प्रभावशाली एक्सेल डैशबोर्ड और रिपोर्ट कैसे बनाएं

परिचय

एक्सेल डैशबोर्ड और रिपोर्ट आज की व्यावसायिक दुनिया में डेटा का विश्लेषण करने के लिए एक आवश्यक उपकरण हैं। सभी क्षेत्रों में पेशेवरों को सूचित निर्णय लेने और अपने संचालन को सुचारू रूप से चालू रखने के लिए बड़ी मात्रा में डेटा को कुशलतापूर्वक और सटीक रूप से संभालने में सक्षम होना चाहिए। एक्सेल डैशबोर्ड और रिपोर्ट प्रगति को ट्रैक करने, रुझानों का विश्लेषण करने और प्रदर्शन की तुलना करने में मदद करने के लिए डेटा का एक व्यापक दृश्य प्रतिनिधित्व प्रदान करते हैं। एक बेहतर एक्सेल रिपोर्टिंग प्रणाली होने से, कंपनियां अपने संचालन में मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्राप्त कर सकती हैं और किसी भी चुनौती को संभालने के लिए बेहतर तैयार हो सकती हैं।

सही रणनीतियों और युक्तियों के साथ, कोई भी उनके सुधार कर सकता है एक्सेल डैशबोर्ड रिपोर्टिंग। यहां आपको शुरू करने के लिए पांच टिप्स दिए गए हैं।

टिप #1: अपना डेटा व्यवस्थित करें

ऑप्टिमाइज़िंग की बात आती है तो संगठन महत्वपूर्ण है डैशबोर्ड रिपोर्टिंग के लिए एक्सेल उपयोग। इसे प्राप्त करने के लिए, आपको आसानी से पठनीय और सुलभ बनाने के लिए अपने डेटा को अलग -अलग टैब में तोड़ देना चाहिए। यह आपको उस जानकारी को जल्दी से पता लगाने में मदद करेगा जिसकी आपको आवश्यकता है।

इसके अलावा, आपको एक्सेल में सभी विशेषताओं का लाभ उठाना चाहिए, जैसे कि पिवोटेबल्स और पिवोटेक्ट्स। ये उपकरण आपको आसानी से और जल्दी से अपने डेटा की कल्पना करने में मदद करेंगे, जिससे आपको निष्कर्ष निकालने और जानकारी की समझ बनाने में मदद मिलेगी।

अंत में, आपको सटीकता सुनिश्चित करने के लिए हमेशा अपने सूत्रों और गणनाओं को दोबारा जांच करनी चाहिए। उपयोग करते समय यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है डैशबोर्ड रिपोर्टिंग के लिए एक्सेल, जैसा कि कोई भी विसंगतियां आपके निर्णय लेने को प्रभावित कर सकती हैं।

टिप #2: आउटलेयर की पहचान करें

आउटलेयर आपके दृश्य की सटीकता को बेहतर बनाने और आपके डेटा में मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान करने में मदद कर सकते हैं। लाभों को अधिकतम करने के लिए, उन मूल्यों की पहचान करना और रिकॉर्ड करना महत्वपूर्ण है जो बाकी से अलग हैं। ऐसा करने के लिए, संख्याओं पर पूरा ध्यान दें और यह सुनिश्चित करें कि आप आउटलेर को सूचीबद्ध करें ताकि आप बाद में उन्हें वापस संदर्भित कर सकें।

आउटलेयर्स का एक दृश्य प्रतिनिधित्व उत्पन्न करना भी महत्वपूर्ण है, ताकि आप जानकारी को अधिक आसानी से व्याख्या कर सकें। ऐसा करने के लिए, एक बिखरने वाले भूखंड का उपयोग करें, क्योंकि यह कल्पना करता है कि आइटम बाकी डेटा बिंदुओं से कहां खड़े हैं। यदि आप आउटलेयर में पैटर्न की तलाश कर रहे हैं तो यह विशेष रूप से उपयोगी है।

