Présentation

Les tableaux de bord et les rapports Excel sont un outil essentiel pour analyser les données dans le monde des affaires d'aujourd'hui. Les professionnels de tous les domaines doivent être capables de gérer efficacement et avec précision de grandes quantités de données afin de prendre des décisions éclairées et de garantir le bon fonctionnement de leurs opérations. Les tableaux de bord et les rapports Excel fournissent une représentation visuelle complète des données pour aider à suivre les progrès, analyser les tendances et comparer les performances. En disposant d'un meilleur système de création de rapports Excel, les entreprises peuvent obtenir des informations précieuses sur leurs opérations et être mieux préparées à relever les défis qui pourraient survenir.

Avec les bonnes stratégies et les bons conseils, n'importe qui peut améliorer les rapports de son tableau de bord Excel. Voici cinq conseils pour vous aider à démarrer.


Conseil n° 1 : Organisez vos données

L'organisation est essentielle lorsqu'il s'agit d'optimiser l'utilisation d'Excel pour les rapports du tableau de bord. Pour ce faire, vous devez répartir vos données dans des onglets distincts, afin de les rendre facilement lisibles et accessibles. Cela vous aidera à localiser rapidement les informations dont vous avez besoin.

En outre, vous devez tirer parti de toutes les fonctionnalités d'Excel, telles que les tableaux croisés dynamiques et les graphiques croisés dynamiques. Ces outils vous aideront à visualiser facilement et rapidement vos données, en vous aidant à tirer des conclusions et à donner un sens aux informations.

Enfin, vous devez toujours revérifier vos formules et vos calculs pour vous assurer de leur exactitude. Ceci est particulièrement important lorsque vous utilisez Excel pour les rapports de tableau de bord, car tout écart pourrait influencer votre prise de décision.


Astuce 2 : Identifiez les valeurs aberrantes

Les valeurs aberrantes peuvent vous aider à améliorer la précision de vos visuels et fournir des informations précieuses sur vos données. Pour maximiser les avantages, il est important d'identifier et d'enregistrer les valeurs qui sont différentes des autres. Pour ce faire, portez une attention particulière aux chiffres et assurez-vous de lister les valeurs aberrantes afin de pouvoir vous y référer ultérieurement.

Il est également important de générer une représentation visuelle des valeurs aberrantes, afin que vous puissiez interpréter les informations plus facilement. Pour ce faire, utilisez un nuage de points, car cela visualise où les éléments se démarquent du reste des points de données. Ceci est particulièrement utile si vous recherchez des modèles dans les valeurs aberrantes.

Chaque fois que vous identifiez une ou plusieurs valeurs aberrantes dans les rapports de votre tableau de bord Excel, tenez compte de ce qu'elles vous indiquent. Cela peut éclairer les décisions concernant les données et vous aider à trouver les informations les plus précieuses. Essayez de formuler des hypothèses sur les valeurs aberrantes et utilisez-les pour affiner vos rapports ou ajuster vos plans en conséquence.


Astuce n° 3 : Utilisez des macros

Excel offre aux utilisateurs la possibilité d'automatiser certaines tâches de création de rapports, ce qui facilite grandement les tâches banales de compilation, d'analyse et de création de rapports. Les macros sont des unités de code qui peuvent exécuter certaines fonctions de manière répétée, comme le transfert de données d'une feuille à une autre ou le formatage automatique d'un rapport. Les macros Excel sont simples à utiliser et peuvent être assez puissantes pour aider à rationaliser les tâches de reporting de routine.

Profitez des capacités d'automatisation d'Excel en utilisant des macros

Pour tirer parti des fonctionnalités d'automatisation intégrées d'Excel, les utilisateurs doivent se familiariser avec le concept des macros. Une macro est un ensemble d'instructions qui permettent à un utilisateur d'automatiser des tâches répétables et chronophages sans avoir à coder un programme entier. Les macros sont relativement simples à configurer et sont déclenchées dans Excel par une entrée utilisateur ou un événement, comme l'ouverture d'une feuille de calcul.

Rationalisation des tâches de rapport de routine avec des macros personnalisées

En personnalisant les macros, les utilisateurs peuvent rationaliser leurs tâches de création de rapports de routine. Ils peuvent configurer des macros pour compiler automatiquement les données de différentes zones de leur feuille de calcul et exporter les informations dans d'autres formats, tels que HTML ou PDF. Les macros peuvent également être utilisées pour des tâches telles que le tri ou le filtrage.Les macros permettent aux utilisateurs d'identifier les tendances clés et de comparer les points de données rapidement et facilement, ce qui en fait des outils incroyablement puissants pour un rapport de données efficace

Remplir automatiquement les données avec des macros

Les macros permettent également aux utilisateurs de remplir facilement des cellules avec des données provenant d'autres sources. Par exemple, si l'utilisateur souhaite remplir des cellules dans un document Excel à partir d'un fichier CSV, il peut le faire via une macro. Cela permet d'accélérer le processus de saisie des données et réduit le risque d'erreur. De plus, les macros peuvent être utilisées pour interroger des bases de données, extraire des données de pages Web et effectuer un large éventail de tâches de manipulation de données.


