O básico das placas Kanban: o que eles são e como começar

Introdução

As placas Kanban são uma ferramenta eficaz usada para ajudar a otimizar e otimizar o processo de fluxo de trabalho. Eles fornecem um sistema intuitivo e visual que pode ser usado para organizar tarefas, prazos e progresso. Então, o que é um conselho da Kanban e quais são os benefícios de usá -los?

O que é um quadro Kanban?

Conselhos de Kanban são um tipo de ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho usada para visualizar tarefas dentro de um projeto. Em uma placa Kanban, as tarefas são organizadas e divididas em colunas que ilustram diferentes estágios do processo de fluxo de trabalho. Isso ajuda a dividir projetos e tarefas complexos em etapas mais gerenciáveis ​​e rastreáveis. Ao implementar um conselho da Kanban, os membros da equipe e as partes interessadas podem acompanhar o progresso, tornar -se mais organizadas e identificar problemas de tarefas rapidamente.

Benefícios do uso de kanban

• Visualmente gerenciável - À medida que as tarefas são divididas em etapas e colunas, é mais fácil ver onde os problemas e os gargalos de tarefas podem surgir. Isso permite que os membros da equipe abordem quaisquer problemas e priorizem tarefas.
• Flexível - o Kanban é incrivelmente flexível, pois as tarefas podem ser facilmente reorganizadas em toda a placa com o mínimo de esforço.
• Produtividade aprimorada - saber facilmente quais tarefas foram concluídas ou pendentes motiva os membros da equipe a serem produtivos.
• Adaptável - o sistema pode ser adaptado a qualquer processo de trabalho de tamanho. Pode ser usado para aplicativos de gerenciamento de projetos grandes e pequenos.

Trabalhando com tábuas Kanban

As placas Kanban são um gerenciamento de projetos visuais ferramenta que permite que organizações e equipes gerenciem diferentes tarefas e processos. No Kanban, as tarefas são dispostas em uma placa com colunas, normalmente nomeadas, em andamento, e feitas. Os nadares também podem ser empregados para distinguir entre tarefas relacionadas a diferentes projetos, departamentos ou níveis de prioridade.

Criando colunas e formando nadadoras

As organizações podem mapear tarefas e processos usando um Conselho Kanban. As equipes criam colunas e organizam tarefas nessas colunas. As colunas geralmente correspondem a diferentes estágios do processo. Por exemplo, a coluna "tarefa para fazer" pode incluir todas as tarefas que ainda não foram iniciadas, a coluna "em andamento" incluiria tarefas que estão atualmente ativas e a coluna "Concluído" incluiria tarefas que foram concluídas.

Além disso, as equipes podem criar swimlanes que dividem ainda mais as tarefas que abrangem diferentes projetos, departamentos ou níveis de prioridade. O Swimlanes cria separação entre tarefas em diferentes contextos e ajuda as equipes a gerenciar melhor as tarefas.

Fazendo anotações pegajosas

Após a criação de colunas e nadares, as equipes podem passar para a criação de notas. No Kanban tradicional, as equipes usam notas adesivas para criar tarefas rastreáveis. As notas adesivas podem ser rotuladas com conteúdo, incluindo nomes de membros da equipe, níveis de prioridade e títulos de tarefas.

Estabelecendo regras para mover cartões/notas

O último passo para as equipes que usam as placas Kanban é criar regras para mover cartões ou notas pegajosas. Ajuda a definir o que deve acontecer com uma tarefa que se move de uma coluna para outra. Por exemplo, quando uma tarefa passa da coluna "True-Do" para a coluna "em andamento", a equipe ou o membro específico da equipe pode ser notificado, ou a tarefa pode ser enviada para ser revisada.

Ter um conjunto de regras estabelecidas ajuda as equipes a permanecer organizadas e responsáveis ​​em seu trabalho. As regras devem ser acordadas pela equipe e as mudanças devem ser comunicadas com frequência para refletir um fluxo de trabalho em evolução.

Benefícios do uso de kanban

O uso de um conselho da Kanban pode trazer muitos benefícios à sua organização. Compreender esses benefícios pode ajudá -lo a promover o uso do Kanban em sua equipe. Aqui estão os principais benefícios do uso de um Conselho Kanban:

Maior eficiência

Com um conselho da Kanban, você pode identificar rapidamente quais tarefas precisam ser concluídas e quem é responsável por cada tarefa. Isso permite que os membros da equipe entendam rapidamente sua carga de trabalho atual e ajude a identificar gargalos mais rapidamente no processo. Um conselho da Kanban facilita o rastreamento do progresso e identifica rapidamente quais tarefas estão presas e precisam de assistência.

