كيفية مراقبة وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة

مقدمة

تعد مراقبة وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) عنصرًا مهمًا لنجاح الشركة. مؤشرات الأداء الرئيسية هي مقاييس تُستخدم لتتبع وقياس التقدم، وتحديد المشكلات المحتملة ومجالات التحسين، ومنح المؤسسات رؤية حول أدائها. توفر مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة (AP) نظرة ثاقبة حول كفاءة وأداء عمليات حسابات الدفع الخاصة بالشركة.

في منشور المدونة هذا، سنناقش الجوانب المختلفة لمؤشرات الأداء الرئيسية لـ AP، وكيفية مراقبتها وقياسها، وسبب أهمية القيام بذلك. سننظر أيضًا في الأنواع المختلفة لمؤشرات الأداء الرئيسية لـ AP وكيف يمكن استخدامها لتتبع وتحسين كفاءة عمليات AP الخاصة بك.

تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة

تستخدم المنظمات مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) من أجل حسابات قابلة للدفع (AP) عملية لقياس أداء قسم AP الخاص بهم وضمان النتائج الناجحة. من المهم للشركات أن تكون قادرة على تتبع التقدم الذي تحرزه والبحث عن فرص التحسين بشكل مستمر. لذلك، يعد تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة المطلوب مراقبتها خطوة أساسية لأي إجراء ناجح للحسابات الدائنة.

مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة (AP) ذات الصلة التي يجب مراعاتها

ستختلف قائمة مؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب مراعاتها بين المنظمات وأنشطتها. تتضمن مؤشرات الأداء الرئيسية لـ AP الشائعة التي يمكن استخدامها لقياس أداء قسم AP في المؤسسة ما يلي:

• متوسط ​​أيام الدفع
• معدل دقة الدفع
• إجمالي تكاليف AP كنسبة مئوية من الإيرادات
• متوسط ​​عدد الفواتير المجمعة
• نسبة الدفعات المبكرة

الاتفاق على مؤشرات الأداء الرئيسية التي يتم مراقبتها بانتظام

بمجرد تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة، يجب على المنظمة أن تستقر على المقاييس التي سيتم مراقبتها بانتظام. وقد يشمل ذلك جميع مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة، أو مجموعة مختارة منها، اعتمادًا على مدى ملاءمتها. سيساعد ذلك في ضمان قيام فريق AP بتتبع أدائهم بأكبر قدر ممكن من الدقة، وأن المقاييس التي يتم قياسها تعكس أهداف المنظمة وغاياتها.

قد ترغب المنظمات في إنشاء خطة مدتها ثلاثة أشهر تحدد مؤشرات الأداء الرئيسية التي سيتم قياسها بالتفصيل، والوتيرة التي سيتم بها تتبعها ومراقبتها. يجب أن تتضمن هذه الخطة أيضًا قيمًا أو أهدافًا مستهدفة محددة، بحيث إذا كان أداء مؤشرات الأداء الرئيسية الانخفاضات إلى ما دون المستوى المحدد مسبقًا، ويمكن إجراء مزيد من التحقيقات لتحديد السبب وتطبيق التدابير اللازمة لحل أي مشكلات.

مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة

أتمتة عملية مراقبة AP KPI

يجب على المنظمات التي لديها أقسام كبيرة تتعامل مع الوظائف ذات الصلة بالحسابات الدائنة أن تفكر في أتمتة عمليات مراقبة AP KPI الخاصة بها. يمكن أن تؤدي أتمتة مراقبة AP KPI إلى توفير كبير في التكاليف مع توفير إشراف إضافي يمكن أن يساعد في ضمان دقة المدفوعات وفي الوقت المناسب.

تشمل مزايا أتمتة العملية ما يلي:

• تبسيط عمليات الدفع في جميع المجالات.
• مركزية بيانات مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكن استخدامها لإعداد التقارير والتحليلات.
• تحسين الدقة وتقليل أخطاء المفاتيح.
• تقليل العمليات اليدوية والتكاليف التشغيلية.
• ضمان الامتثال للسياسات واللوائح.

من أجل أتمتة العملية، يمكن للمؤسسات أن تفكر في تنفيذ حل أتمتة سحابي أو محلي للحسابات الدائنة يمكنه جمع مؤشرات الأداء الرئيسية وتتبعها وقياسها والإبلاغ عنها بدقة فيما يتعلق بمعاملات الحسابات الدائنة.

وضع إرشادات لإعداد تقارير سريعة عن مؤشرات الأداء الرئيسية

بالإضافة إلى أتمتة عملية مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية لـ AP، يجب على المؤسسات أيضًا وضع إرشادات لإعداد تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية في الوقت المناسب. إن وضع إرشادات لإعداد تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية يمكن أن يضمن أن البيانات المبلغ عنها محدثة ويمكن استخدامها لقياس أداء عمليات الحسابات الدائنة في المنظمة بدقة.

