Simplifique seu gerenciamento de projetos com as placas Kanban

Introdução

As placas Kanban são uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais populares por aí e por boas razões. Um conselho da Kanban é uma ferramenta organizacional que visualiza fluxos de trabalho, tarefas e projetos. Ele fornece uma maneira interativa para indivíduos e equipes rastrear e gerenciar seu trabalho.

Neste artigo, explicaremos o que é um conselho da Kanban, como funciona e os benefícios de usá -lo para gerenciar projetos. No final deste guia, você terá uma melhor compreensão de como começar com as placas Kanban e usá -las efetivamente em seu próximo projeto.

Definição de placas Kanban

Os conselhos Kanban são um gerenciamento de projetos ágeis ferramenta que envolve visualizar tarefas e tarefas em colunas. Absorvendo o termo japonês para "sinal visual", os conselhos Kanban ajudam os usuários a acompanhar as tarefas que concluíram e as tarefas em que estão trabalhando no momento. A visibilidade do fluxo de trabalho torna mais fácil dividir projetos maiores em pedaços gerenciáveis.

O que é um quadro Kanban?

Os conselhos Kanban são conselhos interativos que ajudam as equipes a organizar tarefas e projetos de maneira visual. Eles consistem em colunas para cada etapa do fluxo de trabalho e dos cartões (ou 'tarefas') que representam pequenos pedaços de trabalho. Cada cartão é movido ao longo do Conselho Kanban À medida que progride no fluxo de trabalho, facilitando a ver onde está cada tarefa.

Benefícios do uso de placas Kanban

Ajuda os usuários a se concentrar em uma tarefa de cada vez.
Melhora a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe.
Permite que os usuários acompanhem facilmente o progresso e os gargalos.
Permite uma compreensão mais profunda de seus fluxos de trabalho.
Fornece uma maneira fácil e visual de identificar problemas e oportunidades.

Como criar um quadro Kanban

Criando um Conselho Kanban para Gerenciamento de Projetos Permite que as equipes visualizem e acompanhem o progresso de um projeto. Isso permite que os membros da equipe organizem tarefas e façam ajustes de acordo. Como 'representação visual do fluxo de trabalho', os conselhos Kanban podem ajudar a garantir que as tarefas permaneçam organizadas e dentro do cronograma. Neste guia, aprenda a criar um conselho da Kanban.

Escolhendo projetos

Comece decidindo quais tarefas e projetos devem ser incluídos no seu Conselho Kanban. É importante permanecer organizado; portanto, selecione projetos que sejam possível. Isso significa determinar as tarefas ou objetivos exatos que você estará enfrentando, além de identificar recursos ou ferramentas para alcançá -las. Depois de identificar os projetos, você precisará criar a placa.

Criando colunas

Em seguida, você deseja criar as colunas para o seu quadro. Comece escrevendo categorias descritivas para cada coluna. Dependendo do projeto, os títulos das colunas podem incluir 'On Deck' 'em andamento' ou 'concluído'. Você também pode optar por implementar estágios adicionais, como "aprovado", "bloqueado" ou "pronto" para o seu conselho Kanban.

Atribuir tarefas

Depois de selecionar as tarefas do projeto e configurar as colunas para o seu quadro Kanban, divida cada projeto e tarefa em peças mais gerenciáveis. Crie cartões para cada tarefa e atribua cada um à coluna correspondente com base no status atual da tarefa. Você também pode decidir atribuir tarefas aos membros da equipe e estabelecer prazos, se necessário. Para personalizar o seu Conselho Kanban, você também pode adicionar atributos como etiquetas ou logotipos codificados por cores.

Visualizar progresso

Com todas as tarefas no lugar, agora é hora de visualizar o progresso. À medida que as tarefas são concluídas, arraste e solte os cartões correspondentes para as colunas corretas no quadro Kanban. Isso ajudará a identificar rapidamente sucessos, bem como determinar qualquer atraso ou bloco. Para revisar mais o progresso, muitos aplicativos de software incluem análises que podem ajudá -lo a medir o tempo estimado que leva para concluir cada tarefa. Além disso, ter uma visão centralizada do projeto pode facilitar os membros da equipe a identificar maneiras de melhorar.

Rastreando o progresso com um quadro Kanban

O progresso do rastreamento com um conselho da Kanban é uma maneira poderosa de medir a eficiência do seu projeto. Este guia fornece uma visão geral das métricas, tendências e Automação que você pode usar para alcançar os objetivos do projeto mais rapidamente com um quadro Kanban.

Entendendo as métricas de placas Kanban

Os conselhos Kanban são usados para rastrear o desempenho e progredir contra metas e podem ajudar as equipes a obter uma visão completa de seu projeto. As métricas relacionadas às placas Kanban incluem o tempo de entrega, o tempo de ciclo, o número de itens de trabalho em andamento e a taxa de rendimento. Entendendo o Métricas do Conselho Kanban pode ajudar as equipes a otimizar seu fluxo de trabalho, melhorar a produtividade e eliminar os impedimentos e reduzir os gargalos.

