Tutoriel Excel: Comment faire Excel en lecture seule 2016

Introduction

Faire un document Excel lecture seulement signifie restreindre les utilisateurs d'apporter des modifications au fichier. Cela peut être utile lorsque vous souhaitez partager un document pour référence ou révision sans risquer de modifications accidentelles. En créant un document Excel en lecture seule, vous pouvez protéger l'intégrité des données et assurer que le contenu d'origine reste inchangé.

De plus, faire un document Excel en lecture seule Empêcher un accès non autorisé et aider à maintenir la sécurité des informations sensibles. Cette fonctionnalité est particulièrement bénéfique lors du partage de fichiers avec des collègues ou des clients, car il vous permet de contrôler qui peut apporter des modifications au document.

Points clés à retenir

• La création d'un document Excel en lecture seule empêche les utilisateurs d'apporter des modifications, de protéger le contenu et l'intégrité des données d'origine.
• L'état en lecture seule peut empêcher un accès non autorisé et aider à maintenir la sécurité des informations sensibles.
• Suivant des étapes spécifiques, telles que la sélection de "Readly Recommandée" dans la boîte de dialogue Enregistrer, peut créer un document Excel en lecture seule.
• Il est important de considérer les limites du statut en lecture seule, en particulier en ce qui concerne la collaboration et la saisie de données.
• Les meilleures pratiques d'utilisation de lecture seule dans Excel incluent l'appliquer à des versions sensibles ou finales de documents et à communiquer efficacement lors du partage de fichiers en lecture seule avec des collaborateurs.

Comprendre la lecture seule dans Excel 2016

Lorsque vous enregistrez un document Excel en lecture seule, cela signifie que le fichier peut être affiché ou accessible, mais ne peut pas être modifié ou enregistré avec le même nom de fichier. Il s'agit d'une fonctionnalité utile lorsque vous souhaitez empêcher les modifications accidentelles des données importantes ou lorsque vous souhaitez partager un document à des fins de référence uniquement.

A. Définissez ce que cela signifie pour qu'un document Excel soit en lecture seule

Lorsqu'un document est défini en lecture seule, il peut être ouvert et affiché, mais toute tentative de modifications et d'enregistrement du fichier entraînera une invite pour enregistrer le document avec un nom ou un emplacement différent.

B. Expliquez comment l'état en lecture seule affecte l'édition et l'économie du document

• Édition:

  
  Lorsqu'un document est défini en lecture seule, toutes les fonctions d'édition telles que la saisie, la suppression ou le formatage sont désactivées. Cela garantit que le contenu original reste inchangé.

• Économie:

  
  Lorsque vous tentez d'enregistrer des modifications dans un document en lecture seule, Excel invite l'utilisateur à enregistrer le fichier avec un nom différent ou à un autre emplacement. Cela empêche l'écrasement accidentel du fichier d'origine.

Étapes pour créer un document Excel en lecture seule

Excel est un outil puissant pour créer et gérer des feuilles de calcul, mais parfois vous voudrez peut-être protéger votre travail en créant le document en lecture seule. Suivez les étapes ci-dessous pour créer un document Excel en lecture seule dans Excel 2016.

Ouvrez le document Excel que vous souhaitez faire de lecture seule

Commencez par ouvrir le document Excel que vous souhaitez faire en lecture seule. Il peut s'agir d'un document nouveau ou existant sur lequel vous avez travaillé.

Cliquez sur l'onglet "Fichier" dans le coin supérieur gauche de la fenêtre

Une fois le document ouvert, cliquez sur l'onglet "Fichier" situé dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Excel. Cela ouvrira un menu avec diverses options pour gérer votre document.

Sélectionnez "Enregistrer sous" dans le menu

Dans le menu "Fichier", sélectionnez l'option "Enregistrer sous". Cela vous permettra d'enregistrer une copie du document et d'apporter des modifications aux paramètres du fichier.

Choisissez un emplacement pour enregistrer le fichier

Lorsque la boîte de dialogue "Enregistrer sous" apparaît, choisissez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier. Vous pouvez enregistrer le document sur votre ordinateur, un lecteur réseau partagé ou un service de stockage en ligne.

Cliquez sur le menu déroulant "Tools" dans la boîte de dialogue Enregistrer

Dans la boîte de dialogue "Enregistrer sous", cliquez sur le menu déroulant "Outils" situé en bas de la fenêtre. Cela ouvrira un menu avec des options supplémentaires pour le document.

Sélectionnez "Options générales"

Dans le menu déroulant "Tools", sélectionnez l'option "Options générales". Cela ouvrira une nouvelle boîte de dialogue où vous pouvez spécifier divers paramètres pour le document.

Cochez la case qui dit "en lecture seule recommandée"

Dans la boîte de dialogue "Options générales", cochez la case qui dit "en lecture seule recommandée". Cela incitera les utilisateurs à ouvrir le document en lecture seule lorsqu'ils essaient de modifier ou d'enregistrer des modifications dans le fichier.

Cliquez sur "OK" pour enregistrer les modifications

Enfin, cliquez sur le bouton "OK" dans la boîte de dialogue "Options générales" pour enregistrer les modifications. Cela rendra le document Excel en lecture seule, et les utilisateurs devront saisir un mot de passe pour apporter des modifications au fichier.

