बेहतर दक्षता के लिए गैंट चार्ट अपडेट को कैसे स्वचालित करें

परिचय

गैंट चार्ट परियोजना प्रबंधकों को प्रोजेक्ट मील के पत्थर और समयरेखा को ट्रैक करने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण प्रदान करते हैं। वे टीमों को उच्च स्तर की दक्षता बनाए रखने में भी मदद कर सकते हैं, जिससे उन्हें समय सीमा के शीर्ष पर रहने और यह सुनिश्चित करने में सक्षम हो सकता है कि कार्य समय पर पूरा हो जाए। हालांकि, मैन्युअल रूप से गैंट चार्ट को अपडेट करना अक्सर एक समय लेने वाली प्रक्रिया होती है, जिससे अक्षमताएं और त्रुटियां हो सकती हैं। स्वचालित गैंट चार्ट अपडेट में सुधार करने में मदद मिल सकती है दक्षता, परियोजना प्रबंधकों को अन्य रणनीतिक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है।

इस ब्लॉग पोस्ट में, हम गैंट चार्ट अपडेट को स्वचालित करने के लाभों को देखेंगे और प्रक्रिया का अवलोकन प्रदान करेंगे।

स्वचालन के लिए उपकरणों की पहचान करें

स्वचालित गैंट चार्ट अपडेट संगठनों को सबसे महत्वपूर्ण परियोजना प्रबंधन को बनाए रखने से जुड़े ओवरहेड को कम करने में मदद करता है औजार। गैंट चार्ट अपडेट को कुशलतापूर्वक स्वचालित करने के लिए, सही उपकरण और सॉफ़्टवेयर उत्पादों का चयन करना महत्वपूर्ण है। इस खंड में, हम स्वचालन के लिए उपलब्ध विकल्पों पर चर्चा करेंगे।

मौजूदा अनुप्रयोगों का मूल्यांकन करें

के लिए उपयुक्त सॉफ़्टवेयर का चयन करने में पहला कदम गैंट चार्ट स्वचालन मौजूदा अनुप्रयोगों का मूल्यांकन करना है। परियोजना की जटिलता और पैमाने के आधार पर, संगठन विभिन्न अनुप्रयोगों जैसे कि एमएस प्रोजेक्ट, Wrike, Basecamp, Fennel, आदि पर विचार कर सकते हैं। इनमें से प्रत्येक विभिन्न सुविधाओं और क्षमताओं की पेशकश करता है, और परियोजना आवश्यकताओं के आधार पर उपयुक्त अनुप्रयोगों को शॉर्टलिस्ट करना आवश्यक है। ।

तृतीय-पक्ष समाधान पर विचार करें

संगठन गैंट चार्ट स्वचालन के लिए तृतीय-पक्ष समाधान का भी विकल्प चुन सकते हैं। StoreHub, Ganttify और Ecosys कुछ शीर्ष तृतीय-पक्ष समाधान हैं जो Gantt चार्ट ऑटोमेशन सेवाओं की पेशकश करते हैं। इस तरह के समाधानों का उपयोग करने का मुख्य लाभ यह है कि वे स्वचालित करने के लिए एक लचीला और लागत प्रभावी दृष्टिकोण प्रदान करते हैं गैंट चार्ट अपडेट। इसके अलावा, वे क्लाउड-सक्षम हैं, जिससे उपयोगकर्ता इंटरनेट कनेक्शन की मदद से कहीं से भी गैंट चार्ट का उपयोग कर सकते हैं।

विभिन्न विकल्पों का अच्छी तरह से मूल्यांकन करना और परियोजना की आवश्यकताओं को पूरा करने वाले सॉफ़्टवेयर का चयन करना महत्वपूर्ण है। सॉफ्टवेयर की समीक्षा की जांच करना और यह सुनिश्चित करना भी उचित है कि यह विश्वसनीय और सुरक्षित है।

स्वचालित अपडेट के लिए स्रोतों की पहचान करें

गैंट चार्ट को अपडेट करने का एक सरलीकृत विधि किसी भी परियोजना प्रबंधन प्रणाली की दक्षता को अधिकतम करने का एक शानदार तरीका है। क्योंकि अक्सर डेटा के कई अलग -अलग स्रोत होते हैं जिन्हें नियमित रूप से अपडेट करने की आवश्यकता होती है, प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए एक सिस्टम होने से आप मूल्यवान समय और प्रयास को बचा सकते हैं। उन स्रोतों की पहचान करना जिन्हें स्वचालित रूप से अपडेट किया जा सकता है, आपको यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि यह प्रक्रिया यथासंभव सटीक और कुशल है।

