تبسيط إنشاء لوحة تحكم Excel

مقدمة

تعد لوحات معلومات Excel عبارة عن تصورات تفاعلية قيمة للبيانات تتيح معالجة وتتبع ومراقبة سريعة وسهلة. يمكن أن تساعدك لوحة المعلومات في الحصول على رؤى حول بياناتك مثل الإحصائيات والاتجاهات، أو مقارنة المقاييس خلال فترة زمنية معينة. توفر لوحات معلومات Excel مجموعة من المزايا، بما في ذلك القدرة على:

• تصور كميات كبيرة من البيانات
• كشف الارتباطات ذات مغزى في البيانات
• مشاركة المعلومات مع الأفراد أو الفرق
• تقديم رؤى صغيرة الحجم بسرعة

في مقال اليوم، سنركز على التبسيط إنشاء لوحة تحكم إكسل لمساعدتك في الوصول إلى الرؤى المهمة من بياناتك بسهولة أكبر.

تحديد البيانات التي يجب تضمينها في لوحة معلومات Excel

حتى مع استخدام الأدوات المناسبة، قد يكون من الصعب تحديد البيانات التي يجب عليك تضمينها في لوحة تحكم Excel. للتأكد من أن لديك لوحة تحكم غنية بالمعلومات وممتعة من الناحية الجمالية، يجب أن تعرف نوع البيانات التي تهدف إلى تقديمها.

تصور ما هي المعلومات التي يجب أن تكون موجودة

الخطوة الأولى ل إنشاء لوحة معلومات Excel ناجحة هو تصور نوع البيانات التي تريد تضمينها في لوحة المعلومات. ابدأ بالنظر في الهدف العام للوحة المعلومات. هل هو لتتبع التقدم المحرز في المشروع؟ هل هو تقديم مقاييس الشركة الرئيسية؟ بمجرد تحديد الغرض من لوحة المعلومات، قم بإعداد قائمة بأهم البيانات التي تريد تقديمها.

اختيار المقاييس التي تمثل الصورة العامة

بعد تحديد الغرض من لوحة المعلومات، يمكنك البدء في تضييق نطاق قائمة المقاييس والمرئيات الخاصة بك. عند تحديد المقاييس التي سيتم تضمينها، ضع في اعتبارك السرد العام للوحة المعلومات. هل يتم تقديم المقاييس لتوضيح قصة أو سرد؟ تأكد من تضمين أهم المقاييس التي تمثل قصتك فقط، حيث قد يكون من السهل تضمين الكثير من المعلومات وإرباك القارئ.

• تصور نوع البيانات التي تريد تقديمها.
• ضع في اعتبارك الهدف العام للوحة معلومات Excel.
• اختر أهم المقاييس التي تعكس قصتك أو روايتك.

تجميع البيانات وإدخالها في برنامج Excel

يمكن أن يكون إنشاء لوحة معلومات Excel مهمة شاقة، وفي بعض الأحيان يكون الجزء الأكثر صعوبة هو جمع البيانات وتنظيمها. ولتبسيط هذه العملية، من المهم التركيز على جمع البيانات الدقيقة وإدخالها في الحقول الصحيحة.

جمع البيانات من مصادر مختلفة

قد تأتي البيانات التي تحتاجها للوحة معلومات ناجحة من عدة مصادر مختلفة. يمكن لأصحاب الأعمال الاستفادة من البيانات المستخرجة من تحليلات الويب، أو البيانات المصدرة من تطبيقات SaaS، أو استبيانات الموظفين، أو أبحاث الصناعة. من المهم أن نبدأ بفهم واضح لأنواع البيانات الضرورية ومكان العثور عليها.

يمكن أن يستغرق جمع البيانات وقتًا طويلاً، لذا يمكنك استخدام أدوات تتبع خاصة أو خدمات جمع البيانات المستندة إلى السحابة لتوفير الوقت والطاقة. على سبيل المثال، يمكن لأصحاب الأعمال استخدام Zapier وIFTTT لأتمتة عملية جمع البيانات بسهولة.

اختيار الخلايا المناسبة

الخطوة التالية هي تحديد الخلايا التي سيتم إدراج البيانات فيها والإشارة إليها. تأكد من تقسيم ورقة Excel الخاصة بك إلى أقسام منطقية. قم بتقسيمها إلى أعمدة وصفوف، باستخدام العلامات المناسبة. ثم أدخل البيانات وفقًا لذلك في الخلايا الصحيحة، مع الحفاظ على التسميات في مكانها. ضع في اعتبارك حجم البيانات حتى يكون لدى منشئي لوحة المعلومات مساحة لعرض ما يحتاجون إليه.

