Como criar um Conselho Kanban para Gerenciamento de Projetos Agile

Introdução

As placas Kanban podem ser descritas como uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda as equipes a visualizar seu fluxo de trabalho. Tradicionalmente, um conselho da Kanban consiste em um layout de três colunas: fazer, em andamento e feito. Ao tornar o processo de fluxo de trabalho visível, ele pode ajudar as equipes a melhorar sua agilidade e velocidade enquanto gerenciam projetos complexos.

O Agile Project Management é uma abordagem de gerenciamento de projetos na qual os projetos estão focados em fornecer saídas iterativamente, com o cliente na frente e no centro. O objetivo é reconhecer e gerenciar a imprevisibilidade de um projeto. O objetivo do gerenciamento ágil de projetos é agregar valor ao cliente mais rápido e anterior.

O importante papel que Kanban Boards desempenha no gerenciamento de projetos ágil

As placas Kanban são uma ferramenta essencial para gerenciamento de projetos ágil. Da melhoria da visibilidade do progresso do projeto para facilitar a comunicação, Conselhos de Kanban Ajude a manter projetos ágeis no caminho certo. Por ter um Conselho Kanban Configurado, as equipes podem se adaptar rapidamente quando necessário para as mudanças em seus planos.

Melhorando a visibilidade do progresso do projeto

Os conselhos Kanban fornecem uma visualização importante do progresso do projeto. Isso ajuda os gerentes de projeto e os membros da equipe a identificar rapidamente áreas do projeto que estão funcionando bem e aquelas que podem estar lutando ou precisam de recursos adicionais. O conselho não apenas fornece um instantâneo de progresso, mas o progresso dos membros da equipe também é facilmente aparente.

Facilitar a comunicação

Os conselhos Kanban também ajudam na comunicação entre os membros da equipe. Eles facilitam a atribuição de tarefas, discutem o progresso e identificam quaisquer problemas em potencial. Ao ter todas essas informações em um só lugar, os membros da equipe entendem melhor seu progresso coletivo e podem identificar rapidamente áreas de melhoria.

Permitindo a capacidade de se adaptar para mudar rapidamente

Projetos ágeis exigem que as equipes possam se adaptar rapidamente a mudanças que surgem durante o curso do projeto. As placas Kanban facilitam muito esse processo, fornecendo uma visibilidade clara das tarefas que precisam ser concluídas, seu progresso e como as equipes podem se ajustar melhor a quaisquer alterações ou obstáculos. Ao ter uma representação visual do projeto e seu progresso, os membros da equipe podem identificar facilmente quais tarefas precisam ser concluídas para permanecer no caminho certo.

Passos para criar um quadro Kanban

Estágio de rascunho

O estágio de rascunho tem tudo a ver com planejar o sucesso.

• Comece definindo seus objetivos. Isso ajudará a guiar o design e a execução de seu Conselho Kanban.
• Identifique quem estará trabalhando no projeto. Saber quem está envolvido é a chave para criar um Conselho Kanban eficaz.
• Defina os resultados desejados do projeto. Ter um conjunto claro de metas e metas garantirá que o desenvolvimento da sua diretoria seja tranquilo.

Estágio de design/desenvolvimento

O estágio de design/desenvolvimento é onde o trabalho real começa.

• O primeiro passo é criar a placa. Isso deve incluir colunas para tarefas que estão prontas para o trabalho, em andamento e concluídas.
• Configurar sinais dentro da placa para designar tarefas que veem em breve, tarefas concluídas e tarefas que precisam de atenção.
• Adicione os cartões post-it ao conselho para representar tarefas. Este é um método inestimável de rastrear tarefas e monitorar o progresso.

Estágio de execução/adoção

A fase de execução/adoção é a etapa final para criar um sucesso Conselho Kanban.

• Crie um processo claro para obter uma tarefa assinada. Isso facilita o controle de quais tarefas foram concluídas, quem está trabalhando no quê e quando as tarefas precisam ser concluídas.
• Configure um processo de rastreamento de problemas. Ter um sistema em vigor para rastrear problemas e rastrear o progresso é essencial para o gerenciamento bem -sucedido de projetos.
• Treine membros da equipe sobre como usar o sistema. Essa é a chave para garantir que todos estejam na mesma página e trabalhando em direção a um objetivo comum.

Benefícios do uso de um quadro Kanban

Os conselhos Kanban são uma ferramenta popular para ajudar no gerenciamento de projetos ágeis. Eles atuam como representações visuais das tarefas, com cada tarefa representada por um cartão. As placas Kanban podem fornecer muitos benefícios ao fluxo de trabalho geral de um projeto e são simples de configurar.

Visibilidade clara do fluxo de trabalho

Um conselho da Kanban fornece uma visão clara do projeto e de suas tarefas. Isso facilita ver as tarefas que estão atualmente em andamento, quais tarefas estão concluídas e quais tarefas ainda precisam ser iniciadas. Manter-se atualizado no progresso do projeto é rápido e fácil. As tarefas correspondentes são vinculadas por pistas visuais fáceis de distinguir, permitindo uma colaboração mais fácil.

