نصائح لتنفيذ لوحة تحكم المدير المالي داخل مؤسستك

مقدمة

لوحة معلومات المدير المالي هي أداة لتصور البيانات تساعد المديرين الماليين (CFOs) على تحليل البيانات المالية ذات الصلة من مصادر متعددة واستخلاص الرؤى بسرعة. من خلال الاستفادة من أحدث أدوات إعداد التقارير والتحليل، تتمتع لوحات معلومات المدير المالي بالقدرة على تحقيق دقة أكبر في كل من عملية صنع القرار على المدى القصير وكذلك التخطيط الاستراتيجي على المدى الطويل.

بدءًا من الرؤية المالية المحسنة وحتى زيادة الكفاءة في عمليات إعداد الميزانية والتنبؤ، يمكن أن يؤدي تنفيذ لوحة تحكم المدير المالي إلى تحقيق فوائد كبيرة للمؤسسات من جميع الأحجام.

تطوير لوحة القيادة

خلق شيء لوحة القيادة للمدير المالي يمكن أن تكون مهمة تستغرق وقتًا وموارد. لإنشاء لوحة معلومات فعالة توفر أقصى قيمة، يجب على المديرين الماليين فهم البيانات المالية لشركتهم وكيف يمكن أن تتفاعل كل نقطة بيانات. علاوة على ذلك، يجب استخدام العناصر المرئية لرصد التقدم ويجب إنشاء لوحة المعلومات مع أصحاب المصلحة للتأكد من أن أعضاء الفريق التنفيذي على اطلاع دائم بالجهود.

افهم البيانات المالية لشركتك

من المهم التأكد من أن المدير المالي يفهم بشكل كامل البيانات المالية لشركته. يجب أن يركز المدير المالي على إنشاء هيكل مالي يساعد على تصور وتدقيق وتسليط الضوء على مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) داخل المنظمة. إن وجود هذا الفهم لبيانات الشركة يمكن أن يساعد في تحسين الأداء المالي العام للمؤسسة بأكملها، وزيادة الشفافية والمساءلة داخل هيكل الشركة، ومساعدة يقوم المدير المالي بتطوير لوحة معلومات المدير المالي.

إنشاء صور مرئية لمراقبة التقدم

يمكن أن تكون العناصر المرئية أدوات قوية لمراقبة التقدم وإجراء المقارنات معه تتبع الأداء المالي. تساعد لوحة معلومات المدير المالي على توفير سياق للبيانات التي يمتلكها المدير المالي والتي يمكن أن تكون بالغة الأهمية عندما تتبع المالية تقدم. يساعد إنشاء العناصر المرئية أيضًا في توجيه المدير المالي لتحديد أي مشكلات محتملة في الأداء المالي للمؤسسة والتي قد تؤثر على العناصر الأربعة: الربح والأشخاص والعمليات والبرامج.

جمع أصحاب المصلحة لمراجعة التقدم

ال يجب على المدير المالي جمع أصحاب المصلحة الداخليين في المنظمة لمراجعة التقدم المحرز في لوحة معلومات المدير المالي. وينبغي أن يشمل أصحاب المصلحة هؤلاء المدير المالي والفريق التنفيذي. عملية المراجعة هذه للمدير المالي يجب أن تمنح لوحة المعلومات المديرين التنفيذيين فهمًا لكيفية استخدام لوحة المعلومات لقياس الأداء المالي للمنظمة وما هي القرارات المالية التي يتعين اتخاذها.

• ناقش أهداف لوحة القيادة لضمان التوافق
• قم بمراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية الحالية لتقييم التقدم
• تحليل الاتجاهات المالية متأخر , بعد فوات الوقت
• ناقش أي مقاييس جديدة محتملة للقياس

إسناد المسؤوليات

تنفيذ أ لوحة القيادة للمدير المالي يجب التنظيم داخل المنظمة، حيث يتم تعيين مهام وأهداف محددة لكل عضو في الفريق لمراقبة التقدم. من المهم التأكد من أن أعضاء الفريق يحصلون على أهداف واضحة وقابلة للتحقيق ومصممة خصيصًا لخبراتهم ويتم تعيينهم لمهام محددة لمراقبة التقدم. يساعد هذا في خلق شعور بالمسؤولية والملكية داخل كل عضو في الفريق للوحة المعلومات.

