber é simplificado e consistente.

Crie processos claros para aprovação e pagamento

Certifique -se de documentar claramente o processo de aprovação para emitir uma fatura, bem como o processo de pagamento e os riscos associados a pagamentos tardios. Para minimizar o risco de pagamentos em atraso, é importante ter o mínimo de etapas possível para cobrança e faturamento, como processos automatizados. Também é importante enviar faturas assim que os serviços forem prestados ou um produto for entregue. Para os clientes que demoram a pagar, considere oferecer incentivos ou descontos para pagamento antecipado. Além disso, comunique cronogramas e expectativas de pagamento no lembrete da fatura.

O desenvolvimento de políticas, processos e diretrizes claros e escritos para aprovação e pagamento é essencial para o gerenciamento de contas a receber. Seguir essas etapas ajudará a garantir que o fluxo de caixa da sua organização seja otimizado e que quaisquer riscos potenciais associados a pagamentos tardios sejam minimizados.

Definindo condições de pagamento

Os termos dos requisitos de pagamento para contas a receber devem ser cuidadosamente considerados por qualquer empresa que deseje manter um fluxo de caixa saudável. Definir as condições de pagamento da sua empresa pode ter um grande impacto sobre se os clientes efetuam o pagamento no prazo ou não. É importante determinar os termos ideais para que seus clientes sejam incentivados a pagar faturas rapidamente e aderir ao cronograma de pagamento.

Determine as condições de pagamento ideais

Determinando as condições de pagamento ideais para seus clientes dependem principalmente de sua indústria e do tamanho de seus negócios. Por exemplo, grandes empresas e aquelas no setor B2B podem preferir 30 condições líquidas de pagamento, enquanto aquelas no setor de bens de consumo de margem inferior podem preferir líquidos 15. Oferecendo diferentes termos de pagamento a diferentes clientes pode ajudar a garantir que todos estejam satisfeitos com o requisitos.

As empresas também devem levar em consideração o efeito que as condições de pagamento têm em seus clientes. Embora os termos como 'líquidos 15' e 'líquidos 30' possam incentivar os pagamentos SWIFT, esses termos também podem dificultar os clientes. É importante pensar no impacto que diferentes termos de pagamento podem ter no relacionamento com os clientes e na cobrança de dívidas.

Promover soluções de pagamento automatizadas

A automação de pagamentos pode ser uma ótima maneira de garantir que as faturas sejam pagas de maneira rápida e pontual. Em vez de aguardar os clientes para inserir manualmente as informações de pagamento, você pode promover soluções de pagamento automatizadas, como débito direto, cartão de crédito e pagamentos móveis. Todos esses métodos tornam fácil e conveniente que os clientes paguem faturas e dê a eles o incentivo para fazê -lo em tempo hábil.

Fornecer aos clientes opções de pagamento automatizadas também podem ajudar a otimizar o processo de pagamento, permitindo um gerenciamento de fluxo de caixa mais eficiente. Os empresários podem fornecer aos clientes instruções detalhadas sobre como processar pagamentos, bem como fornecer instruções sobre como configurar métodos de pagamento automatizados.

Alinhando recompensas com pagamento

A estruturação de recompensas para incentivar o pagamento oportuna pode ajudar a agilizar o processo de cobrança e produzir um fluxo de caixa aprimorado. Aqui estão duas maneiras pelas quais as empresas podem alinhar recompensas com o pagamento.

Ofereça incentivos para o pagamento antecipado

Uma maneira de incentivar o pagamento rápido é recompensar os clientes por resolver suas contas a receber mais cedo. Por exemplo, as empresas podem oferecer um desconto para pagamentos recebidos dentro de um determinado prazo. Isso pode ser usado para alguns clientes selecionados ou para todos os clientes. Um desconto de 5% para pagamento antecipado pode permitir que o vendedor cubra o custo do desconto e ainda tenha o benefício de um pagamento mais rápido.

