प्रोजेक्ट प्रगति को ट्रैक करने के लिए गैंट चार्ट कैसे बनाएं

परिचय

गैंट चार्ट परियोजना प्रबंधकों के लिए प्रोजेक्ट प्रगति की योजना, निष्पादित करने और ट्रैक करने के लिए अविश्वसनीय रूप से उपयोगी उपकरण हैं। वे अक्सर समय सीमा निर्धारित करने, कार्यों को असाइन करने और संसाधनों की निगरानी करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। एक गैंट चार्ट परियोजना समयरेखा और उसके कार्यों का दृश्य प्रतिनिधित्व प्रदान करता है, जिससे लोग पूरी परियोजना लेआउट और समयरेखा को जल्दी से समझ सकें। न केवल हैं गंत्त चार्ट सरल-से-समझदार, लेकिन वे भी बनाना आसान है।

इस ब्लॉग में, पाठक विभिन्न के बारे में सीखेंगे गैंट चार्ट का लाभ और उन्हें कैसे बनाया जाए। हम एक बनाने के लिए प्रत्येक चरण के बारे में विवरण में जाएंगे गैंट चार्ट, पाठकों के लिए अवधारणा को समझना आसान हो जाता है।

एक कार्य सूची उत्पन्न करें

परियोजनाओं को अक्सर कई कार्यों से युक्त किया जाता है, जिन्हें एक तार्किक क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए जो कुशल पूरा होने की अनुमति देता है। एक कार्य सूची स्थापित करना यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि प्रत्येक परियोजना चरण वांछित समयरेखा में पूरा किया जाए। टास्क लिस्ट जनरेशन प्रक्रिया के दौरान विचार करने के लिए कुछ कदम हैं।

प्रोजेक्ट टीम इकट्ठा करें

सूचना एकत्र करने की प्रक्रिया परियोजना की सफलता में एक महत्वपूर्ण कारक है। एक विस्तृत कार्य सूची उत्पन्न करने के लिए, परियोजना के हितधारकों और आवश्यक कर्मियों के परिप्रेक्ष्य को शामिल करना महत्वपूर्ण है। प्रोजेक्ट टीम से इनपुट इकट्ठा करना उन कार्यों के टूटने को निर्धारित करने में मदद कर सकता है जो परियोजना के लिए पूरा हो सकते हैं और "गतिविधि सेट" में टूट सकते हैं।

"गतिविधि सेट" में ब्रेकडाउन कार्य

एक संगठित संरचना में कार्यों को तोड़ने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि आपको उन कार्यों की स्पष्ट समझ है जो प्रभावी पूर्णता को सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी। कार्यों के लिए किसी भी समयरेखा को असाइन करने से पहले, एक सूची उत्पन्न करें जो आगे परियोजना में योगदान करने वाले व्यक्तिगत कर्तव्यों को स्पष्ट करता है। यह एक गैंट चार्ट के कार्यान्वयन में सहायता कर सकता है, क्योंकि अगले कदम शुरू होने से पहले कई गतिविधियों को पूरा करने की आवश्यकता हो सकती है।

भविष्य के कार्य जो अन्योन्याश्रित हैं

कार्य सूची पीढ़ी को भविष्य के किसी भी कार्यों पर भी विचार करना चाहिए जो किसी अन्य कार्य के पूरा होने पर निर्भर होगा। यदि किसी कार्य को पूर्व कार्यों के पूरा होने की आवश्यकता होगी, तो उसे एक समयरेखा के साथ स्तरीकृत करने की आवश्यकता हो सकती है जो पुष्टि करता है कि पहले कार्य पूरा हो गया है। यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि कार्य सूची में निर्भरता को ध्यान में रखते हुए, कार्य समय पर पूरा हो गया है।