للتأكد من أن جميع البيانات ذات صلة وفي الوقت المناسب، يجب تحديثها بانتظام. تساعد جدولة التحديثات في تتبع هذه العملية كما تضمن أن تكون البيانات حديثة ودقيقة.

إنشاء المخططات والرسوم البيانية اللازمة

الرسوم البيانية والرسوم البيانية هي مكونات أساسية لأي لوحة تحكم Excel فعالة. من خلال الاستفادة من قدرات التصور القوية التي يقدمها Excelيمكن تحويل البيانات إلى تمثيلات جذابة بصريًا وسهلة الفهم. تحسين المخططات والرسوم البيانية للمرئية التأثير ضروري لإنشاء لوحة تحكم Excel مؤثرة.

تحسين المخططات والرسوم البيانية للتأثير البصري

متى إنشاء مخطط أو رسم بياني للوحة معلومات Excel، من المهم التأكد من تحسينه للتأثير البصري. فكر في استخدام اللون والحجم والألوان والتخطيط وجوانب التصميم الأخرى لإنشاء رسم بياني أو مخطط ينقل معنى أو رسالة محددة. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من أن المخطط مصمم بطريقة تعرض البيانات بتنسيق سهل الاستيعاب.

عرض البيانات بتنسيق سهل الهضم

يجب أن يتم تصميم المخططات والرسوم البيانية للوحة معلومات Excel مع التركيز على الوضوح والفهم. وينبغي وضع البيانات بترتيب منطقي، مع تسميات سهلة القراءة تشرح بوضوح معنى كل عنصر. بالإضافة إلى ذلك، فكر في تضمين عناصر مثل الأيقونات أو الرسوم التوضيحية التي يمكن أن تساعد في توضيح البيانات بشكل أكبر. ومن خلال التأكد من وضع البيانات بتنسيق سهل الفهم، سيتمكن المشاهدون من فهم الرسالة التي تنقلها لوحة المعلومات بسرعة وفعالية.

أتمتة عملية التنسيق الشرطي

إنشاء لوحة تحكم إكسل يمكن أن تكون معقدة وتستغرق وقتا طويلا. لحسن الحظ، باستخدام الصيغة الصحيحة وتقنيات الأتمتة، يمكنك إعداد لوحة معلومات Excel بسرعة وسهولة. تركز هذه المقالة على أتمتة عملية التنسيق الشرطي، وهي إحدى التقنيات الشائعة المستخدمة لإنشاء لوحات معلومات Excel.

قبل أن تتمكن من تطبيق التنسيق الشرطي، تحتاج إلى إعداد بياناتك في ورقة إدخال. تحتوي ورقة الإدخال على البيانات التي ستستند إليها لوحة المعلومات. يجب أن تحتوي ورقة الإدخال أيضًا على أعمدة تمثل القيمتين اللتين تريد مقارنتهما. من أجل تطبيق التنسيق الشرطي، يجب تنظيم ورقة الإدخال وفقًا للإرشادات التالية.

أ. إعداد بياناتك في ورقة الإدخال

• قم بتنظيم بياناتك باستخدام القيم والعناوين الرقمية.
• استخدم التنسيق لتحسين إمكانية القراءة وتسهيل التعرف على الأنماط.
• قم بإنشاء أعمدة تمثل القيمتين اللتين تريد مقارنتهما.
• تأكد من تمثيل كل صف من البيانات في نفس الصف من ورقة الإدخال.

بمجرد إعداد بياناتك، يمكنك إعداد قواعد التنسيق الشرطي لتلوين المربعات. للقيام بذلك، سوف تحتاج إلى إعداد نطاق من الخلايا، وتحديد الشروط واختيار الألوان التي تريد تطبيقها.

ب. تحديد قواعد التنسيق لتلوين البلاط

• حدد نطاق الخلايا المراد تنسيقها.
• حدد الشروط والألوان باستخدام ميزة "تنسيق الخلايا بناءً على".
• حدد الخلايا التي تريد تنسيقها بناءً على الشروط.
• اختر الألوان والأنماط التي تريد تنسيق المربعات بها.