Comutação de contexto reduzida

Os conselhos Kanban permitem que os membros da equipe acessem rapidamente as tarefas que precisam ser concluídas e as informações relacionadas. Isso reduz o tempo gasto mudando da tarefa para a tarefa, pois todas as informações necessárias estão disponíveis em um só lugar. Ser capaz de acessar todas as informações necessárias rapidamente pode ajudar a reduzir o tempo desperdiçado na troca de contexto.

Colaboração da equipe aprimorada

Usando um Kanban Board ajuda a aumentar a visibilidade das tarefas e progredir para toda a equipe. Isso permite uma colaboração eficaz, pois todos estão na mesma página e podem fornecer suporte, se necessário. Esse aumento da visibilidade pode ajudar a reduzir a ocorrência de tempo perdido dos membros da equipe que não entendem a tarefa ou o progresso atual.

Os cinco princípios principais de Kanban

Os conselhos Kanban são uma ótima maneira de planejar e rastrear projetos, especialmente em ambientes ágeis. Os dois aspectos principais em que se concentram são gerenciar o fluxo de trabalho e visualizar o progresso. Este aspecto visual é alcançado ao estabelecer cinco princípios fundamentais a seguir ao utilizar um Conselho Kanban. É importante que as equipes entendam e adotem esses princípios para que seus conselhos Kanban sejam eficazes.

Visualize o processo de trabalho

O primeiro princípio de Kanban Boards é visualizar o trabalho processo. Isso é feito através da definição de colunas separadas para cada etapa do processo, do início ao fim. Isso permite que os membros da equipe vejam claramente onde estão as tarefas no fluxo de trabalho e identifique se algum deles está preso em uma determinada etapa. Essa visibilidade também permite que os impedimentos sejam vistos e abordados rapidamente.

Limitar o trabalho em andamento

Limitar a quantidade de trabalho em andamento (WIP) é outro princípio essencial para um conselho da Kanban. O WIP é o número total de tarefas que estão em cada etapa do fluxo de trabalho. A limitação desse número ajuda as equipes a se concentrarem nos projetos importantes, evitando gargalos no fluxo de trabalho. Isso pode ser alcançado atribuindo limites específicos de WIP a cada coluna.

Gerenciar e medir o fluxo

Os conselhos Kanban também ajudam as equipes a gerenciar e medir seus fluxos de trabalho. Eles podem ser usados ​​para rastrear o progresso das tarefas e identificar gargalos. Isso permite que as equipes façam melhorias e identifiquem áreas que precisam de melhorias. Esse princípio também ajuda a manter as equipes no caminho certo, fornecendo uma maneira visível para medir o progresso do fluxo de trabalho.

Torne as políticas de processo explícitas

O quarto princípio central de um conselho da Kanban é explícito de políticas de processo. Isso significa que a política para o que deve acontecer em cada etapa do O fluxo de trabalho deve ser claramente declarado e visível no quadro Kanban. Isso ajuda as equipes a entender melhor o processo e facilitar a garantia de que todas as tarefas sejam concluídas na ordem certa.

Melhorar colaborativamente

Os conselhos Kanban também enfatizam a importância da colaboração e melhoria. As equipes devem sempre estar procurando maneiras de melhorar seu fluxo de trabalho e os conselhos Kanban oferecem uma ótima maneira de fazer exatamente isso. As equipes devem estar constantemente colaborando e discutindo possíveis melhorias de processos e rastreando os resultados de seus experimentos.

Aplicações básicas de placas Kanban

Conselhos de Kanban são usados ​​para facilitar a colaboração e planejamento, gerenciamento de tarefas, rastreamento de bugs/problemas e gerenciamento de projetos. Vamos explorar cada um deles com mais detalhes.

A. Colaboração e planejamento

As placas Kanban podem ser usadas para dividir grandes projetos em tarefas menores e mais gerenciáveis. Isso ajuda a manter todos na equipe alinhados e fornece uma representação visual compartilhada de projetos e tarefas. Isso pode ajudar os membros da equipe a planejar sua carga de trabalho e garantir que suas tarefas sejam concluídas a tempo.

B. Gerenciamento de tarefas

As placas Kanban podem ser usadas para rastrear visualmente o progresso das tarefas do início ao fim. Você pode atribuir tarefas aos membros da equipe e monitorar os estágios da conclusão. Isso permite que as equipes permaneçam atualizadas sobre o progresso e identifiquem facilmente onde são necessários ajustes.

