Jak aktualizować źródła danych dla pulpitów internetowych Excel

Wstęp

Możliwość skutecznego wykorzystania źródeł danych i tworzenia pulpitu Excel może być niezwykle potężnym narzędziem dla każdej firmy. W tym poście na blogu dowiemy się o źródłach danych i ich różnych zastosowaniach, a także o tym, jak je zaktualizować w pulpicie deski rozdzielczej Excel. Omówimy takie tematy, jak definicja źródeł danych, wartość pulpitów Excel i sposób skutecznego zarządzania źródłami danych na desce rozdzielczej. Do końca tego postu będziesz mógł pewnie zaktualizować źródła danych w pulpitach desakcyjnych Excel.

Jakie są źródła danych?

Źródło danych to zbiór danych wykorzystywanych do wygenerowania analizy zawartych danych. Źródła danych mogą obejmować rekordy fizyczne, takie jak faktury i zamówienia sprzedaży, po rekordy cyfrowe, takie jak wyszukiwania internetowe, e -maile i Media społecznościowe posty. Źródła danych można wykorzystać do uzyskania informacji o zachowanie klienta, trendy w różnych branżach i inne przydatne informacje, które można wykorzystać do informowania o podejmowaniu decyzji.

Wartość pulpitów internetowych Excel

Pulpit nawigacyjny Excel to wizualna reprezentacja różnych źródeł danych wykorzystywanych do uzyskania wglądu w różne obszary organizacji lub firmy. Pulpity nawigacyjne są powszechnie używane do zapewnienia przeglądu wydajności i są używane do celów raportowania. Pulpity nawigacyjne są przydatne do identyfikacji trendów i uzyskania lepszego ogólnego zrozumienia zawartych danych. Pulpity nawigacyjne są również pomocne, jeśli chodzi o ustalanie określonych celów i podejmowanie świadomych decyzji na podstawie danych.

Co to jest źródło danych?

Źródło danych to lokalizacja, w której program, taki jak Microsoft Excel, pobiera dane używane do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, raportów i pulpitów nawigacyjnych. Wspólne typy źródeł danych używane przez firmy obejmują bazy danych, płaskie pliki i inne tabele. Można również użyć wariantów tego samego źródła danych, takich jak pliki CSV, pliki XML i interfejsy API Web.

A. Rodzaje źródeł danych

Istnieją cztery główne typy źródeł danych wykorzystywane do uzyskania danych do aplikacji arkusza kalkulacyjnego:

• Bazy danych: Bazy danych są rodzajem danych ustrukturyzowanych. Ten rodzaj źródła danych jest popularny w środowisku korporacyjnym od ponad dwóch dekad i obejmuje Oracle i Microsoft SQL Server. Posiadanie tego rodzaju źródła danych pomaga zapewnić, że dane są zawsze spójne i wszystkie punkty danych są przechwytywane.
• Pliki płaskie: Pliki płaskie są formą ustrukturyzowanego zestawu danych, ale w przeciwieństwie do baz danych nie są podłączone za pomocą tabeli bazy danych. Typowe przykłady płaskich plików obejmują arkusze kalkulacyjne Excel, pliki tekstowe i pliki oddzielonej przecinka (CSV).
• Inne tabele: Tabele z innych źródeł można wykorzystać jako źródła danych. Obejmuje to tabele z Internetu, takie jak tabele HTML i obiekty JSON. Ponadto tabele te mogą pochodzić z innych aplikacji i programów, takich jak Google Arreets i Salesforce.
• Warianty: Dostępne są również warianty płaskich plików i innych źródeł danych. Obejmuje to pliki CSV i pliki XML, a także interfejsy API Web.

