Jak sprawdzić chroniony arkusz roboczy w programie Excel

Wstęp

Microsoft Excel jest niezwykle potężnym narzędziem dla firm, organizacji i osób, które muszą organizować dane i informacje w szybki i wydajny sposób. Jedną z najważniejszych funkcji Excel jest kontrola pisowni, która pomaga zapewnić, że Twoje dane i informacje są bezbłędne i łatwe do zrozumienia. Jednak najczęściej funkcja sprawdzania pisowni jest niedostępna w przypadku chronionych arkuszy roboczych, które mogą powodować problemy dla wielu profesjonalistów.

Objaśnienie sprawdzania pisowni w programie Excel

Kontrola pisowni Excel jest wbudowaną funkcją, która sprawdza pisownię słów w wybranym zakresie, całym arkuszu roboczym lub w całym skoroszycie. Narzędzie sprawdzania pisowni skanuje tekst w poszukiwaniu możliwych błędów pisowni i sugeruje poprawki, które możesz zastosować do bieżącego arkusza roboczego.

Znaczenie sprawdzania pisowni w ustawieniach zawodowych

Błędy pisowni w profesjonalnych warunkach, takich jak propozycja klienta lub raport finansowy, mogą powodować negatywne wrażenia i wpływać na wiarygodność autora. Mała literówka lub źle umieszczony list może prowadzić do świata zamieszania i nieporozumień. Sprawdzania pisowni w programie Excel są darem niebios, aby zminimalizować te błędy i upewnić się, że Twoje dane, raporty i prezentacje są wolne od błędów i spójne.

Przegląd problemu: Jak sprawdzić pisownię chronionego arkusza roboczego w programie Excel

Chociaż sprawdzenie pisowni jest niesamowitą funkcją, może być dość frustrujące, gdy jest niedostępna dla chronionych arkuszy roboczych. Chronione arkusze robocze służą do ograniczenia dostępu do danych i ograniczenia zdolności użytkowników do wprowadzania zmian, ale ogranicza również użycie niektórych funkcji, takich jak sprawdzenie pisowni, a nawet wysiłek kopiowania. Może to być problematyczne, zwłaszcza gdy w skoroszycie znajduje się wiele arkuszy, które należy chronić, a dane w nich należy sprawdzić pod kątem możliwych błędów.

W następnej części omówimy niektóre sposoby, w jakie możesz sprawdzić chroniony arkusz roboczy w programie Excel.

Kluczowe wyniki

• Kontrola pisowni Excel pomaga zapewnić bezbłędne i zrozumiałe dane i informacje.
• Sprawdzanie pisowni skanuje błędy pisowni i sugeruje poprawki dla bieżącego arkusza roboczego, zasięgu lub skoroszytu.
• Błędy pisowni w warunkach zawodowych mogą wpływać na wiarygodność; Kontrola pisowni minimalizuje błędy i zapewnia spójność.
• Protected Arkusze ograniczają dostęp do danych i niektórych funkcji, takich jak sprawdzenie pisowni i składanie kopii.
• Następnie zbadamy sposoby sprawdzenia chronionego arkusza roboczego w programie Excel.

Zrozumienie chronionych arkuszy roboczych

Excel oferuje funkcję „Ochrona w arkuszu”, która uniemożliwia użytkownikom przypadkowe lub celowe zastąpienie, usuwanie lub modyfikowanie ważnych danych w arkuszu kalkulacyjnym. Jednak ta funkcja może stać się problemem, gdy użytkownicy muszą wykonywać działania wymagające edycji arkusza roboczego. W tym artykule zbadamy definicję chronionych arkuszy, powody ich ochrony i ich ograniczenia.

Definicja chronionych arkuszy roboczych

Chroniony arkusz roboczy w programie Excel to arkusz zablokowany, aby uniemożliwić użytkownikom wprowadzanie zmian w strukturze lub treści. Oznacza to, że niektóre komórki, wiersze lub kolumny mogą być blokowane przed edycją, podczas gdy inne mogą być dostępne do wprowadzania danych. Próbując wykonać dowolne działanie, które wymagają edytowania chronionego arkusza roboczego, takiego jak dodawanie lub usuwanie danych, użytkownicy muszą najpierw je nie spemrotować.