C. rastreamento de bug/edição

As placas Kanban podem ser usadas para registrar e rastrear bugs ou problemas. Isso fornece um registro visual de cada bug ou problema, bem como o status da correção. Isso pode ser incrivelmente útil para equipes que estão gerenciando projetos de software complexos.

D. Gerenciamento de projetos

Finalmente, As placas Kanban podem ser usadas para gerenciar todo o projeto. Isso inclui planejamento e gerenciamento de projetos, alocação de tarefas, gerenciamento de prazo e gerenciamento de riscos. Você pode usar as placas Kanban para rastrear cada etapa do projeto do início ao fim, para que sempre tenha um entendimento claro das próximas etapas e possa ajustar facilmente sua estratégia, se necessário.

6. Layouts comuns do Conselho Kanban

As placas Kanban são uma maneira visual e organizada de gerenciar um fluxo de dados e geralmente são utilizados em empresas, desenvolvimento de software e gerenciamento de projetos. Existem vários layouts comuns do Conselho Kanban que as equipes podem usar para rastrear o progresso, atribuir tarefas e planejar com antecedência. Vamos explorar três layouts populares do Kanban Board e considerar como cada um pode ser útil para sua equipe.

A. Colunas Kanban

As colunas Kanban são o layout mais comum do conselho e as mais reconhecíveis. Cada tarefa é dividida em colunas, geralmente com o objetivo de mostrar onde uma tarefa está no processo. A coluna "To-Do" conterá tarefas que precisam ser realizadas, enquanto tarefas de prioridade mais alta chegam à coluna "fazendo". As tarefas concluídas estão na coluna "Concluído". Essa configuração fornece um local facilmente acessível para gerenciar tarefas, atribuir fluxos de trabalho em uma ordem lógica, acompanhar o progresso e ver o que os membros da equipe estão fazendo.

B. Mapeamento de histórias

O mapeamento de histórias é outro layout que pode funcionar bem em um Conselho Kanban. Essa configuração apresentará atribuições, idéias e metas organizadas pela história. Essas histórias agrupadas são cuidadosamente plotadas em uma estrutura da linha do tempo, que pode ser especialmente útil para projetos que requerem pedidos e cronogramas. Essa configuração também ajuda a impedir que as tarefas sejam esquecidas e mantém a equipe no caminho certo para a meta desejada.

C. Subcomponentes Kanban Boards

Os subcomponentes Kanban Boards são úteis para um certo tipo de projeto. Eles são bem construídos quando as tarefas dependem da conclusão de outras tarefas, como projetos de codificação. O Conselho Kanban dividirá as tarefas em subcomponentes, e o projeto pode ser rastreado em colunas à medida que se move através de fases essenciais. Este layout da placa pode fornecer um sistema estruturado para mapear a linha do tempo de um projeto e rastrear quaisquer dependências.

Conclusão

Os conselhos Kanban se tornaram uma maneira cada vez mais popular de organizar, planejar e rastrear tarefas, projetos e atividades. Com sua estrutura visual e capacidade de facilitar a colaboração, são ferramentas úteis para indivíduos, equipes e organizações. Ao descrever o básico das placas Kanban, o que são e como começar, esta postagem do blog forneceu uma visão geral de alto nível dos fundamentos dessa ferramenta.

Aproveitando ao máximo as pranchas de Kanban

As placas Kanban são mais eficazes quando usadas da maneira certa. À medida que você começa, considere como a ferramenta pode ser aproveitada para aumentar a eficiência e a produtividade e melhorar o fluxo de trabalho. Experimente a ferramenta e utilize seus recursos ao máximo para descobrir seu verdadeiro potencial. Além disso, use o Analytics para rastrear o desempenho das tarefas e seus estágios no processo.

Introdução com Kanban Boards

Indivíduos, equipes e organizações podem começar de maneira rápida e fácil de usar as placas Kanban com a plataforma e as ferramentas certas. Plataformas populares como Trello permitem equipes para trabalhar em conjunto com as tábuas Kanban e colaborar em tempo real. Além disso, se gerenciar uma equipe, envolva os membros da equipe no processo para ajudá -los a entender a melhor forma de usar a ferramenta.

As placas Kanban são uma ferramenta útil e versátil para simplificar processos, rastrear tarefas e aumentar a produtividade. Com o básico desses conselhos cobertos e conselhos sobre como começar com eles, esperamos que você agora entenda o poder e o potencial dessa ferramenta.