Tutoriel Excel: comment configurer la table de recherche dans Excel

Introduction

Excel est un outil puissant pour organiser et analyser les données, et la configuration d'un tableau de recherche est un aspect crucial de l'utiliser efficacement. UN table de recherche est une gamme de cellules qui agit comme un guide de référence pour que Excel puisse récupérer des informations. Il vous permet de faire correspondre facilement les données d'un tableau avec des données dans une autre, ce qui rend votre travail plus efficace et précis. Dans ce tutoriel, nous explorerons le Importance de la mise en place d'une table de recherche dans Excel et comment le faire efficacement.

Points clés à retenir

• Les tables de recherche sont cruciales pour la récupération efficace des données et la correspondance dans Excel.
• Comprendre les fonctions VLookup, Index et Match est essentiel pour utiliser efficacement les tables de recherche.
• L'organisation et la mise en place de tables de recherche peuvent correctement améliorer l'efficacité du travail et la précision.
• L'utilisation de plages nommées et l'incorporation de caractères génériques peuvent améliorer encore la fonctionnalité des tables de recherche.
• La pratique et la maîtrise des tables de recherche sont importantes pour maîtriser l'analyse des données Excel.

Comprendre les tables de recherche

Lorsque vous travaillez avec Excel, comprendre comment configurer un tableau de recherche est essentiel pour gérer et analyser efficacement les données. Dans ce tutoriel, nous explorerons la définition, le but et les avantages de l'utilisation d'une table de recherche dans Excel.

Une table de recherche, également connue sous le nom de table de référence, est une table qui contient des données utilisées pour faire correspondre les informations d'un tableau avec une autre. Il se compose généralement de deux colonnes, avec la première colonne contenant des identificateurs uniques et la deuxième colonne contenant des valeurs ou des descriptions correspondantes.

Le but d'une table de recherche dans Excel est de rationaliser le processus de recherche et de récupération d'informations spécifiques à partir d'un grand ensemble de données. En utilisant une table de recherche, les utilisateurs peuvent facilement rechercher et récupérer des données en fonction d'un critère ou d'un identifiant spécifique, éliminant la nécessité de tamiser manuellement les données étendues.

Il y a plusieurs avantages à utiliser une table de recherche dans Excel, notamment:

• Efficacité: Les tables de recherche permettent une récupération rapide et précise d'informations, de gagner du temps et des efforts.
• Précision: En utilisant des données de référence prédéfinies, les tables de recherche aident à garantir la précision des informations récupérées.
• Organisation: Les tables de recherche aident à organiser et à structurer les données d'une manière qui facilite la gestion et l'analyse.
• La flexibilité: L'utilisation de tables de recherche permet des mises à jour et des modifications faciles aux données de référence, sans avoir un impact sur l'ensemble de données d'origine.

Création d'une table de recherche dans Excel

La configuration d'une table de recherche dans Excel peut être un moyen utile de récupérer rapidement des données spécifiques à partir d'un grand ensemble de données. En suivant les étapes ci-dessous, vous pouvez configurer et organiser efficacement un tableau de recherche pour une récupération facile des données.

• 1. Déterminez les données à rechercher

  
  

• 2. Ouvrez une nouvelle feuille de calcul dans Excel

  
  

• 3. Entrez les données de recherche dans une colonne

  
  

• 4. Entrez les données correspondantes dans une autre colonne

  
  

• 5. Nommez la plage de table pour une référence facile

  
  

• 1. Triez les données dans l'ordre croissant ou descendant

  
  

• 2. Utilisez des en-têtes pour chaque colonne

  
  

• 3. Appliquer des filtres pour localiser facilement des données spécifiques

  
  

• 4. Utilisez le formatage conditionnel pour mettre en évidence les données importantes

  
  

• 5. Gardez le tableau à jour avec de nouvelles données

  
  

Utilisation de la fonction VLookup

Microsoft Excel propose une fonction puissante appelée VLookup qui vous permet de rechercher et de récupérer rapidement des données à partir d'un tableau. Dans ce tutoriel, nous explorerons la fonction VLookup et comment configurer une table de recherche dans Excel.

La fonction VLookup, abréviation de "Lookup vertical", est utilisée pour rechercher une valeur dans la première colonne d'une table et récupérer une valeur dans la même ligne à partir d'une autre colonne. Cette fonction est couramment utilisée pour rechercher et extraire les données d'un grand ensemble de données basé sur des critères spécifiques. La syntaxe pour Vlookup est:

• Vlookup (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup][range_lookup])

Étape 4: Testez la formule Vlookup

Après être entré dans la formule, assurez-vous que la fonction VLookup renvoie la valeur correcte en fonction des critères de recherche.

Lors de l'utilisation de la fonction VLookup, il est essentiel d'être conscient des erreurs courantes qui peuvent survenir:

• Ne pas régler correctement le paramètre Table_Array, conduisant à des résultats inexacts.
• Oublier de définir le paramètre Range_lookup sur FALSE pour la correspondance exacte, ce qui peut entraîner une récupération de données incorrecte.
• En utilisant des références de cellules relatives au lieu de références absolues, ce qui fait que la formule renvoie des résultats erronés lorsqu'il est copié dans d'autres cellules.