B. Korzyści z posiadania źródła danych

Posiadanie źródła danych jest niezwykle korzystne, ponieważ pozwala twórcom deski rozdzielczej Excel łatwo i szybko uzyskać dane niezbędne do ich pulpitu nawigacyjnego. Ponadto posiadanie źródła danych ułatwia twórcy przechowywanie i przeglądanie danych, a także aktualizowanie punktów danych i wizualizację zmian danych. Ponadto posiadanie źródła danych zapewnia twórcy scentralizowaną lokalizację, w której dane są przechowywane, a zatem twórca może uzyskać dostęp do tego samego zestawu punktów danych i wizualizacji w wielu projektach.

Łączenie źródeł danych z pulpitami Microsoft Excel

Tworzenie pulpitu nawigacyjnego w Microsoft Excel wymaga podłączenia danych do skoroszytu. Podczas gdy pulpity nawigacyjne Excel mogą korzystać z różnych źródeł danych, takich jak usługi internetowe, bazy danych i pliki lokalne, wiele z tych źródeł wymaga odpowiedniego złącza, zanim można uzyskać do nich dostęp w programie Excel. Krok po kroku instrukcje dotyczące połączenia źródeł danych z pulpitami Microsoft Excel podano poniżej.

Krok 1: Wybierz kompatybilne złącze

Pierwszym krokiem przy łączeniu źródeł danych z pulpitami Microsoft Excel jest wybór kompatybilnego złącza. Dostępnych jest wiele różnych złączy, w tym Microsoft Query, Power Query i Silnik Database Access. Każde złącze ma inną ofertę opcji połączenia serwera źródłowego i bazy danych, więc należy zapoznać się z dokumentacją Microsoft w celu uzyskania informacji, które złącze będzie najlepiej odpowiadać Twoim potrzebom.

Krok 2: Skonfiguruj połączenie

Po wybraniu kompatybilnego złącza następnym krokiem jest skonfigurowanie połączenia. Konfigurowanie połączenia obejmuje dostarczenie odpowiednich parametrów połączenia i połączenie testu ze źródłem danych. Po podłączeniu ważne jest również sprawdzenie właściwości połączenia, aby upewnić się, że parametry połączenia są prawidłowe.

Krok 3: Wyświetl źródło danych w programie Excel

Ostatnim krokiem w łączeniu źródeł danych z pulpitami Microsoft Excel jest wyświetlenie źródła danych w programie Excel. Zazwyczaj odbywa się to poprzez połączenie ze źródłem danych w edytorze zapytań energetycznych, a następnie wstawienie danych do Excel za pomocą odpowiedniego arkusza roboczego. Należy zauważyć, że źródło danych w edytorze zapytań Power i arkuszu w Excel są połączone, Zatem wszelkie zmiany wprowadzone w źródle danych w edytorze zapytania Power Indytor zostaną również odzwierciedlone w arkuszu w programie Excel.

Odświeżające źródła danych

Aktualizacja źródeł danych w pulpitach rozdzielczych Excel jest kluczową częścią procesu pulpitu nawigacyjnego. Odświeżanie źródła danych zapewnia, że ​​zmiany, które miały miejsce w źródle danych, ponieważ pierwsza pulpit został utworzony w samym pulpicie nawigacyjnym. Utrzymanie aktualnego pulpitu nawigacyjnego może być niezbędne dla biznesu, ponieważ informuje o krytycznych decyzjach biznesowych i strategii. Źródła danych powinny być zawsze odświeżane po pierwszym utworzeniu deski rozdzielczej, a następnie regularnie, aby uzyskać maksymalną użyteczność.

Dlaczego ważne jest odświeżenie źródła danych

Odświeżające źródła danych są ważne dla utrzymywania aktualnej i niezawodnej zawartości pulpitu nawigacyjnego. Źródła danych są zwykle pobierane z wielu źródeł, takich jak bazy danych lub aplikacje w chmurze, a dane mogą się szybko zmieniać. Nie odświeżając źródeł danych, deska rozdzielcza może stać się przestarzała i niedokładna. Ponadto obejmowanie decyzji opartych na niedokładnych danych może prowadzić do kosztownych i efektów przeciwnych do zamierzonego decyzji biznesowych. Zatem regularne odświeżenie źródeł danych ma kluczowe znaczenie.

