कैसे मॉनिटर और मापित खातों को देय KPI

परिचय

प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) की निगरानी और मापना कंपनी की सफलता का एक महत्वपूर्ण तत्व है। KPI ऐसे मेट्रिक्स हैं जिनका उपयोग प्रगति को ट्रैक करने और मापने के लिए किया जाता है, संभावित मुद्दों और सुधार के क्षेत्रों की पहचान करते हैं, और संगठनों को उनके प्रदर्शन में दृश्यता देते हैं। देय खाते (AP) KPI कंपनी की AP प्रक्रियाओं की दक्षता और प्रदर्शन में अंतर्दृष्टि प्रदान करते हैं।

इस ब्लॉग पोस्ट में, हम एपी केपीआई के विभिन्न पहलुओं पर चर्चा करेंगे, उनकी निगरानी कैसे करें और उन्हें मापें, और ऐसा करना महत्वपूर्ण क्यों है। हम विभिन्न प्रकार के एपी केपीआई को भी देखेंगे और कैसे उनका उपयोग आपकी एपी प्रक्रियाओं की दक्षता को ट्रैक और सुधारने के लिए किया जा सकता है।

प्रासंगिक KPI की पहचान करना

संगठन के लिए प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) का उपयोग करते हैं देय खाते (एपी) उनके एपी विभाग के प्रदर्शन को मापने और सफल परिणाम सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रिया। व्यवसायों के लिए अपनी प्रगति को ट्रैक करने और निरंतर आधार पर सुधार के अवसरों को देखने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। इसलिए, निगरानी के लिए प्रासंगिक KPI की पहचान करना किसी भी सफल खाते देय प्रक्रिया के लिए एक आवश्यक कदम है।

प्रासंगिक खाते देय (एपी) केपीआई पर विचार करने के लिए

पर विचार करने के लिए KPI की सूची संगठनों और उनकी गतिविधियों के बीच भिन्न होगी। सामान्य एपी KPI जो किसी संगठन के एपी विभाग के प्रदर्शन को मापने के लिए उपयोग किया जा सकता है, में शामिल हैं:

• भुगतान करने के लिए औसत दिन
• भुगतान सटीकता दर
• राजस्व के % के रूप में कुल एपी लागत
• चालान की औसत संख्या सिंडिकेटेड
• प्रारंभिक भुगतान का प्रतिशत

नियमित रूप से निगरानी केपीआई पर सहमत होना

एक बार प्रासंगिक KPI की पहचान हो जाने के बाद, संगठन को नियमित रूप से निगरानी करने के लिए मेट्रिक्स पर समझौता करना होगा। इसमें उनकी प्रासंगिकता के आधार पर सभी पहचाने गए KPI, या उनका चयन शामिल हो सकता है। यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा कि एपी टीम अपने प्रदर्शन को यथासंभव सटीक रूप से ट्रैक कर रही है, और यह कि मापा जा रहा मेट्रिक्स संगठन के लक्ष्यों और उद्देश्यों के प्रति चिंतनशील हैं।

संगठन KPI को विस्तार से मापने के लिए तीन महीने की योजना बनाने की इच्छा कर सकते हैं, और जिस आवृत्ति पर उन्हें ट्रैक और निगरानी की जाएगी। इस योजना में विशिष्ट लक्ष्य मूल्य या लक्ष्य भी शामिल होना चाहिए, जैसे कि यदि KPIS प्रदर्शन एक पूर्व निर्धारित स्तर के नीचे डिप्स, कारण निर्धारित करने और किसी भी मुद्दे को हल करने के लिए आवश्यक उपायों को लागू करने के लिए आगे की जांच की जा सकती है।

मॉनिटरिंग अकाउंट देय KPI

एपी केपीआई निगरानी प्रक्रिया को स्वचालित करना

देय संबंधित कार्यों से निपटने वाले बड़े विभागों वाले संगठनों को अपने एपी केपीआई निगरानी प्रक्रियाओं को स्वचालित करने पर विचार करना चाहिए। AP KPI निगरानी को स्वचालित करने से अतिरिक्त लागत प्रदान करते हुए महत्वपूर्ण लागत बचत हो सकती है जो यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकती है कि भुगतान समय पर और सटीक हैं।

प्रक्रिया को स्वचालित करने के लाभों में शामिल हैं:

