Criação de uma política de contas abrangentes

Introdução

Contas a receber refere -se ao dinheiro devido a uma empresa por seus clientes ou clientes. Faz parte dos ativos atuais relatados no balanço e geralmente deve ser pago dentro de um ano. A criação de uma política de contas abrangentes ajuda a garantir que todas as transações sejam tratadas de maneira eficiente e oportuna.

Propósito

• Forneça orientação uniforme quando se trata de processamento de pagamentos e dívidas de rastreamento
• Garanta o bom funcionamento do departamento de contas a receber
• Proteja a situação financeira da empresa, protegendo -a de todas as formas de dívida incorreta
• Defina condições e expectativas de pagamento claras com clientes e clientes

Avaliando políticas de contas a receber

A avaliação de políticas de contas a receber é uma parte essencial da criação de uma política abrangente de contas a receber. O objetivo da avaliação é analisar os procedimentos atuais e identificar possíveis atualizações que devem ser implementadas. É fundamental que as empresas tenham políticas e procedimentos sólidos para garantir a coleta oportuna de pagamentos.

Revisão das políticas e procedimentos atuais

A primeira etapa na avaliação das políticas de contas a receber é revisar as políticas e procedimentos existentes. Isso deve incluir uma análise completa das condições de cobrança e pagamento, processos de cobrança e procedimentos de gerenciamento de riscos de crédito. A revisão também deve cobrir os processos de faturamento do cliente e procedimentos de contas anteriores. A revisão deve ser conduzida por um profissional qualificado.

Analisando para possíveis atualizações

Depois que a revisão estiver concluída, a próxima etapa é analisar as descobertas e identificar possíveis atualizações. Isso pode incluir ajustar Termos de cobrança e pagamento para garantir que os clientes sejam faturados corretamente e os pagamentos são coletados em tempo hábil. Também pode incluir a atualização dos processos atuais de coleta e os procedimentos de gerenciamento de riscos de crédito. Quaisquer atualizações em potencial devem ser revisadas e aprovadas por profissionais qualificados.

A criação de uma política de contas abrangentes requer uma avaliação cuidadosa das políticas e procedimentos atuais. É importante que as empresas avaliem suas políticas e procedimentos atuais e analisem possíveis atualizações. Isso garantirá que os clientes sejam faturados corretamente, os pagamentos sejam coletados em tempo hábil e os processos de cobrança e os procedimentos de gerenciamento de riscos de crédito estão atualizados.

Envolvimento e contribuições das partes interessadas

As políticas de contas a receber afetam uma ampla gama de partes dentro e fora da organização. É fundamental que todas as partes interessadas estejam envolvidas no desenvolvimento de uma política abrangente de contas a receber. Isso ajuda a garantir que todas as visões e perspectivas sejam ouvidas e incluídas na política. Também ajuda a organização a evitar possíveis conflitos entre a política e as expectativas das partes interessadas afetadas.

O valor e a importância de reunir informações daqueles afetados pela política de contas a receber não podem ser exagerados. Cada grupo de partes interessadas traz uma perspectiva e uma compreensão diferente ao processo de formulação de políticas. Seu envolvimento ajuda a identificar possíveis problemas que podem não ser óbvios para aqueles que não são diretamente afetados. Além disso, ter feedback das partes interessadas durante o processo de formulação de políticas pode promover um maior nível de aceitação e adesão quando a política for implementada.

Ao desenvolver uma política abrangente de contas a receber, existem certas partes interessadas que devem ter um assento à mesa. Isso inclui representantes dos departamentos de finanças, jurídicos e TI. Cada um desses departamentos terá insights e entendimentos únicos sobre os vários componentes de uma política abrangente.

• Departamento de Finanças - O Departamento de Finanças deve fornecer a estrutura e a orientação para garantir que a política siga todas as leis e regulamentos relevantes. Eles também devem oferecer conselhos sobre os tipos de controles que devem ser implementados para garantir que a política seja eficaz.


• Departamento legal - O departamento jurídico deve fornecer informações sobre como estruturar a política de uma maneira que proteja a organização de possíveis questões legais. Eles também devem garantir que todas as leis e regulamentos relevantes sejam levados em consideração.


• Departamento de Informática - O departamento de TI deve estar envolvido no desenvolvimento do Infraestrutura tecnológica necessária para implementar e gerenciar as contas a receber política. Isso inclui o desenvolvimento de sistemas e processos para monitoramento, rastreamento e contas de auditoria, atividade a receber.

O envolvimento das partes interessadas é fundamental para criar uma política abrangente e eficaz de contas a receber. A inclusão adequada das partes interessadas através do processo de formulação de políticas ajuda a garantir que todas as perspectivas e opiniões relevantes sejam levadas em consideração. Além disso, pode ajudar a reduzir o risco de possíveis conflitos e garantir que a política seja aceita por aqueles afetados por ela.

Ponto de contato

É essencial para Identifique um ponto de contato dentro da organização responsável por abordar as contas a receber Inquéritos, questões e discrepâncias. A configuração de um contato designado permite comunicação perfeita entre a organização e seus clientes, fornece uma sensação de uniformidade e incentiva a responsabilidade.

