كيفية استخدام لوحات المعلومات لمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينة

مقدمة

لوحة المعلومات هي أداة متقدمة للتحليلات وذكاء الأعمال (BI) تُستخدم لتتبع ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) للأداء المالي للشركة. تعمل لوحات المعلومات على تسهيل تصور التغييرات في البيانات وتحديدها بسرعة، مما يسمح للفرق باتخاذ قرارات مستنيرة بسرعة وكفاءة أكبر.

على وجه التحديد، تعد مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينة ذات أهمية خاصة لأنها يمكن أن تساعد الشركات على ضمان إدارة التدفق النقدي بكفاءة ومنع المشكلات المتعلقة بالمدفوعات المتأخرة. تتضمن بعض الأمثلة على مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينة أيام المبيعات المعلقة (DSO)، ودوران الحساب المستحق، وتقادم الفاتورة، وفترة التحصيل.

تحديد أهم مؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب مراقبتها

لكي يكون عملك مربحًا وناجحًا، تحتاج إلى مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية لحساباتك المدينة. للحصول على ملخصات دقيقة ومتسقة لملفك أداء الحسابات المستحقة القبض، فأنت بحاجة إلى تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر أهمية لتتبعها. في هذه المقالة، سنغطي اختيار المقاييس الصحيحة ومؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينة المحتملة.

اختيار المقاييس الصحيحة

عندما يتعلق الأمر باختيار مؤشرات الأداء الرئيسية التي سيتم قياسها، فمن المهم أن ننظر إلى الصورة الكبيرة. مع القليل من الجهد، يمكنك تضييق نطاق قائمة مؤشرات الأداء الرئيسية بسرعة. ضع في اعتبارك الأسئلة التالية عند تحديد أهم المقاييس التي يجب تتبعها:

• ما هي المعلومات الأكثر أهمية بالنسبة لك؟
• ما هي الرؤى القابلة للتنفيذ التي يمكن أن توفرها البيانات؟
• ما هي الاتجاهات والأنماط التي يمكن تحديدها من البيانات؟
• ما هي المجالات التي تحتاج إلى تحسين فيما يتعلق بالحسابات المستحقة القبض؟

بمجرد إجابتك على هذه الأسئلة، يمكنك البدء في تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر أهمية لشركتك. ضع في اعتبارك أنه قد يكون من الضروري تعديل اختيارك لمؤشرات الأداء الرئيسية مع تطور احتياجات العمل وأهدافه.

مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينة المحتملة

الآن بعد أن حددت أهم مؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب مراقبتها، يمكنك البدء بالنظر في الإمكانات مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينة. وهنا بعض من أكثر الحسابات المستحقة القبض المشتركة مؤشرات الأداء الرئيسية:

• متوسط ​​الأيام في حسابات القبض
• رصيد الحسابات المستحقة القبض غير المدفوعة مقابل المدفوعة
• الرصيد القائم للحسابات المستحقة القبض
• المعلقة مقابل. نسبة الحسابات الجارية المستحقة القبض
• شطب الديون المعدومة

هؤلاء مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينة تعطيك رؤى سريعة حول أداء قسم حسابات القبض الخاصة بك. أي انحراف عن النتائج المتوقعة قد يعني مشاكل وأوجه قصور في عملك عملية حسابات القبض. على هذا النحو، يجب عليك استخدام هذه مقاييس لمراقبة أداء حساباتك المستحقة القبض وتحديد مجالات التحسين.

إعداد لوحة معلومات لمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينة

إنشاء معلمات لوحة المعلومات

إعداد لوحة القيادة ل مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينة يتطلب دراسة متأنية للمعلمات التي سيتم استخدامها لتحديد لوحة المعلومات. اعتمادًا على حجم المنظمة وتعقيدها، قد تختلف أنواع المعلمات التي يلزم تحديدها. بشكل عام، يجب أن تتضمن المعلمات نظامًا متفقًا عليه للحسابات المستحقة القبض، مثل دفتر أستاذ الحسابات المستحقة القبض وجدول تقادم الحسابات المستحقة القبض. تشمل المعايير الأخرى التي ينبغي وضعها عدد الأيام التي يمكن أن تظل فيها الفاتورة معلقة قبل إرسال التذكير، وكيفية تصنيف الفواتير المتأخرة.