कार्य सूची का निर्धारण परियोजना योजना और प्रबंधन में एक महत्वपूर्ण कदम है। इस प्रक्रिया में सबसे विस्तृत सूची को इकट्ठा करने के लिए परियोजना टीम और हितधारकों के बीच सहयोग शामिल होना चाहिए। गतिविधि सेटों में कार्यों को तोड़ना और अन्योन्याश्रित कार्यों को ध्यान में रखना यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा कि तैयार उत्पाद उस समयरेखा में बनाया गया है जो स्थापित किया गया है।

मील के पत्थर सेट करें

मील के पत्थर आपके प्रोजेक्ट टाइमलाइन में निश्चित अंक हैं जो कार्यों के पूरा होने और लक्ष्यों की प्राप्ति को चिह्नित करते हैं। मील के पत्थर प्रगति को ट्रैक करने और समयरेखा के खिलाफ परियोजना के प्रदर्शन को मापने में मदद करते हैं। मील के पत्थर को सेट करने के लिए प्रमुख बिंदुओं का चयन करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि उन्हें परियोजना के सबसे महत्वपूर्ण भागों को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

कार्य पूरा होने के लिए आवश्यक लक्ष्य

मील के पत्थर की स्थापना करते समय, प्रत्येक कार्य के लिए लक्ष्यों की पहचान करना महत्वपूर्ण है। लक्ष्य परियोजना को प्रबंधनीय कार्यों में तोड़ने के लिए एक बेंचमार्क के रूप में काम करेंगे और अगले मील के पत्थर तक पहुंचने के लिए क्या पूरा करने की आवश्यकता है, इसे बेहतर ढंग से समझने के लिए पर्याप्त जटिल होना चाहिए। इसके अतिरिक्त, लक्ष्यों को औसत दर्जे का होना चाहिए, ताकि पूरे परियोजना जीवन चक्र में प्रगति की निगरानी की जा सके।

कार्यों के लिए अनुमानित अवधि नोट करें

इसके अलावा, प्रत्येक कार्य के लिए अनुमानित अवधि को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है। इससे यह निर्धारित करने में मदद मिलेगी कि प्रत्येक मील का पत्थर कितना समय तक पहुंचना चाहिए, संसाधनों को हाथ में और परियोजना समयरेखा को देखते हुए। यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि अनुमानित अवधि किसी भी संभावित जोखिम या देरी में कारक होनी चाहिए, ताकि उनके लिए बेहतर तैयारी हो सके।

• प्रत्येक कार्य के लिए लक्ष्यों की पहचान करें।
• प्रत्येक कार्य के लिए अवधि का अनुमान लगाएं।
• किसी भी संभावित जोखिम या देरी पर ध्यान दें।

प्रारंभ और अंत तिथियों की गणना करें

एक बार जब आप टीम के सदस्यों को संसाधन और सौंपे गए कार्य करते हैं, तो अगला कदम प्रत्येक कार्य के लिए प्रारंभ और अंत तिथियों की गणना करना है। यह आपको अपनी परियोजना की समयरेखा निर्धारित करने और तदनुसार योजना बनाने में मदद करता है। प्रत्येक कार्य के लिए शुरू और अंत की तारीखें भी प्रत्येक टीम के सदस्य के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने में मदद करती हैं।

संसाधनों का आबंटन

कार्यों के लिए संसाधन आवंटित करके शुरू करें; आपके द्वारा सौंपे गए प्रत्येक टीम के सदस्य की कौशल सेट और उपलब्धता को ध्यान में रखें। संसाधनों को आवंटित करते समय, सुनिश्चित करें कि आप व्यक्ति की क्षमता के बारे में विचार कर रहे हैं; बहुत अधिक काम करने से देरी या असफलता हो सकती है। एक बार जब आप किसी विशिष्ट कार्य के लिए एक उपयुक्त संसाधन चुने जाते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप एक प्रारंभ तिथि को अंतिम रूप देते हैं। एक प्रारंभ तिथि होने से कार्य पर नज़र रखना और इसकी प्रगति को मापना आसान हो जाएगा।