يجب على المنظمات النظر في وضع المبادئ التوجيهية التالية:

• تحديد المسؤول عن تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية والإبلاغ عنها.
• إعداد مراجعات دورية لمؤشرات الأداء الرئيسية. يمكن أن تشمل الأمثلة المراجعات اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية.
• تطوير القوالب والنماذج لإعداد تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية.
• التأكد من أن معايير الأداء تتماشى مع أهداف المنظمة.
• استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية لإبلاغ تحسينات العملية واكتساب رؤى حول مجالات التحسين.

من خلال وضع إرشادات لإعداد تقارير سريعة عن مؤشرات الأداء الرئيسية، يمكن للمؤسسات التأكد من أن مؤشرات الأداء الرئيسية لـ AP الخاصة بها دقيقة وفي الوقت المناسب وتوفر رؤى مفيدة لتحسين العملية.

استكشاف أخطاء مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الأداء المنخفض وإصلاحها

تحديد أسباب ضعف الأداء

عندما يتعلق الأمر مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة، من المهم متابعة هذه المؤشرات للتأكد من أنك على المسار الصحيح للصحة المالية العامة. ومع ذلك، إذا وجدت أن أداء مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك ضعيف، فمن الضروري أن تحدد أسباب ذلك من أجل اتخاذ الإجراء التصحيحي اللازم.

أول ما عليك فعله هو إلقاء نظرة فاحصة على البيانات المتعلقة بمؤشرات الأداء الرئيسية لحساباتك الدائنة وطرح الأسئلة التالية:

• هل هناك نمط من المواعيد النهائية الضائعة أو التأخر في الدفع؟
• هل هناك مشكلة في مدفوعات الموردين؟
• هل هناك اختلافات بين الحسابات الدائنة والحسابات المستحقة القبض?
• هل هناك مشكلة في حسابات الموظفين المستحقة الدفع؟

بمجرد حصولك على نظرة عامة على مؤشرات أداء الحسابات الدائنة، يمكنك بعد ذلك البحث عن المواضيع أو الاتجاهات الشائعة التي قد تسبب ضعف الأداء. بمجرد تحديد سبب ضعف الأداء، يمكنك بعد ذلك معالجته لتحسين الأداء مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة.

تنفيذ الحلول للإجراءات التصحيحية

بمجرد تحديد سبب ضعف الأداء، من المهم تنفيذ حلول للإجراءات التصحيحية. اعتمادًا على سبب المشكلة، قد تحتاج إلى اتخاذ خطوات مختلفة للحصول على مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة العودة إلى المسار الصحيح.

إذا كانت المشكلة تتعلق بالتوظيف، فقد تحتاج إلى تدريب أو توظيف موظفين جدد لضمان معالجة المدفوعات بشكل صحيح وفي الوقت المحدد. إذا كانت المشكلة تتعلق بمدفوعات الموردين، فقد يكون من الضروري التفاوض على شروط جديدة مع الموردين أو التحول إلى طرق دفع أكثر موثوقية. إذا كانت المشكلة تتعلق بالاختلافات بين الحسابات الدائنة والحسابات المستحقة القبض، قد يكون من الضروري مراجعة العمليات والإجراءات لضمان تقديم تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب.

بغض النظر عن سبب المشكلة، فمن المهم اتخاذ الإجراءات التصحيحية لضمان سلامة جهازك مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة تتم مراقبتها بانتظام ومعالجة أي مشكلات على الفور. اتخاذ الخطوات اللازمة لمواكبة مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة يمكن أن يساعد في ضمان السلامة المالية العامة لمؤسستك.

قياس التقدم المحرز في الحسابات الدائنة

يتطلب قياس فعالية عملية الحسابات الدائنة تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs). تعد مؤشرات الأداء الرئيسية مقاييس مهمة تستخدم لتقييم الأداء وتحديد مجالات التحسين. بواسطة مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل منتظميمكن للشركات التأكد من أن عملية الحسابات الدائنة تسير بسلاسة وكفاءة.

فحص فعالية مؤشرات الأداء الرئيسية الفردية

تتمثل إحدى طرق قياس تقدم الحسابات الدائنة في فحص مؤشرات الأداء الرئيسية الفردية. يتضمن ذلك مقارنة الأداء الفعلي بالمستوى أو الهدف المطلوب. على سبيل المثال، يمكنك قياس وقت استجابة الدفع من خلال النظر في متوسط ​​عدد الأيام التي تستغرقها معالجة الفاتورة أو الدفع. إذا كان وقت الاستجابة أعلى من الهدف، فقد يشير ذلك إلى أن عملية الحسابات الدائنة تحتاج إلى تحسين.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك فحص مؤشرات الأداء الرئيسية الأخرى مثل عدد الدفعات المكررة، أو عدد الدفعات غير الدقيقة، أو عدد الفواتير المستحقة. يمكن أن تشير مؤشرات الأداء الرئيسية هذه إلى المجالات المحتملة للتحسين، مثل تدريب أفضل للموظفين أو عمليات أكثر كفاءة.