عملية يمكن أن تؤدي أتمتة عملية التنسيق الشرطي إلى توفير الوقت والطاقة عند إنشاء لوحة معلومات Excel. باستخدام البيانات والصيغ وتقنيات التشغيل الآلي الصحيحة، يمكنك إعداد لوحة معلومات ديناميكية بسرعة وسهولة.

ربط مصنفات متعددة

عند إنشاء لوحة معلومات في Microsoft Excel، قد تحتاج إلى السحب من مصنفات متعددة للحصول على البيانات التي تريدها. يمكن أن تكون هذه مهمة مزعجة لأولئك الذين ليسوا على دراية بالبرنامج، ولكنها أسهل بكثير مما تبدو عليه بمجرد فهم الأساسيات.

الرجوع إلى البيانات من مصنفات منفصلة

إحدى الطرق للإشارة إلى البيانات من مصنف منفصل هي استخدام VLOOKUP وظيفة. تبحث هذه الدالة عن قيمة معينة في نطاق معين من الأعمدة وتقوم بإرجاع القيمة المرتبطة بها. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عندما يكون لديك مجموعة معقدة من البيانات وتحتاج إلى استرداد أجزاء معينة منها بسرعة.

هناك طريقة أخرى للإشارة إلى المعلومات من مصنف مختلف وهي استخدام INDIRECT وظيفة. هذا يعمل بشكل مشابه ل VLOOKUP تعمل ولكنها تسمح لك بالرجوع إلى البيانات من نطاق معين من الخلايا بدلاً من البحث عن قيمة واحدة.

إنشاء ورقة ملخص

لتسهيل الرجوع إلى البيانات من مصنفات مختلفة، يمكنك إنشاء ورقة ملخص. هذه مجرد ورقة عمل حيث ستقوم بإدراج جميع المراجع التي تحتاجها من المصنفات المنفصلة، ​​بالإضافة إلى الصيغ المرتبطة بكل خلية. بهذه الطريقة، يمكنك البحث عن البيانات الضرورية بسرعة وسهولة دون الحاجة إلى نسخها ولصقها يدويًا في كل مرة.

يمكن أن يساعد إنشاء ورقة ملخص أيضًا في الحفاظ على تنظيم كافة البيانات، مما يجعل عملية إنشاء لوحة معلومات أكثر سلاسة. بمجرد إنشاء جميع المراجع الضرورية، يمكنك إدخال البيانات بسرعة وسهولة في لوحة المعلومات.

خاتمة

بناء لوحة تحكم إكسل يمكن أن تكون عملية مخيفة، ولكن مع العمليات والأدوات الصحيحة، لا يجب أن تكون كذلك. كما هو موضح في هذا المنشور، من الممكن تبسيط عملية إنشاء لوحة المعلومات وإنشاء العناصر المرئية بسرعة وكفاءة.

نظرة عامة على تبسيط إنشاء لوحة معلومات Excel

ناقشنا في هذا المنشور طرقًا لتبسيط عملية إنشاء لوحة تحكم Excel. لقد قمنا بمراجعة الخطوات الخمس الرئيسية في العملية وحددنا أفضل الممارسات لإنشاء لوحة معلومات سريعة وفعالة. يتضمن ذلك تحديد الهدف وتحديد الجدول الزمني وتخزين بياناتك والتأكد من أن التصور مناسب.

دعوة للبدء في إنشاء لوحات معلومات Excel لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة

ومن المهم أن نلاحظ أنه في حين بناء لوحة تحكم Excel، فمن المهم أن تظل منظمًا وفعالًا. يمكن أن يكون الاستثمار في الأدوات واستخدام الاختصارات، مثل تلك المتاحة لبرنامج Excel، مفيدًا بشكل لا يصدق في تبسيط عملية الإنشاء. يمكن أن يكون تخصيص الوقت لإنشاء لوحة تحكم Excel عملية مفيدة بشكل لا يصدق، مما يوفر الوقت والمال على المدى الطويل.

الآن بعد أن أصبحت على علم بـ الخطوات وأفضل الممارسات لإنشاء لوحة معلومات Excel، أنت جاهز للبدء في إنشاء لوحات المعلومات بأقصى قدر من الكفاءة. جميع المهارات والعمليات التي تمت مناقشتها في هذا المنشور ستزودك بالمعرفة اللازمة لبدء الإبداع Excel ديناميكي ومؤثر لوحات المعلومات.