• बोर्ड भर में भुगतान प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करना।
• KPI डेटा को केंद्रीकृत करना जिसका उपयोग रिपोर्टिंग और एनालिटिक्स के लिए किया जा सकता है।
• सटीकता में सुधार और कीिंग त्रुटियों को कम करना।
• मैनुअल प्रक्रियाओं और परिचालन लागत को कम करना।
• नीतियों और नियमों का अनुपालन सुनिश्चित करना।

प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए, संगठन एक क्लाउड को लागू करने या आधार देय स्वचालन समाधान के आधार पर विचार कर सकते हैं जो कि देय लेनदेन से संबंधित केपीआई पर सटीक रूप से एकत्र, ट्रैक, माप और रिपोर्ट कर सकते हैं।

शीघ्र KPI रिपोर्टिंग के लिए दिशानिर्देश स्थापित करना

एपी केपीआई की निगरानी की प्रक्रिया को स्वचालित करने के अलावा, संगठनों को समय पर केपीआई रिपोर्टिंग के लिए दिशानिर्देश भी निर्धारित करना चाहिए। केपीआई रिपोर्टिंग के लिए दिशानिर्देश स्थापित करना यह सुनिश्चित कर सकता है कि रिपोर्ट की गई डेटा अद्यतित है और इसका उपयोग संगठन के खातों के देय प्रक्रियाओं के प्रदर्शन को सटीक रूप से गेज करने के लिए किया जा सकता है।

संगठनों को निम्नलिखित दिशानिर्देश स्थापित करने पर विचार करना चाहिए:

• यह परिभाषित करना कि KPI का विश्लेषण और रिपोर्ट करने के लिए कौन जिम्मेदार है।
• आवधिक KPI समीक्षाओं की स्थापना। उदाहरणों में दैनिक, साप्ताहिक या मासिक समीक्षा शामिल हो सकती है।
• केपीआई रिपोर्टिंग के लिए टेम्प्लेट और फॉर्म विकसित करना।
• यह सुनिश्चित करना कि प्रदर्शन बेंचमार्क संगठन के लक्ष्यों के अनुरूप हैं।
• प्रक्रिया में सुधार को सूचित करने और सुधार के लिए क्षेत्रों में अंतर्दृष्टि प्राप्त करने के लिए केपीआई का उपयोग करना।

शीघ्र KPI रिपोर्टिंग के लिए दिशानिर्देश स्थापित करके, संगठन यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि उनके एपी KPI सटीक हैं, समय पर हैं और प्रक्रिया में सुधार के लिए उपयोगी अंतर्दृष्टि प्रदान करते हैं।

केपीआई को कम करने के लिए समस्या निवारण

अंडर-परफॉर्मेंस के लिए कारणों की पहचान करना

जब यह आता है देय KPI, यह सुनिश्चित करने के लिए इन संकेतकों पर नज़र रखना महत्वपूर्ण है कि आप समग्र वित्तीय स्वास्थ्य के लिए सही रास्ते पर हैं। हालाँकि, यदि आप पाते हैं कि आपके KPI कमज़ोर हैं, तो यह आवश्यक है कि आप आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाई करने के लिए इसके कारणों की पहचान करें।

पहली बात यह है कि अपने खातों से संबंधित डेटा पर एक नज़र डालें और निम्नलिखित प्रश्न पूछें:

• क्या छूटे हुए समय सीमा या देर से भुगतान का एक पैटर्न है?
• क्या आपूर्तिकर्ता भुगतान के साथ कोई मुद्दा है?
• क्या वहाँ विसंगतियां हैं देय खाते और प्राप्य खाते?
• क्या खाते देय कर्मचारियों के साथ कोई मुद्दा है?

एक बार जब आपके पास देय प्रदर्शन संकेतक खातों का अवलोकन होता है, तो आप सामान्य विषयों या रुझानों की तलाश कर सकते हैं जो अंडरपरफॉर्मेंस का कारण बन सकते हैं। एक बार जब आप अंडरपरफॉर्मेंस के कारण की पहचान कर लेते हैं, तो आप इसे सुधारने के लिए इसे संबोधित कर सकते हैं देय KPI.