जब भी आप अपने में एक या एक से अधिक आउटलेयर की पहचान करते हैं एक्सेल डैशबोर्ड रिपोर्टिंग, विचार करें कि यह आपको क्या बता रहा है। यह डेटा के बारे में निर्णयों को सूचित कर सकता है और आपको सबसे मूल्यवान अंतर्दृष्टि खोजने में मदद कर सकता है। आउटलेयर के बारे में धारणा बनाने की कोशिश करें और अपनी रिपोर्टिंग को परिष्कृत करने या तदनुसार योजनाओं को समायोजित करने के लिए उनका उपयोग करें।

टिप #3: मैक्रो का उपयोग करें

एक्सेल उपयोगकर्ताओं को कुछ रिपोर्टिंग कार्यों को स्वचालित करने की क्षमता प्रदान करता है, जिससे सांसारिक डेटा संकलन, विश्लेषण और रिपोर्टिंग कार्यों को बहुत आसान हो जाता है। मैक्रोज़ कोड की इकाइयाँ हैं जो बार -बार कुछ कार्यों को निष्पादित कर सकती हैं, जैसे डेटा को एक शीट से दूसरे में स्थानांतरित करना, या स्वचालित रूप से एक रिपोर्ट को स्वरूपित करना। एक्सेल मैक्रोज़ का उपयोग करना सरल है और नियमित रिपोर्टिंग कार्यों को कारगर बनाने में मदद करने में काफी शक्तिशाली हो सकता है।

मैक्रोज़ का उपयोग करके एक्सेल की स्वचालन क्षमताओं का लाभ उठाएं

एक्सेल की अंतर्निहित स्वचालन क्षमताओं का लाभ उठाने के लिए, उपयोगकर्ताओं को मैक्रो की अवधारणा के साथ खुद को परिचित करने की आवश्यकता है। एक मैक्रो निर्देशों का एक सेट है जो उपयोगकर्ता को पूरे प्रोग्राम को कोड किए बिना दोहराए जाने वाले और समय लेने वाले कार्यों को स्वचालित करने की अनुमति देता है। मैक्रोज़ सेट अप करने के लिए अपेक्षाकृत सरल हैं, और उपयोगकर्ता इनपुट या एक घटना द्वारा एक्सेल में ट्रिगर किए जाते हैं, जैसे कि स्प्रेडशीट खोलना।

व्यक्तिगत मैक्रोज़ के साथ नियमित रूप से रिपोर्टिंग कार्यों को सुव्यवस्थित करें

मैक्रोज़ को निजीकृत करके, उपयोगकर्ता अपने नियमित रिपोर्टिंग कार्यों को सुव्यवस्थित कर सकते हैं। वे अपने स्प्रेडशीट के विभिन्न क्षेत्रों से स्वचालित रूप से डेटा संकलित करने के लिए मैक्रो सेट कर सकते हैं और सूचना को अन्य स्वरूपों, जैसे HTML या PDF में निर्यात कर सकते हैं। मैक्रोज़ का उपयोग ऐसे कार्यों के लिए भी किया जा सकता है जैसे कि छँटाई या फ़िल्टरिंग। मैक्रोज़ उपयोगकर्ताओं को प्रमुख रुझानों की पहचान करने और डेटा बिंदुओं की जल्दी और आसानी से तुलना करने की अनुमति देते हैं, जिससे उन्हें प्रभावी डेटा रिपोर्टिंग के लिए अविश्वसनीय रूप से शक्तिशाली उपकरण बनाते हैं।

मैक्रो के साथ स्वचालित रूप से डेटा को आबाद करें

मैक्रोज़ उपयोगकर्ताओं के लिए भी आसानी से अन्य स्रोतों से डेटा के साथ कोशिकाओं को पॉप्युलेट करने के लिए हैं। उदाहरण के लिए, यदि उपयोगकर्ता सीएसवी फ़ाइल से एक्सेल दस्तावेज़ में कोशिकाओं को आबाद करना चाहता है, तो वे एक मैक्रो के माध्यम से ऐसा कर सकते हैं। यह डेटा प्रविष्टि प्रक्रिया को गति देने में मदद करता है और त्रुटि के जोखिम को कम करता है। इसके अलावा, मैक्रो का उपयोग डेटाबेस को क्वेरी करने, वेबपृष्ठों से डेटा निकालने और डेटा हेरफेर कार्यों की एक विस्तृत श्रृंखला करने के लिए किया जा सकता है।

