Comment utiliser les tableaux de bord pour surveiller les KPI des comptes clients

Présentation

Un tableau de bord est un outil avancé d'analyse et d'informatique décisionnelle (BI) utilisé pour suivre et surveiller les indicateurs de performance clés (KPI) des performances financières d'une entreprise. Les tableaux de bord facilitent la visualisation et l'identification rapides des changements dans les données, permettant aux équipes de prendre des décisions éclairées plus rapidement et plus efficacement.

Plus précisément, le suivi des KPI des comptes clients est particulièrement important car il peut aider les entreprises à assurer une gestion efficace des flux de trésorerie et à prévenir les problèmes de retard de paiement. Quelques exemples d'indicateurs de performance clés des comptes clients incluent les jours de ventes impayées (DSO), la rotation des comptes clients, l'ancienneté des factures et la période de recouvrement.

Identifier les KPI les plus importants à surveiller

Pour que votre entreprise soit rentable et prospère, vous devez surveiller les KPI de vos comptes clients. Pour obtenir des résumés précis et cohérents des performances de vos comptes clients, vous devez déterminer quels KPI sont les plus importants à suivre. Dans cet article, nous aborderons le choix des bonnes mesures et des KPI potentiels des comptes clients.

Choisir les bonnes mesures

Lorsqu'il s'agit de choisir les KPI à mesurer, il est important d'avoir une vue d'ensemble. Avec un peu d'effort, vous pouvez rapidement réduire la liste des KPI. Tenez compte des questions suivantes lorsque vous déterminez les statistiques les plus importantes à suivre :

• Quelles sont les informations les plus importantes pour vous ?
• Quelles informations exploitables peuvent être fournies par les données ?
• Quelles tendances et schémas peuvent être identifiés à partir des données ?
• Quels domaines doivent être améliorés en termes de comptes clients ?

Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous pouvez commencer à sélectionner les KPI les plus importants pour votre entreprise. Gardez à l'esprit qu'il peut être nécessaire d'ajuster votre sélection d'indicateurs de performance clés à mesure que les besoins et les objectifs de l'entreprise évoluent.

KPI potentiels des comptes débiteurs

Maintenant que vous avez identifié les KPI les plus importants à surveiller, vous pouvez commencer par examiner les KPI potentiels des comptes clients. Voici quelques-uns des KPI les plus courants pour les comptes clients :

• Nombre moyen de jours dans les comptes clients
• Solde des comptes débiteurs impayés et payés
• Solde impayé des comptes débiteurs
• Vs exceptionnels. Ratio des comptes débiteurs actuels
• Annulation des créances irrécouvrables

Ces indicateurs clés de performance des comptes clients vous donnent un aperçu rapide des performances de votre service des comptes clients. Tout écart par rapport aux résultats attendus pourrait impliquer des problèmes et des inefficacités dans votre processus de comptes clients. En tant que tel, vous devez utiliser ces mesures pour surveiller les performances de vos comptes clients et identifier les domaines à améliorer.

Configuration d'un tableau de bord pour surveiller les KPI des comptes clients

Établir les paramètres du tableau de bord

La configuration d'un tableau de bord pour surveiller les KPI des comptes clients nécessite un examen attentif des paramètres qui seront utilisés pour définir le tableau de bord. Selon la taille et la complexité de l'organisation, les types de paramètres à établir peuvent varier. En règle générale, les paramètres doivent inclure un système convenu de comptes clients, tel qu'un grand livre des comptes clients et un calendrier chronologique des comptes clients. Parmi les autres critères à établir figurent le nombre de jours pendant lesquels une facture peut rester impayée avant l'envoi d'un rappel et la manière dont les factures en retard doivent être classées.

Incluant des rapports financiers pertinents

Une fois les paramètres du tableau de bord établis, l'étape suivante consiste à inclure les rapports financiers pertinents. Les informations à inclure dépendront des KPI spécifiques surveillés, mais comprendront généralement :

• Informations sur les comptes clients impayés, y compris le montant total, l'ancienneté des comptes clients et la fréquence des factures.
• Informations de facturation et de recouvrement, telles que le nombre de factures facturées et le montant des paiements reçus
• Informations sur la rotation des comptes clients, telles que le nombre de créances par période, la période de recouvrement moyenne et le taux de rotation des comptes clients.
• Informations sur les paiements et les comptes des clients, y compris l'historique des paiements, les comptes en souffrance et les éléments contestés.
• Rapport sur tout écart entre les comptes clients et la facturation, ainsi que sur toute activité de comptes clients non approuvée.