सुधारात्मक कार्रवाई के लिए समाधान लागू करना

एक बार अंडरपरफॉर्मेंस के कारण की पहचान हो जाने के बाद, सुधारात्मक कार्रवाई के लिए समाधानों को लागू करना महत्वपूर्ण है। मुद्दे के कारण के आधार पर, आपको अपने प्राप्त करने के लिए अलग -अलग कदम उठाने की आवश्यकता हो सकती है देय KPI पटरी पर वापस।

यदि समस्या स्टाफिंग से संबंधित है, तो आपको यह सुनिश्चित करने के लिए नए स्टाफ सदस्यों को प्रशिक्षित या किराए पर लेने की आवश्यकता हो सकती है कि भुगतान ठीक से और समय पर संसाधित किया जाता है। यदि समस्या आपूर्तिकर्ता भुगतान से संबंधित है, तो आपूर्तिकर्ताओं के साथ नई शर्तों पर बातचीत करना या अधिक विश्वसनीय भुगतान विधियों पर स्विच करना आवश्यक हो सकता है। यदि समस्या के बीच विसंगतियों से संबंधित है देय खाते और प्राप्य खाते, सटीक और समय पर रिपोर्टिंग सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं की समीक्षा करना आवश्यक हो सकता है।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि मुद्दे का कारण क्या है, यह सुनिश्चित करने के लिए सुधारात्मक कार्रवाई करना महत्वपूर्ण है देय KPI नियमित रूप से निगरानी की जाती है और किसी भी मुद्दे को तुरंत संबोधित किया जाता है। साथ रखने के लिए आवश्यक कदम उठाते हुए देय KPI अपने संगठन के समग्र वित्तीय स्वास्थ्य को सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं।

देय खातों को मापना

देय खातों की प्रभावशीलता को मापने के लिए प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) की ट्रैकिंग की आवश्यकता होती है। केपीआई महत्वपूर्ण मीट्रिक हैं जिनका उपयोग प्रदर्शन का मूल्यांकन करने और सुधार के लिए क्षेत्रों की पहचान करने के लिए किया जाता है। द्वारा नियमित रूप से KPI की निगरानी करना, कंपनियां यह सुनिश्चित कर सकती हैं कि देय खातों की प्रक्रिया सुचारू रूप से और कुशलता से चल रही है।

व्यक्तिगत KPI प्रभावशीलता की जांच

देय प्रगति को मापने का एक तरीका व्यक्तिगत KPI की जांच करना है। इसमें वांछित स्तर या लक्ष्य के खिलाफ वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करना शामिल है। उदाहरण के लिए, आप चालान या भुगतान को संसाधित करने में लगने वाले दिनों की औसत संख्या को देखकर भुगतान टर्नअराउंड समय को माप सकते हैं। यदि टर्नअराउंड का समय लक्ष्य से अधिक है, तो यह संकेत दे सकता है कि देय खातों की प्रक्रिया में सुधार करने की आवश्यकता है।

इसके अलावा, आप अन्य केपीआई की जांच कर सकते हैं जैसे कि डुप्लिकेट भुगतान की संख्या, गलत भुगतान की संख्या, या बकाया चालान की संख्या। ये KPI सुधार के लिए संभावित क्षेत्रों को इंगित कर सकते हैं, जैसे कि कर्मचारियों के लिए बेहतर प्रशिक्षण या अधिक कुशल प्रक्रियाएं।

समय के साथ KPI सुधार पर नज़र रखना

के लिए महत्वपूर्ण है समय के साथ KPI ट्रैक करें यह निर्धारित करने के लिए कि क्या खाते देय प्रक्रिया में सुधार हो रहा है। इसमें ऐतिहासिक प्रदर्शन के खिलाफ वर्तमान प्रदर्शन की तुलना करना शामिल है। यदि KPI ऊपर की ओर ट्रेंड कर रहे हैं, तो यह संकेत दे सकता है कि देय करने योग्य प्रक्रिया अधिक कुशलता से चल रही है।

उदाहरण के लिए, यदि भुगतान टर्नअराउंड समय में लगातार सुधार हो रहा है, तो यह संकेत दे सकता है कि कर्मचारी प्रक्रिया से अधिक परिचित हैं, या दक्षता में सुधार के लिए प्रक्रिया को सुव्यवस्थित किया गया है। इसी तरह, यदि डुप्लिकेट भुगतान की संख्या नीचे की ओर ट्रेंड कर रही है, तो यह संकेत दे सकता है कि कर्मचारियों को डुप्लिकेट चालान और भुगतान को पहचानने पर बेहतर प्रशिक्षित किया जाता है।