Powody ochrony arkuszy

Istnieją różne powody, dla których możesz chcieć chronić arkusz w programie Excel. Przede wszystkim możesz upewnić się, że integralność danych jest zachowana, zwłaszcza jeśli wiele osób pracuje nad tym samym plikiem. Blokując określone komórki, wzory lub zakresy danych, możesz zapobiec przypadkowym zmianom, które mogą powodować błędy. Ponadto możesz chcieć chronić poufne lub poufne informacje przed zmianą lub widzianą przez nieautoryzowanych użytkowników.

Ograniczenia chronionych arkuszy

Chociaż chronione arkusze robocze oferują bezpieczeństwo i zapobiegają potencjalnym problemom, mają również ograniczenia. Na przykład nie można edytować żadnych zablokowanych komórek lub zakresów, nawet jeśli masz zgodę na wprowadzanie zmian w innym miejscu arkusza. Ponadto nie można tworzyć nowych wykresów, sformatować istniejące ani wstawić nowych wierszy lub kolumn. Nie możesz także wykonywać kontroli pisowni, ponieważ wymaga to edycji. Aby przezwyciężyć to ograniczenie, musisz tymczasowo zabezpieczyć arkusz, wykonać sprawdzenie pisowni, a następnie ponownie zastosować ochronę.

Jak sprawdzić pisownię niezabezpieczonego arkusza roboczego

Sprawdzanie pisowni Niechroniony arkusz roboczy to prosty proces, który może zaoszczędzić czas i zapobiec błędom. Wykonaj następujące kroki, aby upewnić się, że arkusz jest wolny od błędów.

A. Kroki, aby zainicjować sprawdzenie pisowni

• Wybierz kartę dla arkusza, który chcesz sprawdzić pisownię.
• Kliknij kartę „Recenzja” na górnym pasku menu.
• Kliknij przycisk „Pisownia”, który ma ikonę znaku wyboru i notatnik.

Po kliknięciu „Spelling” Excel rozpocznie sprawdzanie arkusza roboczego pod kątem błędów pisowni.

B. Dostosowywanie opcji sprawdzania pisowni

• Kliknij przycisk „Opcje” w oknie dialogowym pisowni, aby dostosować ustawienia sprawdzania pisowni.
• Excel umożliwia wybór różnych słowników, ignorowanie słów we wszystkich wielkich poziomach i dodawanie słów do niestandardowego słownika.
• Możesz także wybrać, jak zachowuje się okno dialogowe pisowni podczas procesu sprawdzania pisowni.

C. Przegląd i poprawienie błędów pisowni

Po zakończeniu programu Excel wyświetli wszelkie błędy pisowni, które znalazł w arkuszu roboczym. Oto, co możesz zrobić, aby je naprawić:

• Jeśli Excel wybierze słowo, które jest prawidłowo napisane, możesz kliknąć „Ignoruj”, aby przejść do następnego błędu.
• Jeśli Excel wybierze słowo, które jest niepoprawnie pisane, możesz kliknąć „Zmień” lub „zmienić wszystko”, aby zastąpić błędnie napisane słowo prawidłową pisownią.
• Jeśli Excel podkreślił słowo, ale chcesz zachować pisownię, możesz kliknąć „Dodaj do słownika”.
• Powtarzaj proces, aż nie będzie więcej błędów.

Postępując zgodnie z tymi krokami, możesz łatwo sprawdzić niezabezpieczony arkusz roboczy w programie Excel i upewnić się, że Twoja praca jest wolna od błędów pisowni.

