Como usar as contas KPIs a pagar para aumentar a eficiência

Introdução

Os principais indicadores de desempenho (KPIs) fornecem informações sobre o sucesso e o progresso de uma empresa para alcançar uma meta. Eles são usados ​​em uma variedade de áreas de negócios, desde marketing e vendas a operações e finanças. Seguindo esses indicadores, as organizações podem melhorar o desempenho, identificar problemas e tomar decisões informadas.

KPIs de contas a pagar são projetados especificamente para medir o desempenho dos processos a pagar de uma organização. Esses indicadores monitoram com que eficiente e efetivamente contas a pagar estão lidando com pagamentos e quão precisa são seus registros financeiros. Isso pode ajudar as organizações a evitar erros dispendiosos, melhorar a satisfação do cliente e aumentar as margens de lucro.

Nesta postagem do blog, veremos como as empresas podem usar os KPIs a pagar de contas para aumentar a eficiência e economizar tempo e dinheiro.

Definindo KPIs de contas a pagar

Os KPIs (principais indicadores de desempenho) são essenciais para as empresas que buscam maximizar a eficiência de suas contas a pagar processos. Ao fornecer visibilidade para métricas críticas de desempenho e permitir uma abordagem mais estratégica da gestão de contas a pagar, o uso de KPIs pode impactar positivamente as operações financeiras de uma organização, reduzindo os custos e melhorando a precisão. A seguir, são apresentados alguns dos principais KPIs usados ​​nas contas a pagar.

Dias de vendas pendentes (DSO)

O DSO, também conhecido como Dias de Contas a pagar, é uma medida da rapidez com que as contas pagáveis ​​estão pagando suas contas. É calculado dividindo a quantidade de contas pagáveis ​​pela média vendas diárias durante um período de tempo. Um DSO mais baixo é indicativo de um processo de contas mais eficientes a pagar, pois significa que fornecedores e fornecedores estão sendo pagos mais rapidamente.

Porcentagem de pagamentos feitos a tempo

Essa métrica rastreia a porcentagem de pagamentos feitos pelas contas a pagar de departamento que são feitas no prazo ao longo do mês. Uma porcentagem maior de pagamentos pontuais é benéfica, pois mostra que o departamento de contas a pagar é consistente em seus ciclos de pagamento e não está incorrendo em nenhuma taxa de pagamento em atraso.

Custo do processamento de uma fatura

Este KPI mede o custo do processamento de uma única fatura do início ao fim. Inclui os custos associados ao recebimento de faturas, inserindo manualmente os dados e o pagamento do pagamento. Ao rastrear esse KPI, as organizações podem identificar áreas de ineficiências em suas contas de processos a pagar e tomar medidas para otimizar suas operações.

Entendendo as contas a pagar KPIs

Os principais indicadores de desempenho de contas a pagar (KPIs) são métricas críticas que acompanham a capacidade de uma empresa de fornecer pagamentos precisos e oportunos aos fornecedores. Ao entender o significado e as implicações de KPIs de contas a pagar, as empresas podem aumentar sua eficiência, criar melhores relacionamentos com os fornecedores e garantir pagamentos oportunos. Este artigo descreverá três das contas mais importantes KPIs a pagar e fornecerá estratégias para melhorar cada uma.

Como rastrear o custo do processamento de fatura

O custo do processamento de faturas KPI mede quanto tempo e dinheiro são gastos no processamento de uma única fatura. Isso inclui entrada de dados e processos manuais, como arquivamento e recuperação. Para rastrear este KPI, insira o custo da fatura em uma planilha, juntamente com o tempo necessário para processá -lo (em horas). Uma vez concluído, crie um custo médio geral por fatura dividindo o custo total pelo número de faturas processadas. Isso lhe dará uma medida precisa de quanto tempo e dinheiro estão sendo gastos em cada fatura.

Como melhorar os dias de vendas pendentes

Dias de vendas pendentes (DSO) é uma métrica que mede a rapidez com que uma empresa está pagando seus fornecedores. Um DSO mais alto pode indicar que uma empresa está demorando muito para pagar suas contas. Para melhorar esse KPI, as empresas devem se concentrar em simplificar suas contas a pagar. A automação é uma estratégia essencial para melhorar o DSO, pois isso pode acelerar drasticamente o processo de pagamento. Além disso, as empresas devem garantir que tenham reservas de caixa adequadas para cobrir faturas e devem evitar colocar muito dinheiro em investimentos ou em outros projetos.