Explicando os tempos de chumbo e ciclo

Os tempos de chumbo e ciclo são duas métricas principais usadas para medir a eficácia de um conselho da Kanban. À medida que o trabalho avança em um projeto, o tempo de entrega indica a quantidade de tempo do início ao fim que o trabalho levou. Enquanto isso, o tempo do ciclo indica a duração do trabalho em si e não inclui atrasos ou tempo de espera.

Tendências e previsão

Os conselhos Kanban também oferecem informações sobre as tendências, dando às equipes a capacidade de identificar padrões nos dados e alocar recursos de acordo. Ao analisar tendências, as equipes podem prever um desempenho futuro e antecipar atrasos. Isso ajuda as equipes a permanecer ágeis e a ajustar as metas do projeto para atender às necessidades e prazos de mudança.

Automatando tarefas com tábuas Kanban

As placas Kanban podem ser usadas para automatizar determinadas tarefas, como atribuir novas tarefas, atualizar o status e enviar notificações. Com os recursos de automação, as equipes podem gerenciar seus projetos sem precisar gerenciar manualmente todas as tarefas. A automação também ajuda a garantir que o trabalho esteja sendo concluído de maneira precisa e oportuna.

Automatizar a atribuição de tarefas aos membros da equipe.
Automatize as atualizações de status da tarefa.
Automatizar notificações de envio.

Integrando as placas Kanban no seu plano de gerenciamento de projetos

Os conselhos Kanban são uma ferramenta poderosa para os planos de gerenciamento de projetos que podem ajudar sua equipe a visualizar o processo deles e acompanham seu progresso com facilidade. Como uma técnica de planejamento ágil, os conselhos Kanban podem ajudar as equipes a estabelecer metas, atribuir tarefas e monitorar seu progresso em cada fase do projeto. Embora métodos mais populares, como scrum e ágil, tenham princípios sobrepostos, Os conselhos Kanban também têm muitas oportunidades para colaboração e otimização mais profundas para projetos.

Conectando Kanban com ferramentas Agile, Scrum e outras PM

As placas Kanban geralmente são usadas como parte de um processo de planejamento ágil, no qual as equipes usam um método iterativo de concluir tarefas em uma série de sprints. O Conselho Kanban é usado para ajudar a equipe a visualizar o fluxo de trabalho e o progresso do projeto. É uma ferramenta ideal para gerenciar o fluxo de tarefas e pode ser facilmente integrada a outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como Scrum e Agile.

Para usar uma diretoria do Kanban em conjunto com um processo ágil, as equipes devem criar swimlanes em seu quadro que ilustram os diferentes estágios de seu projeto, ao mesmo tempo em que atribui tarefas a cada um desses estágios. Isso permitirá que a equipe acompanhe melhor seu progresso, além de identificar quaisquer problemas, lacunas ou obstáculos ao longo do caminho. Ao rastrear o movimento das tarefas, as equipes podem ajustar rapidamente seus planos de projeto para garantir que seus prazos e objetivos sejam atendidos.

Aproveitando Kanban para colaboração

As placas Kanban são projetadas para facilitar a colaboração, permitindo que as equipes trabalhem juntas em conjunto. Com a capacidade de adicionar comentários, anexos e tags a cada tarefa, as equipes podem compartilhar facilmente pensamentos, idéias, arquivos e atualizações. Além disso, as equipes podem configurar alertas para que recebam notificações sempre que uma tarefa for alterada ou atualizada.

Os conselhos Kanban também incentivam a colaboração, fornecendo equipes com uma representação visual do estado de seu projeto. Ao acompanhar as tarefas, os membros da equipe podem ver onde seus trabalhos se encaixam dentro do contexto mais amplo do projeto. Isso incentiva uma compreensão mais abrangente e abrangente de seu trabalho, permitindo que eles trabalhem em direção a objetivos comuns e criem equipes mais fortes.

Gerenciando membros da equipe com conselhos Kanban

As placas Kanban oferecem um eficiente maneira de gerenciar várias tarefas e recursos, rastreando todo o ciclo de vida de um projeto. Compreender os diferentes fluxos de trabalho envolvidos pode ajudar os membros da equipe a gerenciar suas tarefas e recursos com maior agilidade e sucesso. Além disso, integração As placas Kanban com aplicativos de rastreamento no tempo auxiliam na entrega de dados precisos do projeto e podem ajudar a permanecer produtiva.

