Présentation

La création de rapports est un élément essentiel de toute entreprise. La création de rapports peut être un processus laborieux et le temps consacré à la création manuelle de rapports peut facilement s'accumuler. C'est pourquoi l'automatisation de vos rapports de tableau de bord Excel avec Once & Done peut vous faire gagner du temps et de l'énergie.

Once & Done est un service conçu pour automatiser les rapports de tableau de bord Excel qui nécessitent de produire des rapports spécifiques avec visualisation des données pouvant être livrés à différents services d'une organisation. Le tableau de bord des rapports automatisés permettra au personnel d'accéder rapidement aux données tout en améliorant l'exactitude et la rapidité.

Il y a plusieurs avantages à utiliser Once & Done pour automatiser vos rapports de tableau de bord Excel. Ceux-ci incluent :

  • Élimine la création manuelle de rapports
  • Rapports de tableau de bord prêts à l'emploi
  • Amélioration de la précision et de la rapidité
  • Visualisations faciles à suivre
  • Insights basés sur les données


Définir les objectifs

Si vous devez générer des rapports fréquents sur un sujet donné à partir de vos données d'entreprise, il peut être utile d'automatiser les rapports de votre tableau de bord Excel. Cela signifie configurer la feuille Excel pour qu'elle s'exécute automatiquement, collecter vos données et les afficher de manière claire et organisée. Cependant, avant d'automatiser vos rapports, il est important de définir clairement vos objectifs.

Objectifs du tableau de bord de rapport automatisé

Pour automatiser avec succès vos rapports de tableau de bord Excel, vous devez d'abord avoir une idée de ce que vous essayez d'accomplir. Cela peut inclure la création d'une représentation visuelle de vos données, le suivi des progrès vers un objectif particulier, la création d'un moyen efficace de présenter de grandes quantités de données ou tout autre objectif que vous espérez atteindre.

Avantages du tableau de bord automatisé

Une fois vos objectifs identifiés, les avantages de l'automatisation des rapports de votre tableau de bord Excel deviendront évidents. L'automatisation de vos rapports de tableau de bord Excel peut améliorer la précision, l'efficience et l'efficacité de vos rapports. L'automatisation peut également aider à réduire les erreurs manuelles et faciliter la génération et la mise à jour régulières des rapports.

  • Amélioration de la précision, de l'efficience et de l'efficacité des rapports
  • Réduire les erreurs manuelles
  • Facilité de mise à jour régulière des rapports


3. Définissez vos graphiques

Une fois que vous avez configuré votre source de données Excel, il est temps de configurer vos graphiques. Les graphiques sont une partie importante de tout tableau de bord, car ils permettent de résumer rapidement de grandes quantités de données pour les utilisateurs. Ils sont également un excellent moyen d'ajouter un intérêt visuel et d'aider à décomposer de grandes quantités de données sur une page. Voici quelques conseils pour vous aider à configurer vos graphiques facilement et rapidement.

a. Choisissez les graphiques à configurer

Tout d'abord, vous devez décider quels graphiques configurer. Pour ce faire, vous devez tenir compte du type de données avec lesquelles vous travaillez et de ce que vous souhaitez transmettre. Si vous avez beaucoup de données numériques, les graphiques à barres ou linéaires sont un excellent choix. Si vous avez des données catégorielles, des graphiques circulaires ou en anneau peuvent être utiles. Vous pouvez également mélanger et assortir vos types de graphiques en fonction des données.

Une fois que vous avez décidé du type de graphiques que vous souhaitez configurer, vous pouvez commencer à sélectionner l'ensemble de données que vous souhaitez inclure dans le graphique. Cela peut être fait en sélectionnant les colonnes ou les lignes dans la feuille de calcul avec les données que vous souhaitez inclure.

b. Personnalisez votre mise en page

Une fois que vous avez sélectionné votre ensemble de données, vous pouvez personnaliser son apparence dans votre graphique. Vous pouvez ajuster la position, la taille et la couleur du graphique ainsi que personnaliser les étiquettes et la légende. C'est là que votre créativité et votre style peuvent entrer en jeu pour créer la présentation visuelle parfaite.