Como aumentar a porcentagem de pagamentos feitos a tempo

A porcentagem de pagamentos feitos no prazo mede a porcentagem de faturas pagas antes da data de vencimento. Para aumentar esse KPI, as empresas devem configurar um sistema para lembrá -los dos próximos pagamentos e prazos. Além disso, eles devem considerar automatizar suas contas a pagar, pois isso pode reduzir significativamente o tempo necessário para processar pagamentos. Finalmente, as empresas devem tomar medidas para garantir que sempre tenham fundos suficientes para cobrir suas faturas.

Pela compreensão e Gerenciando estrategicamente contas KPIs a pagar, as empresas podem garantir que estejam pagando de maneira eficiente e precisão seus fornecedores e garantindo que suas operações estejam funcionando da maneira mais tranquila possível. Com a abordagem correta, as empresas podem criar relacionamentos mais fortes de fornecedores, melhorar a precisão e a pontualidade dos pagamentos e economizar tempo e dinheiro.

Benefícios do entendimento de contas de KPIs a pagar

A compreensão das contas pagáveis ​​indicadores de desempenho (KPIs) pode fornecer a uma organização informações valiosas sobre a eficiência de suas contas a pagar o processo e como ele pode ser melhorado. Ao obter visibilidade desses dados, as organizações podem tomar decisões bem informadas para aumentar a eficiência e garantir a satisfação do cliente.

Aumentar a eficiência

Um dos benefícios mais significativos de Entendendo as contas a pagar KPIs é a capacidade de identificar áreas para melhorar e fazer ajustes que aumentarão a eficiência. Ao analisar as condições de pagamento, o volume de pagamentos, a velocidade de pagamento, a precisão da fatura, o tempo gasto processando manualmente as faturas e outras áreas, as empresas podem obter informações valiosas sobre onde podem otimizar seu processo. Uma vez identificados, eles podem fazer ajustes para melhorar a velocidade, a precisão e reduzir os processos manuais.

Atendimento ao cliente aprimorado

Entendendo as contas a pagar KPIs Também pode ajudar a aumentar os níveis de atendimento ao cliente. As empresas podem usar os dados para obter informações sobre as condições e preferências de pagamento do cliente, permitindo que elas respondam mais rapidamente às suas solicitações e construam relacionamentos fortes do cliente. Isso pode ajudar a melhorar a lealdade do cliente, aumentar as vendas e melhorar a satisfação do cliente.

Obtenha dados precisos

Tendo acesso a dados precisos em KPIs de contas a pagar, as empresas podem entender melhor seus processos atuais e tomar decisões informadas sobre como melhorá -las. Isso pode levar a economia de custos, maior eficiência e melhor atendimento ao cliente. Além disso, usando dados para tomar decisões, as empresas podem reduzir seus riscos, garantir a conformidade e reduzir a fraude.

Com uma maior compreensão de KPIs de contas a pagar, as empresas podem desbloquear novas oportunidades para melhorar a eficiência e aumentar a lucratividade. Ao ter acesso a dados precisos e atualizados, as empresas podem tomar decisões bem informadas, reduzir custos e melhorar o atendimento ao cliente.

Uso estendido de contas de KPIs a pagar

Os KPIs podem oferecer informações sobre o desempenho do processo e podem ser usadas pelos gerentes para uma análise mais profunda. Aqui estão algumas atividades relacionadas à KPI que podem ser usadas para aumentar a eficiência nas contas a pagar.

Análise preditiva

Análise preditiva Nas contas, o objetivo é prever custos e níveis de estoque, bem como identificar atividades fraudulentas. Ao rastrear métricas como histórico de pagamentos, custos de fornecedores e ciclos de pagamento, os gerentes podem usar os dados para identificar ineficiências e identificar riscos em potencial.