Compreendendo os fluxos de trabalho do Conselho Kanban

Organizar o Conselho Kanban em um fluxo de trabalho diferente permite que os membros da equipe identifiquem rapidamente o trabalho que está 'em andamento'. Também ajuda a coordenar a colaboração enquanto trabalha simultaneamente em tarefas diferentes. Por exemplo, um conselho da Kanban com o típico fluxo de trabalho 'em andamento' em andamento e feito 'oferece aos membros da equipe uma visão clara do progresso que está sendo feito. Os membros da equipe também podem atribuir tarefas a diferentes categorias e gerenciar tarefas de acordo com sua prioridade.

Criando compromissos de tarefas realistas

Usando as placas Kanban para gerenciar tarefas, os membros da equipe podem chegar a compromissos realistas. Isso ajuda os membros da equipe a concentrar seus esforços nas tarefas viáveis na linha do tempo em determinada. Para fornecer uma avaliação realista, as tarefas devem ser divididas em unidades menores e depois distribuídas entre a equipe para conclusão. Além disso, os membros da equipe devem aderir às '4 Regras de Kanban', que exigem que eles::

Limitar a quantidade de trabalho em andamento (WIP)
Manter e reabastecer os itens de estoque
Siga as políticas estabelecidas
Virtualize o fluxo de trabalho

Integração do Kanban com aplicações de rastreamento temporal

Os aplicativos de rastreamento temporal fornecem feedback oportuna sobre o desempenho dos membros da equipe. Quando as placas Kanban são integradas a esses aplicativos, as equipes podem ver rapidamente a quantidade de tempo gasto em cada tarefa e usar os dados para estimar o compromisso de tempo para qualquer projeto. Além disso, as informações das placas Kanban podem ser usadas para identificar áreas onde os membros da equipe precisam de assistência e podem receber o suporte necessário. Dessa forma, os membros da equipe podem permanecer produtivos ao concluir tarefas com maior eficiência.

Manutenção de pranchas Kanban

Para garantir que Conselhos de Kanban estão funcionando de maneira eficaz e eficiente, eles devem ser mantidos consistentemente. Siga estas diretrizes para manter e atualizar suas placas Kanban.

Atualizando e gerenciando fluxos de trabalho

Uma das principais tarefas de manutenção de uma placa Kanban está executando regularmente as alterações do fluxo de trabalho. À medida que o projeto muda e evolui, é essencial atualizar as configurações da placa Kanban para acompanhar o fluxo de trabalho. O trabalho deve ser adequadamente atribuído, concluído e transferido conforme necessário. Pode surgir situações onde é necessário ajustar os processos para garantir que o projeto permaneça no caminho certo.

Usando Kanban para melhorias iterativas

O Kanban é altamente versátil e pode ser usado por mais do que apenas gerenciamento de projetos. Pode ser usado para a melhoria iterativa de processos e sistemas. A equipe do projeto deve reservar um tempo para auditar processos e procurar oportunidades para melhorar. As placas Kanban podem ajudar a destacar onde os processos podem ser revisados ou renovados.

Além disso, a equipe deve procurar usar as placas Kanban para otimizar cada etapa de um processo. Isso pode significar olhar para o movimento de cartões através da placa para identificar o que funciona e o que não funciona e fazer alterações de acordo. Este é um processo contínuo que deve ser monitorado, refinado e atualizado regularmente.

Conclusão

Os conselhos Kanban são uma ferramenta eficaz para o bem -sucedido gerenciamento de projetos, pois permitem que os usuários visualizem todas as etapas de seus projetos, melhorem a colaboração da equipe e os ajudem a priorizar tarefas e minimizar o tempo perdido. Ao fazer isso, eles podem reduzir bastante os custos e acelerar a resposta do cliente e os prazos de entrega, tornando -os um recurso inestimável para organizações de qualquer forma ou tamanho.

Benefícios das placas Kanban para gerenciamento de projetos

Reduzir custos e acelerar a resposta do cliente e os prazos de entrega
Permite fácil organização e rastreamento de tarefas
Os planos de projeto visualizados melhoram a comunicação da equipe
Ajude a identificar obstáculos e trabalhar em soluções
Crie decisões significativas orientadas a dados

Por que os gerentes devem usar o Kanban?

Os conselhos Kanban permitem que os gerentes gerenciem efetivamente seus projetos e utilizem recursos valiosos. Eles fornecem um fluxo de trabalho organizado e podem ajudar a melhorar a produtividade dos funcionários, removendo gargalos e melhorando a comunicação entre diferentes equipes. Os gerentes podem tomar decisões melhores e mais informadas, desenvolver processos claros e se adaptar rapidamente às mudanças.

Alavancando o poder de Os conselhos Kanban podem ser incrivelmente benéficos para qualquer organização e podem transformar a maneira como as equipes gerenciam seus projetos. Conselhos de Kanban são uma ferramenta versátil, econômica e eficiente que pode ser usada em qualquer tipo de organização, seja uma pequena empresa, grande corporação ou uma equipe remota.

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