आंकड़ा इनपुट विकल्प

जब आपके गैंट चार्ट डेटा को इनपुट और अपडेट करने की बात आती है, तो विभिन्न प्रकार के विकल्प उपलब्ध होते हैं। डेटा इनपुट के सबसे आम स्रोतों में शामिल हैं:

• अनुसूचियों
• कार्य सूची
• टाइमशीट
• परियोजना योजना
• मील के पत्थर और वितरण योग्य ट्रैकिंग

इनमें से किसी भी डेटा स्रोत का उपयोग नियमित रूप से गैंट चार्ट को अपडेट करने के लिए किया जा सकता है। सभी प्रासंगिक डेटा स्रोतों की पहचान करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि गैंट चार्ट जल्दी और सटीक रूप से अपडेट किया गया है।

अनुप्रयोगों को जोड़ने

Gantt चार्ट अपडेट को स्वचालित करने का एक और तरीका है कि आप अपनी पसंद के आवेदन को डेटा के स्रोत से जोड़ें। यह प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने और यह सुनिश्चित करने का एक उपयोगी तरीका हो सकता है कि गैंट चार्ट के अपडेट जल्दी से किए गए हैं। अधिकांश एप्लिकेशन में डेटा के बाहरी स्रोत से लिंक करने की क्षमता होती है और परिवर्तन किए जाने पर स्वचालित रूप से गैंट चार्ट को अपडेट करते हैं। यह समय और प्रयास को बचा सकता है और पूरी प्रक्रिया को अधिक कुशल बनाने में मदद कर सकता है।

चाहे आप अपने गैंट चार्ट में डेटा को मैन्युअल रूप से इनपुट करने का विकल्प चुनें या ए का उपयोग करें जुड़ा हुआ आवेदन इसे स्वचालित रूप से अपडेट करने के लिए, कुंजी उन डेटा के स्रोतों की पहचान करना है जिन्हें नियमित अपडेट की आवश्यकता होती है। ऐसा करने से, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपका गैंट चार्ट अप-टू-डेट और सटीक है, जो इसकी दक्षता में सुधार करने में मदद करेगा।

स्वचालित अद्यतन प्रक्रिया सेट करें

Gantt चार्ट अपडेट को स्वचालित करना उन्हें सटीक और अद्यतित रखने के लिए आवश्यक मैनुअल प्रयास को दूर कर सकता है। हालांकि, कुशल और निर्बाध प्रदर्शन को सुनिश्चित करने के लिए उचित सेट अप प्रक्रिया को स्थापित करना महत्वपूर्ण है। यहां, हम गैंट चार्ट के लिए स्वचालित अपडेट सेट करते समय दो प्रमुख चरणों पर चर्चा करते हैं।

वर्कफ़्लो को कॉन्फ़िगर और समायोजित करें

स्वचालन प्रक्रिया शुरू करने से पहले, एक संगठित वर्कफ़्लो स्थापित करना आवश्यक है। गैंट चार्ट का विश्लेषण करें और किसी भी कार्य निर्भरता या अतिव्यापी गतिविधियों की पहचान करें। विचार करें कि चार्ट को कितना विस्तृत होना चाहिए और किन तत्वों को स्वचालित करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि स्वचालित वास्तविक समय के अपडेट आवश्यक नहीं हैं, तो आप वर्कफ़्लो को कम लगातार शेड्यूल में समायोजित करना चाह सकते हैं।

• विश्लेषण करना गैंट चार्ट और पहचान कोई भी कार्य निर्भरता।
• आवश्यक विस्तार के स्तर पर विचार करें और किन तत्वों को स्वचालित करने की आवश्यकता है।
• वर्कफ़्लो को समायोजित करें यदि बार-बार वास्तविक समय के अपडेट आवश्यक नहीं हैं।

अनुसूची स्वचालन

एक बार कार्य निर्भरता और वर्कफ़्लो स्थापित हो जाने के बाद, आप गैंट चार्ट के लिए स्वचालित अपडेट शेड्यूल करना शुरू कर सकते हैं। अपडेट शेड्यूल को कॉन्फ़िगर करने के लिए क्रोन जॉब्स या शेड्यूलिंग ऐप जैसे टूल का उपयोग करें। गैंट चार्ट को सटीक और प्रोजेक्ट प्लान को बदलने के साथ सिंक में यह सुनिश्चित करने के लिए बार -बार पुनर्जन्म अपडेट सेट करें।

• अपडेट शेड्यूल को कॉन्फ़िगर करने के लिए क्रोन जॉब्स या शेड्यूलिंग ऐप्स का उपयोग करें।
• Gantt चार्ट सटीक होने के लिए लगातार पुन: अद्यतित अपडेट सेट करें।
• अपने पास रखें बदलती परियोजना योजनाओं के साथ सिंक में गैन्ट चार्ट.