Jak sprawdzić chroniony arkusz roboczy w programie Excel

Jak nie pobrać arkusza do sprawdzania pisowni

Jeśli masz chroniony arkusz roboczy w programie Excel, może się okazać, że sprawdzanie pisowni nie jest dostępne dla chronionych komórek. Czasami jednak musisz sprawdzić również chronione komórki. Aby sprawdzić chroniony arkusz roboczy, musisz najpierw nieładować arkusz w programie Excel. Oto kroki, aby to zrobić:

Kroki w celu uzyskania arkusza roboczego

• Wybierz arkusz roboczy, który chcesz bezbronować.
• Kliknij kartę „Recenzja” w menu wstążki.
• Kliknij przycisk „Nieprotect arkusz” w grupie „Zmiany”.
• Wprowadź hasło, jeśli arkusz jest chroniony hasłem.

Teraz arkusz roboczy jest bez ochrony i możesz to sprawdzić.

Dostosowywanie opcji ochrony

Jeśli chcesz dostosować opcje ochrony przed ponowną ochroną arkusza, wykonaj następujące kroki:

• Wybierz arkusz, który chcesz chronić.
• Kliknij kartę „Recenzja” w menu wstążki.
• Kliknij przycisk „Chroń arkusz” w grupie „Zmiany”.
• W oknie dialogowym „Chroń arkusz” wybierz opcje, które chcesz włączyć lub wyłączyć.
• Kliknij „OK”, aby chronić arkusz za pomocą wybranych opcji.

Teraz arkusz roboczy jest ponownie chroniony za pomocą niestandardowych opcji.

Przeglądanie i korygowanie błędów pisowni

Aby sprawdzić arkusz roboczy, kliknij kartę „Recenzuj” w menu wstążki, a następnie kliknij przycisk „Pisownia” w grupie „Proofing”. Excel zacznie sprawdzać błędy pisowni w arkuszu. Możesz poruszać się po błędach i poprawić je w razie potrzeby.

Po zakończeniu sprawdzania pisowni wybierz arkusz roboczy ponownie i kliknij kartę „Recenzja” w menu wstążki. Kliknij przycisk „Chroń arkusz” w grupie „Zmiany”, aby w razie potrzeby ponownie chronić arkusz.

Jak sprawdzić chroniony arkusz roboczy w programie Excel

Ograniczenia sprawdzania pisowni w chronionych arkuszach

Gdy arkusz jest chroniony w programie Excel, ogranicza użytkownika przed wprowadzaniem jakichkolwiek zmian w treści arkusza. Obejmuje to również pisownię tekstu w komórkach. W takich przypadkach wbudowane narzędzie sprawdzania pisowni w programie Excel może nie działać zgodnie z przeznaczeniem, powodując trudności podczas próby korygowania pisowni. Wynika to z faktu, że narzędzie nie może zidentyfikować żadnych błędów pisowni, gdy arkusz roboczy jest nadal chroniony.

Obejścia do sprawdzania pisowni w chronionych arkuszach roboczych

Jednym ze sposobów ominięcia tego problemu jest tymczasowe niezwiązanie arkusza roboczego, aby umożliwić sprawdzenie pisowni. Może to jednak nie być wygodne rozwiązanie, zwłaszcza jeśli arkusz roboczy zawiera poufne informacje lub formuły, których nie należy edytować.

Innym sposobem przezwyciężenia tego ograniczenia jest wykorzystanie alternatywnych narzędzi do sprawdzania pisowni, które są kompatybilne z chronionymi arkuszami roboczymi. Narzędzia te mogą wykrywać błędy pisowni bez konieczności zabezpieczenia arkusza.

Kroki, aby sprawdzić pisownię chroniony arkusz roboczy

Oto kroki, które należy śledzić podczas sprawdzania pisowni chronionego arkusza roboczego:

• Otwórz arkusz Excel i upewnij się, że arkusz jest chroniony.
• Kliknij kartę „Recenzja” w menu wstążki.
• Wybierz opcję „Pisownia” w grupie dowodowej.
• Wystąpi okno, wyświetlając pierwszy błąd pisowni, który wykrywa. Kliknij „Zmień”, aby poprawić pisownię lub „zignoruj”, aby pominąć błąd.
• Kontynuuj korygowanie błędów pisowni, aż narzędzie nie będą wykryte błędy.
• Zapisz zmiany wprowadzone w arkuszu przed zamknięciem.

