Tutoriel Excel: comment trouver de vieux fichiers Excel

Introduction

Alors que nous continuons à accumuler de plus en plus de données dans nos travaux quotidiens, il devient crucial de Trouver de vieux fichiers Excel à des fins de référence, d'analyse ou de mise à jour. Qu'il s'agisse d'un rapport budgétaire de l'année dernière ou d'un calendrier de projet d'il y a quelques mois, avoir accès à des fichiers Excel précédents peut gagner du temps et des efforts. Dans ce tutoriel, nous couvrirons le pas Pour localiser et récupérer facilement ces anciens fichiers Excel en cas de besoin.

Points clés à retenir

• Il est crucial de pouvoir trouver d'anciens fichiers Excel à des fins de référence, d'analyse ou de mise à jour dans nos travaux quotidiens.
• La compréhension des techniques de recherche de base telles que l'utilisation de la barre de recherche de fichiers Explorer et des options de recherche avancées est essentielle pour une récupération efficace de fichiers.
• L'utilisation de fonctionnalités telles que l'onglet "récent" dans Excel et Autorecover peut aider à récupérer des fichiers Excel récemment ouverts ou non sauvés.
• L'exploration des options de sauvegarde et de récupération, y compris à l'aide de l'outil de sauvegarde et de restauration Windows et de stockage cloud, peut fournir des méthodes supplémentaires pour la récupération de fichiers.
• L'établissement d'un système de gestion de fichiers régulier et la mise en œuvre des techniques discutés sont importants pour une récupération efficace des fichiers.

Comprendre les techniques de recherche de base

Lorsqu'il s'agit de trouver de vieux fichiers Excel, il est important de comprendre les techniques de recherche de base qui peuvent faciliter le processus. En utilisant ces techniques, vous pouvez localiser les fichiers dont vous avez besoin sans perdre de temps et d'efforts.

L'un des moyens les plus simples de trouver de vieux fichiers Excel consiste à utiliser la barre de recherche dans l'explorateur de fichiers. Cela vous permet d'entrer un mot-clé ou un nom de fichier et de localiser rapidement les fichiers pertinents.

Pour des recherches plus complexes, il est important d'utiliser les options de recherche avancées disponibles dans File Explorer. Cela vous permet de réduire vos critères de recherche et de trouver des fichiers Excel spécifiques en fonction de divers attributs tels que la date modifiée, le type de fichier et la taille.

Si vous savez que les anciens fichiers Excel sont situés dans des dossiers spécifiques, il est préférable de concentrer votre recherche dans ces dossiers. Cela peut être fait en naviguant directement vers les dossiers et en utilisant la barre de recherche dans ces dossiers.

Récupération des fichiers récemment ouverts dans Excel

Lorsque vous travaillez avec Excel, il peut être utile d'accéder rapidement aux fichiers sur lesquels vous avez récemment ouvert ou travaillé. Excel fournit une fonctionnalité qui vous permet de récupérer facilement ces fichiers, en gardant du temps et des efforts.

Excel a un onglet "récent" qui affiche une liste de fichiers que vous avez récemment ouverts ou accessibles. Pour accéder à cet onglet, ouvrez simplement Excel et recherchez l'option "récente" dans le menu Fichier. En cliquant sur cette option, affiche une liste des fichiers ouverts récemment, vous permettant de sélectionner et d'ouvrir rapidement le fichier souhaité.

En plus d'afficher des fichiers récemment ouverts, Excel vous permet également de "épingler" des fichiers importants pour un accès facile. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les fichiers sur lesquels vous travaillez fréquemment et que vous souhaitez garder facilement disponible. Pour épingler un fichier, survolez simplement le fichier dans l'onglet "récent" et cliquez sur l'icône PIN qui apparaît. Cela garantira que le fichier reste en haut de la liste pour un accès rapide.

Bien que l'onglet "récent" dans Excel soit un moyen pratique d'accéder aux fichiers récemment ouverts, il a ses limites. La liste des fichiers dans l'onglet "récent" est basée sur l'historique des fichiers ouverts sur le périphérique spécifique et ne peut pas être synchronisé sur différents appareils. De plus, la liste est limitée à un certain nombre de fichiers et peut ne pas afficher tous les fichiers sur lesquels vous avez travaillé. Il est important de garder à l'esprit ces limitations lorsque vous comptez sur l'onglet "récent" pour trouver de vieux fichiers Excel.

Utilisation de la fonctionnalité "Autorecover" dans Excel

La fonction «automatiquement» de Microsoft Excel est un outil précieux pour récupérer des fichiers anciens ou non enregistrés. En permettant à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent s'assurer que leur travail est automatiquement enregistré à intervalles réguliers, minimisant le risque de perdre des données importantes. Dans ce chapitre, nous discuterons de la façon d'activer la fonction de charge automatique dans Excel, localiser et récupérer des fichiers non sauvés ou précédemment enregistrés, et les meilleures pratiques pour utiliser efficacement l'autoréoccupée.