Colaboração aprimorada

Os conselhos Kanban aumentam a colaboração entre a equipe membros. Trabalhar com uma representação visual das tarefas permite que os membros da equipe entendam as prioridades do projeto de maneira rápida e fácil. Com uma fonte de informação fácil de entender, a comunicação entre os membros da equipe melhora significativamente.

Produtividade aprimorada

A natureza visual de um Kanban Board também ajuda a aumentar a produtividade no projeto. O conselho mostra progresso detalhado, permitindo que os membros da equipe se mantenham informados e focados em suas tarefas específicas. O progresso da tarefa pode ser monitorado e medido com mais precisão, a fim de manter os projetos no caminho certo e maximizar a produtividade.

Dicas para utilizar um conselho Kanban

Os conselhos Kanban oferecem uma maneira fantástica de planejar e organizar visualmente tarefas no contexto do gerenciamento ágil de projetos. Aqui estão algumas dicas para tirar o máximo proveito disso.

Verifique se as colunas refletem as etapas do processo/fluxo de trabalho

Sua equipe deve estabelecer um fluxo de trabalho e dividi -lo em suas etapas de componentes, indicando cada uma como uma coluna rotulada no Conselho Kanban. Dessa forma, você organizará as tarefas com mais eficiência e facilitará a visualização do progresso.

Estabelecer partes responsáveis ​​para cada estágio

Para cada uma das colunas - ou estágios - identifique cada membro da equipe responsável por essas tarefas. Essa estrutura é útil porque garante que os membros da equipe sejam responsáveis ​​e é fácil identificar qualquer gargalo ou áreas em que esteja sendo gasto muito tempo.

Incentive revisões regulares

O Conselho Kanban deve ser revisado periodicamente. Esta revisão garante que o trabalho esteja funcionando de acordo com o planejamento e que todos estejam na mesma página. Isso também incentiva a colaboração entre os membros da equipe, pois todos podem fornecer feedback e refinar o fluxo de trabalho conforme necessário.

Medir e acompanhar o progresso

Um conselho da Kanban é a maneira ideal de medir o progresso. Como as tarefas são organizadas em colunas, é fácil rastrear a taxa de conclusão de cada tarefa e a rapidez com que elas estão sendo concluídas. Esses dados permitirão que sua equipe planeje melhor para o futuro e melhorar o fluxo de trabalho.

6. Melhores práticas para o uso do Conselho Kanban

a. Dedique um limite de tempo sensato às tarefas

Ao criar um conselho da Kanban, é importante estar atento aos prazos associados a cada tarefa. Estime a quantidade de tempo que uma tarefa deve levar e definir um prazo sensato para quando precisar ser concluído. Isso ajudará a garantir que a equipe não esteja atolada e presa em uma tarefa por muito tempo. Dividir as tarefas em metas menores e alcançáveis ​​também pode ajudar a tornar o trabalho mais gerenciável em uma linha do tempo.

b. Priorizar tarefas

Pode ser benéfico priorizar as tarefas em uma placa Kanban para identificar quais tarefas precisam ser concluídas primeiro. Quando uma tarefa é marcada como sendo de maior prioridade, ela se destaca mais e pode ajudar a manter a equipe no caminho certo. A priorização também pode ajudar a identificar qualquer bloqueador que possa estar impedindo que a equipe progredir.

c. Mover tarefas rapidamente

O Conselho Kanban Deve ser um ambiente fluido e dinâmico, onde as tarefas são movidas rapidamente de uma coluna para a próxima. Ao evitar longos atrasos, a transparência aumenta e os problemas podem ser identificados rapidamente. Esse fluxo rápido também ajuda a garantir que nenhuma tarefa seja atolada por muito tempo.

d. Limitar o trabalho em andamento

Ao determinar a quantidade de tarefas que devem estar em andamento a qualquer momento, pode ser útil considerar a capacidade da equipe. A definição de limitações no trabalho em andamento ajudará a focar a equipe e garantir que as tarefas não sejam mantidas por nenhum bloqueador. Muitas tarefas em andamento podem levar ao engarrafamento, portanto, os itens limitadores ajudarão a manter um fluxo de trabalho ideal.

Conclusão

Um conselho Kanban bem projetado pode ser uma ferramenta importante para o gerenciamento eficaz de projetos ágeis. Ele pode ajudar a garantir que as tarefas do projeto sejam organizadas e rastreadas de uma maneira que incentive as equipes a entregar seus projetos dentro do prazo e do orçamento. Um conselho da Kanban também oferece um roteiro visual para os proprietários de projetos ficarem de olho no progresso do projeto.

Nesta postagem do blog, discutimos as melhores práticas para criar um Kanban Board for Agile Project Management. Aqui está um breve resumo dessas recomendações:

• Crie colunas que reflitam o fluxo de trabalho do seu projeto.
• Atribua tarefas a cada membro da equipe na coluna apropriada.
• Inclua limites em cada estágio do fluxo de trabalho para evitar gargalos.
• Use rótulos para separar visualmente tarefas no Conselho Kanban.
• Monitorar o progresso no projeto e ajustar o Conselho Kanban como necessário.

Seguindo essas práticas recomendadas, os proprietários de projetos podem criar um Conselho Kanban Isso facilita o fato de permanecer no topo das tarefas e manter o projeto no caminho certo.