दक्षता लाभ की निगरानी करें

गैंट चार्ट ऑटोमेशन सिस्टम की सफलता का आकलन करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक समय के साथ प्रदर्शन की निगरानी करना है। किसी भी परिचालन परिवर्तन पर, विशेष रूप से स्वचालन के साथ, जो सिस्टम की दक्षता लाभ में मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकते हैं, पर नज़र रखना। समय को पूरा करने, परियोजना लागत और कार्य सटीकता जैसे कार्यों के प्रदर्शन को ट्रैक करके, GANTT चार्ट ऑटोमेशन सिस्टम की समग्र सफलता की पहचान करना संभव है।

समय के साथ प्रदर्शन को ट्रैक करें

समय के साथ प्रदर्शन की निगरानी में कार्यों को पूरा करने में लगने वाले समय की मात्रा को ट्रैक करना शामिल हो सकता है, परियोजना लागत और अंतिम उत्पाद कितने सटीक हैं। उदाहरण के लिए, कार्यों को पूरा करने में लगने वाले समय की मात्रा को ट्रैक करने से यह दिखाया जा सकता है कि ऑटोमेशन समय की बचत कैसे कर रहा है, साथ ही ऑटोमेशन सिस्टम में सुधार के लिए अनुमति देता है यदि कुछ कार्यों को अपेक्षा से अधिक समय लगता है या कुछ डेटा-सेट के साथ अपेक्षा से अधिक समय लगता है। इसी तरह, ट्रैकिंग प्रोजेक्ट लागतों से यह पता चल सकता है कि स्वचालित प्रणाली के माध्यम से कितना बचाया जाता है, और क्या स्वचालन ने अपेक्षित धन की राशि को बचाया।

वर्कफ़्लो की समीक्षा करें

समय के साथ प्रदर्शन को ट्रैक करने के अलावा, विभिन्न वर्कफ़्लोज़ की समीक्षा करना, जैसे कि आवश्यक मैनुअल इनपुट की मात्रा, आउटपुट की जटिलता और सटीकता और कार्यों के प्रबंधन, स्वचालित गैंट चार्ट सिस्टम की सफलताओं और कमियों में एक विस्तृत दृश्य दे सकते हैं । इसके अतिरिक्त, ऑटोमेशन के साथ समस्या निवारण मुद्दे सिस्टम में एक अनूठा नज़र डाल सकते हैं और कमियों को दिखाते हैं जिन्हें बेहतर समग्र दक्षता के लिए बेहतर बनाया जा सकता है।

• कार्यों को पूरा करने में लगने वाले समय की मात्रा को ट्रैक करना
• निगरानी परियोजना लागत
• आवश्यक मैनुअल इनपुट की मात्रा की समीक्षा करना
• आउटपुट की जटिलता का आकलन करना
• आउटपुट की सटीकता का निर्धारण
• कार्यों का प्रबंध करना
• समस्या निवारण स्वचालन मुद्दों

आवश्यकतानुसार समायोजित करें

एक बार जब आपका गैंट चार्ट स्वचालित हो जाता है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रिया की निगरानी की जानी चाहिए कि यह आपकी परियोजना की जरूरतों को पूरा कर रहा है। आवश्यक होने पर समायोजन और नई स्वचालित प्रक्रियाएं स्थापित की जानी चाहिए। परिणामों की निगरानी करने और डेटा सटीक होने के लिए यहां कुछ तरीके दिए गए हैं।

समय के साथ परिणामों की निगरानी करें

स्वचालित गैंट चार्ट प्रक्रिया द्वारा उत्पादित डेटा की सटीकता का विश्लेषण करने के लिए नियमित अंतराल पर हितधारकों के साथ अनुसूची समीक्षा। समीक्षा के दौरान, प्रक्रिया के प्रत्येक पहलू के बारे में प्रश्न पूछें और उत्पन्न होने वाले किसी भी मुद्दे को रिकॉर्ड करें। परिवर्तनों को स्वचालित करने में लगने वाले समय पर विचार करें और सुनिश्चित करें कि प्रक्रिया टीम को भारी नहीं कर रही है। में विलंबता गैंट चार्ट अपडेट देरी का कारण बन सकता है और पूरी परियोजना समयरेखा को प्रभावित कर सकता है.