Vous pouvez également mettre en forme le graphique avec des polices et des tailles spécifiques pour vous assurer qu'il s'intègre au style général de votre tableau de bord. C'est un excellent moyen de donner à votre tableau de bord une esthétique globale cohérente.


Automatisez vos sources de données

Une fois que votre rapport de tableau de bord Excel est prêt, l'étape suivante consiste à automatiser vos sources de données. En automatisant vos sources de données, vous pouvez toujours afficher des données à jour sur votre tableau de bord et vous assurer que vos informations sont exploitables et à jour. . L'automatisation de vos sources de données est un processus relativement simple et, en quelques étapes simples, vous pouvez automatiser entièrement vos sources de données.

Se connecter aux sources de données

En vous connectant à vos sources de données, vous pourrez télécharger des données dans votre rapport de tableau de bord Excel de la manière la plus efficace et la plus automatisée possible. Cela peut être fait en utilisant des sources de données externes telles que des bases de données, des fichiers texte et même des pages Web. Pour vous connecter à vos sources de données, vous pouvez simplement utiliser Données->À partir d'autres sources dans le ruban de données, et à partir de là, vous pouvez sélectionner la source de données que vous souhaitez utiliser.

Automatiser l'actualisation des données

Une fois vos sources de données connectées, vous pouvez automatiser le processus d'actualisation des données de manière simple et efficace. Cela garantit que lorsque vous ouvrez votre rapport de tableau de bord Excel, vos données sont toujours à jour. Pour ce faire, vous pouvez simplement accéder au ruban Données et sélectionner l'option Actualiser tout dans le menu déroulant Actualiser. À partir de là, vous pourrez établir un calendrier, ce qui vous permettra de mettre à jour régulièrement vos sources de données.

  • Connectez-vous aux sources de données en utilisant Data->From Other Sources.
  • Automatisez le processus d'actualisation des données à l'aide de l'option Actualiser tout du ruban Données.


Créer un modèle de rapport

La création d'un modèle de rapport pour un tableau de bord Excel peut aider à rationaliser le processus de création de rapports pour vos données. Lorsque vous créez un modèle, vous n'avez pas besoin de saisir ou de modifier continuellement des données ; le rapport sera automatiquement mis à jour lorsque vous fournirez de nouvelles données. Vous pouvez enregistrer le modèle et y accéder facilement lorsque vous devez produire un rapport avec les mêmes paramètres. Voici quelques étapes pour vous aider à créer un modèle.

Choisir les affichages de données à ajouter

Commencez par décider du type de données que vous souhaitez afficher dans votre tableau de bord. Tenez compte des informations les plus importantes et les plus pertinentes. Les options peuvent inclure des tableaux, des diagrammes, des graphiques ou d'autres représentations visuelles pour vous aider à comprendre les données. Déterminer la manière la plus efficace d'afficher les données ; par exemple, quel type de tableau ou de graphique peut le mieux le représenter ? Réfléchissez à la manière dont ces données pourraient vous aider à prendre des décisions concernant votre entreprise ou votre organisation.

Suivez les étapes Excel pour créer votre modèle

Une fois que vous avez pris vos décisions, l'étape suivante consiste à ouvrir Excel et à sélectionner vos données. Vous pouvez utiliser un fichier Excel existant ou en créer un nouveau. Choisissez les bonnes données à afficher ; si nécessaire, vous pouvez le filtrer ou le manipuler pour répondre à vos besoins spécifiques. Les fonctions Excel devraient vous aider à configurer facilement les données pour qu'elles correspondent au type d'affichage que vous souhaitez utiliser (par exemple, un graphique à barres, un organigramme, etc.).

Une fois les données configurées, vous pouvez créer le modèle. Par exemple, vous pouvez choisir les couleurs à utiliser ou sélectionner une image d'arrière-plan. Vous pouvez également ajouter du texte, tel que des étiquettes et des titres. Prenez le temps de revérifier votre modèle et assurez-vous que tout est exact et que les données sont présentées de manière claire et logique.