Identificando o contato de contas de contas designado

O contato designado para contas a receber deve ser esclarecido na política. Este ponto de contato deve ser alguém familiarizado com o Processo de contas a receber, bem como com as políticas e procedimentos da organização. Considere deixar isso claro tanto internamente na política quanto externamente ao se comunicar com os clientes.

Papel do contato na aplicação de políticas

O contato de contas a receber de contas designado deve ser responsável por garantir que as cobranças sejam pagas no prazo e que os clientes sigam os termos e condições da política de contas a receber. Isso inclui a coleta de faturas não pagas, a resposta às consultas dos clientes em tempo hábil e acompanhando discrepâncias. Além disso, o ponto de contato deve confirmar que toda a documentação necessária está concluída corretamente e em arquivo.

O contato designado também deve ser responsável por rastrear quaisquer alterações ou emendas feitas à política de contas a receber e comunicar quaisquer alterações nas partes relevantes. Isso pode incluir notificações a todos os clientes ou atualizações específicas, como avisos das próximas alterações de pagamento.

Estrutura de pagamento e diretrizes

Ao estabelecer uma política de contas a receber, é importante definir claramente a estrutura e as diretrizes de pagamento para garantir uma coleta eficiente de pagamentos.

a. Termos de pagamento

Os termos de pagamento devem fazer parte de qualquer contrato entre os negócios e seus clientes. Os termos devem declarar a data de vencimento do pagamento que provavelmente será a data da compra ou após o recebimento da fatura. Também deve haver uma menção a quaisquer cobranças tardias ou taxas de juros aplicáveis, descontos para pagamentos oportunos e métodos de pagamento aceitos.

b. Procedimentos e regulamentos contábeis

O Contas a receber A política também deve incluir diretrizes para procedimentos e regulamentos contábeis. Isso deve delinear quem é responsável por lidar com os recebíveis, com que frequência as contas devem ser revisadas e como lidar com quaisquer discrepâncias. Ele também deve incluir definições para os registros do cliente, como faturas, créditos e outras transações. Além disso, as diretrizes devem ser estabelecidas para lidar com disputas ou reclamações dos clientes.

Essas diretrizes ajudarão a garantir o rastreamento preciso e oportuno das informações de pagamento, conformidade com todos os regulamentos relevantes e atendimento ao cliente eficiente.

Processo de coleção

As empresas precisam revisar e atualizar constantemente suas contas a receber Política (política de AR) para garantir a conformidade com os regulamentos mais recentes. Um componente importante da política de AR é o processo de coleção, que envolve como as contas são tratadas quando os pagamentos são vencidos. É importante para as empresas revisarem seu processo atual de coleções e permanecerem atualizadas sobre quaisquer atualizações em potencial.

Revisão do processo atual de coleções

A primeira etapa para revisar o processo de coleção é entender os procedimentos atuais em vigor. Isso inclui determinar quando as faturas ficam vencidas, quando os avisos em atraso devem ser emitidos e quais métodos devem ser usados ​​para tentar a coleta. Também é importante revisar as políticas existentes para determinar quando entregar contas a uma agência de coleções e as políticas de recursos humanos que abrangem a ação legal. É importante ter um entendimento detalhado do processo atual para fazer melhorias.

Atualizações prospectivas de acordo com a mudança de regulamentos

Como regulamentos relacionados à coleta de mudanças de contas vencidas, as empresas precisarão revisar seu processo de cobrança e fazer as atualizações necessárias. Isso pode incluir alterações na frequência das tentativas de cobrança, ajustando o limite para entregar contas a uma agência de coleções ou alterações na política para tomar medidas legais. Como o processo de coleção é uma parte importante de uma política geral de RA, é importante que as empresas prestem atenção às mudanças nos regulamentos, a fim de permanecer em conformidade, eficaz e competitiva.

As empresas também devem prestar atenção às tendências e práticas de cobrança no setor e procurar maneiras de incorporar as melhores práticas em seu próprio processo de coleção. Manter -se atualizado sobre tendências e regulamentos pode ajudar as empresas a permanecerem competitivas e maximizar seu potencial de coleta.

Conclusão

Criar uma política de contas abrangentes é essencial para as empresas modernas. Essa política deve ser cuidadosamente elaborada com base nas necessidades e requisitos específicos da organização e deve incluir os seguintes componentes: Termos de cobrança e pagamento claros, procedimentos personalizados de resolução de disputas, processos automatizados de coleta e gerenciamento de dívida e avaliações regulares de risco de crédito. Além disso, é essencial garantir a tomada de decisão informada, por meio de cuidadosamente implementação e aplicação de políticas.

Resumo dos componentes de uma política abrangente de contas a receber

• Termos de cobrança e pagamento claros
• Procedimentos personalizados de resolução de disputas
• Processos automatizados de coleta e gerenciamento de dívidas
• Avaliações regulares de risco de crédito

Decisões informadas e a importância da aplicação da política

Os líderes financeiros devem garantir a tomada de decisão informada, por meio de cuidadosamente implementação e aplicação de políticas. Forte Gerenciamento de contas a receber Requer sistemas, processos e pessoal dedicados ao gerenciamento de vendas de crédito e recibos de dinheiro de uma empresa. A coleta de pagamento é uma atividade crítica e deve ser feita de uma maneira que garanta eficácia, eficiência e precisão.