टिप #4: प्रारूप चार्ट

आपके डेटा को समझने और सबसे महत्वपूर्ण अंतर्दृष्टि का संचार करने के लिए चार्ट स्वरूपण आवश्यक है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका चार्ट स्वरूपण प्रभावी है, कुछ चीजें विचार करने के लिए हैं।

A. अपने डेटा को उचित रूप से प्रतिबिंबित करने के लिए एक उपयुक्त चार्ट प्रकार चुनें

सही चार्ट प्रकार डेटा के एक जटिल सेट को समझने में आसान बना सकता है। लोकप्रिय चार्ट प्रकारों में बार चार्ट, लाइन चार्ट, स्कैटर प्लॉट और पाई चार्ट शामिल हैं। आपको यह पता लगाने के लिए कई प्रकार के चार्ट आज़माने की आवश्यकता हो सकती है कि कौन सबसे अच्छा आपके डेटा को दर्शाता है।

B. निर्धारित करें कि कौन सा स्वरूपण विकल्प आपके डेटा को सबसे अच्छा हाइलाइट करें, उदा। फ़ॉन्ट आकार और रंग

फ़ॉन्ट आकार, रंग, और आपके पाठ के प्रकार को बदलना नाटकीय रूप से बदल सकता है कि आपके डेटा को कैसे संप्रेषित किया जाता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके डेटा में महत्वपूर्ण बिंदु बाहर खड़े हैं, शीर्षक और कुंजी लेबल के लिए एक बोल्ड फ़ॉन्ट का उपयोग करें। इसके अतिरिक्त, उन्हें देखने के लिए आसान बनाने के लिए अपनी लाइनों और बार के लिए जीवंत रंगों का चयन करें।

C. सुनिश्चित करें कि लेबल और शीर्षक स्पष्ट और समझने में आसान हैं

लेबल और टाइटल को क्राफ्ट करते समय, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि वे वर्णनात्मक और स्पष्ट हों। इससे पाठकों के लिए डेटा में रुझान और सहसंबंधों की पहचान करना आसान हो जाएगा। इसके अतिरिक्त, समझ को अधिकतम करने के लिए सरल (लेकिन अत्यधिक सरल नहीं) भाषा का उपयोग करें।

टिप #5: डेटा संपादित करें

एक्सेल डैशबोर्ड उपयोगकर्ताओं को इससे अधिक सार्थक जानकारी प्राप्त करने के लिए अपने डेटा में हेरफेर करने की शक्ति प्रदान करते हैं। इस तरह से डेटा का संपादन सुधार के लिए एक उपयोगी उपकरण हो सकता है एक्सेल डैशबोर्ड रिपोर्टिंग.

A. रिपोर्टिंग को आसान बनाने के लिए उपयोगी तरीके से डेटा फ़िल्टर करें

डेटा को संपादित करके आप अपनी रिपोर्टिंग में सुधार कर सकते हैं, यह उपयोगी तरीके से इसे फ़िल्टर करके है। यह आपके डेटासेट को समझने में आसान बनाने में मदद कर सकता है और यह अप्रासंगिक जानकारी को प्रदर्शित होने से बचने में भी मदद कर सकता है। उदाहरण के लिए, आप केवल उस डेटा का चयन करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं जो रिपोर्ट के लिए प्रासंगिक है, या विशेष मानदंडों द्वारा सॉर्ट किए गए डेटा को प्रदर्शित करने के लिए। इसके अतिरिक्त, आप जटिल डेटा को सरल और उपभोग्य चंक्स में संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए कि जानकारी को इस तरह से प्रस्तुत किया जाता है जो पचाने और समझने में आसान है।