Gardez à l'esprit que certaines fonctions Excel peuvent devoir être utilisées plusieurs fois lors de la création du modèle. Par exemple, si vous souhaitez comparer des ensembles de données, vous pouvez utiliser la fonction "comparer des ensembles de données". De même, si vous souhaitez ajouter une légende, vous pouvez utiliser la fonction "ajouter une légende".

Lorsque vous avez terminé de concevoir le modèle, enregistrez-le. Vous pouvez désormais y accéder rapidement lorsque vous avez besoin de rapporter des données avec les mêmes paramètres. L'automatisation du processus devrait vous faire gagner du temps en nécessitant moins de tâches de saisie manuelle des données. Une fois votre modèle enregistré et prêt à l'emploi, vous pouvez passer à la partie suivante de la préparation de votre rapport de tableau de bord Excel.


Configurer le rapport automatisé

Maintenant que vous connaissez les bases de Once & Done, il est temps de configurer le rapport automatisé. C'est là que Once & Done brille le plus, en permettant aux utilisateurs de libérer leur temps et d'éliminer le travail manuel de génération de rapports et Distribution. Voici quelques-unes des étapes clés de la configuration d'un rapport automatisé.

Placer le rapport dans le dossier spécifié

La première étape consiste à enregistrer le rapport dans un dossier spécifié. Ce dossier doit être facilement accessible et est généralement utilisé pour stocker tous les rapports générés par Once & Done. Cela garantira que tous les rapports sont correctement organisés et accessibles en cas de besoin.

Configurer la synchronisation du rapport

Une fois que le rapport est dans le bon dossier, il est temps de configurer le calendrier du rapport. Avec Once & Done, vous pouvez choisir la fréquence d'exécution du rapport, que ce soit sur une base horaire, quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Vous pouvez également choisir certaines heures de la journée auxquelles le rapport sera exécuté pour vous assurer qu'il est toujours à jour.

Automatiser la mise en forme du rapport

Enfin, Once & Done peut automatiser la mise en forme du rapport. Cela signifie qu'au lieu de formater manuellement chaque rapport, Once & Done peut le faire pour vous. Cela inclut la création de modèles, le tri et la synthèse des données dans le rapport pour afficher les indicateurs clés.

  • Modèles : automatisez l'apparence générale de votre rapport, y compris les en-têtes, les colonnes et les polices.
  • Sorting - Trier les données par colonne en fonction de critères spécifiés.
  • Résumer – Résumer les données de plusieurs lignes dans une seule ligne pour afficher les tendances.

Une fois le rapport configuré et automatisé, vous pouvez vous asseoir et laisser Once & Done s'occuper du reste. L'automatisation est la clé pour libérer votre temps et vous assurer que vos rapports sont beaux et toujours à jour.


Conclusion

L'automatisation des rapports de tableau de bord Excel peut être un excellent moyen de partager rapidement et facilement des données avec plusieurs parties prenantes. Le processus unique et terminé offre une alternative efficace à la maintenance et à la distribution de rapports mis à jour manuellement. L'automatisation des rapports vous permet d'éliminer les mises à jour quotidiennes et hebdomadaires chronophages, tout en garantissant l'exactitude et l'actualité des données chaque fois que le rapport est généré.

Les rapports de tableau de bord sont un moyen efficace de présenter des données dans un format accessible et visuellement attrayant. Les rapports de tableau de bord peuvent fournir un aperçu des mesures de performance, des tendances ou des ensembles de données complexes dans un format graphique compréhensible. Les tableaux de bord peuvent également être utilisés pour des tâches de reporting plus complexes telles que les prévisions, la planification de scénarios, etc. En tirant parti de l'automatisation unique de ces rapports, les organisations peuvent rapidement, précisément et efficacement communiquer des données et découvrir de nouvelles informations.

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