Kiedy należy odświeżyć źródło danych?

Źródła danych powinny być odświeżone po pierwszym utworzeniu deski rozdzielczej, a następnie regularnie. W zależności od konkretnych potrzeb pulpitu nawigacyjnego częstotliwość odświeżania danych może się różnić. Odświeżanie danych powinny wystąpić po wszelkich poważnych zmianach w źródle danych, takich jak dodawanie lub edytowanie rekordów lub podczas regularnie planowanych odstępów.

Jak odświeżyć źródła danych za pomocą Microsoft Excel

Microsoft Excel zapewnia kilka metod odświeżających źródeł danych. Najłatwiejszym i najszybszym sposobem odświeżenia źródeł danych jest otwarcie pulpitu nawigacyjnego i kliknięcie przycisku „Odśwież źródła danych”. Jeśli jednak pulpit nawigacyjny i jej źródła danych są bardzo duże i złożone, ręczne odświeżenie może być czasochłonne. Microsoft Excel zapewnia również funkcje, które umożliwiają automatycznie odświeżenie źródeł danych po otwarciu pulpitu nawigacyjnego w określonych odstępach lub po wprowadzeniu zmian w źródle danych.

• Otwórz pulpit nawigacyjny i kliknij przycisk „Odśwież źródła danych”.
• Użyj opcji „Automatic Refresh”, aby ustawić regularne częstotliwości odświeżania.
• Ustaw parametry odświeżania „On Change”, aby zapewnić odświeżenie źródeł danych po wprowadzeniu zmian w źródle danych.

Automatyzacja odświeżania danych

Jeśli chodzi o dostosowywanie i aktualizację pulpitów internetowych Excel, ważne jest, aby aktualizować źródła danych. Automatyzacja odświeżania danych może pomóc usprawnić ten proces i utrzymać pulpity rozdzielcze Excel działa bez zarzutu. Automatyzacja odświeżania danych polega na podłączeniu źródła danych do zapytania o zasilanie, automatycznie odświeżając źródła danych i konfigurowanie harmonogramu odświeżania.

Łączenie źródła danych do zapytania o Power

Pierwszym krokiem do automatyzacji odświeżania danych jest podłączenie źródła danych do zapytania Power. Power Query to potężny dodatek Microsoft Excel, który pozwala użytkownikom szybko łączyć się ze źródłami danych i manipulować nimi. Dzięki zapytaniu Power użytkownicy mogą łatwo przekształcić dane w użyteczne i znaczące spostrzeżenia. Aby podłączyć źródło danych do zapytania o Power, kliknij „Dane” w wstążce, a następnie kliknij „Pobierz dane” w menu rozwijanym. Wybierz typ źródła danych i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby podłączyć źródło danych do zapytania Power.

Automatycznie odświeżanie źródeł danych

Po podłączeniu źródła danych do zapytania Power następnym krokiem jest skonfigurowanie źródła danych do automatycznego odświeżenia. Można to zrobić, ustawiając źródło danych do odświeżenia za każdym razem, gdy arkusz kalkulacyjny jest otwarty. Aby to zrobić, przejdź do „danych” w wstążce, a następnie kliknij „Odśwież wszystko” w menu rozwijanym. Upewnij się, że pole „Odśwież podczas otwierania pliku” jest zaznaczone. Zapewni to, że dane zostaną automatycznie odświeżane za każdym razem, gdy arkusz kalkulacyjny jest otwarty.

Konfigurowanie harmonogramu odświeżania

Ostatnim krokiem w automatyzacji odświeżania danych jest skonfigurowanie harmonogramu odświeżania. Można to zrobić, wybierając opcję „Odśwież harmonogram” na karcie „Dane”, a następnie wybierając „Dostosowanie”. Tutaj użytkownicy mogą skonfigurować częstotliwość odświeżania i określone czasy, w których dane powinny zostać odświeżone. Ponadto użytkownicy mogą również skonfigurować powiadomienia e -mail dla nieudanych odświeżania. Postępuj zgodnie z instrukcjami ekranowymi, aby skonfigurować harmonogram odświeżania.