जरूरत पड़ने पर नई स्वचालित प्रक्रियाएं स्थापित करें

जैसे -जैसे परियोजना आगे बढ़ती है, आपके गैंट चार्ट को भी तदनुसार अपडेट करने की आवश्यकता होगी। यदि एक दूरदर्शिता परिवर्तन होता है या परिवर्तन आवश्यक हैं, तो अतिरिक्त स्वचालित प्रक्रियाओं को स्थापित करने के लिए काम करें। प्रक्रिया को स्वचालित करके, आपके गैंट चार्ट में प्रदर्शित डेटा सटीक रहेगा, और टीम मूल समयरेखा से जुड़ी रहेगी।

एक गैंट चार्ट बनाना एक थकाऊ प्रक्रिया हो सकती है, लेकिन स्वचालन का उपयोग करके, प्रोजेक्ट टीमें एक क्रम में सटीक डेटा रख सकती हैं। समय के साथ परिणामों की निगरानी करना और आवश्यक होने पर अतिरिक्त स्वचालित प्रक्रियाओं को बनाना यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि परिवर्तन ठीक से ट्रैक किए गए हैं और आवश्यक समायोजन किए गए हैं। यह सटीकता सुनिश्चित करता है और यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई समान लक्ष्यों की दिशा में काम कर रहा है।

निष्कर्ष

गैंट चार्ट परियोजनाओं की प्रगति को मैप करने के लिए उपयोगी आरेख हैं, और अपनी परियोजनाओं को संगठित और कुशल रखने के लिए अविश्वसनीय रूप से फायदेमंद हो सकता है। मैन्युअल रूप से गैंट चार्ट बनाना और अपडेट करना श्रम-गहन हो सकता है और बहुत समय ले सकता है। Gantt चार्ट अपडेट को स्वचालित करना आपके वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित कर सकता है और आपको अपने Gantt चार्ट से सबसे अधिक प्राप्त करने में मदद कर सकता है। इस लेख ने आपके गैंट चार्ट अपडेट को सरल बनाने और स्वचालित करने, दक्षता को अधिकतम करने और अपने मूल्यवान समय को अधिक मुक्त करने के लिए चरणों को रेखांकित किया है।

स्वचालन प्रक्रिया का सारांश

• डेटा स्रोतों और गैंट चार्ट प्लेटफार्मों को एकीकृत करें।
• स्वचालन ट्रिगर सेट करें।
• अपनी विशेष परियोजना की जरूरतों के लिए कस्टम स्क्रिप्ट बनाएं।
• परीक्षण ट्रिगर, स्वरूपण और स्वचालन।
• आवश्यकतानुसार स्वचालन को लागू करें और समायोजित करें।

दक्षता लाभ में सुधार के लिए उल्लिखित युक्तियां

• सुनिश्चित करें कि सभी टीम के सदस्य एक ही पृष्ठ पर एक केंद्रीकृत गैंट चार्ट के साथ हैं।
• परियोजना प्रगति की निगरानी के लिए रंग कोडिंग और कस्टम फ़ील्ड का उपयोग करें।
• फ़ायदा उठाना शक्तिशाली एकीकरण और बादल स्वचालित अपडेट के लिए समाधान।
• लेना अनुकूलन विकल्पों का लाभ और गैंट चार्ट का उपयोग करें अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए सेटिंग्स।
• यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी एकीकरण सेटिंग्स की जांच करें कि गैंट चार्ट अपडेट ठीक से हो रहे हैं।

गैंट चार्ट अपडेट को स्वचालित करने से आपकी उत्पादकता और दक्षता लाभ पर भारी प्रभाव पड़ सकता है, भले ही आपकी परियोजना के आकार या जटिलता की परवाह किए बिना। जिस समय आप ऑटो-अपडेटिंग गैंट चार्ट के माध्यम से बचाते हैं, आप अधिक जटिल कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और अपनी परियोजना को उच्चतम गुणवत्ता तक पूरा कर सकते हैं, पहले से कहीं अधिक तेजी से।