Análise de variação de custo

A análise de variação de custo é usada para calcular a diferença entre o custo real de bens ou serviços e o custo orçamentado de bens ou serviços. Ao rastrear e analisar quaisquer variações de custo, permite que a gerência identifique tendências e identifique discrepâncias, além de adotar uma abordagem proativa para abordar áreas de melhoria potencial.

Relação com demonstrações financeiras

KPIs podem ser usados ​​para medir a saúde geral de uma organização em relação ao seu declarações financeiras. Ao rastrear métricas de contas a pagar, como dias a pagar em circulação, rotatividade de contas a pagar, envelhecimento de contas a pagar e horários de ciclo de pagamento, a gerência pode identificar quaisquer discrepâncias e usar os dados para prever receita, gerenciar fluxos de caixa e melhorar o desempenho financeiro.

Contas populares KPIs a pagar

Os principais indicadores de desempenho (KPIs) relacionados às contas a pagar são ferramentas cruciais usadas para avaliar a saúde financeira de uma empresa, medir a eficiência e tomar decisões orientadas a dados que podem ajudar a otimizar o desempenho. Existem vários dados comumente usados KPIs de contas a pagar, cada um dos quais pode fornecer informações valiosas sobre vários aspectos das contas a pagar.

Número de verificações anuladas

O número total de cheques anulados de contas a pagar pode ser um indicador da eficiência geral dos processos de contas a pagar. Se houver um número incomumente alto de verificações que estão sendo anuladas em um determinado período, pode ser um sinal de um possível problema com os processos em vigor, como pagamentos duplicados ou codificação incorreta. Uma análise aguda de por que os cheques foram anulados em primeiro lugar e como corrigir o problema pode ajudar a reduzir o número de verificações anuladas e melhorar a eficiência geral.

Número de reconciliações bancárias

É importante revisar o número de reconciliações bancárias sendo feitas nas contas a pagar. Reconciliações bancárias frequentes podem ajudar a identificar erros e discrepâncias, além de detectar possíveis fraudes. O monitoramento do número de reconciliações bancárias pode fornecer informações sobre a precisão e a eficiência gerais do processo de contas a pagar. Além disso, a automação do processo de reconciliação pode ajudar a reduzir a quantidade de tempo e o esforço manual necessário para concluir a reconciliação, o que pode levar a uma maior eficiência.

Eficiência de aplicação em dinheiro

Outra chave Contas a pagar KPI para monitorar é a eficiência do aplicativo em dinheiro. Essa métrica rastreia a precisão dos fundos aplicados contra faturas recebidas e mede a eficiência de todo o ciclo de contas a pagar. A medição da eficiência do aplicativo em dinheiro pode ajudar a identificar possíveis problemas e otimizar processos, como automatizar o processo de depósito direto ou alavancar a automação do fluxo de trabalho. Isso pode ajudar a reduzir o risco de erros, reduzir o tempo necessário para aplicar fundos e melhorar a eficiência geral das contas a pagar.

Conclusão

KPIs de contas a pagar são ferramentas essenciais para ajudar a rastrear e aumentar a eficiência dos departamentos de contas a pagar. Ao monitorar de perto os principais indicadores de desempenho que se concentram em áreas como eficiência e precisão do processo, as organizações podem identificar maneiras de melhorar seus resultados, reduzindo os custos ou aumentando a lucratividade.

Os principais benefícios do uso KPIs de contas a pagar são uma maior visibilidade do desempenho do processo de contas pagáveis ​​e níveis de eficiência aprimorados do negócio em geral. Isso facilita o trabalho dos profissionais de contabilidade, além de ajudar a proporcionar às partes interessadas informações oportunas sobre o progresso das operações pagáveis ​​por contas.

Os KPIs populares para monitorar o desempenho incluem tempo total de processamento de pagamento, custo por fatura processada, taxa de precisão da fatura, número de erros cometidos por fatura e desempenho geral do departamento. Embora esses KPIs variem de acordo com a organização e suas necessidades, eles dão aos proprietários de empresas uma visão de quão eficientes suas contas são pagáveis ​​no departamento funções.

Rastreando de perto o desempenho ao longo do tempo e utilizando eficaz KPIs de contas a pagar, as organizações podem entender melhor sua saúde financeira e tomar decisões informadas para garantir a eficiência e reduzir os custos em suas contas a pagar departamentos.