Meilleures pratiques pour définir les KPI des comptes fournisseurs cibles

Présentation

Avoir des objectifs concrets et réalisables est essentiel dans les comptes fournisseurs pour aider à mesurer les performances d'une entreprise. Les indicateurs de performance clés (KPI) sont des valeurs mesurables utilisées pour déterminer le succès d'une équipe de comptes fournisseurs à atteindre les objectifs fixés. Il est important de sélectionner des KPI qui reflètent les objectifs commerciaux spécifiques de l'organisation.

Dans cet article de blog, vous découvrirez les meilleures pratiques pour définir les KPI des comptes fournisseurs cibles. Nous discuterons de trois points clés à prendre en compte lors de la définition des objectifs : l'analyse comparative, les capacités actuelles et les objectifs futurs.

Définir des objectifs clairs et pertinents

La définition d'objectifs est un élément essentiel de la rationalisation et de l'amélioration du processus de comptabilité fournisseurs. Il est important de fixer des objectifs clairs et mesurables qui sont pertinents pour le service des comptes fournisseurs. L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est de combiner des objectifs quantitatifs et qualitatifs. Ceux-ci devraient être liés à des objectifs axés à la fois sur les résultats à court et à long terme des initiatives de comptes créditeurs.

Combinaison d'objectifs quantitatifs et qualitatifs

Les objectifs quantitatifs doivent être basés sur des données, mesurables et comparés aux normes de l'industrie. Ceux-ci se concentrent généralement sur les résultats, tels que les économies de coûts, l'amélioration de la précision et de la rapidité, et les relations avec les fournisseurs. Par exemple, un objectif axé sur les données peut inclure la réduction du temps de traitement des factures fournisseurs de 25 % au cours du prochain trimestre.

Les objectifs qualitatifs fournissent souvent une vue plus complète du processus de comptabilité fournisseurs. Ils sont généralement utilisés pour évaluer les améliorations de processus, les changements organisationnels et la satisfaction des employés qui peuvent affecter les performances des comptes fournisseurs. Des exemples d'objectifs qualitatifs peuvent inclure une collaboration accrue entre les comptes fournisseurs et d'autres services, ou le développement de nouveaux processus qui raccourcissent le cycle de vie des comptes fournisseurs.

Utiliser des informations basées sur les données

Les informations basées sur les données peuvent être utiles lors de la définition des KPI des comptes fournisseurs. L'utilisation d'outils d'analyse permet aux équipes de comptes fournisseurs de mesurer, surveiller et ajuster leurs processus rapidement et efficacement. En suivant les indicateurs clés au fil du temps, les équipes des comptes fournisseurs peuvent facilement évaluer la progression de leurs KPI et déterminer s'ils atteignent leurs objectifs.

Les outils d'analyse fournissent également des informations précieuses sur les performances des activités des comptes fournisseurs individuels. Les équipes peuvent utiliser ces données pour identifier les domaines qui doivent être améliorés et ajuster leurs KPI en conséquence. Ces informations peuvent également être utilisées pour élaborer des plans de formation et des objectifs d'équipe qui aideront la fonction des comptes fournisseurs à devenir plus efficiente et efficace.

Développez un calendrier réaliste

La création d'un calendrier pour les KPI des comptes fournisseurs permet de s'assurer que les tâches sont terminées à temps et que les objectifs sont atteints. Lors de l'élaboration d'un calendrier, votre équipe doit tenir compte des objectifs à court et à long terme afin que toutes les cibles soient réalisables et réalistes.

Objectifs à court terme

Les objectifs à court terme sont nécessaires pour les opérations quotidiennes et le suivi des progrès. Cela peut inclure un calendrier pour des tâches telles que le paiement des factures, les rapprochements de comptes et les communications avec les fournisseurs.

Objectifs à long terme

La création d'un calendrier pour les objectifs à long terme donne à votre équipe une meilleure chance d'atteindre des KPI plus élevés et une meilleure compréhension du processus des comptes fournisseurs. Cela pourrait inclure un calendrier pour des tâches telles que l'efficacité du traitement des paiements, le délai moyen de paiement et le rapprochement des comptes.

Revoir les objectifs et apporter des ajustements

Il est important de revoir les objectifs et de faire les ajustements nécessaires en cours de route. Certains KPI peuvent devoir être ajustés en fonction du niveau de complexité des tâches ou de la capacité de charge de travail. Prévoyez du temps pour examiner tout changement et vous assurer que tous les objectifs sont réalisables.

• Tenez compte à la fois des objectifs à court et à long terme lors de l'élaboration d'un calendrier
• Prévoyez du temps pour revoir les objectifs et faire les ajustements nécessaires.

Surveiller les performances des comptes fournisseurs

Optimiser les performances financières de votre entreprise nécessite de définir et de surveiller des KPI pour les comptes fournisseurs. L'établissement de mesures appropriées et le suivi des progrès permettent de garantir des paiements en temps opportun et de gérer l'ensemble du processus de paiement.

Suivez régulièrement les KPI

Les entreprises doivent suivre les KPI qui reflètent le mieux leurs processus spécifiques de comptes fournisseurs. L'évaluation des métriques importantes pour leur environnement les aide à identifier les goulots d'étranglement et les domaines potentiels d'amélioration. Voici des exemples d'indicateurs de performance clés couramment utilisés : délai de paiement moyen, délai de traitement des factures, durée du cycle des comptes fournisseurs, nombre de retards de paiement, etc.

Il est important de suivre régulièrement ces informations afin de mieux comprendre les performances du processus des comptes fournisseurs. Cela permet d'identifier les opportunités d'amélioration et de s'assurer que les objectifs des comptes fournisseurs sont atteints.