Aktualizowanie pulpitu nawigacyjnego

A Udane pulpit deski rozdzielczej Excel Opiera się na danych, które są zarówno dokładne, jak i aktualne. Dobrze skonstruowany pulpit nawigacyjny powinien dostarczać użytkownikom sensowne informacje szybko i skutecznie. Aby upewnić się, że Twój pulpit działał optymalnie, musisz zachować aktualne źródło danych.

Jak zaktualizować wizualizację pulpitu nawigacyjnego

Aktualizacja Pulpit nawigacyjny Excel powinien zawierać przegląd danych i wizualizację. Po pierwsze, upewnij się, że źródła danych zostały zaktualizowane i są aktualne. Może to obejmować informacje o odniesieniu od różnych źródeł lub sprawdzanie jakichkolwiek niespójności danych. Po sprawdzeniu, czy Twoje dane są dokładne, poświęć czas na ocenę wizualizacji deski rozdzielczej. Czy wykresy i wykresy wyraźnie przekazują swój cel? Czy kolory, czcionki i stylizacja pomagają wizualnie atrakcyjne wizualnie? Upewnienie się, że pulpit nawigacyjny jest wolny od wszelkich błędów i jest estetycznie przyjemny, pomoże dostarczyć odpowiednich informacji odbiorcom.

Zarządzanie wieloma źródłami danych i utrzymanie dokładności

Organizowanie i zarządzanie wieloma źródłami danych może być żmudnym procesem. Ważne jest, aby utrzymać zorganizowany system danych wejściowych, aby zapewnić dokładność na desce rozdzielczej. Zamiast polegać na ręcznych procesach aktualizacji, rozważ automatyzację procesu wprowadzania danych. Wykorzystanie tabel konsolidacji danych lub obrotu może pomóc w szybkim zagregowaniu, aktualizacji i przekształcaniu danych.

Organizacje mogą również rozważyć przyjęcie zasady okresowego przeglądu danych pulpitu nawigacyjnego, aby upewnić się, że nadal jest one dokładne i odpowiednie dla oryginalnych celów. Aby pomóc w utrzymaniu dokładności, rozważ utworzenie konkretnych wytycznych dotyczących źródeł danych, aktualizacji częstotliwości i przeglądu procesów.

Wniosek

Aktualizacja źródeł danych dla pulpitów Excel może być żmudnym zadaniem, ale jest integralna, jeśli chodzi o aktualizowanie pulpitu nawigacyjnego z najnowszymi informacjami. Ten post na blogu omówił niektóre sposoby optymalizacji tego procesu, w tym stworzenie Zautomatyzowany proces i korzystanie z Excel Funkcje. W ten sposób możesz zminimalizować pracę fizyczną i zaoszczędzić czas, zapewniając jednocześnie, że Twój pulpit jest jak najdalszy i jak najbardziej użyteczny.

Podsumowanie omawianych tematów

• Importowanie danych z źródeł zewnętrznych
• Za pomocą Formuły Excel
• Automatyzacja aktualizacji danych

Korzyści z aktualizacji źródeł danych dla pulpitów internetowych Excel

Aktualizacja Źródła danych dla deski rozdzielczej Excel oferują szereg korzyści, zarówno krótkoterminowe, jak i długoterminowe. Zmniejsza ilość czasu spędzonego ręcznie w wprowadzaniu danych na deskę rozdzielczą, oszczędzając godziny pracy. Zapewnia również, że dane przedstawione na pulpitach nawigacyjnych są aktualne i aktualne, co z kolei przyczynia się do dokładniejszego przedstawienia sytuacji. Informacje przedstawione w twoich pulpitach nawigacyjnych będą bardziej niezawodne i przydatne dla użytkowników, dzięki czemu pulpit nawigacyjny jest jednym z najważniejszych narzędzi w Twojej organizacji.