टीम के सदस्यों को कार्य असाइन करें

अगला कदम टीम के सदस्यों को कार्य सौंपना है। प्रत्येक टीम के सदस्य के कौशल सेट को ध्यान में रखें और यह निर्धारित करें कि कौन सा कार्य किस व्यक्ति के लिए सबसे उपयुक्त है। कार्यों को स्पष्ट रूप से रेखांकित करें और अपेक्षित डिलिवरेबल्स और समय सीमा को शामिल करें। टीम के सदस्य उस समय का अनुमान प्रदान करते हैं जो उन्हें निर्धारित कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता होगी। इन अनुमानों को ट्रैक करें और सुनिश्चित करें कि वे प्रोजेक्ट पूरा होने में किसी भी देरी से बचने के लिए समय सीमा से चिपके रहते हैं।

चार्ट निर्भरता

परियोजना की प्रगति को ट्रैक करने के लिए, कार्यों के बीच संबंधों को समझना महत्वपूर्ण है। यह आपको यह पहचानने की अनुमति देगा कि दूसरों को शुरू होने से पहले कौन से कार्यों को पूरा किया जाना चाहिए, कौन से कार्य एक दूसरे से संबंधित हैं, और किसी भी कार्य संघर्ष को प्रकट कर सकते हैं।

तय करें कि कौन से कार्य अन्य कार्यों पर निर्भर करते हैं

चार्टिंग निर्भरता में पहला कदम यह निर्धारित करना है कि कौन से कार्य एक दूसरे से संबंधित हैं। ये कार्य सीधे संबंधित हो सकते हैं, जैसे कि पिछले कार्य को पूरा करने के लिए एक कार्य, या वे अप्रत्यक्ष रूप से संबंधित हो सकते हैं, जैसे कि एक ही संसाधन की आवश्यकता वाले दो कार्य। कार्य संबंधों की पहचान करना आवश्यक प्रगति के उच्च-स्तरीय दृष्टिकोण को बनाए रखने और बेहतर कार्य ट्रैकिंग को सक्षम करने में मदद करेगा।

नेत्रहीन कार्यों के बीच संबंधों की पहचान करें

एक बार जब आप कार्य संबंधों की पहचान कर लेते हैं, तो एक में नेत्रहीन प्रतिनिधित्व करना महत्वपूर्ण है गैंट चार्ट। यह कार्यों के बीच निर्भरता या रेखाओं को जोड़कर किया जा सकता है ताकि यह संकेत दिया जा सके कि कौन से कार्य दूसरे के पूरा होने पर निर्भर करते हैं। यह कार्यों की प्रगति का एक स्पष्ट अवलोकन देगा, जिसमें कोई भी कार्य शामिल हैं जो एक दूसरे से संबंधित हैं और काम के प्रवाह को शामिल करते हैं।

गैंट चार्ट एक उत्कृष्ट हैं प्रोजेक्ट प्रगति को ट्रैक करने और यह सुनिश्चित करने के लिए कि कार्य समय पर और योजना के अनुसार पूरा किया जाता है। कार्यों और के बीच निर्भरता को मैप करके और नेत्रहीन रूप से एक गैंट चार्ट में कार्यों की प्रगति को प्रदर्शित करना, परियोजना प्रबंधक यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि वे अभी भी ट्रैक पर हैं। किसी भी परियोजना की सफलता की निगरानी और इसे अनुसूची पर रखने के लिए कार्यों की प्रगति पर नज़र रखना महत्वपूर्ण है।

अपने गैंट चार्ट को अनुकूलित करें

आपके गैंट चार्ट को प्रोजेक्ट के आधार पर कस्टमाइज़िंग की आवश्यकता हो सकती है। कई मामलों में, आप अतिरिक्त जानकारी जोड़ना चाह सकते हैं, जैसे कि कार्य निर्भरताएं, या इसे समझने में आसान बनाने के लिए एक रंग योजना लागू कर सकते हैं। यह खंड कई तरीकों पर चर्चा करेगा जो आप अपने गैंट चार्ट को अनुकूलित कर सकते हैं।