بما في ذلك التقارير المالية ذات الصلة

بمجرد إنشاء معلمات لوحة المعلومات، فإن الخطوة التالية هي تضمين التقارير المالية ذات الصلة. ستعتمد المعلومات التي ينبغي تضمينها على مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة التي يتم مراقبتها، ولكنها ستتضمن بشكل عام ما يلي:

• معلومات الحسابات المستحقة القبض، بما في ذلك المبلغ الإجمالي، وتقادم المستحقات، وتكرار الفواتير.
• معلومات الفواتير والتحصيل، مثل عدد الفواتير المفوترة ومبلغ المدفوعات المستلمة.
• الحسابات المستحقة معلومات معدل الدوران، مثل عدد المستحقات لكل فترة، ومتوسط ​​فترة التحصيل، ونسبة دوران الحسابات المستحقة القبض.
• معلومات عن مدفوعات العملاء وحساباتهم، بما في ذلك سجل الدفعات والحسابات المتأخرة والعناصر المتنازع عليها.
• الإبلاغ عن أي اختلافات بين حسابات القبض والفواتير، وكذلك أي أنشطة حسابات القبض غير المعتمدة.

بالإضافة إلى هذه المعلومات، يجب أن تتضمن لوحة المعلومات أيضًا مقاييس الأداء لتتبع التقدم المحرز في مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينة. وقد يشمل ذلك تتبع عدد الحسابات المتأخرة والنسبة المئوية للحسابات المدفوعة في الوقت المحدد. قد تتضمن المقاييس الأخرى متوسط ​​فترة السداد، وعدد الأيام المستغرقة للدفع، والنسبة المئوية للحسابات المتنازع عليها والمتأخرة السداد.

دمج البيانات

لوحة معلومات فعالة للحسابات المدينة (AR)، تجمع وتنظم وتقدم البيانات لمساعدة مؤسستك على تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية مثل إجمالي المستحقات، وفئات التقادم، وأيام المبيعات المعلقة (DSO)، يعتمد على تكامل مصادر بيانات متعددة. لكن بناء وصيانة عمليات التكامل اليدوية أو جزر البيانات المنعزلة قد يتطلب موارد وطاقة ووقتًا كبيرًا. تعد أتمتة جمع البيانات والاتصال بمصادر البيانات الخارجية مكونات أساسية للوحة معلومات الواقع المعزز الشاملة.

أتمتة جمع البيانات

يعد دمج المصادر المجزأة لبيانات العملاء والبيانات المالية، مثل الفواتير والمدفوعات وعقود العملاء، أمرًا أساسيًا لإنشاء رؤية شاملة لجميع عملياتك المالية. يمكن أن تؤدي أتمتة عملية جمع البيانات إلى تمكين فريقك من تقليل الأخطاء وتحسين الامتثال وإنشاء رؤى في الوقت الفعلي.

الاتصال بمصادر البيانات الخارجية

بالإضافة إلى أتمتة عملية جمع البيانات داخل مؤسستك، من الضروري أيضًا الاتصال بمصادر البيانات الخارجية. من خلال الاتصال بمصادر بيانات خارجية، مثل موفري الدفع عبر الإنترنت، وسائل التواصل الاجتماعيأو خدمات البريد الإلكتروني، يمكنك الحصول على رؤية إضافية لنشاط حساب العميل أو المخاطر المالية أو مشاعر العملاء أو تفاعل العملاء مع خدماتك.