Astuce n° 4 : formater les graphiques

La mise en forme des graphiques est essentielle pour comprendre vos données et communiquer les informations les plus importantes. Pour vous assurer que la mise en forme de votre graphique est efficace, vous devez tenir compte de quelques éléments.

A. Choisissez un type de graphique approprié pour refléter vos données de manière appropriée

Le bon type de graphique peut faciliter la compréhension d'un ensemble complexe de données. Les types de graphiques populaires incluent les graphiques à barres, les graphiques linéaires, les nuages ​​de points et les graphiques à secteurs. Vous devrez peut-être essayer plusieurs types de graphiques pour trouver celui qui reflète le mieux vos données.

B. Déterminez quelles options de formatage mettent le mieux en valeur vos données, par ex. taille et couleur de la police

La modification de la taille, de la couleur et du type de police de votre texte peut modifier considérablement la manière dont vos données sont communiquées. Pour vous assurer que les points importants de vos données ressortent, utilisez une police en gras pour les titres et les libellés clés. De plus, sélectionnez des couleurs vives pour vos lignes et barres afin de les rendre plus faciles à voir.

C. Assurez-vous que les étiquettes et les titres sont clairs et faciles à comprendre

Lors de la création d'étiquettes et de titres, il est important de s'assurer qu'ils sont descriptifs et clairs. Cela permettra aux lecteurs d'identifier plus facilement les tendances et les corrélations dans les données. De plus, utilisez un langage simple (mais pas trop simpliste) pour maximiser la compréhension.


Conseil n° 5 : Modifier les données

Les tableaux de bord Excel offrent aux utilisateurs la possibilité de manipuler leurs données afin d'en tirer des informations plus significatives. La modification des données de cette manière peut être un outil utile pour améliorer les rapports du tableau de bord Excel.

A. Filtrez les données de manière utile pour faciliter la création de rapports

L'un des moyens d'améliorer vos rapports en modifiant les données consiste à les filtrer de manière utile. Cela peut aider à rendre vos ensembles de données plus faciles à comprendre et cela peut également aider à éviter l'affichage d'informations non pertinentes. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour sélectionner uniquement les données pertinentes pour le rapport ou pour afficher les données triées selon des critères particuliers. De plus, vous pouvez utiliser des filtres pour résumer des données complexes en blocs simples et consommables, afin de vous assurer que les informations sont présentées d'une manière facile à digérer et à comprendre.

B. Supprimez les lignes et les colonnes inutiles pour une vue plus concise

Vous pouvez également améliorer vos rapports en modifiant les données en supprimant les lignes ou les colonnes inutiles. Cela peut aider à garder les données courtes et précises, en fournissant à l'utilisateur du rapport uniquement les informations dont il a besoin. La suppression des données inutiles peut également aider à éviter l'encombrement, en garantissant que seules les données pertinentes sont visibles sur le tableau de bord.

C. Configurez le tableau de bord pour que vos utilisateurs puissent facilement trier et rechercher des données

Enfin, vous pouvez améliorer vos rapports en facilitant le tri et la recherche de données pour les utilisateurs. En configurant des couches d'options de navigation et de recherche, les utilisateurs peuvent activer rapidement les données dont ils ont besoin et obtenir les résultats pertinents. Vous pouvez également utiliser des fonctions de filtrage spéciales pour identifier rapidement des modèles dans les données, aidant ainsi l'utilisateur à tirer des enseignements significatifs de ses données.


Conclusion

Les rapports du tableau de bord sont un outil utile pour les entreprises de toutes tailles pour le suivi des KPI et l'analyse des modèles de données. Lorsqu'il est bien conçu et mis en œuvre, un tableau de bord Excel peut rapidement devenir une ressource inestimable pour les décideurs.Afin de tirer le meilleur parti des données offertes par les tableaux de bord, les organisations doivent prendre des mesures pour s'assurer qu'ils sont bien conçus. Les cinq conseils suivants sont essentiels pour améliorer un tableau de bord Excel :

  • Structurez correctement la feuille de calcul pour en faciliter la compréhension et la navigation
  • Organiser les données dans plusieurs onglets et feuilles
  • Créer des rapports et des menus pour différents utilisateurs
  • Consolider les données pour une meilleure analyse et une meilleure visualisation
  • Choisir les bons outils et paramètres pour répondre au mieux aux besoins de création de rapports

L'importance d'avoir un tableau de bord bien conçu ne peut être surestimée. En prenant le temps d'organiser correctement les données avec les bons outils et paramètres, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles tirent le meilleur parti des tableaux et des graphiques flashy qui rendent les rapports de tableau de bord si utiles. Les cinq conseils présentés dans cet article constituent un excellent point de départ pour toute organisation cherchant à créer un tableau de bord capable de suivre efficacement les KPI et de permettre une prise de décision basée sur les données.

C'est maintenant qu'il faut commencer à créer un tableau de bord bien conçu. Faites les premiers pas pour obtenir des informations utiles à partir de vos données et améliorer les rapports de votre tableau de bord dès aujourd'hui.

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