देय खातों को बढ़ाना

देय प्रदर्शनों को बढ़ाने में वर्तमान खातों को देय प्रणाली और इसी KPI का सावधानीपूर्वक विश्लेषण करना शामिल है, साथ ही साथ प्रासंगिक विभागों को शामिल करना और प्रदर्शन में सुधार के लिए प्रक्रियाओं को समायोजित करना शामिल है।

संबंधित विभागों को शामिल करना

देय खातों का प्रदर्शन अन्य विभागों, जैसे कि खरीद, वित्त और आईटी से बहुत प्रभावित होता है। इन विभागों से इनपुट प्राप्त करना महत्वपूर्ण है और उन्हें देय खातों से संबंधित परिवर्तनों और पहलों के बारे में सूचित करना भी महत्वपूर्ण है। संचार एक सफल खातों को देय प्रणाली को बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण है।

KPI मेट्रिक्स पर आधारित प्रक्रियाओं को समायोजित करना

एक बार जब केपीआई की निगरानी और मापा जाता है, तो देय खातों के लक्ष्यों को पूरा करने के लिए प्रक्रियाओं और संचालन को समायोजित करना महत्वपूर्ण है। इसमें भुगतान को संसाधित करने, भुगतान की सटीकता में सुधार और विसंगति दरों को कम करने के लिए समय को कम करना शामिल हो सकता है। लक्ष्य लगातार है सिस्टम में सुधार करें और सफल खातों को देय प्रदर्शन को चलाने के लिए KPIs को पूरा करें.

सफलता सुनिश्चित करने के लिए, समीक्षा करना महत्वपूर्ण है देय KPI नियमित रूप से और यह सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं को समायोजित करें कि प्रदर्शन इष्टतम बना रहे। इसमें नई तकनीक को लागू करना, नई प्रक्रिया की समय सीमा और संशोधन प्रक्रियाओं को लागू करना शामिल हो सकता है। विभिन्न विभागों से लगातार निगरानी और प्रतिक्रिया को शामिल करके, साथ ही साथ चल रहे समायोजन करने के लिए, संगठन यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि उनके खाते देय सिस्टम प्रभावी रहेगा।

निष्कर्ष

निगरानी और माप संगठनात्मक दक्षता में सुधार के लिए देय केपीआई देय खाते आवश्यक हैं, नकदी प्रवाह, और नियामक अनुपालन। प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों को समझने और ट्रैक करके, कंपनियां अपने लेनदेन की पारदर्शिता बढ़ा सकती हैं और गुणवत्ता नियंत्रण के स्तर को बनाए रख सकती हैं। निगरानी और मापने के सिद्ध लाभ देय KPI बेहतर वित्तीय दृश्यता, कम त्रुटियां, परिचालन प्रभावशीलता में सुधार और लागत बचत में वृद्धि शामिल करें।

देय खातों की निगरानी और मापने के लाभ केपीआई

• वित्तीय दृश्यता में वृद्धि हुई
• कम त्रुटियां
• बेहतर परिचालन प्रभावशीलता
• बढ़ी हुई लागत बचत

देय प्रदर्शन में इष्टतम परिणाम प्राप्त करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को लागू करना

देय खातों में इष्टतम प्रदर्शन प्राप्त करने के लिए, कंपनियों को सर्वोत्तम प्रथाओं को लागू करना चाहिए जैसे कि सुव्यवस्थित प्रक्रियाओं, प्रौद्योगिकी का लाभ उठाने और नियंत्रण में सुधार करना। स्ट्रीमलाइनिंग प्रक्रियाएं मैनुअल त्रुटियों को कम करने में मदद कर सकती हैं, जबकि तकनीक का लाभ उठाने से सटीक और तेजी से भुगतान की सुविधा मिल सकती है। नियंत्रण में सुधार सूचना सटीकता सुनिश्चित करने और धोखाधड़ी को रोकने में मदद कर सकता है। इन सबसे अच्छे से व्यवहार में प्रथाएं KPI देय खातों को सुनिश्चित करने में मदद कर सकती हैं निगरानी और प्रभावी ढंग से मापा जाता है।