Limites du statut en lecture seule

Lorsque vous créez un document Excel en lecture seule, il y a plusieurs limites à considérer. Il est important de comprendre comment ce statut peut avoir un impact sur votre flux de travail et la collaboration avec les autres.

A. Discutez des limites de la création d'un document Excel en lecture seule

Lorsqu'un document Excel est défini en lecture seule, cela signifie que le fichier peut être affiché et copié, mais non modifié. Cela peut être limitant si vous devez apporter des modifications ou des mises à jour des données du document. De plus, tous les macros ou le code VBA dans le fichier peuvent ne pas fonctionner comme prévu en mode en lecture seule.

B. Expliquez comment l'état en lecture seule peut affecter la collaboration et la saisie de données

Le statut en lecture seule peut avoir un impact sur la collaboration en restreignant la possibilité pour plusieurs utilisateurs de modifier en temps réel le document. Cela peut entraîner des problèmes de contrôle des versions et rendre plus difficile le suivi des modifications apportées par différents utilisateurs. De plus, à des fins de saisie de données, l'état en lecture seule peut entraver la possibilité de saisir de nouvelles informations ou de mettre à jour les données existantes dans le document.

Comment supprimer le statut en lecture seule

Lorsque vous recevez un document Excel en lecture seule, il peut être frustrant si vous avez besoin d'apporter des modifications. Heureusement, vous pouvez supprimer le statut en lecture seule avec quelques étapes simples.

• Ouvrez le document Excel en lecture seule

Tout d'abord, ouvrez le document Excel qui est marqué en lecture seule.

• Cliquez sur l'onglet "Fichier" dans le coin supérieur gauche de la fenêtre

Une fois le document ouvert, accédez à l'onglet "Fichier" situé dans le coin supérieur gauche de la fenêtre.

• Sélectionnez "Enregistrer sous" dans le menu

Dans le menu, sélectionnez "Enregistrer sous" pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer.

• Choisissez un emplacement pour enregistrer le fichier

Choisissez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier.

• Cliquez sur le menu déroulant "Tools" dans la boîte de dialogue Enregistrer

Dans la boîte de dialogue Enregistrer, cliquez sur le menu déroulant "Tools".

• Sélectionnez "Options générales"

Dans le menu déroulant, sélectionnez "Options générales" pour accéder aux options de fichiers supplémentaires.

• Décochez la boîte qui dit "en lecture seule recommandée"

Dans le menu "Options générales", décochez la case qui dit "en lecture seule recommandée".

• Cliquez sur "OK" pour enregistrer les modifications

Enfin, cliquez sur "OK" pour enregistrer les modifications et supprimer l'état en lecture seule du document Excel.

Meilleures pratiques pour utiliser la lecture seule dans Excel

Lorsque vous travaillez avec des versions sensibles ou finales de documents dans Excel, il est important de mettre en œuvre un statut en lecture seule pour éviter les modifications non autorisées. Voici quelques meilleures pratiques pour utiliser en lecture seule dans Excel:

• Protéger les données sensibles:

  
  Pour les documents contenant des informations sensibles telles que les données financières, les informations personnelles ou les informations propriétaires, il est conseillé de définir le statut en lecture seule pour éviter les modifications accidentelles ou intentionnelles. Cela aide à maintenir l'intégrité et la confidentialité des données.

• Versions finales des documents:

  
  Lorsqu'un document est finalisé et qu'aucune autre modification n'est attendue, la définition de l'état en lecture seule empêche les modifications involontaires. Cela est particulièrement utile lors du partage du document avec des collègues ou des clients pour s'assurer que la version finale reste intacte.

• Notification aux collaborateurs:

  
  Lorsque vous partagez un document en lecture seule avec des collaborateurs, il est important de communiquer la raison de la définition du document en lecture seule. Cela garantit que les collaborateurs comprennent le but et ne sont pas frustrés par leur incapacité à apporter des changements.

• Instructions pour accéder au document en lecture seule:

  
  Fournissez des instructions claires sur la façon d'accéder et de travailler avec un document en lecture seule. Cela peut inclure la guidage des collaborateurs sur la façon de demander l'autorisation d'édition, la fabrication d'une copie pour leur propre usage ou l'accès à une version modifiable distincte si nécessaire.

Conclusion

En conclusion, nous avons discuté de la façon de créer Excel en lecture seule dans la version 2016. Nous avons couvert le processus étape par étape de définition de l'option en lecture seule pour les classeurs individuels, ainsi que la façon de protéger l'ensemble de l'application Excel contre les modifications non autorisées. Nous avons également exploré les avantages de l'utilisation de la fonctionnalité en lecture seule pour protéger les données importantes et empêcher les modifications accidentelles.

Maintenant que vous avez appris à créer Excel en lecture seule, je vous encourage à appliquer ces connaissances à votre utilisation Excel. En mettant en œuvre la fonctionnalité en lecture seule, vous pouvez protéger vos précieuses données et vous assurer qu'elle reste inchangée. Cet outil simple mais puissant peut vous aider à maintenir l'intégrité de vos feuilles de calcul et à empêcher les changements involontaires. J'espère que vous trouverez ce tutoriel utile et bénéfique dans vos efforts Excel.