Activation de la fonction de charge automatique dans Excel

• Étape 1: Ouvrez Excel et cliquez sur l'onglet "Fichier".
• Étape 2: Sélectionnez "Options" dans le menu du côté gauche.
• Étape 3: Dans la boîte de dialogue Options Excel, cliquez sur "Enregistrer" dans le menu de gauche.
• Étape 4: Vérifiez la case "Enregistrer les informations sur la charge automatique chaque x minutes" et spécifiez l'intervalle souhaité pour l'économie automatique.
• Étape 5: Cliquez sur "OK" pour enregistrer les modifications et activer la fonction de charge automatique.

Localiser et récupérer des fichiers non sauvés ou précédemment enregistrés

• Étape 1: Dans Excel, cliquez sur l'onglet "Fichier" et sélectionnez "Ouvrir".
• Étape 2: Recherchez l'option "Récupérer des classeurs non sauvés" au bas de la liste récente.
• Étape 3: Cliquez sur "Récupérer des classeurs non sauvés" pour ouvrir le volet de récupération de document.
• Étape 4: Sélectionnez le fichier non sauvé que vous souhaitez récupérer et cliquez sur "Ouvrir".
• Étape 5: Si le fichier a été enregistré précédemment, utilisez la boîte de dialogue "Ouvrir" pour accéder à l'emplacement du fichier et sélectionnez-le pour récupérer.

Meilleures pratiques pour utiliser efficacement l'autorégraphie

• Définissez un intervalle d'économie automatique raisonnable: Choisissez un intervalle de temps pour la charge automatique qui s'aligne sur votre flux de travail et la fréquence des changements dans votre travail.
• Économisez régulièrement votre travail: Bien que l'autoréoccupée fournit un filet de sécurité, il est toujours important de sauver votre travail manuellement à intervalles réguliers pour éviter la perte de données.
• Gardez une trace des fichiers récupérés: Après avoir récupéré un fichier à l'aide de l'autoréoccupée, enregistrez-le immédiatement dans un emplacement sécurisé et gardez une trace des modifications apportées depuis la dernière enregistrement.

Exploration des options de sauvegarde et de récupération

En ce qui concerne la recherche d'anciens fichiers Excel, il est crucial d'avoir des options de sauvegarde et de récupération fiables. Qu'il s'agisse d'un outil intégré Windows ou d'un logiciel tiers, la compréhension de ces options peut vous aider à récupérer efficacement les fichiers importants.

A. Utilisation de l'outil de sauvegarde et de restauration Windows

L'outil de sauvegarde et de restauration Windows est une fonction intégrée qui permet aux utilisateurs de créer des sauvegardes de leurs fichiers et de les restaurer en cas de besoin. Cet outil est facile à utiliser et peut être programmé pour s'exécuter à intervalles réguliers, garantissant que vos fichiers Excel sont toujours sauvegardés.

• Historique du fichier: L'outil de sauvegarde et de restauration Windows comprend une fonctionnalité appelée History File, qui vous permet de sauvegarder automatiquement les fichiers vers un lecteur externe ou un emplacement réseau.
• Image du système: Cette fonctionnalité vous permet de créer une image complète de votre système, y compris vos fichiers Excel, qui peuvent être utilisés pour restaurer votre ordinateur à un état précédent en cas de défaillance du système.

B. Utilisation du logiciel de sauvegarde tiers

Bien que l'outil de sauvegarde et de restauration Windows puisse être efficace, certains utilisateurs peuvent préférer utiliser un logiciel de sauvegarde tiers pour des fonctionnalités et des options de personnalisation plus avancées.

• Sauvegarde sur le cloud: De nombreux logiciels de sauvegarde tiers offrent des options de sauvegarde cloud, vous permettant de stocker vos fichiers Excel en toute sécurité dans le cloud et d'y accéder à partir de n'importe où.
• Sauvegarde incrémentielle: Certains logiciels fournissent une sauvegarde incrémentielle, ce qui signifie que seuls les modifications apportées aux fichiers sont sauvegardées, ce qui permet d'économiser du temps et de l'espace de stockage.

C. Comprendre les avantages des sauvegardes régulières

Les sauvegardes régulières sont essentielles pour vous assurer que vous pouvez trouver de vieux fichiers Excel en cas de besoin. Comprendre les avantages des sauvegardes régulières peut motiver les utilisateurs à hiérarchiser cette tâche.

• Prévention des pertes de données: Les sauvegardes régulières peuvent empêcher la perte de données en cas de suppression accidentelle, de corruption de fichiers ou de défaillance matérielle.
• Temps et efforts sauvés: Avec des sauvegardes régulières en place, vous pouvez gagner du temps et des efforts pour rechercher d'anciens fichiers Excel, car ils peuvent être facilement récupérés de la sauvegarde.
• Tranquillité d'esprit: Savoir que vos fichiers Excel sont sauvegardés régulièrement peuvent assurer la tranquillité d'esprit, en particulier en cas de perte de données inattendue.