Utilize estruturas de taxa para incentivar o pagamento imediato

As estruturas de taxas são outra maneira popular de incentivar os clientes a pagar suas contas a receber em tempo hábil. As empresas podem cobrar taxas tardias em quaisquer pagamentos não recebidos antes de uma data de vencimento predeterminada. Isso pode ser uma taxa fixa, taxas escalonadas à medida que a fatura envelhece ou uma combinação de ambos. As empresas também têm a flexibilidade de criar cronogramas de taxas personalizados, o que lhes permitiria impor taxas maiores à medida que a fatura envelhece.

Para garantir que os clientes estejam cientes das taxas de atraso no pagamento, as empresas devem comunicar claramente a estrutura de taxas. A maneira mais comum é incluir uma declaração das taxas na fatura enviada ao cliente. Além disso, deve -se notar que esses termos devem cumprir as leis e regulamentos de cada estado.

6. Estabeleça relacionamentos mais fortes com os clientes

Monitoramento e gerenciamento de contas a receber é uma prática necessária para garantir a saúde do fluxo de caixa. Para fazê -lo efetivamente, entre outras práticas, é importante estabelecer relacionamentos mais fortes com clientes e clientes. Boas relações com os clientes podem levar a uma comunicação aprimorada e ao desenvolvimento de estratégias de pagamento que funcionam para o cliente e a empresa.

A. Foster comunicação aberta

A chave para melhorar o relacionamento com os clientes é garantir que todas as partes envolvidas estejam na mesma página. É importante manter uma linha aberta de comunicação, para que o cliente e a empresa tenham uma compreensão realista das expectativas do outro. Ambas as partes devem estar cientes dos termos de pagamento que foram acordados, para que não haja surpresas desnecessárias. O agendamento regular de chamadas de check-in pode ajudar a garantir que quaisquer problemas sejam resolvidos de maneira rápida e amigável.

B. Desenvolva estratégias de pagamento juntas

Se surgirem problemas de pagamento, é melhor desenvolver estratégias agradáveis ​​com o cliente. Compreender suas circunstâncias particulares pode ajudar a estabelecer os termos mais benéficos para ambas as partes. Dependendo das necessidades individuais do cliente, a empresa poderá fazer acordos de pagamento flexíveis que ainda permitem que os clientes cumpram suas obrigações. Métodos como a criação de planos de pagamento ou a redução das taxas de juros podem ser benéficos para ambos os lados. O estabelecimento de opções de pagamento razoável ajuda a reduzir o estresse do cliente e mantém todos felizes.

Incentivar os clientes a desenvolver planos de pagamento com a empresa é uma parte crucial da manutenção de relações saudáveis ​​dos clientes e promover uma reputação positiva entre sua clientela. Monitorando e gerenciando corretamente contas a receber, as empresas podem garantir que os fluxos de caixa permaneçam saudáveis ​​e constantes.

Conclusão

Monitoramento e gerenciamento Contas a receber é um método essencial e eficaz de melhorar fluxo de caixa em qualquer negócio. Ao entender como contas a receber Trabalhos, rastreando regularmente contas a receber e utilizando ferramentas úteis, uma empresa pode garantir que os clientes estejam pagando suas contas no prazo e que a empresa esteja gerenciando seu fluxo de caixa da maneira mais eficiente possível.

Resumo das dicas para monitoramento e gerenciamento de contas a receber

Várias dicas podem ajudar empresas monitoram e gerenciam suas contas a receber Para melhorar o fluxo de caixa. Essas dicas incluem:

• Entenda como contas a receber funciona
• Orçamento para contas a receber
• Monitorar contas a receber regularmente
• Utilize ferramentas e tecnologia úteis
• Mantenha -se atualizado com as melhores práticas de gestão financeira
• Crie um sistema para rastrear os pagamentos dos clientes

Benefícios da melhoria do gerenciamento de fluxo de caixa através de um monitoramento de contas a receber

Ao monitorar e gerenciar contas a receber, as empresas podem se beneficiar de um fluxo de caixa mais simplificado e eficiente. Isso é especialmente importante para as empresas que crescem rapidamente e precisam de flexibilidade financeira para suportar a volatilidade de curto prazo em seu fluxo de caixa. O monitoramento e o gerenciamento de contas a receber também pode ajudar as empresas a aproveitar as oportunidades de investir em iniciativas de crescimento, como contratar novos funcionários ou investir em novas tecnologias.