Mesurer les progrès pour déterminer si l'objectif fixé est atteint

Une fois les KPI pertinents identifiés, les entreprises doivent surveiller les performances de leur système de comptes fournisseurs. Il s'agit de mesurer divers indicateurs de performance et d'analyser les données pour déterminer si les objectifs fixés sont atteints. Les entreprises doivent accorder une attention particulière aux indicateurs de performance clés tels que le délai de traitement des factures, le délai de paiement et le nombre de retards de paiement, car ils sont indicatifs de la performance globale du processus de comptabilité fournisseurs.

Le suivi des performances des comptes fournisseurs aide les entreprises à s'assurer qu'elles atteignent leurs objectifs et peut identifier les domaines potentiels d'amélioration du processus. Cela permet de s'assurer que les entreprises maximisent leurs performances financières.

Identifier les domaines à améliorer

Lorsque les indicateurs de performance clés des comptes fournisseurs ne permettent pas à une entreprise d'atteindre les objectifs de performance souhaités, il est important d'établir la cause première du problème et d'identifier les domaines qui doivent être améliorés. Cela peut être fait grâce à une analyse complète des données du processus des comptes fournisseurs.

Recueillir et analyser des données

Pour identifier les domaines à améliorer dans la comptabilité fournisseurs, une entreprise doit collecter et analyser des données sur le processus de la comptabilité fournisseurs. Cela pourrait inclure des données sur :

• Volume des comptes créditeurs
• Conditions de paiement
• Traitement des bons de commande
• Traitement des paiements
• Traitement des factures
• Réconciliation

En examinant minutieusement les données relatives au processus de comptabilité fournisseurs, les propriétaires d'entreprise et les responsables financiers peuvent identifier les sources de goulots d'étranglement dans le système et proposer des informations exploitables pour améliorer les performances du processus.

Actions pour résoudre les problèmes

Une fois les domaines à améliorer identifiés, les entreprises peuvent prendre les mesures suivantes pour résoudre les problèmes et améliorer les performances de leur comptabilité fournisseurs :

• Mettre en œuvre des technologies telles que l'IA et l'automatisation pour rationaliser les processus de comptabilité fournisseurs et éliminer les erreurs manuelles
• Négocier de meilleures conditions de paiement avec les fournisseurs pour réduire les retards de paiement
• Optimisez le processus de facturation au paiement en introduisant un système d'escompte pour paiement anticipé
• Développer une stratégie de comptes fournisseurs pour assurer une gestion efficace des paiements
• Assurez-vous que toutes les parties prenantes impliquées dans le processus des comptes fournisseurs sont sur la même longueur d'onde

En mettant en œuvre les mesures susmentionnées, les entreprises peuvent améliorer les performances de leurs comptes fournisseurs et atteindre les KPI souhaités.

Évaluer régulièrement les performances

Le moyen le plus efficace de s'assurer que les indicateurs clés de performance des comptes fournisseurs sont atteints consiste à examiner régulièrement les performances. Cela peut se faire par le biais d'un processus d'examen manuel ou à l'aide de rapports et d'analyses automatisés. Des examens réguliers garantiront que toute modification des normes de performance pourra être identifiée rapidement, ce qui permettra de mettre en place en conséquence de solides stratégies de résolution de problèmes.

Comparer les résultats de performance actuels pour définir l'objectif

Une stratégie d'indicateur de performance clé pour les comptes fournisseurs réussie implique de mesurer les niveaux de performance et de définir des objectifs clairs. Cela devrait être fait pour s'assurer que les objectifs des comptes fournisseurs sont correctement suivis et communiqués dans toute l'organisation. Examinez les résultats de performance actuels pour chaque KPI et comparez-les pour définir des références cibles. Toute divergence ou déviation doit être documentée et discutée plus avant pour déterminer toute action nécessaire.

Évaluer si des ajustements sont nécessaires

Une fois que les écarts entre les performances actuelles et les objectifs de référence définis ont été identifiés, évaluez si des ajustements sont nécessaires. Cela peut impliquer de modifier les critères de référence cibles, d'ajuster les allocations de ressources ou d'introduire de nouveaux processus et systèmes pour améliorer les performances. Pour prendre des décisions éclairées, utilisez les données pour évaluer l'impact de toute modification recommandée.

Conclusion

Le processus de définition des KPI appropriés pour les comptes fournisseurs est crucial pour aider les organisations à suivre et à améliorer les performances de leurs comptes fournisseurs. Lorsque la définition des KPI est effectuée avec précision et de manière appropriée, les organisations bénéficieront d'améliorations mesurables en termes de productivité, de gains financiers et d'une gestion financière positive.

En fin de compte, les indicateurs de performance clés aident à piloter la stratégie et les objectifs du service des comptes fournisseurs en fournissant des objectifs objectifs à cibler. Cela peut permettre à d'autres départements de se concentrer sur les priorités afin de maintenir les améliorations, et donc d'accélérer le processus de transformation.

En suivant les meilleures pratiques susmentionnées, les organisations seront mieux équipées pour définir des déclarations efficaces et développer des KPI qui soutiendront les objectifs de l'entreprise à long terme. Ce faisant, il favorisera les meilleures pratiques des principes comptables qui conduiront inévitablement à une entreprise plus rentable et prospère.

Décrire les avantages de l'amélioration des performances des comptes fournisseurs

• Augmentation des bénéfices
• Taux d'erreurs réduits
• Perspectives et visibilité accrues sur les processus de paiement
• Améliorations des relations avec les fournisseurs
• Augmenter la satisfaction du personnel grâce à une réduction du temps passé sur les processus manuels
• Meilleure gestion financière