Tutorial do Excel: como encontrar arquivos antigos do Excel

Introdução

À medida que continuamos a acumular cada vez mais dados em nosso trabalho diário, torna -se crucial Encontre arquivos antigos do Excel Para fins de referência, análise ou atualização. Seja um relatório de orçamento do ano passado ou um cronograma do projeto de alguns meses atrás, ter acesso a arquivos anteriores do Excel pode economizar tempo e esforço. Neste tutorial, abordaremos o passos Para localizar e recuperar facilmente esses arquivos antigos do Excel quando necessário.

Takeaways -chave

• É crucial poder encontrar arquivos antigos do Excel para fins de referência, análise ou atualização em nosso trabalho diário.
• Compreender as técnicas básicas de pesquisa, como o uso da barra de pesquisa do File Explorer e as opções de pesquisa avançada, é essencial para a recuperação de arquivos eficiente.
• A utilização de recursos como a guia "Recente" no Excel e a AutoReCover pode ajudar a recuperar arquivos do Excel abertos ou não salvos recentemente.
• Explorar as opções de backup e recuperação, incluindo o uso da ferramenta de backup e restauração do Windows e armazenamento em nuvem, pode fornecer métodos adicionais para recuperação de arquivos.
• O estabelecimento de um sistema regular de gerenciamento de arquivos e a implementação das técnicas discutidas é importante para a recuperação eficiente de arquivos.

Compreendendo as técnicas básicas de pesquisa

Quando se trata de encontrar arquivos antigos do Excel, é importante entender as técnicas básicas de pesquisa que podem facilitar o processo. Ao utilizar essas técnicas, você pode localizar os arquivos necessários sem perder tempo e esforço.

Uma das maneiras mais simples de encontrar arquivos antigos do Excel é usando a barra de pesquisa no File Explorer. Isso permite que você insira uma palavra -chave ou nome de arquivo e localize rapidamente os arquivos relevantes.

Para pesquisas mais complexas, é importante utilizar as opções de pesquisa avançadas disponíveis no File Explorer. Isso permite restringir seus critérios de pesquisa e encontrar arquivos do Excel específicos com base em vários atributos, como data modificada, tipo de arquivo e tamanho.

Se você souber que os arquivos antigos do Excel estão localizados em pastas específicas, é melhor focar sua pesquisa nessas pastas. Isso pode ser feito navegando diretamente nas pastas e usando a barra de pesquisa nessas pastas.

A recuperação de arquivos abriu recentemente no Excel

Ao trabalhar com o Excel, pode ser útil acessar rapidamente os arquivos que você abriu ou trabalhou recentemente. O Excel fornece um recurso que permite recuperar facilmente esses arquivos, economizando tempo e esforço.

O Excel possui uma guia "recente" que exibe uma lista de arquivos que você abriu ou acessou recentemente. Para acessar esta guia, basta abrir o Excel e procurar a opção "recente" no menu Arquivo. Clicar nessa opção exibirá uma lista dos arquivos abertos mais recentemente, permitindo selecionar e abrir rapidamente o arquivo desejado.

Além de exibir arquivos abertos recentemente, o Excel também permite "fixar" arquivos importantes para facilitar o acesso. Esse recurso é particularmente útil para arquivos nos quais você trabalha frequentemente e deseja manter -se prontamente disponível. Para fixar um arquivo, basta passar o mouse sobre o arquivo na guia "recente" e clique no ícone PIN que aparece. Isso garantirá que o arquivo permaneça na parte superior da lista para acesso rápido.

Embora a guia "recente" no Excel seja uma maneira conveniente de acessar arquivos abertos recentemente, ela tem suas limitações. A lista de arquivos na guia "Recente" é baseada no histórico de arquivos abertos no dispositivo específico e não pode ser sincronizado em diferentes dispositivos. Além disso, a lista é limitada a um certo número de arquivos e pode não exibir todos os arquivos em que você trabalhou. É importante manter essas limitações em mente ao confiar na guia "recente" para encontrar arquivos antigos do Excel.

Utilizando o recurso "AutorOcover" no Excel

O recurso "AutorOcover" da Microsoft Excel é uma ferramenta valiosa para recuperar arquivos antigos ou não salvos. Ao ativar esse recurso, os usuários podem garantir que seu trabalho seja salvo automaticamente em intervalos regulares, minimizando o risco de perder dados importantes. Neste capítulo, discutiremos como habilitar o recurso AutorOcover no Excel, localizar e recuperar arquivos não salvos ou anteriormente salvos e as melhores práticas para o uso de automóveis de maneira eficaz.