تتبع تحسين مؤشرات الأداء الرئيسية مع مرور الوقت

من المهم أن تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية مع مرور الوقت لتحديد ما إذا كانت عملية الحسابات الدائنة تتحسن. يتضمن ذلك مقارنة الأداء الحالي بالأداء التاريخي. إذا كانت مؤشرات الأداء الرئيسية تتجه نحو الأعلى، فقد يشير ذلك إلى أن عملية الحسابات الدائنة تسير بكفاءة أكبر.

على سبيل المثال، إذا كان وقت تسليم الدفع يتحسن باستمرار، فقد يشير ذلك إلى أن الموظفين أكثر دراية بالعملية، أو أنه تم تبسيط العملية لتحسين الكفاءة. وبالمثل، إذا كان عدد المدفوعات المكررة يتجه نحو الانخفاض، فقد يشير ذلك إلى أن الموظفين مدربون بشكل أفضل على التعرف على الفواتير والمدفوعات المكررة.

تعزيز أداء الحسابات الدائنة

يتضمن تعزيز أداء الحسابات الدائنة التحليل الدقيق لنظام الحسابات الدائنة الجارية ومؤشرات الأداء الرئيسية المقابلة، بالإضافة إلى إشراك الأقسام ذات الصلة وتعديل العمليات لتحسين الأداء.

إشراك الإدارات ذات الصلة

يتأثر أداء الحسابات الدائنة بشكل كبير بالإدارات الأخرى، مثل المشتريات والمالية وتكنولوجيا المعلومات. من المهم الحصول على مدخلات من هذه الأقسام وإبلاغهم أيضًا بالتغييرات والمبادرات المتعلقة بالحسابات المستحقة الدفع. التواصل هو المفتاح للحفاظ على نظام ناجح للحسابات الدائنة.

ضبط العمليات بناءً على مقاييس مؤشرات الأداء الرئيسية

بمجرد مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية وقياسها، من المهم تعديل العمليات والعمليات من أجل تحقيق أهداف الحسابات الدائنة. وقد يشمل ذلك تقليل الوقت اللازم لمعالجة المدفوعات، وتحسين دقة المدفوعات، وتقليل معدلات التناقض. الهدف هو الاستمرار تحسين النظام وتلبية مؤشرات الأداء الرئيسية من أجل تحقيق أداء ناجح للحسابات الدائنة.

لضمان النجاح، من المهم مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة بانتظام وتعديل العمليات والإجراءات لضمان بقاء الأداء الأمثل. وقد يشمل ذلك تطبيق تكنولوجيا جديدة، وإدخال مواعيد نهائية جديدة للعملية، ومراجعة الإجراءات. من خلال المراقبة المستمرة ودمج التعليقات الواردة من مختلف الإدارات، بالإضافة إلى إجراء التعديلات المستمرة، يمكن للمؤسسات ضمان بقاء أنظمة الحسابات الدائنة الخاصة بها فعالة.

خاتمة

الرصد والقياس تعد مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة ضرورية لتحسين الكفاءة التنظيميةوالتدفق النقدي والامتثال التنظيمي. ومن خلال فهم وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية، يمكن للشركات زيادة شفافية معاملاتها والحفاظ على مستوى من مراقبة الجودة. الفوائد المثبتة للرصد والقياس مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة تتضمن رؤية مالية أفضل، وأخطاء أقل، وتحسين الفعالية التشغيلية، وزيادة التوفير في التكاليف.

الفوائد المثبتة لرصد وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة

• زيادة الرؤية المالية
• أخطاء أقل
• تحسين الفعالية التشغيلية
• زيادة وفورات في التكاليف

تنفيذ أفضل الممارسات لتحقيق النتائج المثلى في أداء الحسابات الدائنة

لتحقيق الأداء الأمثل في الحسابات الدائنة، يجب على الشركات تنفيذ أفضل الممارسات مثل تبسيط العمليات، والاستفادة من التكنولوجيا، وتحسين الضوابط. يمكن أن يساعد تبسيط العمليات في تقليل الأخطاء اليدوية، بينما يمكن الاستفادة من التكنولوجيا في تسهيل عمليات الدفع الدقيقة والسريعة. يمكن أن يساعد تحسين الضوابط في ضمان دقة المعلومات ومنع الاحتيال. وضع هذه أفضل يمكن أن تساعد الممارسات موضع التنفيذ في ضمان مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات الدائنة يتم رصدها وقياسها بشكل فعال.