قم بتعيين أعضاء الفريق لمراقبة التقدم

يضمن تعيين أدوار محددة لكل عضو في الفريق إنشاء لوحة المعلومات بالطريقة الأكثر كفاءة. يجب أن يكون كل عضو في الفريق مسؤولاً عن جزء معين من المشروع مثل جمع البيانات والتصميم والاختبار والمراقبة. ويساعد ذلك في تحديد المسؤول عن المهام، ويسهل تتبع التقدم والنتائج، ويساعد في إبقاء المشروع على المسار الصحيح. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون لأعضاء الفريق أهداف محددة مثل الأطر الزمنية والمواعيد النهائية والمعالم الأخرى. يساعد هذا على ضمان مشاركة كل عضو في الفريق بنشاط في المشروع والبقاء على المسار الصحيح.

أهداف محددة لأعضاء الفريق

بالإضافة إلى تعيين المهام لكل عضو في الفريق، يجب إعطاء الفريق أهدافًا محددة. يمكن أن تتضمن هذه جدولًا زمنيًا للمشروع، وتاريخًا لاستكمال لوحة المعلومات، والمعالم الأخرى التي يجب تحقيقها. يجب أيضًا إعطاء الفريق مجموعة من الأهداف المحددة للمنتج النهائي مثل الدقة والأداء وسهولة الاستخدام ومعايير أخرى. يضمن تحديد أهداف محددة أن يقوم الفريق بإنشاء منتج يمكن للمؤسسة استخدامه والاعتماد عليه. كما أنه يساعد على مساءلة أعضاء الفريق عن أدائهم ونتائجهم.

إنشاء لوحة تحكم المدير المالي داخل المنظمة هو مشروع معقد يتطلب تعاون العديد من الأفراد. يساعد تعيين أدوار وأهداف محددة لكل عضو في الفريق على ضمان اكتمال المشروع بكفاءة ووفقًا للخطة. من خلال تعيين أدوار ومهام وأهداف محددة لكل عضو في الفريق، ستتمكن المؤسسة من إنشاء لوحة معلومات مفيدة وفعالة.

4. أتمتة التقارير

يمكن أن تكون القدرة على أتمتة إعداد التقارير أداة لا تقدر بثمن لمساعدة المديرين الماليين وغيرهم من المهنيين الماليين في القيام بواجباتهم بكفاءة. يمكن أن تساعد التقارير الآلية أيضًا في تقديم صورة أكثر دقة للبيانات المالية للمؤسسة من خلال القضاء على الأخطاء اليدوية والتناقضات وعدم تناسق البيانات. فيما يلي بعض النصائح لتحقيق الاستفادة الكاملة من التقارير الآلية.

أ. استخدام الأدوات الآلية لإعداد التقارير

يمكن للوحات معلومات المدير المالي الاستفادة من مجموعة متنوعة من الأدوات الآلية للمساعدة في تبسيط الأمور عملية إعداد التقارير. قد تختار إحدى المؤسسات استخدام برامج أو أنظمة برمجية مثل التقارير الآلية لإنشاء تقارير وتوقعات مالية قياسية، أو التعامل مع إدارة البيانات ومعالجتها، أو دمج مصادر متعددة للبيانات المالية في منصة واحدة. أ لوحة تحكم المدير المالي يمكن أن تكون أداة قوية للحصول على نظرة ثاقبة للعمليات المالية واتخاذ قرارات مستنيرة.

ب. إنشاء عمليات التدقيق الداخلي

بالإضافة إلى الاستفادة من الأدوات الآلية لإعداد التقارير، من المهم وجود أنظمة لإجراء عمليات التدقيق والمراجعات الداخلية. وهذا يعني إيجاد موظفين مؤهلين لإجراء عمليات التدقيق وتحديد الأهداف وتقييم الأداء ومراقبة العمليات الجارية. إن وجود عملية تدقيق داخلي راسخة يمكن أن يساعد في ضمان دقة التقارير والتوقعات المالية وفي الوقت المناسب وموثوقيتها.

• الاستثمار في الموظفين المؤهلين لإجراء عمليات التدقيق
• وضع أهداف واضحة للتدقيق
• تقييم الأداء
• العمليات المراقبة

تحليل البيانات

يعد وضع معايير لتحليل البيانات وتفسير النتائج جزءًا لا يتجزأ من تنفيذ خطة فعالة لوحة القيادة للمدير المالي داخل المنظمة. من المهم تحديد نقاط البيانات والمقاييس التي يجب استخدامها لتقييم نجاح أو فشل لوحة المعلومات، بالإضافة إلى نوع مهام المتابعة المطلوبة بعد تفسير النتائج.

