Utwórz wykres Gantta, aby łatwo śledzić postęp projektu

Wstęp

Wykresy Gantt są niezwykle przydatnymi narzędziami dla menedżerów projektów do planowania, wykonywania i śledzenia postępu projektu. Często są wykorzystywane do ustalania terminów, przypisywania zadań i monitorowania zasobów. Wykres GANTT zapewnia wizualną reprezentację harmonogramu projektu i jego zadań, umożliwiając ludziom szybkie zrozumienie całego układu projektu i harmonogramu. Nie tylko są Wykresy gantta Proste do zrozumienia, ale są one również łatwe do stworzenia.

Na tym blogu czytelnicy dowiedzą się o różnych Korzyści z wykresów Gantta i jak je stworzyć. Przejdziemy do szczegółów na temat każdego z kroków do utworzenia Wykres Gantta, ułatwiając czytelnikom zrozumienie koncepcji.

Wygeneruj listę zadań

Projekty często składają się z wielu zadań, które muszą być ułożone w logiczną kolejność, która umożliwia wydajne zakończenie. Ustanowienie listy zadań jest najlepszym sposobem na zapewnienie, że każdy etap projektu został osiągnięty na pożądanej osi czasu. Podczas procesu generowania listy zadań należy wziąć pod uwagę kilka kroków.

Zespół Projektu Monsble

Proces gromadzenia informacji jest kluczowym czynnikiem sukcesu projektu. Aby wygenerować szczegółową listę zadań, ważne jest, aby uwzględnić perspektywę zainteresowanych stron projektu i niezbędnego personelu. Zebranie danych wejściowych z zespołu projektowego może pomóc w ustaleniu podziału zadań, które można ukończyć zarówno dla projektu, jak i podzielone na „zestawy aktywności”.

Zadania podziału na „zestawy aktywności”

Załóż zadania na zorganizowaną strukturę pomoże zapewnić, że masz jasne zrozumienie zadań, których będzie wymagał, aby zapewnić skuteczne zakończenie. Przed przypisaniem jakiegokolwiek harmonogramu do zadań wygeneruj listę, która dodatkowo wyjaśnia indywidualne obowiązki, które przyczyniają się do projektu. Może to pomóc we wdrożeniu wykresu Gantta, ponieważ konieczne może być wykonanie kilku działań przed rozpoczęciem następnego kroku.

Przyszłe zadania, które są współzależne

Generowanie listy zadań powinno również rozważyć wszelkie przyszłe zadania, które będą zależne od zakończenia innego zadania. Jeśli zadanie będzie wymagało zakończenia wcześniejszych zadań, może być konieczne stratyfikowanie z harmonogramem, który potwierdza, że pierwsze zadania są wykonane. Odbywa się to w celu upewnienia się, że praca jest zakończona w odpowiednim czasie, odnotowując zależności na liście zadań.

Określenie listy zadań jest ważnym krokiem w planowaniu i zarządzaniu projektami. Proces ten powinien obejmować współpracę między zespołem projektowym a interesariuszami w celu zebrania najbardziej szczegółowej listy. Załóż zadania na zestawy aktywności i odnotowanie współzależnych zadań pomoże zapewnić, że gotowy produkt zostanie utworzony na ustalonym harmonogramie.

Ustaw kamienie milowe

Kamienie milowe są ustalonymi punktami na harmonogramie projektu, które oznaczają wykonanie zadań i osiągnięcie celów. Kamienie milowe pomagają śledzić postępy i mierzyć wydajność projektu na harmonogramie. Ważne jest, aby wybrać kluczowe punkty, aby ustawić kamienie milowe, ponieważ powinny one odzwierciedlać najważniejsze części projektu.

Niezbędne cele do wykonania zadania

Podczas ustalania kamieni milowych ważne jest zidentyfikowanie celów dla każdego zadania. Cele będą stanowić punkt odniesienia do rozbicia projektu na możliwe do opanowania zadania i powinny być wystarczająco złożone, aby lepiej zrozumieć, co należy osiągnąć, aby osiągnąć kolejny kamień milowy. Ponadto cele powinny być mierzalne, aby postęp może być monitorowany przez cały cykl życia projektu.

Uwaga szacowany czas trwania zadań

Ponadto ważne jest, aby wziąć pod uwagę szacowany czas trwania każdego zadania. Pomoże to ustalić, ile czasu należy osiągnąć każdy kamień milowy, biorąc pod uwagę zasoby i harmonogram projektu. Należy również zauważyć, że szacowany czas trwania powinien uwzględniać wszelkie możliwe ryzyko lub opóźnienia, aby lepiej się na nie przygotować.

Zidentyfikuj cele dla każdego zadania.
Oszacuj czas trwania każdego zadania.
Zwróć uwagę na wszelkie możliwe ryzyko lub opóźnienia.

Oblicz daty rozpoczęcia i końca

Po przydzieleniu zasobów i przypisaniu zadań członkom zespołu następnym krokiem jest obliczenie dat początkowych i końcowych dla każdego zadania. Pomaga to określić harmonogram projektu i odpowiednio zaplanować. Posiadanie dat początkowych i końca dla każdego zadania pomaga również ocenić wydajność każdego członka zespołu.

Przydzielić zasoby

Zacznij od przydzielania zasobów do zadań; Weź pod uwagę zestaw umiejętności i dostępność każdego przypisanego członka zespołu. Przydzielając zasoby, upewnij się, że jesteś rozważany o pojemności jednostki; Przypisanie zbyt dużej ilości pracy może prowadzić do opóźnień lub niepowodzeń. Po wybraniu odpowiedniego zasobu dla określonego zadania upewnij się, że sfinalizujesz datę rozpoczęcia. Posiadanie daty rozpoczęcia ułatwi śledzenie zadania i mierzenie jego postępu.