• تكاملات الدفع. يمكّنك التكامل مع موفري خدمات الدفع عبر الإنترنت من الوصول إلى سجلات الدفع في الوقت الفعلي تحسين حساباتك المستحقة القبض عمليات إدارية.
• وسائل التواصل الاجتماعي. يستمع إلى يمكن لتفاعلات العملاء والمحتملين على الشبكات الاجتماعية تقديم رؤية أكثر شمولاً لمشاعر العملاء والسلوك عبر دورة حياتك.
• بريد إلكتروني. يمكن أن يساعدك إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعملاء وتتبع الردود على فهم مشاعر العملاء وفرص المبيعات المحتملة.

بناء لوحة تحكم مخصصة

يعد إنشاء لوحة معلومات مخصصة لمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية لحساباتك المدينة طريقة رائعة لضمان حصولك على رؤى محدثة وقيمة حول أداء مستحقاتك. يمكن تصميم لوحة المعلومات المخصصة لتناسب احتياجاتك الخاصة وتوليد رؤى البيانات للمساعدة في اتخاذ القرار.

تصميم قالب لوحة المعلومات

عند تصميم أ قالب لوحة المعلومات لمؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينةفمن المهم التأكد من أنه يعرض المعلومات بوضوح وبطريقة يسهل فهمها وتحليلها. يجب أن يتم عرض هذه المعلومات في تخطيط منظم وجذاب بصريًا وأن تتضمن عناصر مثل المخططات والرسوم البيانية لفهم وتقييم التغييرات في اتجاه مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل أفضل.

يجب أن تركز لوحة المعلومات على مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر أهمية ويجب أن يتم تنظيمها لتشمل المعلومات الأساسية التي يمكن أن تساعد في اتخاذ القرارات وتحسين أداء المستحقات. يجب أن تستخدم لوحة المعلومات أيضًا عمليات التعمق، مما يسمح للمستخدمين بعرض المزيد من البيانات الدقيقة وفهم الاتجاهات الأساسية.

تطبيق العناصر المرئية والمرشحات

تعتبر العناصر المرئية والمرشحات ضرورية عندما تصميم لوحة تحكم لمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينة. يمكن أن تساعد المكونات المرئية، مثل المخططات والرسوم البيانية، في تحديد الاتجاهات ذات المغزى في البيانات بسرعة وتسهيل فهم بيانات الأداء. يمكن استخدام عوامل التصفية لتضييق نطاق البيانات والتركيز على جوانب محددة من مؤشر الأداء الرئيسي، مثل فترات زمنية معينة أو عملاء معينين.

من المهم أيضًا التأكد من أن لوحة المعلومات قابلة للتخصيص وأن البيانات يمكن تصفيتها وفرزها بطرق مختلفة للسماح بالوصول السهل إلى المعلومات ذات الصلة. وهذا أمر مهم لاستخلاص رؤى ذات معنى من البيانات، لأنه يسمح للمستخدمين بتحديد مجالات القوة والفرص بسرعة وسهولة.

تفسير تقارير لوحة المعلومات

الترجمة الفورية تقارير لوحة القيادة هو المفتاح للكشف عن الرؤى وفهم أداء مؤشرات الأداء الرئيسية لحساباتك المدينة. إنه يُبلغ عن القرارات المبنية على البيانات والتي يمكن أن تساعد في توجيه استراتيجية عملية حساباتك المدينة. من خلال فهم أداء مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك، يمكن للشركات اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات مع رؤى قابلة للتنفيذ.

فهم أداء مؤشرات الأداء الرئيسية

يمكن أن توفر الرؤى التي يقدمها تقرير لوحة المعلومات عرضًا تفصيليًا لأداء كل منها حسابات القبض KPI. وهذا يمكن أن يساعد الشركات على تحديد مجالات القوة والضعف وإرشاد عملية صنع القرار. يمكن للشركات أن تنظر إلى أداء مؤشرات الأداء الرئيسية الحالية والتاريخية للحصول على فهم لكيفية أداء عملية حساباتها المدينة.