تحديد معايير لتحليل البيانات

عند وضع معايير لتحليل البيانات، من المهم مراعاة عدة عوامل. هؤلاء تضمين لوحة معلومات المدير المالي الأهداف والغايات، وتوافر نقاط بيانات محددة، والموارد والأدوات المتاحة لتقييم البيانات، والنتيجة المرجوة من التحليل. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي جمع البيانات في شكل يستند إلى جدول زمني، مع إجراء تقييمات منتظمة على فترات زمنية محددة سلفا. ويساعد ذلك على ضمان بقاء المجموعات المتأثرة على اطلاع بأحدث المعلومات، بالإضافة إلى السماح بإجراء التغييرات عند الضرورة.

تفسير النتائج ومهام المتابعة

بمجرد جمع البيانات، يجب تفسيرها. يمكن استخدام التقنيات التحليلية مثل الارتباطات والانحدارات لتقييم البيانات وتحديد الاتجاهات أو الأنماط ذات المغزى. وبعد تحديد النتائج، من المهم تحديد مهام المتابعة. يمكن أن يشمل ذلك اتخاذ إجراءات لحل أي مشاكل تم تحديدها، أو استخدام التحليل لاتخاذ قرارات مستقبلية مستنيرة. بالإضافة إلى ذلك، يجب توثيق أي تغييرات يتم إجراؤها على لوحة المعلومات للرجوع إليها مستقبلاً.

• وضع معايير للتحليل البيانات ذات الصلة بلوحة معلومات المدير المالي أهداف.
• استخدم التقنيات التحليلية المناسبة لتفسير النتائج وتحديد الاتجاهات أو الأنماط ذات المعنى.
• تحديد مهام المتابعة بناءً على النتائج، مثل اتخاذ الإجراءات اللازمة لحل أي مشكلات تم تحديدها.
• قم بتوثيق أي تغييرات تم إجراؤها على لوحة المعلومات لاتخاذ القرارات المستقبلية.

إدارة التكاليف

تعد إدارة التكلفة عنصرًا مهمًا لتنفيذ مشروع ناجح لوحة القيادة للمدير المالي. تعد مراقبة النفقات وتتبعها بدقة أمرًا ضروريًا لتحقيق أهداف الميزانية وفهم الربحية وتوجيه القرارات. ولضمان الإدارة الفعالة للتكاليف، ينبغي استخدام الأساليب التالية:

مراقبة النفقات والتدقيق في أي قيم متطرفة

من المهم أن تكون لديك رؤية واضحة لجميع النفقات وأن يكون لديك فهم شامل للمكان الذي يتم فيه إنفاق أكبر قدر من الأموال. ولتحقيق هذه الغاية، يجب على أصحاب الميزانية مراجعة النفقات الأساسية والتدقيق في أي شيء بارز. على سبيل المثال، ينبغي التحقيق في أي نفقات تشغيلية أعلى بكثير من المبلغ المتوقع. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يأخذ التحليل في الاعتبار علاقة النفقات بعدد الموظفين، خاصة عندما يتعلق الأمر بالنفقات العامة.

تتبع التكلفة إلى الميزانية/التوقعات

يتيح تتبع جميع النفقات المتعلقة بالميزانيات والتوقعات الحصول على صورة شاملة للأداء المالي. إن مراقبة هذه المعلومات في الوقت الفعلي تقريبًا تجعل من السهل التخفيف من أي مشكلات محتملة قد تنشأ. بالإضافة إلى ذلك، يسمح هذا النهج بتنفيذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة. علاوة على ذلك، يمكن للأفكار المكتسبة من هذه العمليات أن تساعد في إعلام الميزانيات والتنبؤات المستقبلية.

خاتمة

تنفيذ أ تعد لوحة تحكم المدير المالي داخل مؤسستك وسيلة فعالة لتتبع البيانات المالية الرئيسية المقاييس والتأكد من بقاء فريقك على المسار الصحيح نحو تحقيق أكبر أهدافه. باتباع النصائح الموضحة في منشور المدونة هذا، يمكنك تمكين فريقك المالي بالأدوات والرؤى اللازمة لاتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات وتبسيط العمليات.

ال فوائد استخدام لوحة تحكم المدير المالي عديدة، بدءًا من تحسين الاتصال عبر الأقسام وحتى توفير الرؤية والتحكم اللازمين لتوجيه النجاح المالي لمؤسستك. بتنفيذ أ لوحة القيادة للمدير المالييمكنك الحصول على رؤية أكبر للأداء المالي في جميع النقاط في المؤسسة، مما يتيح اتخاذ قرارات أكثر استنارة وكفاءة.