Tutorial do Excel: Como criar regras de validação no Excel

Introdução

As regras de validação são um recurso importante em Excel Isso pode ajudar a manter a precisão e a consistência dos dados. Esteja você trabalhando com um conjunto de dados pequeno ou grande, a criação de regras de validação pode evitar erros e garantir que seus dados sejam inseridos corretamente. Neste tutorial, o guiaremos através do processo de Criando regras de validação no Excel Passo a passo, para que você possa aplicar essa ferramenta útil às suas próprias planilhas com facilidade.

Takeaways -chave

• Regras de validação no Excel ajudam a manter a precisão e a consistência dos dados
• Criar regras de validação pode evitar erros e garantir a entrada correta de dados
• Os tipos de regras de validação incluem validação de dados, mensagem de entrada e alerta de erro
• Melhores práticas para criar regras de validação incluem mantê-las simples e amigáveis
• Erros comuns a serem evitados ao criar regras de validação incluem supercomplicar as regras e não considerar diferentes cenários de entrada de dados

Entendendo as regras de validação

Explicação de quais regras de validação são

• Definição

  
  

  As regras de validação no Excel são usadas para controlar o tipo de dados que podem ser inseridos em uma célula. Eles permitem definir critérios específicos para os dados, como um intervalo de valores, uma lista de opções ou um formato específico.

• Tipos de regras de validação

  
  

  Existem vários tipos de regras de validação que podem ser aplicadas às células no Excel, incluindo:

  • Validação de dados para números, datas e texto
  • Liste a validação para criar uma lista suspensa de opções
  • Validação personalizada para criar fórmulas ou critérios específicos
  
  

Benefícios do uso de regras de validação no Excel

• Prevenção de erros

  
  

  Ao definir regras de validação, você pode impedir que os usuários insinam dados incorretos ou inválidos na planilha, reduzindo o risco de erros e inconsistências.

• Precisão de dados

  
  

  As regras de validação ajudam a garantir que os dados inseridos na planilha sejam precisos e consistentes, o que é crucial para tomar decisões informadas com base nos dados.

• Eficiência

  
  

  Ao restringir o tipo de dados que podem ser inseridos e fornecer listas suspensas, as regras de validação podem tornar a entrada de dados mais eficiente e simplificar o processo.

Tipos de regras de validação no Excel

Ao criar regras de validação no Excel, existem vários tipos de regras que você pode implementar para garantir a precisão e a integridade de seus dados. Esses incluem:

• Data de validade
• Mensagem de entrada
• Alerta de erro

Data de validade

A validação de dados é um recurso no Excel que permite definir restrições sobre que tipo de dados pode ser inserido em uma célula. Isso pode incluir limitar a entrada a um certo intervalo de valores, um formato de data específico ou mesmo uma fórmula personalizada. Usando a validação de dados, você pode impedir que os usuários digitem dados incorretos ou inválidos, garantindo a precisão de suas planilhas.

Mensagem de entrada

As mensagens de entrada são uma ferramenta útil no Excel que fornece aos usuários um prompt ou instruções quando selecionam uma célula com regras de validação de dados. Isso pode ser usado para fornecer orientações sobre o tipo de dados que devem ser inseridos, bem como quaisquer requisitos ou limitações específicos. As mensagens de entrada podem ajudar a reduzir erros e garantir que os usuários entendam as expectativas dos dados que eles inseram.

Alerta de erro

Os alertas de erro são notificações que aparecem quando um usuário tenta inserir dados que não atendem às regras de validação definidas para uma célula. Esses alertas podem ser personalizados para exibir uma mensagem de aviso específica, bem como para impedir que o usuário continue até que os dados sejam corrigidos. Os alertas de erro são uma ferramenta valiosa para manter a integridade dos dados e prevenir erros em suas planilhas do Excel.

A. Guia passo a passo sobre o uso do recurso de validação de dados

O recurso de validação de dados no Excel permite controlar o tipo de dados que pode ser inserido em uma célula. Veja como usá -lo:

• Selecione as células: Primeiro, selecione as células onde deseja aplicar as regras de validação.
• Vá para a guia Dados: Clique na guia Dados na fita do Excel na parte superior da tela.
• Clique na validação de dados: No grupo Data Tools, clique no botão Validação de dados.
• Escolha os critérios de validação: Na caixa de diálogo Validação de dados, escolha o tipo de dados que você deseja permitir (como números inteiros, datas ou texto).
• Defina os critérios específicos: Digite qualquer critério específico para os dados, como um intervalo de valores ou uma lista específica de opções.
• Salvar a regra de validação: Clique em OK para aplicar a regra de validação às células selecionadas.