Tirer parti du stockage cloud pour la récupération de fichiers

Lorsqu'il s'agit de trouver d'anciens fichiers Excel, l'exécution du stockage cloud peut être un outil incroyablement utile. Que vous utilisiez Dropbox, Google Drive, OneDrive ou une autre plate-forme, la synchronisation de vos fichiers Excel avec le cloud peut faciliter la récupération des anciennes versions et accéder à vos fichiers de n'importe où.

A. Synchronisation des fichiers Excel avec les services de stockage cloud

L'une des étapes les plus importantes pour trouver de vieux fichiers Excel est de s'assurer qu'ils sont synchronisés avec un service de stockage cloud. En synchronisant vos fichiers, vous pouvez être assuré qu'ils sont sauvegardés et accessibles à partir de n'importe quel appareil avec une connexion Internet. Cela peut être particulièrement utile si vous travaillez sur plusieurs appareils ou si vous devez accéder à vos fichiers en déplacement.

• Dropbox: Avec Dropbox, vous pouvez facilement synchroniser vos fichiers Excel en installant l'application Dropbox Desktop et en enregistrant vos fichiers dans le dossier Dropbox sur votre ordinateur. Cela synchronisera automatiquement vos fichiers avec le cloud.
• Google Drive: Google Drive vous permet de synchroniser vos fichiers Excel en installant l'application Google Drive Desktop et en enregistrant vos fichiers dans le dossier Google Drive sur votre ordinateur. Vos fichiers seront ensuite accessibles à partir du site Web Google Drive.
• OneDrive: Si vous utilisez OneDrive, vous pouvez synchroniser vos fichiers Excel en les enregistrant dans le dossier OneDrive sur votre ordinateur. Cela téléchargera automatiquement vos fichiers sur le cloud.

B. Accéder à l'historique des versions dans les plates-formes de stockage cloud

De nombreuses plates-formes de stockage cloud offrent l'historique des versions, qui vous permet d'accéder et de restaurer les versions précédentes de vos fichiers Excel. Cela peut être extrêmement utile si vous écrasez accidentellement un fichier ou si vous devez récupérer une ancienne version pour référence.

• Dropbox: Dans Dropbox, vous pouvez accéder à l'historique des versions en cliquant avec le bouton droit sur un fichier et en sélectionnant «History». Cela vous montrera une liste des versions précédentes que vous pouvez prévisualiser et restaurer.
• Google Drive: Google Drive propose également l'historique des versions. Cliquez simplement avec le bouton droit sur un fichier, sélectionnez "Gérer les versions" et vous pouvez afficher et restaurer les versions précédentes de vos fichiers Excel.
• OneDrive: Avec OneDrive, vous pouvez accéder à l'historique des versions en cliquant avec le bouton droit sur un fichier, en sélectionnant "History" et en choisissant la version que vous souhaitez restaurer.

C. collaboration et partage de fichiers avec d'autres via le stockage cloud

Un autre avantage de l'utilisation du stockage cloud pour vos fichiers Excel est la possibilité de collaborer et de les partager avec d'autres. Cela peut être particulièrement utile pour les projets d'équipe ou le partage de fichiers avec des clients ou des partenaires.

• Dropbox: Dans Dropbox, vous pouvez créer des dossiers partagés et inviter d'autres à collaborer sur des fichiers Excel. Cela permet de travailler facilement sur des documents et de tenir tout le monde à jour avec les dernières versions.
• Google Drive: Avec Google Drive, vous pouvez partager des fichiers Excel avec des personnes spécifiques ou créer un lien partageable qui permet à quiconque avec le lien d'afficher ou de modifier le fichier. Vous pouvez également collaborer en temps réel en travaillant simultanément sur le même document.
• OneDrive: OneDrive vous permet de partager des fichiers Excel avec des personnes spécifiques ou de créer un lien partageable. Vous pouvez également définir des autorisations pour contrôler qui peut afficher ou modifier le fichier.

Conclusion

En conclusion, nous avons discuté de diverses méthodes pour trouver de vieux fichiers Excel, y compris l'utilisation de la liste des fichiers récents, la recherche par nom de fichier et l'utilisation de la fonction de recherche de l'Explorateur de fichiers Windows. L'établissement d'un système de gestion de fichiers régulier est crucial Pour une récupération de fichiers efficace, et il est important d'organiser régulièrement et de sauvegarder les fichiers pour les empêcher de se perdre ou d'oublier. Je vous encourage à mettre en œuvre les techniques discutées Pour vous assurer que vous pouvez facilement accéder et travailler avec vos anciens fichiers Excel en cas de besoin.