Przypisywać zadania członkom zespołu

Następnym krokiem jest przypisanie zadań członkom zespołu. Pamiętaj o zestawie umiejętności każdego członka zespołu i określ, które zadanie jest najlepiej odpowiednie dla której jednostki. Zrekuj zadania i uwzględnij oczekiwane wyniki i terminy. Niech członkowie zespołu zapewnią szacunki czasu, w którym będą musieli wykonać przypisane zadania. Śledź te szacunki i upewnij się, że trzymają się terminów, aby uniknąć opóźnień w zakończeniu projektu.

Zależności wykresu

Aby śledzić postęp projektu, ważne jest, aby zrozumieć relacje między zadaniami. Umożliwi to określenie, które zadania muszą zostać wykonane, zanim inne będą mogły zacząć, które zadania są ze sobą powiązane i mogą ujawnić wszelkie konflikty zadań.

Zdecyduj, które zadania zależą od innych zadań

Pierwszym krokiem w zależnościach za wykres jest ustalenie, które zadania są ze sobą powiązane. Zadania te mogą być bezpośrednio powiązane, takie jak zadanie wymagające zakończenia poprzedniego zadania lub mogą być pośrednio powiązane, takie jak dwa zadania wymagające tego samego zasobu. Identyfikacja relacji zadań pomoże utrzymać wysoki poziom wymaganego postępu i umożliwi lepsze śledzenie zadań.

Wizualnie identyfikuj relacje między zadaniami

Po zidentyfikowaniu relacji zadań ważne jest wizualnie przedstawienie ich w Wykres Gantta. Można to zrobić, dodając zależności lub linii między zadaniami, aby oznaczyć, które zadania polegają na zakończeniu innego. Daje to wyraźny przegląd postępu zadań, w tym wszelkich zadań związanych ze sobą i przepływu pracy.

Gantt Wykresy są doskonałe Sposób śledzenia postępu projektu i zapewnienia, że zadania są wykonywane na czas i zgodnie z planem. Mapując zależności między zadaniami i Wizualnie wyświetlanie postępu zadań na wykresie Gantta, Kierownicy projektów mogą upewnić się, że nadal są na dobrej drodze. Śledzenie postępów zadań ma kluczowe znaczenie dla monitorowania sukcesu każdego projektu i utrzymania go zgodnie z harmonogramem.

Dostosuj swój wykres Gantt

Twój wykres Gantta może wymagać dostosowania, w zależności od projektu. W wielu przypadkach możesz chcieć dodać dodatkowe informacje, takie jak zależności zadań lub zastosować kolorystykę, aby ułatwić zrozumienie. W tej sekcji omówiono kilka sposobów dostosowania wykresu GANTT.

Filtry

Filtry można zastosować do wykresu GANTT, aby ukryć i pokazać pewne informacje. Możesz filtrować według zadania, daty rozpoczęcia i zakończenia, zasobu lub dowolnego innego pola lub kryteriów. Mogą to być użyteczny sposób na wyczerpanie danych i wyświetlanie tylko szczegółów istotnych dla zadania lub projektu.

Zmień kolor zadań lub słupków

Zastosowanie koloru do zadań lub prętów może ułatwić rozróżnienie różnych zadań lub wyróżnić ważne kamienie milowe. Na przykład możesz zastosować niebieski kolor na pierwszy kamień milowy, zielony kolor na drugi kamień milowy i czerwony kolor do ostatniego kamienia milowego.

Dodaj dodatkowe informacje

Możesz dodać dodatkowe informacje do wykresu GANTT, aby nadać więcej kontekstu zadań. Na przykład możesz dodać zależności zadań, zasoby, daty krytyczne i godziny lub czas trwania zadania. Te dodatkowe informacje mogą pomóc w lepszym ogólnym obrazie projektu.

Filtry można zastosować do pokazywania i ukrywania elementów.
Kolory mogą być używane do rozróżnienia zadań od kamieni milowych.
Można dodać dodatkowe informacje, takie jak zależności zadań, zasoby i daty krytyczne.

Wniosek

Wykresy gantta są potężnym i pomocnym narzędziem do użycia, gdy chcesz śledzić postępy w projekcie. Są łatwe do utworzenia i zapewniają widok AT-a-Glance, jak postępuje projekt. Są również wysoce konfigurowalne, dzięki czemu można je dostosować, aby zaspokoić specyficzne potrzeby projektu. Z Wykres Gantta, możesz monitorować postęp projektu i dokonywać niezbędnych korekt, aby utrzymać go na dobrej drodze.

Korzyści z wykresów Gantta

AT-A-Grance Widok postępów projektu
Udostępniane i łatwe do interpretacji wizualnej
Wysoce konfigurowalne dla potrzeb projektowych
Dokonaj zmian szybko, aby utrzymać projekt na dobrej drodze

Utwórz wykres Gantta, aby łatwo śledzić postęp projektu

Tworząc Wykres Gantta jest prostym procesem i po drodze istnieje wiele dostępnych narzędzi i zasobów. Wszystko, co musisz zrobić, to wymienić zadania swojego projektu, a następnie ustalić szacunkowy harmonogram, kiedy zadania te powinny zostać zakończone. Stamtąd możesz użyć Gantt wykres do śledzenia postęp i dokonaj niezbędnych korekt.

Excel Dashboard