Habilitando o recurso AutorOcover no Excel

• Passo 1: Abra o Excel e clique na guia "Arquivo".
• Passo 2: Selecione "Opções" no menu no lado esquerdo.
• Etapa 3: Na caixa de diálogo Opções do Excel, clique em "Salvar" no menu esquerdo.
• Passo 4: Verifique a caixa "Salvar informações de reecover automaticamente a cada x minutos" e especifique o intervalo desejado para economizar automaticamente.
• Etapa 5: Clique em "OK" para salvar as alterações e ativar o recurso AutorOcover.

Localizar e recuperar arquivos não salvos ou previamente salvos

• Passo 1: No Excel, clique na guia "Arquivo" e selecione "Abrir".
• Passo 2: Procure a opção "Recupere as pastas de trabalho não salvas" na parte inferior da lista recente.
• Etapa 3: Clique em "Recuperar pastas de trabalho não salvas" para abrir o painel de recuperação de documentos.
• Passo 4: Selecione o arquivo não salvo que você deseja recuperar e clique em "Abrir".
• Etapa 5: Se o arquivo foi salvo anteriormente, use a caixa de diálogo "Abrir" para navegar até o local do arquivo e selecione -o para recuperar.

Práticas recomendadas para usar o AutorOcover efetivamente

• Defina um intervalo razoável de salvamento automático: Escolha um intervalo de tempo para o AutoRecover alinhado com o seu fluxo de trabalho e a frequência das mudanças em seu trabalho.
• Salve regularmente seu trabalho: Embora o AutorOCover forneça uma rede de segurança, ainda é importante salvar seu trabalho manualmente em intervalos regulares para evitar a perda de dados.
• Acompanhe os arquivos recuperados: Depois de recuperar um arquivo usando o AutorOcover, salve -o imediatamente em um local seguro e acompanhe as alterações feitas desde que foi salvo pela última vez.

Explorando opções de backup e recuperação

Quando se trata de encontrar arquivos antigos do Excel, é crucial ter opções confiáveis ​​de backup e recuperação no local. Seja uma ferramenta embutida do Windows ou um software de terceiros, entender essas opções pode ajudá-lo a recuperar arquivos importantes com eficiência.

A. Usando a ferramenta de backup e restauração do Windows

A ferramenta Backup e Restauração do Windows é um recurso interno que permite aos usuários criar backups de seus arquivos e restaurá-los quando necessário. Essa ferramenta é fácil de usar e pode ser programada para ser executada em intervalos regulares, garantindo que seus arquivos do Excel sejam sempre backup.

• Histórico de arquivos: A ferramenta Backup e Restauração do Windows inclui um recurso chamado Histórico de Arquivos, que permite fazer backup automaticamente de arquivos para uma unidade externa ou local de rede.
• Imagem do sistema: Esse recurso permite criar uma imagem completa do seu sistema, incluindo seus arquivos do Excel, que podem ser usados ​​para restaurar o computador em um estado anterior em caso de falha do sistema.

B. Utilizando o software de backup de terceiros

Embora a ferramenta de backup e restauração do Windows possa ser eficaz, alguns usuários podem usar o software de backup de terceiros para obter recursos mais avançados e opções de personalização.

• Backup em nuvem: Muitos softwares de backup de terceiros oferecem opções de backup em nuvem, permitindo armazenar seus arquivos do Excel com segurança na nuvem e acessá-los de qualquer lugar.
• Backup incremental: Alguns softwares fornecem backup incremental, o que significa que apenas as alterações feitas nos arquivos são backup, economizando tempo e espaço de armazenamento.

C. Compreendendo os benefícios de backups regulares

Backups regulares são essenciais para garantir que você possa encontrar arquivos antigos do Excel quando necessário. Compreender os benefícios de backups regulares pode motivar os usuários a priorizar essa tarefa.

• Prevenção de perda de dados: Backups regulares podem impedir a perda de dados em caso de exclusão acidental, corrupção de arquivos ou falha de hardware.
• Tempo e esforço salvos: Com backups regulares no lugar, você pode economizar tempo e esforço na busca de arquivos antigos do Excel, pois eles podem ser facilmente recuperados do backup.
• Paz de espírito: Saber que seus arquivos do Excel são backup regularmente pode proporcionar tranqüilidade, especialmente no caso de perda inesperada de dados.