En plus de ces informations, le tableau de bord doit également inclure des mesures de performance pour suivre la progression des KPI des comptes clients. Ceux-ci peuvent inclure le suivi du nombre de comptes en souffrance et le pourcentage de comptes payés à temps. D'autres mesures peuvent inclure le délai de paiement moyen, le nombre de jours pris pour le paiement et le pourcentage de comptes contestés et en souffrance.

Intégration des données

Un tableau de bord des comptes clients (AR) efficace, qui rassemble, organise et présente des données pour aider votre organisation à suivre les KPI tels que le total des comptes clients, les catégories chronologiques et les jours de ventes impayées (DSO), dépend de l'intégration de plusieurs sources de données. Mais la création et la maintenance d'intégrations manuelles ou d'îlots de données cloisonnés peuvent nécessiter des ressources, de l'énergie et du temps considérables. L'automatisation de la collecte de données et la connexion à des sources de données externes sont des éléments essentiels d'un tableau de bord AR complet.

Automatisation de la collecte de données

L'intégration de sources fragmentées de données clients et financières, telles que les factures, les paiements et les contrats clients, est essentielle pour générer une vue complète de tous vos processus financiers. L'automatisation du processus de collecte de données peut permettre à votre équipe de réduire les erreurs, d'améliorer la conformité et de générer des informations en temps réel.

Connexion à des sources de données externes

En plus d'automatiser le processus de collecte de données au sein de votre organisation, il est également essentiel de se connecter à des sources de données externes. En vous connectant à des sources de données tierces, telles que des fournisseurs de paiement en ligne, des réseaux sociaux ou des services de messagerie, vous pouvez obtenir une visibilité supplémentaire sur l'activité du compte client, le risque financier, le sentiment des clients ou l'engagement des clients avec vos services.

• Intégrations de paiement. L'intégration avec des fournisseurs de paiement en ligne vous permet d'accéder aux enregistrements de paiement en temps réel pour améliorer vos processus de gestion des comptes clients.
• Médias sociaux. L'écoute des interactions des clients et des prospects sur les réseaux sociaux peut fournir une vue plus complète du sentiment et du comportement des clients tout au long de votre cycle de vie.
• E-mail. L'envoi d'e-mails spécifiques aux clients et le suivi des réponses peuvent vous aider à comprendre le sentiment des clients et les opportunités de vente potentielles.

Création d'un tableau de bord personnalisé

La création d'un tableau de bord personnalisé pour surveiller les KPI de vos comptes clients est un excellent moyen de vous assurer que vous disposez d'informations actualisées et précieuses sur les performances de vos comptes clients. Un tableau de bord personnalisé peut être adapté à vos besoins spécifiques et générer des informations sur les données pour faciliter la prise de décision.

Conception du modèle de tableau de bord

Lors de la conception d'un modèle de tableau de bord pour les KPI des comptes clients, il est important de s'assurer qu'il affiche les informations clairement et d'une manière facile à comprendre et à analyser. Ces informations doivent être affichées dans une mise en page organisée et visuellement attrayante et inclure des éléments tels que des tableaux et des graphiques pour mieux comprendre et évaluer les changements dans la tendance des KPI.

Le tableau de bord doit se concentrer sur les KPI les plus importants et doit être structuré de manière à inclure les informations clés qui peuvent aider à éclairer les décisions et à améliorer les performances des comptes clients. Un tableau de bord doit également utiliser des explorations, permettant aux utilisateurs d'afficher des données plus granulaires et de comprendre les tendances sous-jacentes.

Appliquer des visuels et des filtres

Les visuels et les filtres sont essentiels lors de la conception d'un tableau de bord pour surveiller les KPI des comptes clients Les composants visuels, tels que les tableaux et les graphiques, peuvent aider à identifier rapidement les tendances significatives dans les données et faciliter la compréhension des données de performance. Les filtres peuvent être utilisés pour affiner les données et se concentrer sur des aspects spécifiques du KPI, tels que certaines périodes ou certains clients.