फिल्टर

कुछ जानकारी को छिपाने और दिखाने के लिए फ़िल्टर को गैंट चार्ट पर लागू किया जा सकता है। आप कार्य, प्रारंभ और अंत दिनांक, संसाधन, या किसी अन्य क्षेत्र या मानदंडों को फ़िल्टर कर सकते हैं। ये डेटा में ड्रिल करने और केवल कार्य या परियोजना के लिए प्रासंगिक विवरण प्रदर्शित करने का एक उपयोगी तरीका हो सकता है।

कार्यों या बार का रंग बदलें

कार्यों या बार में रंग लागू करना विभिन्न कार्यों के बीच अंतर करना या महत्वपूर्ण मील के पत्थर को उजागर करना आसान हो सकता है। उदाहरण के लिए, आप पहले मील के पत्थर के लिए एक नीला रंग, दूसरे मील के पत्थर के लिए एक हरे रंग और अंतिम मील के पत्थर के लिए एक लाल रंग लागू कर सकते हैं।

अतिरिक्त जानकारी जोड़ें

आप कार्यों को अधिक संदर्भ देने के लिए एक गैंट चार्ट में अतिरिक्त जानकारी जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप कार्य निर्भरता, संसाधन, महत्वपूर्ण तिथियां और समय, या कार्य अवधि जोड़ सकते हैं। यह अतिरिक्त जानकारी परियोजना की बेहतर समग्र तस्वीर देने में मदद कर सकती है।

• तत्वों को दिखाने और छिपाने के लिए फ़िल्टर लागू किए जा सकते हैं।
• कार्यों और मील के पत्थर के बीच अंतर करने के लिए रंगों का उपयोग किया जा सकता है।
• अतिरिक्त जानकारी जोड़ी जा सकती है, जैसे कि कार्य निर्भरता, संसाधन और महत्वपूर्ण तिथियां।

निष्कर्ष

गंत्त चार्ट जब आप किसी प्रोजेक्ट पर प्रगति को ट्रैक करना चाहते हैं तो उपयोग करने के लिए एक शक्तिशाली और उपयोगी उपकरण हैं। वे एक प्रोजेक्ट कैसे प्रगति कर रहे हैं, इसके बारे में एक-एक-एक-एक-एक दृश्य प्रदान करना आसान है। वे अत्यधिक अनुकूलन भी हैं, इसलिए वे आपकी परियोजना की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए तैयार किए जा सकते हैं। के साथ गैंट चार्ट, आप प्रोजेक्ट प्रगति की निगरानी कर सकते हैं और इसे ट्रैक पर रखने के लिए कोई आवश्यक समायोजन कर सकते हैं।

गैंट चार्ट का लाभ

• किसी परियोजना की प्रगति के बारे में एक-एक दृश्य
• दृश्य की व्याख्या करने के लिए साझा करने योग्य और आसान
• परियोजना की जरूरतों के लिए अत्यधिक अनुकूलन योग्य
• प्रोजेक्ट को ट्रैक पर रखने के लिए जल्दी से बदलाव करें

प्रोजेक्ट प्रगति को आसानी से ट्रैक करने के लिए एक गैंट चार्ट बनाएं

बनाना एक गैंट चार्ट एक सीधी प्रक्रिया है और रास्ते में मदद करने के लिए बहुत सारे उपलब्ध उपकरण और संसाधन हैं। आपको बस अपने प्रोजेक्ट के कार्यों को सूचीबद्ध करने की आवश्यकता है, और फिर उन कार्यों को पूरा होने पर अनुमानित समयरेखा तैयार करें। वहां से, आप उपयोग कर सकते हैं ट्रैक करने के लिए गैन्ट चार्ट प्रगति और कोई आवश्यक समायोजन करें।