باستخدام المرئيات والتمثيلات الرسومية الأخرى، يمكن للشركات فهم أداء كل مؤشر أداء رئيسي بسهولة وتحديد أي حالات شاذة تحتاج إلى معالجة. تسمح لوحات المعلومات أيضًا الشركات لمقارنة أداء حساباتها المستحقة القبض مؤشرات الأداء الرئيسية مقابل معايير الصناعة للتأكد من أنها تسير على الطريق الصحيح.

اتخاذ الإجراءات المبنية على البيانات

بمجرد أن تفهم الشركات أداء كل منها حسابات القبض KPIيمكنهم استخدام البيانات لإرشاد عملية صنع القرار الخاصة بهم. بفضل الرؤى القابلة للتنفيذ، يمكن للشركات تطوير وتنفيذ وتتبع الاستراتيجيات المستندة إلى البيانات والمصممة لتحسين أداء عملية حسابات القبض الخاصة بهم.

من خلال اتخاذ القرارات الصحيحة المستندة إلى البيانات، يمكن للشركات تحسين عملية حساباتها المدينة، وخفض التكاليف، ومنع المشكلات المحتملة قبل ظهورها. تعد لوحات المعلومات أداة قوية يمكنها مساعدة الشركات على مراقبة أداء أعمالها مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينة للتأكد من أنهم يحققون أهدافهم.

خاتمة

يمكن للشركات من جميع الأحجام الاستفادة منها تتبع ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية لحساباتهم المدينة بمساعدة لوحة القيادة. تسمح لوحات المعلومات لأصحاب الأعمال والممولين وفرق الحسابات المدينة بتتبع الأداء في الوقت الفعلي واتخاذ القرارات المناسبة لضمان السلامة المالية للشركة. يعد إعداد لوحة المعلومات عملية بسيطة تتطلب مصدر بيانات وحلاً برمجيًا مع القدرة على تصور البيانات. بمجرد إعدادها، تسمح لوحات المعلومات بالحصول على نظرة ثاقبة في الوقت الفعلي للأمور الأساسية مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينة مثل DSO، ونفقات الديون المعدومة، وتحليل اتجاهات الشيخوخة.

تلخيص عملية إعداد لوحة المعلومات

تتطلب عملية إعداد لوحة المعلومات مصدر بيانات وحلاً برمجيًا مع القدرة على تصور البيانات. ويمكن تقسيمها إلى عدة خطوات:

• قم بتوصيل مصدر بيانات، مثل ملف CSV، بحل البرنامج.
• إنشاء تقرير يصور مؤشرات الأداء الرئيسية.
• قم بتنسيق لوحات معلومات التقرير وتخصيصها لعرض مؤشرات الأداء الرئيسية.
• قم بتكوين لوحات المعلومات للتحديث تلقائيًا.

فوائد مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينة باستخدام لوحة المعلومات

الفائدة الأساسية من المراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للحسابات المدينة مع لوحة المعلومات هو زيادة الرؤية والرؤية القابلة للتنفيذ. توفر لوحات المعلومات نظامًا أساسيًا سهل الاستخدام لعرض مؤشرات الأداء الرئيسية الأساسية التي قد تكون مخفية في صوامع البيانات. من خلال لوحة المعلومات المحدثة، يمكن لأصحاب الأعمال والممولين وفرق الحسابات المدينة الحفاظ على التنبيهات والرؤى في الوقت المناسب حول السلامة المالية للشركة.

يمكن أيضًا استخدام لوحات المعلومات لإنشاء تقارير يمكنها تقديم المعلومات اتجاهات الحسابات المدينة واستخدامها لإنشاء التوقعات والتنبؤات. ويضمن ذلك أن تكون فرق الحسابات المدينة على علم دائمًا بالنواقص والفرص، مما يساعد على ضمان مركز مالي ثابت.