Il est également important de s'assurer que le tableau de bord est personnalisable et que les données peuvent être filtrées et triées de différentes manières pour permettre un accès facile aux informations pertinentes. Ceci est important pour tirer des informations significatives des données, car cela permet aux utilisateurs d'identifier rapidement et facilement les points forts et les opportunités.

Interpréter les rapports du tableau de bord

L'interprétation des rapports du tableau de bord est la clé pour découvrir des informations et comprendre les performances des KPI de vos comptes clients. Il éclaire les décisions basées sur les données qui peuvent aider à orienter la stratégie de votre processus de comptes clients. En comprenant les performances de vos KPI, les entreprises peuvent prendre des décisions basées sur les données avec des informations exploitables.

Comprendre les performances des KPI

Les informations fournies par un rapport de tableau de bord peuvent fournir une vue détaillée des performances de chaque KPI des comptes clients. Cela peut aider les entreprises à identifier les points forts et les points faibles et à éclairer la prise de décision. Les entreprises peuvent examiner les performances des KPI actuels et historiques pour comprendre le fonctionnement de leur processus de comptes clients.

À l'aide de visualisations et d'autres représentations graphiques, les entreprises peuvent facilement comprendre les performances de chaque indicateur de performance clé et identifier toute anomalie devant être corrigée. Les tableaux de bord permettent également aux entreprises de comparer les performances de leurs KPI de comptes clients par rapport aux références de l'industrie pour s'assurer qu'elles sont sur la bonne voie.

Effectuer des actions basées sur les données

Une fois que les entreprises ont compris les performances de chaque KPI des comptes clients, elles peuvent utiliser les données pour éclairer leur processus de prise de décision. Armées d'informations exploitables, les entreprises peuvent développer, mettre en œuvre et suivre des stratégies basées sur les données conçues pour améliorer les performances de leur processus de comptes clients.

Avec les bonnes décisions basées sur les données en place, les entreprises peuvent améliorer leur processus de comptes clients, réduire les coûts et prévenir les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent. Les tableaux de bord sont un outil puissant qui peut aider les entreprises à surveiller les performances de leurs KPI de comptes clients pour s'assurer qu'elles atteignent leurs objectifs.

Conclusion

Les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier du suivi et de la surveillance des KPI de leurs comptes clients à l'aide d'un tableau de bord. Les tableaux de bord permettent aux propriétaires d'entreprise, aux financiers et aux équipes de comptes clients de suivre les performances en temps réel et de prendre les décisions appropriées pour assurer la santé financière de l'entreprise. La configuration du tableau de bord est un processus simple qui nécessite une source de données et une solution logicielle avec la capacité de visualiser les données. Une fois configurés, les tableaux de bord permettent d'avoir un aperçu en temps réel des KPI essentiels des comptes clients tels que le DSO, les créances irrécouvrables et l'analyse des tendances de vieillissement.

Récapitulatif du processus de configuration du tableau de bord

Le processus de configuration du tableau de bord nécessite une source de données et une solution logicielle capables de visualiser les données. Elle peut être décomposée en plusieurs étapes :

• Connectez une source de données, telle qu'un fichier CSV, à la solution logicielle.
• Créer un rapport qui visualise les indicateurs de performance clés.
• Formatez et personnalisez les tableaux de bord des rapports pour afficher les KPI.
• Configurez les tableaux de bord pour qu'ils s'actualisent automatiquement.

Avantages de la surveillance des KPI des comptes clients avec un tableau de bord

Le principal avantage de la surveillance des KPI des comptes clients avec un tableau de bord est la visibilité accrue et les informations exploitables.Les tableaux de bord offrent une plate-forme facile à utiliser pour afficher les KPI essentiels qui seraient autrement cachés dans des silos de données. Avec un tableau de bord mis à jour, les propriétaires d'entreprise, les financiers et les équipes de comptes clients peuvent maintenir des alertes et des informations en temps opportun sur la santé financière de l'entreprise.

Les tableaux de bord peuvent également être utilisés pour générer des rapports qui peuvent informer les tendances des comptes clients et être utilisés pour créer des projections et des prévisions. Cela garantit que les équipes de comptes clients sont toujours au courant des lacunes et des opportunités, ce qui contribue à garantir une situation financière stable.