B. अधिक संक्षिप्त दृश्य के लिए अनावश्यक पंक्तियों और स्तंभों को हटा दें

एक और तरीका है कि आप किसी भी अनावश्यक पंक्तियों या कॉलम को हटाकर डेटा को संपादित करके अपनी रिपोर्टिंग में सुधार कर सकते हैं। यह डेटा को छोटा और बिंदु तक रखने में मदद कर सकता है, रिपोर्ट उपयोगकर्ता को केवल वह जानकारी प्रदान करता है जिसकी उन्हें आवश्यकता है। अनावश्यक डेटा को हटाने से अव्यवस्था से बचने में भी मदद मिल सकती है, यह सुनिश्चित करना कि डैशबोर्ड पर केवल प्रासंगिक डेटा दिखाई दे रहा है।

C. आसानी से सॉर्ट करने और खोजने के लिए अपने उपयोगकर्ताओं के लिए डैशबोर्ड सेट करें

अंत में, आप उपयोगकर्ताओं को डेटा को सॉर्ट करने और खोजने के लिए आसान बनाकर अपनी रिपोर्टिंग में सुधार कर सकते हैं। नेविगेशन और खोज विकल्पों की परतें सेट करके, उपयोगकर्ता उन डेटा को जल्दी से सक्रिय कर सकते हैं जिनकी उन्हें आवश्यकता है और प्रासंगिक परिणाम प्राप्त कर सकते हैं। आप डेटा में पैटर्न को जल्दी से पहचानने के लिए विशेष फ़िल्टरिंग फ़ंक्शन का उपयोग भी कर सकते हैं, जिससे उपयोगकर्ता को उनके डेटा से सार्थक अंतर्दृष्टि प्राप्त करने में मदद मिल सकती है।

निष्कर्ष

डैशबोर्ड रिपोर्टिंग सभी आकारों के व्यवसायों के लिए एक सहायक उपकरण है KPI पर ट्रैक करना और डेटा का विश्लेषण करना पैटर्न। जब अच्छी तरह से डिज़ाइन और कार्यान्वित किया जाता है, तो एक एक्सेल डैशबोर्ड जल्दी से निर्णय लेने वालों के लिए एक अमूल्य संसाधन बन सकता है। डैशबोर्ड की पेशकश करने वाले डेटा का सबसे अधिक लाभ उठाने के लिए, संगठनों को यह सुनिश्चित करने के लिए कदम उठाने चाहिए कि वे अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए हैं। निम्नलिखित पांच युक्तियाँ हैं एक्सेल डैशबोर्ड में सुधार के लिए आवश्यक:

• स्प्रेडशीट को ठीक से संरचना करना और इसे समझने और नेविगेट करना आसान बनाने के लिए
• डेटा को कई टैब और शीट में व्यवस्थित करें
• विभिन्न उपयोगकर्ताओं के लिए रिपोर्ट और मेनू बनाएं
• बेहतर विश्लेषण और बेहतर विज़ुअलाइज़ेशन के लिए डेटा को समेकित करें
• रिपोर्टिंग जरूरतों को पूरा करने के लिए सही उपकरण और सेटिंग्स चुनें

एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए डैशबोर्ड होने के महत्व को खत्म नहीं किया जा सकता है। सही उपकरण और सेटिंग्स के साथ डेटा को ठीक से व्यवस्थित करने के लिए समय निकालकर, व्यवसाय यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि वे आकर्षक चार्ट और ग्राफ़ में से सबसे अधिक प्राप्त कर रहे हैं। डैशबोर्ड रिपोर्टिंग इतना उपयोगी। इस लेख में चर्चा की गई पांच टिप्स किसी भी संगठन के लिए एक शानदार शुरुआती बिंदु हैं जो एक डैशबोर्ड बनाने के लिए देख रहे हैं जो प्रभावी रूप से KPI को ट्रैक कर सकता है और डेटा-संचालित निर्णय लेने को सक्षम कर सकता है।

एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए डैशबोर्ड बनाने का समय अब ​​है। अपने डेटा से सार्थक अंतर्दृष्टि प्राप्त करने और अपने सुधारने की दिशा में पहला कदम उठाएं डैशबोर्ड रिपोर्टिंग आज।