Należy zauważyć, że ta metoda nie zawsze może wykryć wszystkie błędy pisowni w chronionym arkuszu roboczym. Jak wspomniano wcześniej, użycie alternatywnych narzędzi do sprawdzania pisowni może być lepszą opcją poszukiwania dokładniejszych wyników.

Najlepsze praktyki sprawdzania pisowni w programie Excel

Chociaż sprawdzanie pisowni może wydawać się nieznaczne, kluczowym krokiem jest zapewnienie dokładności i spójności w arkuszu Excel. Przyjęcie najlepszych praktyk do sprawdzania pisowni może poprawić Twoją wydajność i sprawić, że Twoja praca będzie bardziej profesjonalna.

A. Znaczenie spójności i dokładności

Spójność jest kluczowa w przypadku dużych zestawów danych. Błędnie napisane słowo może być błędnie interpretowane jako nowy termin, powodując zamieszanie w całym arkuszu. Dlatego konieczne jest wykonanie sprawdzania pisowni, aby zapewnić dokładność i spójność w arkuszu Excel.

B. Wskazówki dotyczące wydajnego sprawdzania pisowni

• Użyj funkcji sprawdzania pisowni: Excel ma wbudowaną funkcję sprawdzania pisowni, która pomaga przeglądać popularne błędy pisowni.
• Dostosuj Ustawienia sprawdzania pisowni: Excel pozwala dostosować ustawienia sprawdzania pisowni, takie jak język i ignorowanie słów w wielkich lub słowach z liczbami.
• Skoncentruj się na małych sekcjach: Próba pisania sprawdzania całego arkusza naraz może być przytłaczająca. Zamiast tego skup się na małej sekcji jednocześnie, ułatwiając wykonywanie błędów.
• Sprawdź często błędnie napisane słowa: zachowaj listę często błędnie błędnie napisanych słów, aby upewnić się, że sprawdzisz je uważnie.
• Użyj funkcji „Znajdź i zamień”: możesz znaleźć szybszy sposób na poprawienie błędów pisowni za pomocą opcji „Znajdź i zamień” w celu wyszukiwania słów, które należy wymienić.

C. Powszechne błędy, których należy unikać

• Zakładając, że funkcja sprawdzania pisowni złapie wszystko: funkcja sprawdzania pisowni może być ograniczona i może pominąć pewne błędy, więc kluczowe jest ręczne sprawdzenie arkusza roboczego.
• Odejanie pola wyboru: Zawsze dwukrotnie sprawdzaj pola wyboru w programie Excel, ponieważ często są one wyposażone w wstępnie napisany tekst, który nie może być sprawdzony pod kątem błędów pisowni.
• Ignorując formuły: jeśli używasz formuł w swoim arkuszu, sprawdź również pisownię w tych formułach.

Wniosek

Podsumowując, sprawdzanie pisowni chronionego arkusza roboczego w programie Excel może wydawać się zniechęcającym zadaniem, ale jest to ważna część zapewnienia dokładności i profesjonalizmu w Twojej pracy. Oto kilka kluczowych na wynos, aby pamiętać:

• Pamiętaj, aby nie uwolnić arkusza roboczego przed próbą sprawdzenia pisowni
• Użyj wbudowanej funkcji sprawdzania pisowni Excel lub rozważ użycie sprawdzania pisowni innej firmy
• Skorzystaj z zaawansowanych opcji sprawdzania pisowni, takich jak dodawanie niestandardowych słowników i ignorowanie niektórych rodzajów tekstu

Ogólnie rzecz biorąc, poświęcenie czasu na prawidłowe pisownię sprawdź swoje arkusze Excel może uratować Cię przed zawstydzającymi błędami i pomóc w przedstawieniu bardziej dopracowanego i profesjonalnego obrazu innym.

Pamiętaj, że wdrażanie najlepszych praktyk we wszystkich aspektach pracy, w tym sprawdzanie pisowni, może przyczynić się do sukcesu w miejscu pracy. Nie wahaj się więc skorzystać z dostępnych zasobów i uczynić dokładność pisowni priorytetem w arkuszach Excel.