B. Como definir mensagens de entrada para entrada de dados

Além de definir regras de validação, você também pode fornecer mensagens de entrada para orientar os usuários enquanto eles inserem dados nas células:

• Selecione as células: Assim como na definição de regras de validação, comece selecionando as células onde você deseja adicionar mensagens de entrada.
• Vá para a guia Dados: Clique na guia Dados na fita do Excel.
• Clique na validação de dados: No grupo Data Tools, clique no botão Validação de dados.
• Vá para a guia Mensagem de entrada: Na caixa de diálogo Validação de dados, vá para a guia Mensagem de entrada.
• Digite a mensagem de entrada: Verifique a caixa "Mostrar mensagem de entrada quando a célula é selecionada" e insira o título e o texto da mensagem de entrada.
• Salve a mensagem de entrada: Clique em OK para salvar a mensagem de entrada para as células selecionadas.

C. Configurando alertas de erro para dados inválidos

Para controlar ainda mais a entrada de dados, você pode configurar alertas de erro para notificar os usuários quando eles inserem dados inválidos:

• Selecione as células: Mais uma vez, comece selecionando as células onde deseja exibir alertas de erro.
• Vá para a guia Dados: Clique na guia Dados na fita do Excel.
• Clique na validação de dados: No grupo Data Tools, clique no botão Validação de dados.
• Vá para a guia Alerta de erro: Na caixa de diálogo Validação de dados, vá para a guia Alerta de erro.
• Escolha o estilo de alerta: Selecione o estilo de alerta de erro que você deseja exibir, como uma mensagem de parada, aviso ou informação.
• Digite a mensagem de erro: Digite o título e o texto da mensagem de erro para o alerta.
• Salve o alerta de erro: Clique em OK para salvar a configuração de alerta de erro para as células selecionadas.

Melhores práticas para criar regras de validação

Ao criar regras de validação no Excel, é importante ter em mente as melhores práticas para garantir que as regras sejam eficazes e fáceis de usar.

• 1. Evite regras excessivamente complexas:

  
  

  É importante manter as regras de validação simples e fáceis de entender. Regras excessivamente complexas podem confundir os usuários e dificultar a aplicação das regras de maneira eficaz.

• 2. Use mensagens de erro claro:

  
  

  Quando uma regra de validação é violada, a mensagem de erro deve explicar claramente por que a entrada não é válida e fornecer orientações sobre como corrigi -la.

• 3. Considere o usuário final:

  
  

  Pense no usuário final ao criar regras de validação. Considere o que seria mais útil e intuitivo para eles e pretende tornar as regras o mais fácil possível.

• 1. Teste com entradas diferentes:

  
  

  Antes de implementar as regras de validação, é importante testá -las minuciosamente com uma variedade de insumos para garantir que eles funcionem como pretendido e não produzam falsos positivos ou negativos.

• 2. Obtenha feedback dos usuários:

  
  

  Considere obter feedback de usuários em potencial da planilha para determinar se as regras de validação fazem sentido para eles e se acharem fáceis de entender e trabalhar.

• 3. Ajuste conforme necessário:

  
  

  Se o teste revelar algum problema com as regras de validação, esteja preparado para fazer ajustes conforme necessário antes da implementação final.

Erros comuns a serem evitados ao criar regras de validação

Ao criar regras de validação no Excel, existem certos erros comuns que devem ser evitados para garantir que as regras sejam eficazes e precisas.

Um erro comum ao criar regras de validação está supercomplicando as regras. Isso pode levar à confusão e dificultar o entendimento e o cumprimento das regras. É importante manter as regras simples e diretas, concentrando -se nos critérios essenciais que precisam ser validados.

Outro erro é não considerar diferentes cenários de entrada de dados. Ao criar regras de validação, é importante levar em consideração as várias maneiras pelas quais os dados podem ser inseridos, como através de entrada manual, copiar e colar ou importar de outra fonte. Não considerar esses cenários pode resultar em regras que não são abrangentes e podem levar a imprecisões nos dados.

Conclusão

As regras de validação são crítico Para manter a precisão e a consistência dos dados nas planilhas do Excel. Ao configurar regras de validação, você pode evitar erros e garantir que as informações inseridas atendam a critérios específicos. Eu incentivo fortemente todos os leitores a implemento Regras de validação em suas planilhas do Excel para aprimorar a qualidade e a confiabilidade de seus dados.