En utilisant les fonctions d'index et de correspondance

Lorsqu'il s'agit de configurer une table de recherche dans Excel, les fonctions d'index et de correspondance sont des outils puissants qui vous permettent de récupérer des données à partir d'une ligne ou d'une colonne spécifique dans un tableau. Ces fonctions offrent une façon plus flexible et dynamique de rechercher des valeurs par rapport à la fonction VLookup traditionnelle, ce qui en fait un ajout précieux à vos compétences Excel.

Explication des fonctions d'index et de correspondance dans Excel

Le INDICE La fonction dans Excel renvoie la valeur d'une cellule dans un tableau basé sur la ligne et le numéro de colonne. Il prend deux arguments: le tableau (ou la plage) et le numéro de ligne ou de colonne, et peuvent être utilisés en combinaison avec d'autres fonctions pour récupérer des données spécifiques à partir d'un tableau.

Le CORRESPONDRE La fonction, en revanche, recherche une valeur spécifiée dans une plage et renvoie la position relative de cet élément. Il faut trois arguments: la valeur de recherche, le tableau de recherche et le type de correspondance, et est couramment utilisé avec la fonction d'index pour récupérer dynamiquement les données à partir d'un tableau.

Guide étape par étape sur la façon d'utiliser les fonctions d'index et de correspondance avec la table de recherche créée

Pour configurer une table de recherche à l'aide des fonctions d'index et de correspondance, suivez ces étapes:

• Créez une table avec les données que vous souhaitez référencer, y compris un identifiant unique pour chaque ligne (par exemple, ID de produit, ID client).
• Identifiez la cellule où vous souhaitez afficher la valeur de recherche.
• Utilisez la fonction de correspondance pour trouver la position de l'identifiant unique dans le tableau.
• Utilisez la fonction d'index pour récupérer la valeur souhaitée en fonction de la position renvoyée par la fonction de correspondance.
• Testez la recherche en modifiant la valeur d'entrée et en vérifiant que le résultat correct est renvoyé.

Avantages de l'utilisation de l'index et de la correspondance sur VLookup

Bien que la fonction VLookup soit couramment utilisée pour les recherches dans Excel, la combinaison d'index et de correspondance offre plusieurs avantages:

• La flexibilité: L'index et la correspondance peuvent rechercher des valeurs dans n'importe quelle colonne, pas seulement dans le plus à gauche, et peuvent également rechercher des valeurs dans les lignes.
• Plage dynamique: Lors de l'utilisation de l'index et de la correspondance, la plage de recherche peut être facilement ajustée, permettant plus de flexibilité et d'évolutivité.
• La gestion des erreurs: L'index et la correspondance peuvent gérer les erreurs plus gracieusement et fournir plus de contrôle sur la façon de gérer les données manquantes.
• Performance: Dans certains cas, la combinaison d'index et de correspondance peut être plus rapide que VLookup, en particulier lorsqu'il s'agit de grands ensembles de données ou de scénarios de recherche complexes.

Conseils avancés pour les tables de recherche

Lorsque vous travaillez avec des tables de recherche dans Excel, il existe des techniques avancées qui peuvent vous aider à gérer divers scénarios plus efficacement. Voici quelques conseils pour faire passer vos compétences en table de recherche au niveau supérieur.

Traiter des valeurs en double dans une table de recherche peut être délicat, mais ce n'est pas impossible. Vous pouvez utiliser les fonctions d'index et de correspondance pour récupérer la première valeur de correspondance, ou vous pouvez utiliser des formules de tableau pour gérer plusieurs occurrences d'une valeur.

B. Utilisation de gammes nommées pour la table de recherche

Les gammes nommées peuvent rendre vos formules de recherche plus lisibles et plus faciles à gérer. En définissant une gamme de cellules comme une gamme nommée, vous pouvez vous référer par son nom dans vos formules, ce qui peut être particulièrement utile lorsque vous travaillez avec de grands ensembles de données.

C. Incorporation de personnages de joker dans les formules de recherche

Les caractères génériques, tels que les astérisques (*) et les marques d'interrogation (?), Peut être utilisé dans des formules de recherche pour effectuer des matchs partiels. Cela peut être utile lorsque vous souhaitez rechercher une valeur dans une chaîne plus grande ou correspondre à un modèle plutôt qu'une valeur exacte.

Conclusion

Mise en place tables de recherche dans Excel est une compétence essentielle qui peut améliorer considérablement votre analyse des données et vos capacités de prise de décision. En créant une table de référence centrale, vous pouvez facilement récupérer et utiliser des informations spécifiques dans vos feuilles de calcul, ce qui permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs. Je vous encourage à pratiquer l'utilisation de tables de recherche dans Excel pour devenir plus compétents et efficaces dans vos tâches de feuille de calcul.