Aproveitando o armazenamento em nuvem para recuperação de arquivos

Quando se trata de encontrar arquivos antigos do Excel, alavancar o armazenamento em nuvem pode ser uma ferramenta incrivelmente útil. Se você usa o DropBox, o Google Drive, o OneDrive ou outra plataforma, sincronizando seus arquivos do Excel na nuvem pode facilitar a recuperação de versões mais antigas e acessar seus arquivos de qualquer lugar.

A. Sincronizar arquivos do Excel com serviços de armazenamento em nuvem

Uma das etapas mais importantes para encontrar arquivos antigos do Excel é garantir que eles sejam sincronizados com um serviço de armazenamento em nuvem. Ao sincronizar seus arquivos, você pode ter certeza de que eles são backup e acessíveis a partir de qualquer dispositivo com uma conexão com a Internet. Isso pode ser particularmente útil se você estiver trabalhando em vários dispositivos ou precisar acessar seus arquivos em movimento.

• Dropbox: Com o Dropbox, você pode sincronizar facilmente seus arquivos do Excel instalando o aplicativo Dropbox Desktop e salvando seus arquivos na pasta Dropbox no seu computador. Isso sincronizará automaticamente seus arquivos com a nuvem.
• Google Drive: O Google Drive permite sincronizar seus arquivos do Excel instalando o aplicativo Google Drive Desktop e salvando seus arquivos na pasta Google Drive no seu computador. Seus arquivos estarão acessíveis no site do Google Drive.
• OneDrive: Se você usar o OneDrive, poderá sincronizar seus arquivos do Excel salvando -os na pasta OneDrive no seu computador. Isso enviará automaticamente seus arquivos para a nuvem.

B. Acessando o histórico da versão em plataformas de armazenamento em nuvem

Muitas plataformas de armazenamento em nuvem oferecem histórico de versão, que permite acessar e restaurar versões anteriores dos seus arquivos do Excel. Isso pode ser extremamente útil se você substituir acidentalmente um arquivo ou precisar recuperar uma versão mais antiga para referência.

• Dropbox: No Dropbox, você pode acessar o histórico da versão clicando com o botão direito do mouse em um arquivo e selecionando "Histórico da versão". Isso mostrará uma lista de versões anteriores que você pode visualizar e restaurar.
• Google Drive: O Google Drive também oferece histórico de versão. Basta clicar com o botão direito do mouse em um arquivo, selecione "Gerenciar versões" e você pode visualizar e restaurar versões anteriores dos seus arquivos do Excel.
• OneDrive: Com o OneDrive, você pode acessar o histórico da versão clicando com o botão direito do mouse em um arquivo, selecionando "Histórico da versão" e escolhendo a versão que deseja restaurar.

C. Colaborando e compartilhando arquivos com outras pessoas através de armazenamento em nuvem

Outra vantagem do uso de armazenamento em nuvem para seus arquivos do Excel é a capacidade de colaborá -los e compartilhá -los com outras pessoas. Isso pode ser particularmente útil para projetos de equipe ou compartilhamento de arquivos com clientes ou parceiros.

• Dropbox: No Dropbox, você pode criar pastas compartilhadas e convidar outras pessoas para colaborar nos arquivos do Excel. Isso facilita o trabalho em conjunto em documentos e mantenha todos atualizados com as versões mais recentes.
• Google Drive: Com o Google Drive, você pode compartilhar arquivos do Excel com pessoas específicas ou criar um link compartilhável que permita que qualquer pessoa com o link visualize ou edite o arquivo. Você também pode colaborar em tempo real trabalhando no mesmo documento simultaneamente.
• OneDrive: O OneDrive permite compartilhar arquivos do Excel com pessoas específicas ou criar um link compartilhável. Você também pode definir permissões para controlar quem pode visualizar ou editar o arquivo.

Conclusão

Em conclusão, discutimos vários métodos para encontrar arquivos antigos do Excel, incluindo o uso da lista de arquivos recentes, pesquisando por nome do arquivo e utilizando a função de pesquisa do Windows File Explorer. Estabelecer um sistema regular de gerenciamento de arquivos é crucial Para uma recuperação eficiente de arquivos, e é importante organizar e fazer backup regularmente arquivos para impedir que se percaem ou esqueçam. Eu encorajo você a implementar as técnicas discutidas Para garantir que você possa acessar e trabalhar facilmente com seus arquivos antigos do Excel quando necessário.